1、- 1 -办公自动化利弊分析及问题解决路径分析人文学院 秘书学专业 2010 级秘书学班 卢璐 学号 201001120103摘 要：办公自动化是有效利用计算机网络功能与现代办公相结合推陈出新的办公方式,给传统的办公工作带来了极大的冲击，使秘书工作从传统秘书工作向现代秘书工作转变,是秘书工作规范化、标准化和科学化的基本要求。本文从办公自动化技术在现代秘书工作中的应用领域及办公自动化技术的发展对秘书工作产生的积极影响与消极影响进行浅析，力求对办公自动化在秘书工作中的利与弊有一个清醒的了解和认识。关键词：秘书工作；办公自动化；利与弊随着信息技术和传播技术的不断发展，社会竞争愈演愈烈，传统秘书工作的
2、手工办公模式已不能适应发展的需要。因此，秘书工作的方式方法也需根据时代的需要有所变化，办公自动化应运而生。办公自动化在简化秘书工作流程、节约工作时间，提高工作效率的同时也带来了各种新的问题。我们需要认清办公自动化在秘书工作中的利与弊，从而进一步优化工作和节约工作成本。一、办公自动化概述办公自动化（Office Automation,简称 OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中利用现代科学技术的最新成果，借助先进的办公设备，实现办公活动科学化、自动化，都属于办公自动化的领域。 在 1985 年召开的我国第一次办公自动化规划
3、讨论会上，将 OA 定义为：“利用先进的科学技术，不断使人的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统，其目的是尽可能充分地利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量，辅助决策，求得更好地效果，以达到既定（即经济、政治、军事或其他方面的）目标。 ” 1(P4)二、秘书利用办公自动化的主要工作内容现在，办公自动化已渗透到文秘办公中的各个领域，通过改变传统秘书工作的方式，不但给秘书办公带来极大的便利，而且扩大了传统秘书工作的范畴。（一）事务处理- 2 -在利用办公自动化工作的过程中，需要处理许多日常事务，如：利用电脑阅读文件、经过互联网发
4、送文件、在存储设备上存储电子档案等事务；草拟文件、制订计划、起草报告、编制报表、资料整理、记录、拍照、文件打印等事务；文件收发、保存、复制、检索、电报、电传、传真等事务；网络会议、通过互联网发送通知等事务。在利用办公自动化的过程中加工处理日常事务，可以做到及时查询、分析、修改、协助决策活动，从而使办公的效率和准确性得到提高。（二）资源管理1.公共资源管理包括对车辆、会议室、办公耗材、水电、人力等资源进行综合管理。建立一个全局性的综合数据库系统，可供有关部门共享数据信息，通过办公自动化可以对公共资源进行科学有效、便捷的管理，对信息进行收集、传递、存储、加工、维护和使用。秘书人员还可以通过计算机采
5、集国内外的各种信息,在实现信息联网的同时,还可以实现个人与个人,企事业单位与企事业单位之间的资源共享。2.公共信息管理包括对会议材料、通知通告、制度、经验知识、文档资料等进行分级管理。主要包括采集工作、加工处理工作、信息传送工作。秘书工作中采集信息是其起点和基础。信息的采集主要通过语音、文字、图表、图像等方式,表现在办公自动化环境中则通过信息网络来获取或传递。秘书工作的业务信息具有沟通上下、联系左右、协调内外的作用。这方面的信息主要来自于纵向的上级、中层和基层下达和上传的信息,秘书人员必须做到收集有用的信息,并且注意保存。来自横向的政治、经济、文化、社会方面的信息的收集,秘书人员可利用广播、电
6、视、报刊等新闻媒体去广采信息,从而打开各方面的信息源,开通多种信息渠道。3.人事、档案管理档案管理工作是一项很重要的工作,在确保档案完整的基础上,还要保证档案的保密性。要根据相关规范，实现档案的建档、存档、销存、查询等功能。电子档案在稳定性上不如纸质档案。“为保持电子档案的有序化，首先应对归档后的电子文件进行分类，电子文件分类后按类别代码相对集中组织存储载体，以便保管。” 2(P273)然后确定档案的标识全宗名；划分全宗群；最后进行电子档案的编目和排列。“基于电子档案保护的内容，归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合以下条件：归档载体应作防改写处理；为保护电子档案的物理性能，应避
7、免- 3 -擦、划、触摸载体的记录图层；单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离，保持环境清洁卫生；保持适宜的温湿度（环境温度选定范围：17-20，相对湿度选定范围：35%-45%）。” 2(P277)三、办公自动化在秘书工作中的积极作用（一）有利于提高秘书人员的工作效率和办公质量“现代化的技术、设备、理念进入办公领域，使参与办公活动的人员能够使用新的手段和方法改变传统的信息生成、传输、处理的手段和方法。例如，公文的往来形式，网上办公事项的审批，文件电子档案的保管和检索，信息的收集、统计、打印、复印等。由此，可以达到提高工作效率和工作质量、节省人力和物
8、资资源的目的。 ” 1（P5） 信息载体和网络技术在秘书办公中的应用，不但有利于提高公文的传阅速度，提高工作效率，节约工作成本，而且不会因为文件的遗忘和丢失导致秘书工作的中断。秘书可以对公文进行更规范、更准确的管理和查阅，提高工作质量。办公自动化使得秘书在控制工作时间上有很大的灵活性，减少工作时间。能够实现工作上的互相交流及信息存储，归档和通过计算机网络发送，减少工作空间和办公用品的耗费，办事更加方便。（二）有利于秘书人员收集信息，辅助领导决策秘书人员需要广泛地收集相关资料并且对其进行筛选。传统的信息收集工作费时费力，且所获取到的信息受时间地点限制极大，从而导致信息的缺失不足。办公自动化系统使
9、信息的收集变得更快捷、信息更全面。互联网技术的发展为秘书提供了一个更便捷有效的渠道，同时办公自动化传递信息较方便，为秘书工作的及时性提供了保证。（三）促进了秘书工作模式的演变传统秘书工作只是消极等待领导的命令，重复一些简单、机械的体力劳动，所需的脑力劳动也只是简单的思考。办公自动化进入秘书工作中，工作的重心就逐渐转变到脑力使用上，秘书脱离了繁重的体力劳动，积极地顺应时局，具备创新思维，秘书开始从领导的事务性助手转变为政务性参谋。作为组织和领导的参谋智囊，秘书思维创新是提高职业水平的必然选择，也是优化领导决策和科学管理的关键，秘书的工作态度要从被动向主动转变，以积极、主动、热情的心态面对自己的本
10、职工作，充分发挥主观能动性，实现从体力劳动向脑力劳动的飞跃。- 4 -（四）有利于提高秘书人员的业务素质办公自动化是一个包括文字处理系统、数据处理系统、管理信息系统、办公事务处理系统和决策支持系统在内的综合一体化系统。秘书的工作同样也不再是抄抄写写、传递信息。时代需求秘书人员不断提高综合素质和业务素质，随着办公自动化信息技术的发展，秘书的服务方式也变得多种多样，拓展了秘书工作的范围，这就需要秘书人员时刻跟上时代的步伐，提高自身素质，以满足工作的需要。四、办公自动化在秘书工作中的消极作用（一）网络的不安全因素给信息的安全性和保密性带来隐患“网络是一把双刃剑,它给人类带来丰富的共享资源和方便的沟通
11、交流的同时，也给人们的隐私和信息安全带来了前所未有的挑战。 ”3在现代开放式的网络办公环境下，系统很容易遭到非法人员、黑客和病毒的入侵，传输的数据也可能被截取、篡改、删除。如果办公自动化系统在硬件或软件上缺乏保密技术防范或技术防范级别不够高，防范不够严密，就极易造成办公自动化系统被黑客攻击、侵害，导致电子文件中的信息被恶意增删或修改，就可能会造成难以估量的后果。（二）过分依赖办公自动化使秘书人员养成不踏实的工作作风办公自动化中信息的即时性和共享性，一方面给秘书工作带来便捷，同时也影响了秘书人员的自主意识和原创思维。由于对网络产生一种依懒,养成惰性，无需自己动脑筋只需在网站上找到相似的文章，通过
12、复制、粘贴就能造出一篇自己的文章。有时为了更快的完成工作，秘书人员会直接窃取他人成果的方式来完成自己的工作，这样不但不会使工作进步还有可能因为没有考虑到自身的特点而导致领导决策的失误，造成重大的损失。“秘书过分依赖互联网或相关自动化设备，会逐渐泯灭其工作的主动性和积极性。” 4长期这样，秘书驾驭语言、文字的基本能力将会不断退化，久而久之，还会使人变得浮躁，投机取巧，工作不踏实，形成不良工作作风。（三）有害于秘书的身心健康办公自动化是借助计算机、复印机、打印机等自动化办公设备来实现的。这些先进的办公设备虽然操作便捷，效率高，但是带给办公室秘书人员的负面影响也是不容忽视的。1.办公自动化设备往往带
13、有很强的辐射性，秘书人员长时间接触这些辐射性强的电子设备会产生各种疾病，如皮肤病；设备运作的同时产生大量难闻气味可能含- 5 -有苯、甲醛、氯气等有害气体，散播在办公室的各个角落,是办公室人员健康的隐性杀手。2.秘书人员每天通过电脑办公，视力会有明显下降，工作量越大眼睛负荷近视度数也会增加，同时也会有眼睛干涩和疼痛等症状。3.办公室秘书人员因工作的特殊性会长时间保持坐姿，也难免会产生颈椎病、鼠标手、肩椎炎等职业病，对秘书人员的身体健康带来危害。五、如何减少办公自动化对秘书工作带来的消极影响凡是新事物的产生必然有利有弊，因此办公自动化也以其弊端受到人们的质疑。每个事物都有其发展的两面性，关键在于
14、如何有效的利用与调控它，发挥出有效功能,减少或避免弊端带来的影响，使它朝着更有利的方向发展。（一）加强信息安全和网络安全的保护措施网络安全的问题涉及有很多，但是可以在技术允许的范围内尽量杜绝一切认为可能引起的不安全因素，加强安全防范意识和安全防范工作，切实保障网络的安全、可靠。1.办公系统加密办公自动化将办公设备和网络有机的结合在一起，具有较高的数据共享性，这给信息安全带来了极大的挑战。加强系统安全与保密非常重要，为确保办公信息系统的安全，应对办公系统采用安全技术，如：安全监视技术、 “防火墙”技术、计算机安全加权和反病毒技术。采用加密措施，如：用户认证技术、计算机数据加密技术、数字签名技术、
15、用户的自我保护等，以降低因人为因素和技术因素而导致的信息泄密。2.秘书人员培训秘书人员是实现办公自动化的主体，秘书在使用办公软件发生的错误行为有可能会导致信息的泄漏，因此加强对办公人员的培训是十分必要的。首先要加强秘书正确使用办公工具的培训，对电脑、系统及相关的自动化软件运用进行系统的学习，加强对信息保护的意识，以减少或避免因错误的使用办公软件导致的信息泄漏。秘书人员需随时更新办公工具的系统及相关软件，营造良好的工作环境，降低信息泄漏的机率。其次，加强对秘书的素质培训，始终坚持国家、集体利益优先的原则，不因个人的眼前利益而泄漏重要信息，同时制定相关的制度来做好保密工作，保证- 6 -信息的安全
16、性，而且还要运用具体的保密措施来增强抵御信息泄密的能力。（二）转变秘书人员思想，提高秘书人员素质办公自动化简化了秘书人员的工作，为秘书人员办公提供了便利。但不能因为办公自动化的优点就采取“不作为”的思想，在工作中投机取巧。相反秘书人员更应努力学习办公软件的使用，丰富自己的知识，以适应时代、工作的需要。在不断完善自身素质的过程中，发现问题并努力去解决问题，从而在工作中创造更多的价值。（三）使用环保材料办公使用环保材料不仅仅是对环境的保护，更是对办公人员自身健康的负责。办公自动化需要借助各种电子产品以达到工作效率的高效化，而电子产品在使用过程中会产生各种辐射，虽不致命，可长时间的接触也会对身体造成
17、伤害，所以营造绿色健康的办公环境是十分必要的。在办公室放置绿色植物不但可以吸收电子产品的辐射性和有害气体，还可以烘托出舒适的办公环境，使秘书人员保持良好的心情，自然会提高工作效率。环保意识渗透在每个细小的办公过程中，比如纸的双面使用，公文袋的多次使用等等，节约资源的同时又能减少对工作环境的污染。环保材料的使用和环保意识的表现是每个秘书工作者优秀素质的体现。总之，办公自动化技术的发展，极大程度上优化了秘书人员办公的效率，而事物的两面性又决定了带来便利的同时也会出现新的问题需要人们去探索解决。自动化的应用对秘书人员自身也是极大的挑战，一方面秘书人员要去适应新的办公工具和方式，另一方面又不能因为自动
18、化的办公而养成惰性。但社会的潮流始终是向前发展的，而生产力的提高无疑是时代进步的标志。办公自动化的应用对秘书工作的影响还是积极、进步的，许多新技术、新设备的投入使用，极大地促进和推动了秘书工作现代化的发展。我们要继续扩大其影响中积极有利的一面，尽量克服、减小自动办公的缺陷。在自动化的办公中发现解决所遇到的问题，推动和促进办公自动化技术的进步和发展，让自动化办公在现代秘书工作中发挥出更大的作用。参考文献：1周贺来、连卫民：办公自动化实用教程 ，北京高等教育出版社 2008 年版2赵映诚：文书工作与档案管理，北京高等教育出版社 2007 年版3李红：办公自动化技术的发展对秘书工作的影响，企业科技与
19、发展2010 年 2 期4葛爱英：浅谈办公自动化在高校办公室工作中的利与弊 ， 消费导刊2009 年 01 期- 7 -（指导教师：杨正刚）- 8 -一、名词解释1静电特性曲线在复印过程中，感光版表面电位随时间的变化曲线称为感光版的静电特性曲线。2公文管理自动化公文管理自动化是指对公文的生成、办理、存储、检索、传递、归档等项工作环节的现代化管理，即以现代化工具和方式替代手工操作。3文件生命周期理论文件生命周期理论是研究文件产生、运动、变化的过程和规律的理论。4网络协议网络协议是网络中各台计算机进行通信的一种语言基础和规范准则，它定义了计算机之间进行信息交换所必须遵循的规则。5. 尔逊间接法静电
20、复印首先在镀有光导材料的感光版上产生墨粉像，然后将感光版上的墨粉像转移到复印纸上的一种复印方法。6公文公文是公务文件或公务文书的简称，是指机关、部门、团体在处理公务活动的过程中，按特定体式形成与使用的，具有法定效有的文件，它包括收文、发文、内部文件和其他文字材料。7文档一体化文档一体化就是从文书和档案工作的全局出发，实现从文件生成制发到归档管理的全过程控制。8计算机网络将分布在不同地理位置上的具有独立性能的多台计算机、终端及其附属设备，用通信设备和通信线路连接起来，再配有相应的网络软件，以实现计算机资源共享的系统称为计算机网络。9. 虚拟办公室(狭义的理解)虚拟办公室就是将传统的办公室变成了时
21、间上是全天候、空间上是办公人员所能到达的一切场所的办公室。10.文字块(Word)( 写出定义、与文本的关系以及操作原则)(l)一段连续的文章(2)最小到一个字符，大到若干页(3)应遵循先定义后操作的原则，同一时刻只能定义一个块11.文档一体化计算机系统是采用计算机技术来实现的文书、档案一体化管理的系统。12.防火墙防火墙是设置在本网络与外界之间的一道屏障，即在开放与封闭的界面上构造一个保护层，以防止意外或潜在的破坏侵入本网络。13.电子文件电子文件是指能被计算机识别、处理，存储在磁盘、磁带或光盘等介质上，并可在网络上传递的文件。14.图标（用于Windows中）（1）图标上Windows窗口
22、中元素的图形表示（2）图标可以是一个应用程序或由应用程序生成的文件- 9 -（3）图标左下角带有一个小箭头的图标上快捷键图标15.主题标引主题标引是公文和档案在加工存储和检索过程中，将其内容主题的自然语言转换成规范化的主题词法语言的过程。16.远程登录(TELNET)远程登录是指在网络通信协议的支持下，用户的计算机通过INTERNET成为远程计算机终端的过程。使用TELNET 可以共享计算机资源，获取所需文件。二、简答题1简述 Word 段落排版的主要功能。（1）设置行宽；（2）改变行间距；（3）改变字间距；（4）段落对齐排版。2简述 Excel 中公式的“自动重算”与“手工重算” 的区别。自
23、动重算：当公式所在的单元格内容改变时，系统自动重算，并自动更新单元格内容。手工重算：当公式所在的单元格内容改变时，系统不进行自动重算，手工选择后才执行。3简述公文管理信息系统开发中用户需求分析的主要内容。公文管理信息系统开发中用户需求分析的主要内容：（1）开发公文管理信息系统的目的；（2）确定公文管理信息系统的功能；（3）公文管理信息系统运行环境的选择。4简述文档一体化计算机系统的含义，并说明它包括哪几个子系统?文档一体化计算机系统是采用计算机系统实现的文书、档案一体化管理的系统，包括以下三个子系统：（1）公文子系统；（2）归卷子系统；（3）档案管理子系统。5请分别写出“ 超文本” 和 “热字
24、”的含义及二者之间的关系。超文本是一种将菜单集成于文本信息之中的集成化的菜单系统；超文本中的热字是上下文关联的单词，选中热字可以跳转到它所代表的其它文本信息；超文本中包含热字，热字是超文本中上下文关联的单词。6. 简述 Word 窗口中水平标尺的主要作用。调整文本的左右边界，设置制表符的位置，设置段落首行缩进。7简述 Excel 中内嵌式图表与独立图表的区别。（1）内嵌式图表：创建在现有工作表中的图表，一般与正数据存放在同一张工作表中；（2）独立图表：创建时被存放在一张新工作表中，新工作表只能放图表而不能存放数据。8简述手工管理公文存在的主要问题。手工管理公文存在的主要问题：（1）掌握信息不完
25、全、不及时；（2）控制办文手段不足；（3）公文统计难度大；（4）不必要的重复劳动；（5）办文效率低。9简述文档一体化包含的具体内容。文档一体化应包括以下 4 个方面：文档实体生成一体化、文档管理一体化、文档信息利用一体化、文档规范一体化。10写出“远程登录”的含义及 INTERNET 网络提供的其它服务名称。远程登录是指在网络通讯协议的支持下，用户的计算机通过 INTERNET 成为远程计算机终端的过程。使用 TELET 可以共享计算机资源，获取所需文件。INTERNET网络提供的其它服务还有：电子邮件、新闻公告、文件传递、文件浏览等。- 10 -11.简述在 Word 编辑窗口中，新建一个文
26、书文件的过程。（1）“文件”菜单中选择“新建”命令（2）在“模板选择 ”对话框中选择文档模板（3）在编辑窗口编写文书内容（4）编辑结束保存文件12.试述 Excel 中三种单元格地址引用的区别。（1）相对地址：当公式被复制或移动时，移动到新位置的公式中的地址随其位置改变而相应改变，并保持各个参数相对位置不变（2）绝对地址：当公式被复制或移动时，移动到新位置的公式中的单元地址保持不变，其他表示方法是在相对地址的行和列代号前加“$“符号（3）混合地址：同一单元格地址的行和列既有相对地址又有绝对地址，绝对地址的行或列代号前加“$“，采用相对地址的行或列地址随位置改变而相应改变，而采用绝对地址的行或列
27、的地址保持不变13.简述光导材料用于静电复印的两个特性及其含义。用于静电复印的光电材料是一种具有光敏特征的半导体材料。光导材料具有光敏特征和静电特征。其中，光敏特征是指光导材料在暗处呈绝缘性，在明处呈导电性。静电特征是指在暗处对光导材料充电时，其表面会积累静电电荷。14.简述公文管理信息系统开发中维护公文处理流程的主要工作。公文管理信息系统开发中维护公文处理流程的主要工作：定义流程，增加流程，删除流程，修改流程，显示流程15.简述局域网的含义及其主要特点。将有限范围内的计算机、终端与外部设备互连而成的网络称为局域网。局域网的主要特点包括：局域网覆盖有限的地理范围，一般属于一个单位所有，具有高数
28、据传输速率。16.简述在Word表格中改变行高或列宽的几种方法。（1）使用标尺（2）使用鼠标（3）使用“表格”菜单17.什么是Excel分类汇总？在分类汇总前必须做的操作是什么？（1）将工作表中某一列已排序的数据按关键字段进行分类统计，并显示结果（2）在分类汇总前必须按分类关键字段排序18.简述传真机工作过程包含的主要步骤。传真机工作过程主要包括扫描发送、光电转换、信号调制与解调、图像接收记录等步骤。19.简述立卷归档工作的主要内容。立卷归档工作的主要内容：归档 具有保存价值的文件归档废纸篓 无保留价值、待销毁的文件进入废纸篓销毁 对存在“废纸篓”的无保留价值的文件进行删除资料 利用价值介于归档文件与销毁文件之间或经常需查阅的文件转入资料库20.简述办公自动化网络系统的优点。办公自动化网络系统的优点有：
