1、商 务 英 语 之 英 美 差 异商 务 英 语 书 信 (Business or Commercial English Correspondence)是指 交 易 时 所 使 用 的 通 信 。 在 美 国 ， 常 用 Business writing， 它 包 括 书 信 、电 报 、 电 话 、 电 传 、 报 告 书 、 明 信 片 等 。 英 语 和 美 语 在 书 信 体 例 方 面 存 在着 一 定 的 差 异 ， 比 如 信 头 和 称 呼 、 书 信 格 式 、 遣 词 、 结 尾 客 套 语 等 均 有 所 不同 。 一 般 来 说 ， 英 国 书 信 较 为 保 守 ，
2、许 多 英 国 人 喜 欢 用 老 式 书 信 体 ， 用 词 较为 正 式 刻 板 ， 而 美 国 书 信 语 言 非 常 生 气 、 有 活 力 ， 格 式 也 较 为 简 便 。 因 此 当我 们 写 信 的 对 象 是 英 国 或 其 旧 殖 民 地 国 家 时 ， 要 使 用 标 准 式 英 语 Queens English； 如 果 写 信 的 对 象 是 美 国 或 美 国 势 力 范 围 的 地 区 时 ， 就 要 用 美 国 英语 。 当 然 ， 英 国 式 的 语 言 文 化 近 年 来 也 有 变 化 ， 但 总 体 来 说 ， 两 者 间 的 差 异是 很 明 显 的
3、。 商 业 英 文 书 信 ， 一 般 都 要 求 用 打 字 机 或 电 脑 整 齐 地 打 印 ， 左 边 各 行 开 头垂 直 的 ， 称 为 垂 直 式 或 齐 头 式 (Block style)， 美 国 常 用 这 种 格 式 ； 每 段 的第 一 个 词 缩 进 去 ， 称 为 缩 进 式 或 锯 齿 式 (indented style)， 英 国 常 用 此 格式 。 垂 直 式 的 职 务 及 签 名 都 在 左 边 的 边 栏 界 线 ， 这 种 格 式 ， 在 极 度 尊 重 工 作效 率 的 美 国 公 司 ， 已 普 遍 采 用 。 正 式 的 商 业 英 语 书 信
4、 要 在 称 呼 的 上 方 写 上 收 信 公 司 名 称 和 地 址 或 收 信 人的 名 字 全 称 、 职 务 及 地 址 ， 称 为 信 内 地 址 （ Inside address） 。 信 内 地 址的 写 法 也 有 垂 直 式 和 缩 进 式 之 分 ， 垂 直 式 和 称 美 国 式 将 各 行 并 列 ， 缩 进 式 或称 英 国 式 将 各 行 依 次 退 缩 。 不 过 ， 笔 者 注 意 到 ， 近 来 英 国 商 业 书 信 信 内 地 址并 未 依 次 缩 进 ， 似 乎 与 美 国 式 相 同 。 此 外 ， 在 美 国 还 流 行 一 种 普 通 收 信 人
5、 地址 的 写 法 ， 就 是 在 书 信 的 Inside Address 中 ， 把 门 牌 号 和 街 名 都 省 略 掉 。 在 英 文 书 信 中 要 使 用 敬 语 ， 最 普 遍 的 敬 语 是 Mr, Mrs 和 Miss（ 用 于 未婚 女 性 ） 。 英 国 人 常 在 男 性 的 姓 名 之 后 用 Esq. (Esquire 的 缩 写 )， 不 过 在商 业 上 也 在 慢 慢 地 改 用 Mr. Mmes. (Madam 的 复 数 形 式 )， 用 于 二 个 女 士 以上 。 Messrs（ Mr 的 复 数 形 式 ） 用 于 二 个 以 上 的 男 人 ，
6、或 用 于 二 个 以 上 的 男 人组 成 的 公 司 或 团 体 。 在 英 国 式 英 文 信 里 ， Mr, Mrs, Messrs， 均 不 加 缩 写 句点 ， 相 反 地 趋 向 于 进 步 自 由 的 美 语 反 而 加 缩 写 句 点 如 Mr., Mrs., Messrs.。 1 在 称 呼 方 面 ， 商 业 上 最 普 遍 的 有 Gentlemen（ 美 国 式 ） 与 Dear Sirs（ 英 国 式 ） 二 种 ， 相 当 于 我 国 的 “敬 启 者 “或 “谨 启 者 “。 如 果 信 是 写 给革 个 公 司 单 位 的 ， 不 是 写 给 某 个 具 体
7、人 的 ， 美 语 用 Gentlemen（ 复 数 形 式 ）， 英 语 用 Dear Sirs。 如 果 对 方 公 司 只 一 人 时 ， 必 须 使 用 Sir/Dear Sir。称 呼 后 一 般 要 使 用 标 点 符 号 ， 英 国 式 采 用 逗 号 (comma)， 美 国 式 用 分 号(colon)。 书 信 结 尾 客 套 语 (complimentary close)有 多 种 ， 相 当 于 我 国 书 信在 结 尾 时 使 用 的 “敬 礼 “、 “致 敬 “、 “顺 安 “等 句 。 最 为 典 型 的 美 国 式 写 法 是Sincerely 和 Best r
8、egards， 典 型 的 英 国 式 表 达 有 Yours sincerely（ 熟人 或 知 道 对 方 姓 名 ） ， Best wishes, kind regards 和 yours faithfully（ 不 知 姓 名 ） 。 此 外 ， 英 国 式 的 客 套 语 还 有 特 别 礼 貌 的 格 式 ， 但除 了 特 殊 情 况 外 ， 现 在 不 再 使 用 。商 业 信 函 有 其 自 身 的 特 点 。 下 面 是 商 务 书 信 写 作 中 的 几 点 注 意 事 项 : 1.切 忌 主 客 不 分 或 模 糊 。 例 子 : Deciding to rescind
9、the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.应 改 为 Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We 决 定 呀 , 不 是 report.) 2.句 子 不 要 零 碎 。 例 子 : He decided not to audit the last ten contracts. Because of
10、 our previous objections about compliance. 两 个 句 子 应 该连 在 一 起 ： He decided not to audit the last ten contracts because of our previous objections about compliance. 3.结 构 对 称 ,令 人 容 易 理 解 。 例 子 : The owner questioned the occupants lease intentions and the fact that the contract had been altered with
11、ink markings. 应 改 为 : The owner questioned the occupants lease intentions and ink alterations of the contract. 4.单 复 数 不 要 搞 乱 ， 不 然 会 好 刺 眼 ， 看 着 不 舒 服 。 例 如 : An authorized person must show that they have security clearance. 应 改 为 Authorized persons must show that they have security clearance. 5.动
12、 词 和 主 语 要 呼 应 。 想 想 这 两 个 句 子 的 分 别 : 1. This is one of the public-relations functions that is under-budgeted. 2. This is one of the public-relations functions, which are under-budgeted. 6.时 态 和 语 气 不 要 转 换 太 多 。 看 商 务 英 语 已 经 是 苦 事 ， 不 要 浪 费 人 家 的精 力 啊 。 7.标 点 要 准 确 。 例 如 : He did not make repairs
13、, however, he continued to monitor the equipment. 应 改 为 : He did not make repairs; however, he continued to monitor the equipment. 8.选 词 正 确 。 像 affect 和 effect， operative 和 operational 等 等 就要 弄 清 楚 才 好 用 啦 。 9.拼 字 正 确 。 有 电 脑 拼 字 检 查 功 能 后 ， 就 更 加 不 能 偷 懒 。 10.大 小 写 要 注 意 。 除 非 必 要 不 要 整 个 词 都 大 写 ， 除 非 要 骂 人 。 例 如 : MUST change to OS immediately. 外 国 人 就 觉 得 不 礼 貌 和 喝 令 人 一 样 。 要强 调 的 话 ， 用 底 线 ， 斜 字 ， 粗 体 就 可 以 了 。
