1、普通高等教育“十五”国家级规划教材 （高支高专教育） 办公自动化技术 主编：郭春燕,适用班级：06文秘专业,本书主要内容,Word Excel Power Point Front Page Out Look Flash5.0 信息处理、传输、复制设备 其他办公辅助设备,第 1 章,文字处理软件Word2000的使用,【本节教学目的： 】,1.通过讲授使学生熟悉文档的创建、打开、保存 2.通过实例教学使学生熟练掌握Word2000中文本选定的鼠标操作方法和键盘操作方法，字体格式的设定、段落格式的设定 3.能够把一个文档保存为另一个名字的文档，并能够给文档加密,【本节的重、难点：】,1.掌握文档的
2、创建、打开、保存和加密的方法 2.熟练掌握文本的录入，选定文本的各种方法； 3.文件操作、编辑；段落格式编排的基本方法。,创建/打开文档,输入内容,保存文档,设定字符、段落格式,加密文档,退出word2000,启动Word2000,第一节 创建简单文档,1中文Word的启动 可以用多种方法启动中文Word。 （1）“开始”按钮 “程序”菜单 Microsoft Word； （2）单击桌面上的快捷图标。,2Word 主窗口的组成,Word主窗口主要由：标题栏、菜单栏、工具栏、标尺、编辑区、滚动条、视图切换按钮、状态栏组成，如图2-1所示。,(1).标题栏 标题栏显示用户当前正在编辑的文档名。标题
3、栏右侧有“最小化按纽”、“最大化 / 恢复按纽”和“关闭按纽”。 (2).菜单栏 菜单栏列出“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“表格”、“窗口” 、“帮助”九个菜单。单击菜单，可打开其下拉菜单，单击下拉菜单中的命令，可执 行该命令。 (3).工具栏 工具栏以工具按纽形式排列若干常用命令，单击工具按纽即可执行相关命令。标准 Word窗口只打开了“常用”工具栏和“格式”工具栏，根据需要也可以打开“表格和边 框”、“绘图”、“剪贴板”、“图片”、“艺术字”等多个工具栏。 (4).标尺 标尺用于显示页面尺寸，并可用于文档段落、表格、制表位的设置。在普通视图中 只显示水平标尺，
4、在页面视图中显示水平标尺和垂直标尺。,(5).任务窗格 在“任务窗格”中共含有14项任务栏，可以帮助用户快速完成自己的工作，这也 是在word2003中新增的一个有力工具。(6).文档窗口 文档窗口中央是显示和处理文档的工作区。在文档工作区的插入点可以输入文字、 图形和表格。文档工作区右侧是用于上下移动文档的垂直滚动条，垂直滚动条还设 有“选择浏览对象“按纽。文档工作区下方是用于左右移动文档的水平滚动条和“文档 视图控制按纽“。 (7).状态栏 状态栏位于窗口下方，用以显示文档的相关信息。,提示:菜单栏,3.文档视图方式,Word 2000主要提供了“普通视图”、“页面视图”、“大纲视图”和“
5、Web版式视图”。不同的视图方式之间可以切换：单击“视图”选择其中的“普通”、“Web版式”、“页面”、“大纲”命令，或者单击水平滚动条左侧的“视图方式切换按钮”进行切换。在Word中，不同的视图方式有其特定的功能和特点： “普通视图”：在此方式下，用户可以完成大多数录入和编辑工作，也可以设置字符和段落格式，但只能将多栏显示成单栏格式，页眉、页脚、脚注、页号以及页边距等显示不出来。在普通视图下，页与页之间用一条虚线表示分页符；节与节之间用双行虚线表示分节符，使文档编辑起来更方便。,“页面视图”：在此方式下，用户所看到的文档与最后打印出来的结果几乎是完全一样的。在页面视图方式下，用户可以看见文档
6、所在的纸的边缘，但看不到普通视图下所显示的分页符或分节符。页面视图是最适合于进行图形对象操作以及一些其它附加内容(如页眉、页脚和页码等)操作的视图方式。 “大纲视图”：在此方式下，用户可以建立文档的大纲，查看以及调整文档的结构。切换到大纲视图后，在工具栏的下方会显示“大纲”工具栏，通过此工具栏可以选择仅查看文档的标题、升降各标题的级别、移动标题来重新组织文档。 “Web版式视图”：这种视图的最大优点是在屏幕上阅读和显示文档效果极佳，使得联机阅读变得更容易。在Web版式视图方式下，正文显示得更大，并且自动折行以适应窗口，而不是显示为实际打印的形式。另外，还可以设置文档的背景、浏览和制作网页等。,
7、第二节 编辑文档,2.1 创建文档 启动Word常用的方法有以下四种： （1）打开“开始”菜单，逐级选择“程序”“Microsoft Word”。(2）单击桌面上的快捷图标(3)打开“开始“菜单，选择“运行“选项，在弹出的对话框中键入： 【盘符】【路径】WINWORD.EXE然后选择“确定“按钮。(4)打开“开始“菜单，选择“新建Office文档“或“打开Office文档“(5)在“资源管理器“或“我的电脑“中双击要打开的文件名。启动Word 2000时，系统自动建立了一个名为“文档1”的新文档。用户可以立即在此文档中输入文本。Word 2000允许用户同时建立或者打开多个文档。,2.1.1
8、创建新文档,Word建立新文件的方法很多，常用的有以下几种方法： (1) 单击“文件”菜单中“新建”命令，弹出对话框； (2) 双击“空文档”图标，Word 2000将打开一个名为“文档1”的空文档。 (3) 使用“常用”工具栏的“新建”图标按钮，单击该按钮后， Word 2000将按默认设置，自动创建一个新文档。 (4)按Ctrl+N键,2.1.2 打开已有文档,(1) 选择“文件”菜单中的“打开”命令(2)单击“常用”工具栏中的“打开”按钮，出现“打开”对话框；(3)按Ctrl + O键 (4)如果需要打开的文档名是最近使用过的，会显示在“文件”菜单下，只要单击菜单下相应的文件名，就可以打
9、开该文档。 提示：单击“工具”“选项”“常规”“列出最近所用文件”复选框，可以显示或隐藏“文件”菜单中最近使用过的文件列表。选中“列出最近所和文件”复选框时，可以指定“文件”菜单所列出的最近使用过的文件个数。,2.2. 输入文本,在打开文档之后，可以在文档窗口中输人文本、特殊字符、当前日期和当前时间等，也可以插入其他文件的内容。在Word中建立一个新文档后，插入点（不停闪烁的竖线）位于编辑区的左上角。输入文本时，插入点自动向右移动。输入到行尾时，用户不必按回车键Word会自动换行。只有当完成一个自然段落的输入时才按回车键。如果输错了某个字，可以按Backspace键删除插入点之前的字符，按De
10、lete键删除插入点之后的文本，然后继续输入。,2.21. 汉字输入技术技巧,1) Windows98下的汉字输入方法的使用 l 按Ctrl +空格键，就进入英文或一种汉字输入状态； l 按Ctrl +Shift键来切换输入法。 l 中英文切换的方法有如下3种： l 按Ctrl +空格键； l 用鼠标单击输入法状态窗口中的“中英文切换按钮” l 单击输入法指示器按钮，在弹出的输入法菜单中点击英文或汉字输入法。 注：在“微软输入法”和“紫光拼音输入法”下按shift键l 输入中文用小写字母。在输入中文时，若想输入英文大写字符和数字符，可简单地按Caps Lock键，把键盘设定大写字母状态。 l
11、全角/半角切换的方法，可以用按Shift +空格键的方法，也可以用鼠标点击输入法状态窗口中的全角/半角切换按钮。,演示,2.22文本录入,1)中英文的录入 为了输入中文，用户可以使用中文Windows2000提供的汉字输入法(单击任务栏右端“EN“图标，选择汉字输入法)，如图所示。键盘录入汉字时，英文字符一定要处于小写状态。录入英文,可选择英文输入状态。 2)插入数字、标点符号、特殊字符输入 键盘上有的标点符号：可直接通过键盘输入 插入数字：打开“插入“下拉菜单，选择“数字“选项，弹出“数字“对话框，； 文本录入包括中文、英文、数字、符号、日期和时间等内容。 标点符号：选择“符号”选项，弹出“
12、符号”对话框。例如要插入符号“ ”，可以打开对话框，找到符号所在位置，双击“”或单击该符号后单击“插入”按钮，单击“关闭”按钮，“”符号即插入到文档中当前光标所在的位置。 特殊字符如果要插入特殊的字符，在“符号”对话框中单击“特殊字符”标签，然后选择要插入的字符。注：我们可通过软键盘，输入一些特殊符号。如，希腊字母,演示,插入其他文件的内容,Word允许将其他文件的内容插入到当前的文档中，以便将几个文档合并成一个文档。 1) 将插入点置于要插入文档的位置； 2）选择“插入”菜单的“文件”命令，打开“插入文件”对话框。 3）在对话框中输入或选择要插入的文件名，单击“插入”按钮，该文件就插入到文档
13、中。,演示,2.3文档编辑,1选定文本 光标的移动：移动光标及其快速定位是编辑操作中使用最为频繁的操作之一，熟练掌握这项操作可以大大提高编辑速度。 (1)鼠标移动光标目标在窗口内：单击目标，光标随之到达目标位置。 目标在窗口外：先借助滚动条进行滚屏操作，待目标进入窗口内再单击目标。 (2) 键盘移动光标 使用键盘移动光标的快捷键： l 左移一个字符 Ctrl + 左移一个字词 l 右移一个字符 Ctrl + 右移一个字词 l 上移一行 PgUp 上移一屏 l 下移一行 PgDn 下移一屏 l Home 移至行首 Ctrl + Home 移到文件首 End 移至行尾 Ctrl + End 移到文
14、件尾,演示,选定文本,选定文本是编辑Word文档的基础，Word的许多操作都是针对选定文本进行的。用 鼠标选定文本的操作有以下几种。 选定部分文本：从要选定的文本起点按住鼠标左键，拖动鼠标至要选定的文本终点。 选定一行文本：在要选定的文本行左侧选定栏单击鼠标。 选定多行文本：在要选定的第一行文本左侧选定栏单击鼠标，拖动鼠标至要选定的 最后一行文本。 选定一段文本：在要选定的一段文本左侧选定栏双击鼠标。 选定多段文本：在要选定的第一段文本左侧选定栏双击鼠标。拖动鼠标至要选定的 最后一段文本。 选定全部文本：在文本左侧选定栏三击鼠标。 选定矩形文本：按住Alt键，从要选定的矩形文本第一个字符开始按
15、住鼠标左键， 拖动鼠标至要选定的文本终点。 取消选定的文本：单击文档窗口中的任何空白区域，取消选定的文本。,演示,演示,2.4.文档排版,1字符格式 Word 2000的字符格式设定包括设置文本的字体、字形、大小、粗斜体、下划线、上下标及字体颜色、字符间距等。 （1）使用“格式”工具栏 “格式”工具栏如图所示,（2）设置字形、字号、字体 字形指字体的形状。通常有：粗体、斜体、下划线等。 技巧： 粗体字Ctrl +B 下划线Ctrl +U 斜体 Ctrl +I 字号指字体的大小。通常word中预置了两种表示字号的方法 一种是中文标准，用一号字等表示，最大是初号，最小是八号； 另一种是西文标准，用
16、数字表示，最大是“72”，最小是“5” 字体指汉字的形体。通常有：宋体、楷体、华文中宋、黑体等,设置方法,字体和字号 字体：选定文本，在格式工具栏的字体下拉列表中选择所需字体。 字号：选定文本，在格式工具栏的字号下拉列表中选择所需字号。 字形 加粗：选定文本，单击格式工具栏中的加粗工具按纽。 倾斜：选定文本，单击格式工具栏中的倾斜工具按纽。 字符缩放 字符缩放是指保持字符的高度不变，仅仅改变字符的宽度。字符缩放的设置方法是： 选定文本，在格式工具栏的字符缩放下拉列表中选择需要的字符缩放比例。 下划线 选定文本，在格式工具栏的下划线下拉列表中选择所需下划线式样。,边框和底纹 边框：选定文本，单击
17、格式工具栏中的字符边框工具按纽。 底纹：选定文本，单击格式工具栏中的字符底纹工具按纽。 颜色 选定文本，在格式工具栏的字体颜色下拉列表中选择所需字体颜色。 效果 选定文本。 执行格式 字体命令，打开“字体“对话框。 在“字体“选项卡的“效果“复选框中选择所需文字效果。 字符间距 选定文本。 执行格式 字体命令，打开“字体“对话框。 在“字符间距“选项卡中选择字符间距样式(标准、加宽、紧缩)，或者直接输入字符间距的磅值(1磅约等于0.35毫米)。,3.段落格式,段落格式设置包括：文本的段间距、对齐方式、段落缩进、行间距等。方法：打开“格式“下拉菜单，选择“段落“选项，弹出“段落“对话框或使用格式
18、工具栏中的按钮设置。 段落对齐方式:左、右对齐、居中、两端对齐、分散对齐几种方式。 (1) 设置段落间距段落间距指的是段落之前和段落之后的距离。通常在标题后面，表格和图片前后的间距要加大一些。在Word 2000中可以用Enter键来增大间距，也可以用“格式”菜单中“段落”命令来调整间距。设定好段落间距，移动标题或段落时，间距一起移动。 1) 将插入点移到要设置段间距的段落中，或者选定多个段落； 2) 选择“格式”菜单中的“段落”命令，出现如图 所示“段落”对话框； 3) 在“段落间距”的“段前”和“段后”框中键入量值； 4) 设置完毕后单击“确定”按钮。,演示,()段落对齐,两端对齐：选定文
19、本，单击格式工具栏中的两端对齐工具按纽（系统默认的段 落对齐方式为两端对齐）。 左对齐：选定文本，取消系统默认的两端对齐。 右对齐：选定文本，单击格式工具栏中的右对齐工具按纽。 居中：选定文本，单击格式工具栏中的居中工具按纽。 分散对齐：选定文本，单击格式工具栏中的分散对齐工具按纽。,演示,（）段落的缩进：,首行缩进：段落首行的文字向里缩进一定的距离 悬挂缩进：除段落的第一行不缩进外，其余各行均向里缩进一定的距离。 左缩进：就是段落左侧的所有行均向里缩进一定的距离。 右缩进：就是段落右侧的所有行均向里缩进一定的距离。 使用工具按钮缩进（减少缩进量和增加缩进量）,演示,（）设置行距,行距是指行与
20、行之间的距离。Word 2000对不同的字体或图形，会自动调整行高，以容纳最大字符。度量单位为“磅”，1英寸=72磅。 调整行距的方法是： 1) 选定要调整行距的段落； 2) 选择“格式”菜单下“段落”命令，在“行距”列表框中，选取所要的行距。如“单倍行距”、“1.5倍行距”、“2倍行距”、“多倍行距”、“最小值”和“固定值”等； 3) 设置完毕后单击“确定”按钮。 提示：右击工具栏，单击“其他格式”，熟悉各项功能。,演示,2.3 保存文档,为了防止断电或死机而丢失信息，需要在编辑过程中经常进行存盘操作，以保存当前文件内容。文件存盘针对不同情况，有以下几种方法： (1)保存新建文档对一个未命名
21、的文件 如果要保存新建的文档（该文档暂命名为“文档1”、“文档2”等），步骤如下：单击“工具栏“的“保存“按钮，弹出“另存为“对话框。打开“文件“下拉菜单，选择“保存“选项，弹出“另存为“对话框。按CtrlS，弹出“另存为“对话框。 另存为“对话框的使用方法和“打开“对话框的使用方法基本相同,(2)对一个磁盘上已有的文件（已命名的文档） A、同名保存： 方法一：单击菜单栏中“文件”/“保存” 方法二：单击常用工具栏中保存按钮 方法三：按CtrlS B、换名保存 “文件”/“另存为” 提示：修改内容后，换名另存为其他文档时，原文档不受任何影响 (3) 将文档保存为其他格式 如果要将文档保存为其他
22、格式，可以按照下述步骤进行： 1) 选择“文件”菜单中的“另存为”命令，出现“另存为”对话框； 2) 单击“保存类型”列表框右边的向下箭头，从下拉列表中选择文件要存储的类型； 3) 指定驱动器、文件夹和文件名； 4) 单击“保存”按钮。,“另存为”对话框,(4) 自动保存 Word为防止因停电、死机或其他意外事故导致文档内容的丢失，设置了自动保存功能。 选择“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框，选择“保存”标签。如图所示。选择“自动保存时间间隔”复选框，在“分钟”框中输入或选择用于自动保存的时间间隔。 Word的自动保存功能只是一种暂时的保存，在正常操作中应使用“保存”或“另存为”
23、命令保存文档。,2.4. 关闭文档与退出Word 2000,关闭文档 在Word中用户可以同时打开多个文档，在完成文档的编辑操作后，需要将文档关闭。 如果只打开一个文档时，可以选择“文件”菜单中的“关闭”命令或单击文档窗口右上角的“关闭”按钮来关闭文档。同时打开多个文档时，则可以按下Shift键，然后单击“文件”菜单，原“关闭”命令变成“全部关闭”命令，单击该命令可以关闭所有己打开的文档。 在关闭文档之前，用户应先将要关闭的文档存盘（当然，用户也可以不保留此次所做的修改）。如果没有保存文档，在关闭文档时会出现如图所示的对话框，询问用户是否保存文档。如果单击“是”按钮，则存盘并关闭文档；如果单击
24、“否”按钮，则不存盘并关闭文档；如果单击“取消”按钮，则取消关闭文档的操作，返回原编辑状态。,2.5.文档的保护,给文档设置密码. 密码有打开权限和修改权限两种.不知道打开权限的人无法打开文档,不知道修改权限的人不能修改文档. 设置密码的步骤: 在“另存为”对话框中： (1)选择”文件”菜单中的”另存为”对话框单击”工具”按钮的下拉菜单,选择常规选项”,可以打开”保存”对话框. (2)在”打开权限密码”框中输入打开权限密码,在”修改权限密码”中输入修改权限.如果密码是字母,区分大小写. (3)单击确定按钮会出现确认密码,让用户再次输入打开权限密码. (4)输入相同的密码后,单击确定按钮. (5)修改权限密码的设置一样,最后单击确定,返回到另存为对话框. (6)单击保存按钮,将文档保存起来. (工具/选项/安全性)注意:加密后,就需要输入密码才能打开文档.,演示,
