1、1、快速输入大量含小数点的数字如果我们需要在 Excel XP 工作表中输入大量的带有小数位的数字时，按照普通的输入方法，我们可能按照数字原样大小直接输入，例如现在要在单元格中输入 0.05 这个数字时，我们会把“0.05”原样输入到表格中。不过如果需要输入若干个带有小数点的数字时，我们再按照上面的方法输入的话，每次输入数字时都需要重复输入小数点，这样工作量会变大，输入效率会降低。其实，我们可以使用 Excel XP 中的小数点自动定位功能，让所有数字的小数点自动定位，从而快速提高输入速度。在使用小数点自动定位功能时，我们可以先在 Excel XP 的编辑界面中，用鼠标依次单击“工具”/“选项
2、”/“编辑”标签，在弹出的对话框中选中“自动设置小数点”复选框，然后在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数就可以了。以后我们再输入带有小数点的数字时，直接输入数字，而小数点将在回车键后自动进行定位。例如，我们要在某单元格中键入 0.06 的话，可以在上面的设置中，让“位数”选项为 2，然后直接在指定单元格中输入 6，回车以后，该单元格的数字自动变为“0.06” ，怎么样简单吧？2、快速录入文本文件中的内容现在您手边假如有一些以纯文本格式储存的文件，如果此时您需要将这些数据制作成Excel XP 的工作表，那该怎么办呢？重新输入一遍，大概只有头脑有毛病的人才会这样做；将菜单上的数据
3、一个个复制/粘贴到工作表中，也需花很多时间。没关系！您只要在 Excel XP 中巧妙使用其中的文本文件导入功能，就可以大大减轻需要重新输入或者需要不断复制、粘贴的巨大工作量了。使用该功能时，您只要在 Excel XP 编辑区中，依次用鼠标单击菜单栏中的“数据/获取外部数据/ 导入文本文件 ”命令，然后在导入文本会话窗口选择要导入的文本文件，再按下“导入”钮以后，程序会弹出一个文本导入向导对话框，您只要按照向导的提示进行操作，就可以把以文本格式的数据转换成工作表的格式了。3、快速输入大量相同数据如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么你不必逐个单元格一个一个地输入，那样需要花费好
4、长时间，而且还比较容易出错。你可以通过下面的操作方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法为：首先同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住 Ctrl 键的同时，点击鼠标左键，逐个选中；其次输入要填充的某个数据。按住 Ctrl 键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据。4、快速进行中英文输入法切换一张工作表常常会既包含有数字信息，又包含有文字信息，要录入这样一种工作表就需要我们不断地在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦，为了方便操作，我们可以用以下方法实现自动切换：首先用鼠标选中需要输入中文的单元格区域，然后在输入法菜单中选择一个合适的中文输入
5、法；接着打开“有效数据”对话框，选中“IME 模式”标签，在“模式”框中选择打开，单击“确定”按钮；然后再选中输入数字的单元格区域，在“有效数据”对话框中，单击“IME 模式”选项卡，在“模式”框中选择关闭（英文模式） ；最后单击“确定”按钮，这样用鼠标分别在刚才设定的两列中选中单元格，五笔和英文输入方式就可以相互切换了。5、快速删除工作表中空行删除 Excel XP 工作表中的空行，一般的方法是需要将空行都找出来，然后逐行删除，但这样做操作量非常大，很不方便。那么如何才能减轻删除工作表中空行的工作量呢？您可以使用下面的操作方法来进行删除：首先打开要删除空行的工作表，在打开的工作表中用鼠标单击
6、菜单栏中的“ 插 入”菜单项，并从下拉菜单中选择“列” ，从而插入一新的列，在列中顺序填入整数；然后根据其他任何一列将表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。删去所有空行中列的数据，以列重新排序，然后删去列。按照这样的删除方法，无论工作表中包含多少空行，您就可以很快地删除了。6、快速对不同单元格中字号进行调整在使用 Excel XP 编辑文件时，常常需要将某一列的宽度固定，但由于该列各单元格中的字符数目不等，致使有的单元格中的内容不能完全显示在屏幕上，为了让这些单元格中的数据都显示在屏幕上，就不得不对这些单元格重新定义较小的字号。如果依次对这些单元格中的字号调整的话，工作量将会变得很大。其实
7、，您可以采用下面的方法来减轻字号调整的工作量：首先新建或打开一个工作簿，并选中需要 Excel XP 根据单元格的宽度调整字号的单元格区域；其次单击用鼠标依次单击菜单栏中的“格式”/“单元格”/“对齐”标签，在“文本控制”下选中“缩小字体填充”复选框，并单击“确定”按钮；此后，当你在这些单元格中输入数据时，如果输入的数据长度超过了单元格的宽度，Excel XP 能够自动缩小字符的大小把数据调整到与列宽一致，以使数据全部显示在单元格中。如果你对这些单元格的列宽进行了更改，则字符可自动增大或缩小字号，以适应新的单元格列宽，但是对这些单元格原设置的字体字号大小则保持不变。7、快速输入多个重复数据在使
8、用 Excel XP 工作表的过程中，我们经常要输入大量重复的数据,如果依次输入，无疑工作量是巨大的。现在我们可以借助 Excel XP 的“宏”功能,来记录首次输入需要重复输入的数据的命令和过程,然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上,当按下组合键时,计算机就会重复所记录的操作。使用宏功能时，我们可以按照以下步骤进行操作:首先打开工作表，在工作表中选中要进行操作的单元格；接着再用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单项，并从随后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令；设定好宏后，我们就可以对指定的单元格，进行各种操作，程序将自动对所进行的各方面操作
9、记录复制。8、快速处理多个工作表有时我们需要在 Excel XP 中打开多个工作表来进行编辑，但无论打开多少工作表，在某一时刻我们只能对一个工作表进行编辑，编辑好了以后再依次编辑下一个工作表，如果真是这样操作的话，我们倒没有这个必要同时打开多个工作表了，因为我们同时打开多个工作表的目的就是要减轻处理多个工作表的工作量的，那么我们该如何实现这样的操作呢？您可采用以下方法：首先按住“Shift“键或“Ctrl“键并配以鼠标操作，在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签，然后就可以对其实行多方面的批量处理；接着在选中的工作表标签上按右键弹出快捷菜单，进行插入和删除多个工作表的操作；然后在“文
10、件”菜单中选择“页面设置” ，将选中的多个工作表设成相同的页面模式；再通过“编辑”菜单中的有关选项，在多个工作表范围内进行查找、替换、定位操作；通过“格式”菜单中的有关选项，将选中的多个工作表的行、列、单元格设成相同的样式以及进行一次性全部隐藏操作；接着在“工具”菜单中选择“选项” ，在弹出的菜单中选择“视窗”和“编辑”按钮，将选中的工作表设成相同的视窗样式和单元格编辑属性；最后选中上述工作表集合中任何一个工作表，并在其上完成我们所需要的表格，则其它工作表在相同的位置也同时生成了格式完全相同的表格。高效办公 Excel 排序方法“集中营“排序是数据处理中的经常性工作，Excel 排序有序数计算
11、（类似成绩统计中的名次）和数据重排两类。本文以几个车间的产值和名称为例，介绍 Excel 2000/XP 的数据排序方法。一、数值排序1.RANK 函数RANK 函数是 Excel 计算序数的主要工具，它的语法为:RANK （number，ref，order） ，其中 number 为参与计算的数字或含有数字的单元格，ref 是对参与计算的数字单元格区域的绝对引用，order 是用来说明排序方式的数字（如果 order 为零或省略，则以降序方式给出结果，反之按升序方式） 。例如图 1 中 E2、E3、E4 单元格存放一季度的总产值，计算各车间产值排名的方法是:在 F2 单元格内输入公式“=RA
12、NK（E2，$E$2: $E$4） ”，敲回车即可计算出铸造车间的产值排名是 2。再将 F2 中的公式复制到剪贴板，选中 F3、 F4 单元格按 Ctrl+V，就能计算出其余两个车间的产值排名为 3 和 1。如果 B1 单元格中输入的公式为“=RANK（E2，$E$2:$E$4，1） ”，则计算出的序数按升序方式排列，即 2、1 和 3。需要注意的是:相同数值用 RANK 函数计算得到的序数（名次）相同，但会导致后续数字的序数空缺。假如上例中 F2 单元格存放的数值与 F3 相同，则按本法计算出的排名分别是 3、3 和 1（降序时） 。2.COUNTIF 函数COUNTIF 函数可以统计某一区
13、域中符合条件的单元格数目，它的语法为 COUNTIF（range，criteria） 。其中 range 为参与统计的单元格区域，criteria 是以数字、表达式或文本形式定义的条件。其中数字可以直接写入，表达式和文本必须加引号。仍以图 1 为例，F2 单元格内输入的公式为“=COUNTIF（$E$2:$E$4， “组合键。七、输入时间在 Excel 中输入时间时，用户可以按 24 小时制输入，也可以按 12 小时制输入，这两种输入的表示方法是不同的，比如要输入下午 2 时 30 分 38 秒，用 24 小时制输入格式为：2:30:38，而用 12 小时制输入时间格式为：2:30:38 p，
14、注意字母“p”和时间之间有一个空格。如果要在单元格中插入当前时间，则按 Ctrl+Shift+;键。了解 Excel 公式的错误值经常用 Excel 的朋友可能都会遇到一些莫名奇妙的错误值信息：# N/A ！、#VALUE！、#DIV/O！等等，出现这些错误的原因有很多种，如果公式不能计算正确结果，Excel 将显示一个错误值，例如，在需要数字的公式中使用文本、删除了被公式引用的单元格，或者使用了宽度不足以显示结果的单元格。以下是几种常见的错误及其解决方法。1#！原因：如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，或者单元格的日期时间公式产生了一个负值，就会产生#！错误。解决方法：如果单元格所含
15、的数字、日期或时间比单元格宽，可以通过拖动列表之间的宽度来修改列宽。如果使用的是 1900 年的日期系统，那么 Excel 中的日期和时间必须为正值，用较早的日期或者时间值减去较晚的日期或者时间值就会导致#！错误。如果公式正确，也可以将单元格的格式改为非日期和时间型来显示该值。2#VALUE!当使用错误的参数或运算对象类型时，或者当公式自动更正功能不能更正公式时，将产生错误值#VALUE!。原因一：在需要数字或逻辑值时输入了文本，Excel 不能将文本转换为正确的数据类型。解决方法：确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数值。例如：如果单元格 A1 包含一个数字
16、，单元格 A2 包含文本“学籍“，则公式“=A1+A2“将返回错误值#VALUE!。可以用 SUM 工作表函数将这两个值相加（SUM 函数忽略文本）：=SUM（A1:A2） 。原因二：将单元格引用、公式或函数作为数组常量输入。解决方法：确认数组常量不是单元格引用、公式或函数。原因三：赋予需要单一数值的运算符或函数一个数值区域。解决方法：将数值区域改为单一数值。修改数值区域，使其包含公式所在的数据行或列。3#DIV/O!当公式被零除时，将会产生错误值#DIV/O!。原因一：在公式中，除数使用了指向空单元格或包含零值单元格的单元格引用（在Excel 中如果运算对象是空白单元格， Excel 将此空
17、值当作零值） 。解决方法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。原因二：输入的公式中包含明显的除数零，例如：=5/0。解决方法：将零改为非零值。4#NAME?在公式中使用了 Excel 不能识别的文本时将产生错误值 #NAME?。原因一：删除了公式中使用的名称，或者使用了不存在的名称。解决方法：确认使用的名称确实存在。选择菜单“插入“|“名称“|“定义“命令，如果所需名称没有被列出，请使用“定义 “命令添加相应的名称。原因二：名称的拼写错误。解决方法：修改拼写错误的名称。原因三：在公式中使用标志。解决方法：选择菜单中“工具 “|“选项“命令，打开“选项“对话框，然后单击“重新
18、计算“标签，在“工作薄选项 “下，选中 “接受公式标志“复选框。原因四：在公式中输入文本时没有使用双引号。解决方法：Excel 将其解释为名称，而不理会用户准备将其用作文本的想法，将公式中的文本括在双引号中。例如：下面的公式将一段文本“总计：“ 和单元格 B50 中的数值合并在一起：=“总计：“&B50原因五：在区域的引用中缺少冒号。解决方法：确认公式中，使用的所有区域引用都使用冒号。例如：SUM（A2:B34） 。5#N/A原因：当在函数或公式中没有可用数值时，将产生错误值#N/A。解决方法：如果工作表中某些单元格暂时没有数值，请在这些单元格中输入“#N/A“，公式在引用这些单元格时，将不进
19、行数值计算，而是返回#N/A。6#REF!当单元格引用无效时将产生错误值#REF！。原因：删除了由其他公式引用的单元格，或将移动单元格粘贴到由其他公式引用的单元格中。解决方法：更改公式或者在删除或粘贴单元格之后，立即单击“撤消“ 按钮，以恢复工作表中的单元格。7#NUM！当公式或函数中某个数字有问题时将产生错误值#NUM！。原因一：在需要数字参数的函数中使用了不能接受的参数。解决方法：确认函数中使用的参数类型正确无误。原因二：使用了迭代计算的工作表函数，例如：IRR 或 RATE，并且函数不能产生有效的结果。解决方法：为工作表函数使用不同的初始值。原因三：由公式产生的数字太大或太小，Excel
20、 不能表示。解决方法：修改公式，使其结果在有效数字范围之间。8#NULL！当试图为两个并不相交的区域指定交叉点时将产生错误值#NULL！。原因：使用了不正确的区域运算符或不正确的单元格引用。解决方法：如果要引用两个不相交的区域，请使用联合运算符逗号（， ） 。公式要对两个区域求和，请确认在引用这两个区域时，使用逗号。如：SUM（A1:A13，D12:D23 ） 。如果没有使用逗号，Excel 将试图对同时属于两个区域的单元格求和，但是由于 A1:A13和 D12:D23 并不相交，所以他们没有共同的单元格。在 Excel 中快速查看所有工作表公式只需一次简单的键盘点击，即可可以显示出工作表中的
21、所有公式，包括 Excel 用来存放日期的序列值。要想在显示单元格值或单元格公式之间来回切换，只需按下 CTRL+（位于 TAB 键上方） 。EXCEL2000 使用技巧十招1、Excel 文件的加密与隐藏如果你不愿意自己的 Excel 文件被别人查看，那么你可以给它设置密码保护，采用在保存文件时用加密的方法就可以实现保护目的，在这里要特别注意的是，自己设定的密码一定要记住，否则自己也将被视为非法入侵者而遭拒绝进入。给文件加密的具体方法为：A、单击“文件”菜单栏中的 “保存或者（另存为） ”命令后，在弹出的“保存或者（另存为） ”的对话框中输入文件名；、再单击这个对话框中“工具”栏下的“常规选
22、项”按钮，在弹出的“保存选项”的对话框中输入自己的密码；这里要注意，它提供了两层保护，如果你也设置了修改权限密码的话，那么即使文件被打开也还需要输入修改权限的密码才能修改。、单击“确定”按钮，在弹出的密码确认窗口中重新输入一遍密码，再点击“确认” ，最后点“保存” 完成文件的加密工作。当重新打开文件时就要求输入密码，如果密码不正确，文件将不能打开。2、对单元格进行读写保护单元格是 Excel 执行其强大的计算功能最基本的元素，对单元格的读写保护是 Excel对数据进行安全管理的基础。对单元格的保护分为写保护和读保护两类，所谓写保护就是对单元格中输入信息加以限制，读保护是对单元格中已经存有信息的
23、浏览和查看加以限制。对单元格的写保护有两种方法：、对单元格的输入信息进行有效性检测。首先选定要进行有效性检测的单元格或单元格集合，然后从数据菜单中选择“有效数据”选项，通过设定有效条件、显示信息和错误警告，控制输入单元格的信息要符合给定的条件。、设定单元格的锁定属性，以保护存入单元格的内容不能被改写。可分为以下步骤：（1）选定需要锁定的单元格或单元格集合；（2）从格式菜单中选择“单元格”选项；（3）在设置单元格格式的弹出菜单中选择“保护”标签，在弹出的窗口中，选中“锁定” ；（4）从工具菜单中选择“保护”选项，设置保护密码，即完成了对单元格的锁定设置。对单元格的读保护有三种方法：、通过对单元格
24、颜色的设置进行读保护。例如：将选定单元格或单元格集合的背景颜色与字体颜色同时设为白色，这样，从表面看起来单元格中好像是没有输入任何内容，用户无法直接读出单元格中所存储的信息。、用其他画面覆盖在需要保护的单元格之上，遮住单元格的本来面目，以达到读保护目的。例如：使用绘图工具，画一不透明矩形覆盖在单元格之上，从格式菜单中选定矩形的“锁定”选项，然后保护工作表，以保证矩形不能被随意移动。这样，用户所看到的只是矩形，而看不到单元格中所存储的内容。、通过设置单元格的行高和列宽，隐藏选定的单元格，然后保护工作表，使用户不能直接访问被隐藏的单元格，从而起到读保护的作用。3、快速填充相同数据如果你希望在不同的
25、单元格中输入大量相同的数据信息，那么你不必逐个单元格一个一个地输入，那样需要花费好长时间，而且还比较容易出错。我们可以通过下面的操作方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法为：、同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住 Ctrl 键的同时，点击鼠标左键，逐个选中；、输入要填充的某个数据。按住 Ctrl 键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据。4、使用 Excel 中的“宏”功能宏的概念，相信使用过 WORD 的人都会知道，她可以记录命令和过程 ,然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上,当按下组合键时,计算机就会重复所记录的操
26、作。在实践工作中，它可以代替经常输入大量重复而又琐碎的数据，具体宏的定义方法如下：:、打开工作表，在工作表中选中要进行操作的单元格；、用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单项，并从随后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令；、设定好宏后，我们就可以对指定的单元格，进行各种操作，程序将自动对所进行的各方面操作记录复制。5、连续两次选定单元格我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值，以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个值后按回车键，活动单元格均默认下移一个单元格，非常不便。解决此问题的一般做法是通过选择“工具”“选项” “编辑” ，取消“按回车键后
27、移动”选项的选定来实现在同一单元格内输入许多数值，但以后你还得将此选项选定，显得比较麻烦。其实，采用连续两次选定单元格方法就显得灵活、方便：单击鼠标选定单元格，然后按住 Ctrl 键再次单击鼠标选定此单元格。此时，单元格周围将出现实线框。6、在工作表之间使用超级连接首先须要在被引用的其他工作表中相应的部分插入书签，然后在引用工作表中插入超级链接，注意在插入超级链接时，可以先在“插入超级链接”对话框的“链接到文件或 URL”设置栏中输入目标工作表的路径和名称，再在“文件中有名称的位置”设置栏中输入相应的书签名，也可以通过“浏览”方式选择。完成上述操作之后，一旦使用鼠标左键单击工作表中带有下划线的
28、文本的任意位置，即可实现中文 Excel2000 在自动打开目标工作表并转到相应的位置处，这一点与 WORD 的使用很相似。7、快速清除单元格的内容首先用鼠标选定该单元格,然后按住键盘上的 Delete 键，此时你会发现你只是删除了单元格内容,它的格式和批注还保留着。那么如何才能彻底清除单元格呢,请看下面的两种操作步骤：、选定想要清除的单元格或单元格范围；、选择“编辑”菜单中的“清除”命令,这时显示“清除”菜单；、选择要清除的命令,可以选择“全部” 、 “格式” 、 “内容”或“批注”中的任一个。8、快速修改单元格次序在实际操作的过程中，我们有时需要快速修改单元格内容的次序。在拖放选定的一个或
29、多个单元格至新的位置的同时，按住 Shift 键可以快速修改单元格内容的次序。具体方法如下：、首先用鼠标选定单元格，同时按下键盘上的 Shift 键；、接着移动鼠标指针到单元格边缘，直至出现拖放指针箭头，然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变成垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变化。、在 Excel 中利用公式来设置加权平均加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项很复杂的计算，关键是要理解加权平均值其实就是总量值（如金额）除以总数量得出的单位平均值，而不是简单的将各个单位值（如单价）平均后得到的那个单位
30、值。在 Excel 中可设置公式解决（其实就是一个除法算式） ，分母是各个量值之和，分子是相应的各个数量之和，它的结果就是这些量值的加权平均值。10、用 Excel 绘制函数图像函数图像能直观地反映函数的性质，用手工方法来绘制函数图像效果不太好，而用 Excel 绘制函数图像非常简便，所作图像非常标准、漂亮，具体方法如下：、首先打开电子表格的操作窗口，然后用鼠标选择菜单栏中的“新建”命令，这时屏幕上会出现一个空白的电子表格；、然后在 A 列的 A1 格输入“X=” ，表明这是自变量，再在 A 列的 A2 及以后的格内逐次从小到大输入自变量的各个值；实际输入的时候，通常应用等差数列输入法，先输入
31、前三个值，定出自变量中数与数的距离，然后点击 A2 格，按住鼠标拖到 A4 格选中这三项，使这三项变成一个黑色矩形，再用鼠标指向这黑色矩形的右下角的小方块，当光标变成“”后，按住鼠标拖动光标到适当的位置，就完成自变量的输入；、接着在 B 列的 B1 格输入函数式 y=f（x）的一般函数表达式，如 y=1/x；也可在点击工具栏上的函数图标“fx” 后，在出现的不同函数列表的选项中选择需要的一种；输入结束后，点击函数输入对话框旁的勾号，B2 格内马上得出了计算的结果。这时，再选中 B2 格，让光标指向 B2 矩形右下角的方框，当光标变成 “”时按住光标沿 B 列拖动到适当的位置即完成函数值的计算。注意一定要把该函数中自变量 x 的位置输入前面 A 列自变量的绝对位置 A2 格，这样下面计算的时候才会对不同的自变量进行计算；、最后点击工具栏上的“图表向导”图标，在出现的各种图表格式图标中选择“X，Y散点图” ，然后在出现的“X ，Y 散点图”类型中选择“无数据点平滑线散点图 ”；这时，可按住鼠标察看即将绘好的函数图像。另外，对于自变量仅为正值的函数，也可用“图表向导”中的“折线图”格式绘制。
