1、试卷代号：2 1 80中央广播电视大学 20032004 学年度第一学期“开放专科”期末考试现代文员专业办公室管理试题2004 年 1 月一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题 1分，共 10 分)1办公室布置要注意( )。A上司单独用的办公桌椅靠墙放B一般办公室桌椅最好面对面放置C打字、复印间离上司办公室近些D各种沟通、保密2传真机的使用哪一项是不对的( )A发送前检查原稿质量 B随时随地可向对方发送C不宜发送礼仪性文本 D不宜发送私人、保密文本3在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的( )。A协助签到 B分发资料C作会议记录时离开会议室接听电话 D暂时保管
2、与会者的物品4以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的( )。A保留一张购货订单，收到货物时一一核对打勾B让员工们随意领取办公用品C通过电话订购或传真订购，可以提高交货速度D用库存一览表来储备办公用品5以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的( )。A没有任何设想就应着手从事该项工作B文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力C上司分派两项以上工作时，按照先来后到顺序进行D上司所指示的工作如果不合适，可以不实施6文员必须管理好金钱，学会节约开支，以下行为中哪一项是不恰当的( )。A最好到价格便宜的商店去购买，质量并不重要B作出预算，按月或季度预计办公室的开销来控制开支C采购大量物品时
3、可以享受批量折扣，就一次多购买一些办公用品D限制不必要的长途电话，轻易不要选择快递服务7文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的( )A善于同他人合作，密切配合，步调一致B应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己C 配备文秘人员时遵从异质结合的原则D公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任8以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的( )。A审查功能 B保密功能C欢迎词播放功能 D报数功能9以下关于文员的宴会礼仪中；哪一项是正确的( )。A用叉、匙进食时，将餐具的整体放人嘴里，或用舌头去舔B站起身来在餐桌的另一边夹取自己喜欢的食物(2El 内含有食物与人说话D吃西餐时用左手把
4、汤盘靠近自己一边方向稍稍提起，再用汤匙轻轻由里向外舀去10文员制作日程安排计划表时，以下哪一种情况应避免( )A上司没有经过文员而决定的日程安排计划，也必须填写在计划表上B如果表上的空白处太少，可以使用速记符号或自己能够了解的简单符号C制作日程安排计划表时，要留意上司改变思考的时间和路途上的时间D日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，可以废弃二、判断题(正确打“ ，错误打 “o 每小题 1 分，共 10 分)1文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人开始介绍 ( )2如果是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹，如果以后出现问题，可以查看笔记，证实某一天你
5、曾给某人安排了某件工作等。 ( )3如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空档，自己决定优先顺序。 ( )4文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档“，有归档范围和要求，但没有期限。 ( )5要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，应说服上司。 ( )6如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。 ( )7宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必须有反映我国传统风味的土特产品，如茅台等烈性酒。 ( )8如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面
6、的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件。 ( )9假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不可独断地拒绝，应该问明上司的意思，因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情。 ( )10为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间，只要弄清有多少人数即可。 ( )三、简答题(每小题 10 分共 20 分)1文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么?2什么是文书的立卷特征?通常可以按照哪几种特征立卷?四、设计题(每小题 10 分。共 20 分)1麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，决定召开专家座
7、谈会，对新产品进行评估，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会?2科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理 各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等，共 46 人，会议文秘人员和其他服务人员 4 人，会议时间为 5 小时。参加会议人员月平均工资为 2400 元，其他收入 600 元，假设一个月工作 30天、一天工作 8 小时。会议后勤费用开支有：文件材料费 200 元，饮料费 100 元，因会议紧张安排午餐，餐费每人 10 元。请计算会议的成本。 五、案例分析题(每小题 20 分，共 40 分)1某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当天准备上报的统计报表，本公司一位实习
8、生，刚从大学经济管理专业毕业的小林走了进来，小林针对该公司管理写的毕业论文中的某些观点和见解很得指导老师赏识，他本人也认为对公司改革有一定作用，他准备找总经理谈谈。小赵客气地请小林坐下，说：“总经理外出了，有什么事请跟我说吧” 。小林就滔滔不绝地讲了起来。小赵一边听，一边看报表。小林言谈中常带“像我们这样的小公司” ，小赵越听越不高兴，结果没等小林把话说完，他便满脸怒气地说“公司小是否埋没了你的才能? 你是大材小用，为什么不去大公司呢? 小赵的冷嘲热讽，激怒了小林，引起了激烈的争执，最后小林气愤地离开了办公室。小赵还在闷闷不乐时，三名被解职的职工吵吵嚷嚷地进来了，他们因平时工作不遵守纪律，完不
9、成任务被解职，此刻要找总经理解决他们的问题。小赵说总经理不在，想请他们坐下来慢慢谈，他们不相信，非要找总经理不可。正好总经理走了进来，他们怒气冲冲地推推搡搡，揪住总经理的衣服不放。小赵在一边干着急，不知道怎么办才好你认为小赵在这两件事上做得怎么样?他有什么失误，他应该怎么做才对。2东华公司办公室人员小沈能讲一口漂亮的法语，小陈则很喜欢打扮。公司明天要与法国某公司谈判，古总经理叮嘱担任翻译的小沈和作会议记录兼会议服务的小陈要好好准备。小沈和小陈除了在文本、资料等方面作了准备，还化了一番功夫进行了打扮。正式会谈这天，只见坐在古总经理一旁的小沈衣着鲜艳，金耳环、大颗宝石戒指闪闪发光，这使得古总身上的
10、那套价值千元的名牌西服也黯然失色。古总经理与法国客商在接待室内寒暄时，小陈拿来了托盘准备茶水，只见她花枝招展，一对大耳环晃来晃去，五颜六色的手镯碰桌有声，高跟鞋叮叮作响。她从茶叶筒中拈了一撮茶叶放入杯中这一切引起了古总经理和客商的不同反应。客商面带不悦之色，把自己的茶杯推得远远的，古总经理也觉得尴尬。谈判中讨价还价时，古总一时性起，双方争执起来，小沈站在古总一边，指责客商。客商拂袖而去。古总望着远去的客商的背影，冲着小沈：“托你的福，好端端一笔生意，让你给毁掉了，无能!”小沈并不知道自己有什么过错，为自己辩解：“我，我怎么啦!客商是你自己得罪的，与我有什么关系?“小沈和小陈的穿着打扮、言谈举止
11、是否正确，正确的做法应该是怎样的?试卷代号：2 1 80=I 央广播电视大学 20032004 学年度第一学期“开放专科 期末考试现代文员专业办公室管理试题答案及评分标准(供参考)2004 年 1 月一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题 1 分- 共 10 分)1D 2B 3C 4B 5B6A 7B 8A 9D 10D二、判断题(正确打“ ，错误打“ 。每小题 1 分，共 10 分)1 2 3 4 56 7 8 9 10三、简答题(每小题 10 分共 20 分)1答案：(1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝；(2)参谋作用；(2 分)(3)补缺作用；(1 分
12、)(4)增进关系作用；(1 分 )(5)适事。紧急的事，重要的事，上司需要知道的事；(1 分)(6)适时。考虑时机；(1 分)(7)适地。看场合；(1 分 )(8)适度。要注意掌握分寸。(2 分)2答案：(1) 文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为“立卷特征” ；(2分)(2)按问题特征立卷； (1 分)(3)按作者特征立卷； (1 分)(4)按文种特征立卷； (1 分)(5)按时间特征立卷； (1 分)(6)按地区特征立卷； (1 分)(7)按通讯者特征立卷； (1 分)(8)在运用六个特征立卷时，需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。 (2 分)四、设计题(每小题 1
13、0 分，共 20 分)1答案： (1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢于发表意见者； (2 分)(2)座谈会以小型为主，人数以七、L 人为宜； (2 分)(3)座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合； (1 分)(4)主持人负责引导、组织，可不做记录； (1 分)(5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做； (2 分)(6)座谈会的时间不必严格规定，可长可短； (1 分)(7)会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。 ， (1 分)2答案：(1)会议成本=2 3(G+S)Tn+后勤开支=6(G+S)Tn+后勤开支 (3 分)(2)G-参加会
14、议人员的每小时人均工资数；每个人每小时平均工资为 10 元，(2400308) (1 分)(3)S参加会议人员每小时人均其他收入数；其他收入为 25 元。(600 308) (1 分)(4)T参加会议人员人均到会时间为 5 小时；(1 分)(5)n参加会议人数为 50 人(46+4) ；(1 分)(6)后勤开支等于支票开支、现金开支和实物开支的总和为 800(200+100+1050)(1 分)(7)会议成本一 6(10+25) 550+800=18750 一-800=19550(元) (2 分)五、案例分析题(每小题 20 分，共 40 分)1答案：(1)不能说“总经理外出了，有什么事请跟我
15、说吧 ，办公室人员不能替上司做主； (3 分)(2)接待来访者应细心倾听，不应边看报表边听； (3 分)(3)对提重要建议的来访者，应认真记录，汇报上司； (4 分)(4)应热情，不能对来访者冷嘲热讽； (3 分)(5)对言辞激烈的来访者应有礼有节，宣传政策； (3 分)(6)应尽快为总经理解围，可以请保安或打 110。 (4 分)2答案：(1)小沈和小陈的穿着打扮不符合工作环境，不符合特定的会谈工作要求； (3 分)j(2)小沈的穿着突出自己，影响了古总经理的形象； (3 分)(3)小陈的穿着打扮干扰谈判、影响工作，破坏工作场所安静； (3 分)(4)小陈用手拿茶叶，不卫生，引起客商不满，使
16、得谈判一开始就不顺利； (3 分)(5)小沈应该对领导的作风、性格有所了解，有针对性地弥补领导的不足。古总经理与客商争执，她应采取补救措施，可以将上司借故引开，并示意上司忍耐些，使谈判继续，而不是指责客商； (4 分)(6)小沈受到上司批评，即使是过头话，也应保持冷静，不反驳，应理解上司的难处。找适当的机会，用适当的方式说明情况，交流思想和感情。 (4 分)试卷代号：2180中央广播电视大学 20062007 学年度第一学期“开放专科”期末考试现代文员专业 办公室管理 试题一、单项选择1社交场合很讲究次序礼仪，一般( )A以右为次 B以右为尊C. 以后为次 D以左为尊2办公室人员在社交活动中应
17、如何选择话题，哪些是属于合适的话题?( )A. 有共同利益的话题 B夸耀自己的话题C保密的话题 D应当忌讳的话题3邮件的寄发不要考虑以下因素( )A时间 B便利C经济 D爱好4文员做会议记录时，可以在会议记录中( )A加入自己的主观意见 B不记录议题C. 与发言者用词不一致但意思完全一致 D对所记内容作评论5以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的?( )A按收件人姓名分拣 B按收件部门名称分拣C. 按私人公务标准分拣 D按邮件重要性分拣6传真机最好用来传送以下哪种邮件?( )A一般的图纸 B机密文件C. 很长的文件 D感谢信7以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责( )A. 订购 B制造C.
18、分配 D储备8文员在处理信访工作时，由收信人(单位) 复信的情况是以下哪一种( )A. 初次写信，或有过激言行的 B有过激言行或漫骂领导的匿名信C. 已做结案处理的 D没有具体内容的匿名信9以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议( )A口字型 B教室型C. 圆桌型 DU 字型10以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷如问函与复函等用( )A. 通讯者特征立卷 B按地区特征立卷C. 按文种特征立卷 D按文种特征立卷二、判断题1办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。( )2没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作
19、。( )3文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。( )4文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻把话转达。( )5在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。( )6文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。( )7男女之间，男士先伸手了，女士才能与之相握。( )8英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。( )9如果会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才能让客人进入。( )10介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员，若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。( )三。
20、筒答题1什么是受意?受意有几种? 办公室人员应怎样运用受意方法 ?2公文的完全格式包括哪几项?请写出这些项目。四、设计题1小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜，储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌，电脑，电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章，印盒、墨水，复印纸(2 刀) ，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做?2安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术人股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行 10 人将于 8 月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公
21、室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案?五、案例分析1。新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了，为了不影响公司的工作，在征得上司的同意后，她请自己最好的朋友陈小姐暂时代理她的工作，时间为一个月，陈小姐大专刚毕业，比较单纯，刘小姐把工作交代给她，并鼓励她努力干，准备在蜜月回来后推荐陈小姐顶替自己。某一天，经理外出了，陈小姐正在公司打字。电话铃响了，陈小姐与来电者的对话如下：来电者；“是利达公司吗？”陈小姐：“是。”来电者：“你们经理在吗?”陈小姐：“不在。”采电者；“你们是生产塑胶手套的吗?”陈小姐：“是。”来电者：“你们的塑胶手套多少钱打?”陈小姐：“18 美元”来电者：“
22、16 美元一打行不行?陈小姐：“对不起，不行的。” 说完，“ 啪”挂上了电话。上司回来后，陈小姐也没有把来电的事告知上司。过了一星期，上司提起他刚谈成一笔大生意，以 14美元一打卖出了 100 万打。陈小姐突口而出： “啊呀，上星期有人问 16 美元一打行不行，我知道你的定价是 18，就说不行的。”上司当即脸色一变说：“你被解雇了”陈小姐哭丧着脸说：“ 为什么?”上司说：“你犯了五个错。”陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错，分别是什么?她在电话礼仪方面还犯了哪些错?2文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责宣传的张副经理，小曹又向他作了请示，结果两位领导的意见很不
23、一致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾加深孙认为小曹与张关系亲近些，支持过张，认为小曹有意与他作对；而张认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。请你分析小曹这样做对不对?错在哪里?面对这种情况小曹应该怎么办? 试卷代号：2180中央广播电视大学 20062007 学年度第一学期“开放专科”期末考试现代文员专业 办公室管理 试题答案及评分标准(供参考)2007 年 1 月一、单项选择1B 2A 3D 4C 5C6A 7 B 8A 9C 10A二、判断1 2 3X 4X 5X6 7X 8X 9X 10三、简答题1什么是受意?受意有几种? 办公室人员应怎样运用受意方法 ?(1)受意是文员接受和领会上
24、司意图。(3 分)(2)一种是直接受意，另一种是间接受意。(3 分)(3)文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。要做到：备好记录本，记录下指示要点。注意倾听，用心判断指示的用意。必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。接受指示后，要不失时机地贯彻实施。(9 分)2公文的完全格式包括哪儿项?请写出这些项目。(1)版头、发文字号、印刷顺序号。(3 分)(2)密级、紧急程度。 (1 分)(3)签发人姓名。 (1 分)(4)公文标题。(1 分)(5
25、)主送机关(1 分) (6)正文、附件。 (2 分)(7)发文机关、成文日期、机关印章。(3 分)(8)注释、阅读(发送)范围。(1 分)(9)主题词。(1 分)(10)抄送单位、印发说明 (1 分)四、设计题1(题略)电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录，电脑放在右边，(3 分)新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条：(3 分 )各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内，参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里，(3 分 )公司印章放人办公桌带锁的抽屉内，(3 分)墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层(3 分)2(题略)(1)接受任务，(3 分)
26、(2)了解来宾，(1 分)(3)制订计划；(1 分)(4)预订食宿；(1 分)(5)迎接来宾，(1 分)(6)商议日程，(1 分)(7)安排会谈：(3 分)(8)陪同参观；(1 分)(9)送别客人；(1 分)(10)接待小结。 (2 分)五、案例分析题(两题中任选一题，20 分。若两题都做了，取前面一题计分)1(题略)(1)该问的没有问 (指对方情况，手套的需要量)；(3 分)(2)该记的没有记录 (对方的姓名、公司、电话号码)；(3 分)(3)该说的没有说 (没有及时向上司汇报)；(3 分)(4)不该说的却说了 (价格上的自作主张，不向上司请示)；(3 分)(5)不懂得保护自己 (即使自己自
27、作主张拒绝了对方，犯了错误，也没必要告诉上司，使自己陷入被解雇的境地)，(3 分)(6)电话礼仪方面，铃响了没有自报家门，(3 分)(7)不等对方说完，就 “啪”挂上电话。 (2 分)2(题略)(1)小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应按孙的意见办，不应多头请示，(5 分 )(2)在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地：(3 分)(3)两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按孙的意见办，(4 分)(4)如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议一个方法遵照执行，(4 分)(5)如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释。这是文员执行主要决策人的意见。(4 分)
