1、 采购合同管理 课程论文（报告、案例分析）院 系 专 业 班 级 学生姓名 学 号 任课教师 2015 年 1 月 8 日浅谈如何对采购合同进行有效地管理专业 学生 学号关键词：采购合同管理；准备合同；合同谈判与签订；合同执行一、采购合同管理的概述（一）采购合同管理按照中华人民共和国合同法的规定，合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。采购合同是企业（供方）与分供方，经过双方谈判协商一致同意而签订的“供需关系”的法律性文件，合同双方都应遵守和履行，并且是双方联系的共同语言基础。签订合同的双方都有各自的经济目的，采购合同是经济合同，双方受“经济合同法”保
2、护和承担责任。管理是通过计划、组织、协调、控制等手段，即有效的实现组织目标。采购合同管理则是组织对采购合同进行归纳，分类，以及合同执行情况的完整度进行管理。合同管理并不仅仅只是保证合同双方履行合同所规定的义务。它还包括对改正错误或者提供附加服务而做的合同变更的管理。（二）管理采购合同的意义为规范公司对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作，使其符合采购管理的要求及公司的利益。同时，企业合同管理作为企业管理的重要内容，堵塞合同管理漏洞，依法治企的关键就是运用法律手段来管理好企业。因此，搞好合同管理是维护企业合法权益的最基本的要求，那么做好企业合同管理就显得尤为重要。一个好
3、的合同管理，能够避免许多可能导致额外成本、工期延误或质量下降的问题。二、采购合同管理存在的问题及改进措施我通过本学期采购合同管理课程所学的买卖双方的主要义务，详细地介绍合同准备时应注意的问题，并针对采购合同的法律背景主要说明了要约和承诺的生效、可不可撤销以及失效的问题；提出了现货采购、定期采购的合同条款和支付方式以及如何避免争议、解决争议；还讲了国际贸易术语的内涵。下面我通过采购合同管理之三把 key合同的准备、合同谈判与签订、合同执行进行有效的采购合同的管理。（一）一份好的采购合同，在管理中应注意的问题1. 在合同准备阶段，合同管理应注意的问题首先，从公司想要得到什么：采购产品的质量、价格、
4、交付期、服务等，进行明确其公司的需求。其次，公司想要避免什么：在采购各种服务、产品或原材料是使用单一的供应渠道，还是双重或多重的供应渠道。最后，出现了问题，如何去保护公司的利益，有什么备选方案以及对不可抗力因素做出合理的判断，最终找出当事人从合同关系中脱离出来的可用方法，并保证其结果符合公司的商业利益。2. 在合同谈判与签订阶段，合同管理应注意的问题在采购谈判阶段，对采购合同进行管理时，应该围绕采购商品而进行谈判，针对商品的品种、规格、技术标准、质量保证、订购数量、包装要求、售后服务、价格、交货日期与地点、运输方式、付款条件等谈判的内容进行有效的协商。那当谈判双方达成一致意见后，就进入了合同签
5、约阶段。那自然就会提出由谁起草合同文本。通常来说，文本由谁起草，谁就握有主动权，所以在签订采购合同时应先争取草拟合同。在签合同前，一定要从头到尾仔细阅读此合同，防止对方将合同做一些改动。在合同签约后，应注意不得随意变更或者解除合同，除非有不得已的前提条件。变更和解除合同的时候以具有一定的法律条件，造成损失时，应当承担相应的赔偿责任。提议变更和解除合同一方，应给对方重新考虑的时间，在新的协议未签订之前，原来的合同仍有效。在对起草现货采购合同或定期采购合同进行管理时，可以参考采购合同的各项条款。首先对供应商有很好的了解使之降低采购风险，根据对供应商的认识来起草合同可以有助于避免合同履行中的困难。其
6、次，在对一份有效的合同进行管理时，应该使每个当事人都获益。最后，避免含糊地起草、规定范本合同、事先制定条款手册、术语引用；对知识产权及工业产权则应详细的说明；针对有争议的解决条款、终止条款进行明确的约定；如果出现了交货延迟，应规定买方应向卖方出具相应的延迟通知，以及出现延迟的后果；明确在哪里什么时候开始对商品进行商验，由谁承担商品、劳动或资本投资项目送至商检地的费用；当事人应明确延迟付款时，买方是否应支付利息，以及利息计算的标准，在合同约定有预付款而买方没付款时，卖方可不比履行合同义务；如果当事人方生改变，买方有权选择是终止合同还是要求索赔。3、在合同执行时应注意的问题有：（1）确定履行的期限
7、：生效时间、有效时间和失效时间（2）确定履行的地点：标的物的履行地点涉及运输、仓储保管、劳务、费用的问题。（3）确定履行的方式：货物的交付方式移交工作成果的方式，验收方式、付款方式、结算方式等等。（4）履行部分的条款约定不明确的合同（5）履行涉及第三人的合同（6）履行当事人合并或分立后的合同合同法第九十条规定，当事人订立合同后合并的，由合并后的法人或其他组织行使合同权利，履行合同义务。当事人订立合同后分立的，出债务人和债权人另有约定的以外，由分立后的法人或其他组织享有连带债权，承担连带责任。这样可以有效防止借合并或分立来逃避债务，保护债权人合法权益。（二）案例及案例分析1、案例甲公司与乙公司订
8、立一份合同，约定由乙公司在十天内，向甲公司提供新鲜蔬菜 6000 公斤，每公斤蔬菜的单价 1 元。乙公司在规定的期间内，向甲公司提供了小白菜 6000 公斤，甲公司拒绝接受这批小白菜，认为自己是职工食堂所消费的蔬菜，炊事员有限，不可能有那么多人力用于洗小白菜，小白菜不是合同所要的蔬菜。双方为此发生争议，争议的焦点不在价格，也不涉及合同的其他条款，唯有对合同的标的双方各执一词，甲公司认为自己的食堂从来没有买过小白菜，与乙公司是长期合作关系，经常向其购买蔬菜，每次买的不是大白菜就是萝卜等容易清洗的蔬菜，乙公司应该知道这种情况，但是其仍然送来了我公司不需要的小白菜，这是曲解了合同标的。乙公司称合同的
9、标的是蔬菜，小白菜也是蔬菜，甲公司并没有说清楚要什么样的蔬菜，合同的标的规定是新鲜蔬菜，而小白菜最新鲜，所以我公司就送了小白菜过去，这没有违反合同的规定，甲公司称蔬菜就是大白菜或萝卜的说法太过牵强附会，既没有合同依据也没有法律依据，不足为凭。2、案例分析我认为甲公司在准备合同时缺少一份好合同首先应具有的前期准备工作，知道自己想要获得什么，避免什么，以及如果事情做错，备选方案是什么，缺少反思的过程，而且甲公司的主张也缺少法律依据和合同依据，只是强调自己的炊事员少，并不能成为自己单方面指定合同标的的理由。在合同中并没有详细的说明以及所采购商品的质量要求，包括采购蔬菜的种类、数量、规格以及可接受的允
10、许公差，如：比较好清洗的蔬菜：萝卜、大白菜等。甲公司只认为自己与乙公司属于长期合作的关系，乙公司会对本公司有了解，才导致合同纠纷。在合同中缺少买卖双方的义务，乙公司没有确保蔬菜与合同规定的要求一致，商品的质量、数量和种类必须符合合同有关要求。根据甲公司与乙公司长期合作的事实，乙公司应当考虑到甲公司的具体情况，在提供蔬菜前征求甲公司的意见，如果不能达成一致意见的，就按照合同法规定的解释原则解决双方的争议。按照交易习惯原则，甲公司与乙公司经常有提供蔬菜的合作关系，平常时如何供应蔬菜的，在本合同争议中也应当参照平时的交易习惯确定合同的标的。根据我国合同法第 61 条的规定，当事人对合同条款发生争议的
11、，协商解决，订立补充协议，不能达成补充协议的，按照合同的条款的意思或者订立合同的目的解释，本合同双方当事人的争议在于合同的标的不能达成一致意见。应当根据合同法的规定对此做出解释。我觉得乙公司对合同做出的解释有点过于按照自己的意思解释合同，但是严格按照合同的条款看，其并无太大的过错。但是，乙公司的行为与合同法中规定的诚实信用原则不太符合，按照诚实信用原则的精神，当事人对合同条款不清楚之处应当本着协商的精神履行合同，而不应该自己单方面解释合同，给对方造成被动。我建议甲公司在准备采购合同时，应该首先，在采购的初始阶段进行需求分析，确定采购需求。还可以使用需求分析法，根据历史数据和生产计划找出其中的规
12、律，根据需求规律预测客户将来的需求品种和数量，作为采购计划的依据。其次，根据需求分析确定采购量及采购规格。采购规格可以根据行业或国家的标准来确认。采购计划是企业进行采购的基本依据，企业要根据采购需求、资金情况等来编制采购计划，并严格执行计划。采购计划可以控制盲目采购，做好现金流量图的一种有效方法。最后，提出采购需求，例如采购蔬菜的规格、对蔬菜新鲜程度的允许公差及清洗的容易性的规定和数量。这些东西可以准确地对所采购的产品做出规定，同时让供应商能准确理解采购方所做出的产品的相关规定。对采购产品质量的要求。在合同条款中主要的部分详细的说明以及采购商品的质量要求，写明商品的质量等级的信息、重量、规格、
13、数量，以及可接受的允许公差，同时建立产品检验的流程和规范，选定质量体系标准。三、企业合同管理现状分析随着市场经济的发展和改革开放的不断深入,特别是中国加入世贸组织后,加强企业经济活动的合同管理,依法规范签订履行合同各环节尤为重要。目前企业合同管理中存在着重签约、轻调研,重关系、轻审核,重合同、轻履行。耐久性乙烯壁板公司（DVS）：是在乙烯壁板产品市场中居于领先地位的制造商。在过去十年里，公司的销售记录一直维持两位数的增长速度，但是，在过去的五年里，净利润率已经从 7.2%下降到 4.5%。在采购方面，大部分采购任务都是手工完成，没有相应的电脑采购系统。采购人员主要是由负责某一具体产品的购买人员
14、组成。并且，采购员习惯于从供应商那里获得价格折让，造成了严重的库存问题。 四、采购合同管理的改进措施现代企业的合同管理是自始至终的全过程的、全方位的管理。根据多年来合同管理实践，我认为合同管理应做好如下几项工作：1、建立健全管理系统采购任务由手工完成改为建立相应的电脑采购系统，而不是将电脑仅用于内部控制存货水平和打印发票。开发自己的在线采购系统，这样可以使买方利用电子方式方便的查询企业的存货、协商价格、发出订单、检查订单状况、签发发票和接收付款等。企业通过建立健全的合同管理系统，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。2、建立健全机构设
15、置，聘用专业的技术人才建立法律事务部，聘用法律专业的技术人才入职。审核采购合同，保管合同的印鉴，登记采购合同台账，存档保管重要的采购合同。建立工艺技术管理部，负责采购合同标的的技术指标、检查标准给予明确说明、负责产品生产的 BOM 和工艺路线。建立质量检验部，依据检验标准对采购合同的标的进行质量检查，符合标准的标的予以确认，不符合保准的通知物资供应部，腿给供应商。建立经营销售管理部，负责公司库存商品的销售，催收货款。建立生产计划调度部，负责公司生产产品的计划下达，安排公司的生产作业计划，以销定产，适当欲投。建立物资供应部，负责采购生产所需物料的，所需物料的数量依据生产计划和产品的 BOM 来确
16、定，适当保证库存量，起草采购合同，进过评审后的合同与供应方确认，最终完善采购合同。建立价格部，负责组织大众物资招标，发布物料采购说明书，确定供应商的资信，与供应商协商物料的采购价格。建立财务会计部，负责物料的报销。报销的依据包括：符合国家要求的发票、采购合同、物料检验合格单、物料入库单以及相关部门负责人、业务员的签字等建立信息化管理部，负责建立相应的物料采购系统，维护公司的信息系统。建立纪委、审计监察部，负责采购合同管理流程的监督。对重要合同的执行情况跟踪监察并反馈给董事会。公司通过建立健全的合同管理系统，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的
17、控制状态。3、加强对公司采购合同签订的管理加强对采购合同签订的管理，一是要对签订合同的准备工作加强管理，在签订合同之前，应当认真研究市场需要和货源情况，掌握企业的经营情况、库存情况和合同对方单位的情况，依据企业的购销任务收集各方面的信息，为签订合同、确定合同条款提供信息依据。另一方面是要对签订合同过程加强管理，在签订合同时，要按照有关的合同法规规定的要求，严格审查，使签订的合同合理合法。4、重视合同管理人才的培养按照人员少而精，加强合同管理人员的培训教育，挑选高素质的采购人员，通过计算机实时监控采购状况，控制库存。通过减少人员以及学习培训来降低成本，并使合同管理人员掌握合同法律知识和签约技巧，
18、而非通过大量采购获得折扣。坚持持证上岗和年检考核制度，这不但增强了合同管理人员的责任感，也提高了合同法律意识。5、重视合同变更管理合同变更在实践中是非常频繁的，变更也就意味着索赔的机会，所以在实施中必须加强管理。合同管理人员应该从记录、收集、整理所涉及到的种种文件，并对变更部分的内容进行审查和分析。在实际工作中，变更必须与索赔同步进行，待双方达成一致以后，再进行合同变更。6、重视履行监督和结算管理书面工作的减少和文件处理、整理、保管降低相关的成本，都帮助 DVS 公司节约了成本从而降低了此公司的运营费用。通过更小的资源完成一定水平的采购而提高了劳动生产率。DVS 公司能够减少采购时间，最终提高
19、了采购效率。DVS 公司可以从供应商的企业那里获得更多的信息，增进了信息交流。由于 DVS公司可以从更多的潜在供应商那里得到价格信息，从而可以降低实际的采购价格。选择正确的支付方式有助于公司克服在国际贸易中支付货款时遇到的大量问题。五、总结通过这一学期的学习，我知道了一份有效合同的必须满足的条件为要约、承诺、当事人签约资格、某种价值的对价、受法律约束等 5 项要求；其次，我知道了哪些因素有助于形成一份好的合同。在准备合同时，我学会了考虑公司想要什么、不想要什么、当发生问题时的备选方案是什么。在拟定合同、签订合同时，应注意合同条款，考虑可能会遇到的各种问题，规避风险。这学期主要学习了现货采购与定期采购的主要条款和条件，国际贸易中不同贸易术语在运输货物时，成本转移、风险转移等影响和支付方式，以及合同争议的解决方法。参考文献1 中国物流与采购联合协会，如何准备合同.中国物资出版社2 李政 姜宏峰.采购过程控制.北京：化学工业出版社，2010.1
