采购部采购流程管理制度PU-001.doc

1、1 目的1.1 为 了 提 高 公 司 采 购 效 率 、 明 确 岗 位 职 责 、 有 效 降 低 采 购 成 本 ， 满 足 工 公司 对 优 质 资 源 的 需 求 ， 进 一 步 规 范 物 资 采 购 流 程 ， 加 强 与 各 部 门 间 的 配合 ， 特 制 订 本 制 度 。2 适用范围2.1 本管理规程适用于江苏斯穆-碧根柏金属制品有限公司所有仓务部、生产部、品管部、销售部、采购部、运输部、秘书部、财务部、信贷部、资讯部、行政部等所有物料采购。3 请 购 及 其 规 定3.1 请 购 的 定 义3.1.1 请 购 是 指 某 人 或 者 某 部 门 根 据 生 产 或 办

2、公 需 要 确 定 一 种 或 几 种 物 料 ， 并按 照 规 定 的 格 式 填 写 一 份 要 求 获 得 这 些 物 料 的 单 子 的 整 个 过 程 。3.2 请 购 单 的 要 素3.2.1 完 整 的 请 购 单 应 包 括 以 下 要 素 ： 请 购 的 部 门 ； 请 购 物 品 所 属 项 目 ； 请 购 的 用 途 ； 请 购 的 物 品 名 ； 请 购 的 物 品 数 量 ； 请 购 的 物 品 规 格 ； 请 购 物 品 的 样 品 、 图 纸 或 技 术 资 料 等 ； 请 购 的 物 品 的 需 求 时 间 ； 请 购 如 有 特 殊 需 要 请 备 注 ； 请

3、 购 单 填 写 人 ； 请 购 部 门 主 管 ； 请 购 单 审 核 人 ； 生 产 副 总 审 核 ； 公 司 总 经 理3.3 请 购 单 及 其 提 报 规 定3.3.1 请 购 单 应 按 照 要 素 填 写 完 整 、 清 晰 ， 由 公 司 领 导 审 核 批 准 后 报 采 购 部 门 ；3.3.2 固 定 资 产 申 购 按 照 附 表 一 （ 固 定 资 产 购 置 申 请 表 ） 的 格 式 进 行 填 写 提 报 ；3.3.3 其 他 材 料 设 备 及 工 程 项 目 申 购 按 照 附 表 二 （ 物 资 采 购 申 请 表 .） 的 格 式 填写 提 报 ；3.

4、3.4 日 常 零 星 采 购 按 照 公 司 印 制 的 按 照 附 表 三 （ 物 资 采 购 审 批 单 ） 的 格 式 填写 提 报 ；3.3.5 请 购 部 门 在 提 报 请 购 单 是 应 要 求 采 购 部 签 字 接 收 人 请 购 部 门 备 份 ；3.3.6 涉 及 的 请 购 数 量 过 多 时 可 以 附 件 清 单 的 形 式 进 行 提 交 ， 为 提 高 效 率 该 清单 的 电 子 文 档 也 需 一 并 提 交 ；3.3.7 遇 公 司 生 产 、 生 活 急 需 的 物 资 ， 公 司 领 导 不 在 的 情 况 ， 可 以 电 话 或 其 他形 式 请

5、示 ， 征 得 同 意 后 提 报 采 购 部 门 ， 签 字 确 认 手 续 后 补 ；3.3.8 如 果 是 单 一 来 源 采 购 或 指 定 采 购 厂 家 及 品 牌 的 产 品 ， 请 购 部 门 必 须 作 出书 面 说 明 。3.3.9 请 购 单 的 更 改 和 补 充 应 以 书 面 形 式 由 公 司 领 导 签 字 后 报 采 购 部 。3.4 公 司 物 资 请 购 单 的 提 报 部 门3.4.1 公 司 经 营 生 产 的 物 资 、 劳 务 、 固 定 资 产 、 工 程 及 其 他 项 目 由 生 产 部 门 提报 ；3.4.2 公 司 生 活 及 办 公 的

6、 物 资 、 固 定 资 产 、 服 务 或 其 他 生 活 及 办 公 项 目 由 办 公室 提 报 ；3.4.3 公 司 各 部 门 专 用 的 物 资 由 各 部 门 自 行 提 报 。4 请 购 单 的 接 收 及 分 发 规 定4.1 请 购 的 接 收 要 点4.1.1 采 购 部 在 接 收 请 购 单 时 应 检 查 请 购 单 的 填 写 是 否 按 照 规 定 填 写 完 整 、 清晰 ， 检 查 请 购 单 是 否 经 过 公 司 领 导 审 批 ；4.1.2 接 收 请 购 单 时 应 遵 循 无 计 划 不 采 购 ， 名 称 规 格 等 不 完 整 清 晰 不 采

7、购 ， 图纸 及 技 术 资 料 不 全 不 采 购 ， 库 存 已 超 储 积 压 的 物 资 不 采 购 的 原 则 ；4.1.3 通 知 仓 库 管 理 人 员 核 查 请 购 物 资 是 否 有 库 存 ；4.1.4 对 于 不 符 合 规 定 和 撤 销 的 请 购 物 资 应 及 时 通 知 请 购 部 门 。4.2 请 购 单 的 分 发 规 定4.1.1 对 于 请 购 单 采 购 部 应 按 照 人 员 分 工 和 岗 位 职 责 进 行 分 工 处 理 ；4.1.2 对 于 紧 急 请 购 项 目 应 优 先 处 理 ；4.1.3 无 法 于 请 购 部 门 需 求 日 期

8、 办 妥 的 应 通 知 请 购 部 门 ；4.1.4 重 要 的 项 目 采 购 前 应 征 求 公 司 相 关 领 导 的 建 议 。4.3 采 购 周 期 的 规 定4.3.1 单 次 采 购 金 额 预 算 在 1 千 元 以 下 的 零 星 采 购 项 目 或 预 算 在 1 千 元 以 下 可市 区 采 购 的 物 资 及 产 品 的 采 购 周 期 不 应 超 过 3 天 ；4.3.2 单 次 采 购 金 额 预 算 在 1 千 元 以 上 的 项 目 比 价 采 购 ， 采 购 周 期 不 应 超 过 5天 ；4.3.3 单 次 采 购 金 额 预 算 在 5 万 元 以 上

9、的 项 目 采 购 部 自 行 招 标 采 购 ， 采 购 周 期不 应 超 过 7 天 ；4.3.4 单 次 采 购 金 额 预 算 在 10 万 元 以 上 的 项 目 可 委 托 代 理 招 标 公 司 代 理 招 标 ，采 购 周 期 不 应 超 过 15 天 ；4.3.5 请 购 部 门 应 按 照 以 上 （ 1） -（ 4） 条 中 规 定 的 时 间 提 前 提 包 请 购 单 采 购部 如 未 能 按 时 完 成 采 购 任 务 时 应 向 公 司 领 导 说 明 原 因 ；4.3.6 遇 到 紧 急 采 购 应 汇 报 公 司 领 导 采 取 快 速 优 先 采 购 的 策

10、 略 ；5 询 价 及 其 规 定5.1 询 价 请 应 认 真 审 阅 请 购 单 的 品 名 、 规 格 、 数 量 、 名 称 ， 了 解 图 纸 及 其 技 术要 求 ， 遇 到 问 题 应 及 时 的 与 请 购 部 门 沟 通 ；5.2 属 于 相 同 类 型 或 属 性 近 似 的 产 品 应 整 理 、 归 类 集 中 打 包 采 购 ；5.3 对 于 紧 急 请 购 项 目 应 优 先 处 理 ；5.4 所 有 采 购 项 目 上 必 须 向 生 产 厂 家 或 服 务 商 直 接 询 价 ， 原 则 能 不 通 过 其 代理 或 各 种 中 介 机 构 询 价 ；5.5 对

11、 于 请 购 部 门 需 求 的 物 资 或 设 备 如 有 成 本 较 低 的 替 代 品 可 以 推 荐 采 购 替 代品 ；5.6 遇 到 重 要 的 物 资 、 项 目 或 预 估 单 次 采 购 金 额 大 于 10万 的 采 购 情 况 ， 询 价 前应 先 向 公 司 相 关 领 导 汇 报 拟 邀 请 报 价 或 投 标 单 位 的 基 本 情 况 ， 按 照 附 表 四（ 拟 报 价 /招 标 单 位 名 单 ） 的 格 式 提 报 公 司 领 导 批 准 方 可 询 价 或 发 放 标 书 ；5.7 询 价 时 对 于 相 同 规 格 和 技 术 要 求 应 对 不 同 品

12、 牌 进 行 询 价 ；5.8 除 固 定 资 产 外 单 次 采 购 金 额 在 1 千 元 以 下 项 目 可 以 自 行 采 购 ； 单 次 采 购 金额 预 算 金 额 在 1 千 元 以 上 的 所 有 项 目 都 应 要 求 至 少 三 家 上 的 供 应 商 参 与 比价 或 招 标 采 购 ， 比 价 或 招 标 项 目 应 至 少 邀 请 四 家 以 上 单 位 参 与 ； 单 次 采 购金 额 预 算 价 格 在 10 万 元 以 上 的 项 目 应 由 采 购 部 组 织 招 标 ， 公 司 相 关 领 导参 与 监 督 ； 单 次 采 购 金 额 预 算 价 格 在 5

13、0 万 元 以 上 的 项 目 由 公 司 领 导 决 定是 否 委 托 第 三 方 机 构 代 理 招 标 ；5.9 比 价 采 购 或 招 标 采 购 所 邀 请 的 单 位 均 应 具 备 一 定 资 质 和 实 力 ， 具 有 提 供 或完 成 我 公 司 所 需 物 资 和 项 目 的 能 力 ；5.10 比 价 采 购 或 招 标 采 购 应 按 照 附 表 五 （ 材 料 或 设 备 询 价 表 ） 的 格 式 或 拟 定 完整 的 招 标 文 件 格 式 进 行 询 价 ；5.11 在 询 价 时 遇 到 特 殊 情 况 应 书 面 报 请 公 司 领 导 批 示 。6. 比

14、价 、 议 价6.1 对 厂 商 的 供 应 能 力 ， 交 货 时 间 及 产 品 或 服 务 质 量 进 行 确 认 ；6.2 对 于 合 格 供 应 商 的 价 格 水 平 进 行 市 场 分 析 ， 是 否 其 他 厂 商 的 价 格 最 低 ，所 报 价 格 的 综 合 条 件 更 加 突 出 ；6.3 收 到 供 应 单 位 第 一 次 报 价 或 进 行 开 标 后 应 向 公 司 领 导 汇 报 情 况 ， 设 定 议价 目 标 或 理 想 中 标 价 格 ；6.4 重 要 项 目 应 通 过 一 定 的 方 法 对 于 目 标 单 位 的 实 力 ， 资 质 进 行 验 证

15、和 审 查 ，如 通 过 进 行 实 地 考 察 了 解 供 应 商 的 各 方 面 的 实 力 等 ；6.5 参 考 目 标 或 理 想 中 标 价 格 与 拟 合 作 单 位 或 拟 中 标 单 位 进 行 价 格 及 条 件 的进 一 步 谈 判 。7. 比 价 、 议 价 结 果 汇 总7.1 比 价 、 议 价 汇 总 前 应 汇 报 公 司 相 关 领 导 ， 征 得 同 意 后 方 可 汇 总 ；7.2 比 价 、 议 价 结 果 汇 总 应 按 照 附 表 六 （ 比 价 /招 标 汇 总 表 ） 的 格 式 完 整 列 出报 价 、 工 期 、 付 款 方 式 及 其 他 价

16、 格 条 件 、 列 出 拟 选 用 单 位 及 选 用 理 由 ， 按照 一 定 顺 序 逐 一 审 核 ；7.3 如 比 价 、 议 价 结 果 未 通 过 公 司 领 导 审 核 应 进 行 修 改 或 重 新 处 理 。8. 合 同 的 签 订 及 其 规 定8.1 合 同 的 定 义8.1.1 合 同 是 当 事 人 或 当 事 双 方 之 间 设 立 、 变 更 、 终 止 民 事 关 系 的 协 议 。 依 法成 立 的 合 同 ， 受 法 律 保 护 。 广 义 合 同 指 所 有 法 律 部 门 中 确 定 权 利 、 义 务 关系 的 协 议 。 目 前 我 们 的 采 购

17、 工 作 主 要 涉 及 工 矿 产 品 买 卖 合 同 。8.2 合 同 正 文 应 包 含 的 要 素8.2.1 合 同 名 称 、 编 号 、 签 订 时 间 、 签 订 地 点 ；8.2.2 采 购 物 品 /项 目 的 名 称 /、 规 格 、 数 量 /工 程 量 、 单 价 、 总 价 及 合 同 总 额 ，清 单 、 技 术 文 件 与 确 认 图 纸 是 合 同 不 可 分 割 的 部 分 ；8.2.3 包 装 要 求 ；8.2.4 合 同 总 额 应 含 税 ， 含 运 达 公 司 的 总 价 ， 特 殊 情 况 应 注 明 ；8.2.5 付 款 方 式 ；8.2.6 工

18、期 ；8.2.7 质 量 保 证 期 ；8.2.8 质 量 要 求 及 规 范 ；8.2.9 违 约 责 任 和 解 决 纠 纷 的 办 法 ；8.2.10 双 方 的 公 司 信 息 ；8.2.11 其 他 约 定 。8.3 合 同 签 订 及 其 规 定8.3.1 如 涉 及 到 技 术 问 题 及 公 司 机 密 的 ， 注 意 保 密 责 任 ；8.3.2 拟 定 合 同 条 款 时 一 定 要 将 各 种 风 险 降 低 到 最 低 ；8.3.3 为 防 止 合 同 工 程 量 追 加 或 追 加 无 依 据 ， 打 包 采 购 时 要 求 供 货 方 提 供 分 项报 价 清 单

19、；8.3.4 遇 货 物 订 购 数 量 较 多 且 价 值 较 大 或 难 清 点 的 情 况 时 务 必 请 厂 商 派 代 表 来场 协 助 清 点 ；8.3.5 质 保 期 一 定 要 明 确 从 什 么 时 候 开 始 并 应 尽 量 要 求 厂 商 延 长 产 品 质 保 期 ；8.3.6 详 细 约 定 发 票 的 提 供 时 间 及 要 求 ；8.3.7 针 对 不 同 的 合 同 约 定 不 同 的 付 款 方 式 ， 如 设 备 类 的 合 同 一 般 应 分 按 照 预付 款 、 验 收 款 ， 调 试 服 务 款 、 质 量 保 证 金 的 顺 序 明 确 付 款 额

20、度 、 付 款 时间 和 付 款 条 件 等 ；8.3.8 与 初 次 合 作 的 单 位 合 作 时 ， 应 少 付 预 付 款 或 不 付 预 付 款 ；8.3.9 违 约 责 任 一 定 要 详 细 、 具 体 ；8.3.10 比 价 /招 标 汇 总 表 巡 签 完 毕 后 方 可 进 行 合 同 的 签 订 工 作 ；8.3.11 合 同 签 定 签 应 按 照 附 表 七 （ 合同审查批准单）的 格 式 对 合 同 初 稿 进 行 巡签 审 查 ；8.3.12 合 同 巡 签 审 查 通 过 后 应 由 公 司 领 导 签 字 ， 加 盖 公 司 合 同 章 方 可 生 效 ；8.

21、3.13 签 订 的 所 有 合 同 应 及 时 报 送 财 务 部 门 。六 、 付 款 及 合 同 执 行1 付 款 规 定（ 1） 所 有 已 签 订 合 同 付 款 时 应 参 照 公 司 修 造 船 公 司 材 料 采 购 付 款 及 报 销流 程 V1.修 改 版 及 修 造 船 公 司 资 金 支 出 审 批 及 报 销 签 字 权 限 及 管 理 制 中 的相 关 规 定 执 行 ；（ 2） 按 照 进 度 付 款 的 采 购 项 目 必 须 确 保 质 检 合 格 方 可 付 款 ；（ 3） 按 照 贵 司 规 定 和 合 同 约 定 达 到 付 款 条 件 的 合 同 在

22、付 款 时 应 填 写 附 表 八（ 资 金 支 出 审 批 单 ） 或 附 表 九 （ 付 款 审 批 单 ） ， 该 审 批 单 巡 签 完 毕 后 提 交 财 务 部付 款 ；（ 4） 财 务 部 门 在 接 到 付 款 审 批 单 后 应 在 3 天 内 付 款 ， 以 免 影 响 合 同 的 执 行和 供 货 周 期 ， 遇 特 殊 情 况 限 延 期 付 款 的 应 及 时 的 通 知 采 购 部 并 汇 报 公 司 领 导 。2 合 同 执 行(1) 已 签 订 合 同 由 采 购 部 项 目 负 责 人 负 责 跟 进 ， 由 采 购 部 负 责 人 进 行 监 督 ，如 出

23、现 问 题 ， 采 购 部 应 及 时 提 出 建 议 或 补 救 措 施 ， 并 及 时 通 知 请 购 部 门 及 公 司 领导 ；（ 2） 已 签 订 的 合 同 在 执 行 期 间 ， 应 及 时 掌 握 合 作 单 位 对 于 合 同 义 务 和 责 任的 履 行 情 况 ， 跟 踪 并 督 促 其 保 质 保 量 ， 按 时 履 约 ；（ 3） 合 同 在 履 行 期 间 应 按 照 上 方 约 定 严 格 执 行 合 同 ， 遇 未 尽 事 宜 应 及 时 协 商并 签 订 补 充 合 同 ；七 、 报 验 与 入 库1 报 验（ 1） 供 应 单 位 已 经 履 行 完 毕 的

24、 合 同 ， 采 购 部 应 及 时 的 通 知 质 检 部 门 进 行 验收 ；（ 2） 对 于 不 同 类 型 的 合 同 的 标 的 物 的 验 收 标 准 参 照 公 司 质 检 部 门 的 相 关 规定 执 行 ；（ 3） 达 到 质 检 和 报 验 条 件 的 合 同 标 的 物 应 在 第 一 时 间 报 请 质 检 部 门 进 行 质检 、 验 收 ；（ 4） 质 检 部 门 在 接 到 采 购 部 报 验 通 知 后 应 及 时 报 验 ， 并 出 具 报 验 结 果 证 明书 ， 对 于 质 检 不 及 时 延 误 生 产 部 门 使 用 或 不 能 入 库 的 情 况 质

25、 检 部 门 应 负 主 要 责 任 ；（ 5） 用 于 公 司 生 活 和 办 公 的 物 资 不 在 公 司 质 检 部 质 检 范 围 之 内 。2 入 库（ 1） 公 司 所 有 的 生 产 材 料 、 设 备 及 外 协 加 工 件 入 库 前 均 应 通 过 质 检 部 门 的检 验 或 验 收 ；（ 2） 合 同 标 的 物 在 运 达 公 司 后 采 购 部 应 及 时 通 知 请 购 部 门 ， 由 请 购 部 门 及时 安 排 卸 货 与 搬 运 ；（ 3） 质 检 部 门 未 及 时 验 收 的 合 同 标 的 物 ， 仓 库 在 收 到 送 货 清 单 后 应 将 其

26、作为 暂 存 物 资 接 受 ；（ 4） 质 检 部 门 已 经 验 收 的 产 品 仓 库 应 及 时 的 入 库 ， 并 及 时 出 具 入 库 清 单 ；（ 5） 外 协 加 工 件 应 按 照 原 材 料 入 库 ；（ 6） 质 检 合 格 后 的 固 定 资 产 及 服 务 按 照 公 司 财 务 规 定 不 入 库 。附 表 一固定资产购置申请表 企业名称： 编号：申请部门 申请时间购置资产名称购置数量预算单价 预算金额购置原因：购置后效益分析：部门负责人分管领导分管财务副总总经理年 月 日附 表 二采 购 申 请 表 申请部门： 填报日期： 年 月 日采购类别：设备 材料 工程

27、服务 低值易耗 其他 购置原因：序号 名称规格型号/工程概况数量/工程量估价（总价）交货期/工期 备注12345678备注：编制人： 部门经理： 分管副总：采购副总： 财务副总： 总经理：附 表 三物 资 采 购 审 批 单部 门 名 称 年 月 日序号项目 名 称规格单位数量单价金 额 审 批 备注总 经 理 ：财 务 副 总分 管 副 总 ：合 计 金 额 大 写 ： ￥ ：财 务 审 核 ：经 办 人 ： 部 门 负 责 人 ： 复 核 人 ：附 表 四 拟 报 价 /招 标 单 位 名 单单 位 名 称 ： 填 报 日 期 ： 年 月 日经 办 人 ： 采 购 部 ： 技 术 副 总

28、： 采 购 副 总 ： 财 务 副 总 ： 总 经 理 ： 序号 投标单位名称 资质情况 业绩情况 联系人 电话/传真 手机 电子邮箱 备注12345附 表 五材料（设备）询价表 日期：年 月 日 需求单位：序号 材料名称 规格型号 单 位 数量 单价 小 计 备 注1 2 3 4 5 6 7 合计：报价单位（盖章）：供货周期 付款方式 联系人 电话 传真 邮箱 公司网址 供方信息办公地址：公司名称：商务： 联系人技术：电话传真 邮 箱 公司网址 需方信息办公地址： 邮 编： 备注：1.本报价含 17%的增值税，含运费；2.本单只做询价用，非正式订单。附 表 六比价/招标汇总表 企业名称： 制

29、表时间： 年 月 日物料名称 规 格单位包装标准 公司名称 一次报价二次报价 工期付款方式 联系人选定厂家采购部意见：经办人： 采购部： 技术副总： 分管副总： 财务副总： 总经理：备注： 江苏斯穆-碧根柏金属制品有限公司采购部部门规程文件号:PU-001采购流程管理制度 版本号: 2013江苏斯穆-碧根柏金属制品有限公司JiangSu Schmolz-Bickenbach Co. Ltd. 第 13 页 共 3页附 表 七合同审查批准单合同编号: 附表八资 金 支 出 审 批 单部 门 名 称 年 月 日序号项 目名 称支付 依 据合同 金 额已 付金 额申 请金 额审 批 备注总 经 理

30、：合同名称： 合同标的物：产品（承揽）单价/合同总额：￥： 元（人民币： 元整）。招（评）标情况：详见报价及合同。合同洽谈人：公司律师意见：技术副总意见：分管副总意见：分管财务副总意见：公司总经理意见：江苏斯穆-碧根柏金属制品有限公司采购部部门规程文件号:PU-001采购流程管理制度 版本号: 2013江苏斯穆-碧根柏金属制品有限公司JiangSu Schmolz-Bickenbach Co. Ltd. 第 15 页 共 3页财 务 副 总分 管 副 总 ：合 计 金 额 大 写 ： ￥ ：财 务 审 核 ：经 办 人 ： 部 门 负 责 人 ： 复 核 人 ：附 表 九付款申请审批单合同编号

31、: 4.1 物控在接到审批好的请购单后根据请购单上物料信息及时5 相关制度5.1 江苏斯穆-碧根柏金属制品有限公司相关通知及规定。合同名称：付款依据：合同金额、已付款额：申请付款方式、付款金额：合同金额：￥ 元； 已付款额：￥ 元；申请付款金额：￥ 元； 质保金: ；本次申请付款大写：合同洽谈人：分管副总意见：财务副总意见：总经理意见：江苏斯穆-碧根柏金属制品有限公司采购部部门规程文件号:PU-001采购流程管理制度 版本号: 2013江苏斯穆-碧根柏金属制品有限公司JiangSu Schmolz-Bickenbach Co. Ltd. 第 17 页 共 3页5.2 江苏斯穆-碧根柏金属制品有限公司员工手册。