1、 第一章 编辑与查询数据记录对于数据清单中的数据记录，中文 Excel 允许您做与 Visual FoxPro 6 中相同的编辑操作，即可新建、删除数据记录、按某些条件查询数据记录，而且操作更加简单，只需要从“数据”下拉菜单中选择“记录单”命令即可。若要制定一个查询条件，只需单击“条件”按钮，进入数据记录单对话框，然后在各字段框中输入查询内容即可。 随便说一下，数据记录单是一种对话框，利用它可以很方便地在数据清单中输入或显示一行完整的信息或记录。当然了，它突出的用途还是查找和删除记录。当使用数据记录单向新的数据清单中添加记录时，数据清单每一列的顶部必须具有列标。注意：在数据记录单中一次最多只能
2、显示 32 个字段。第二章排序数据记录Excel 可以根据现有的数据资料对数据值进行排序。按递增方式排序的数据类型及其数据的顺序为： 1.数字，顺序是从小数到大数，从负数到正数。 2.文字和包含数字的文字，其顺序是0 1 2 3 4 5 6 7 8 9（空格）！”# $ % ? _ | A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z。 3.逻辑值，False 在 True 之前。 4.错误值，所有的错误值都是相等的。 5.空白（不是空格）单元格总是排在最后。 递减排序的顺序与递增顺序恰好相反，但空白单元格将排在最后。 日期、时间和汉字也当
3、文字处理，是根据它们内部表示的基础值排序。 最简单的排序操作是使用“常用”工具栏中的按钮。在这个工具栏上有两个用于排序的按钮，图标上有 AZ 与向下的箭头的哪一个按钮，用于按降序方式重排数据。按钮上标有 ZA 与向下的箭头的哪一个按钮用于递减排序。注意：若只选定了某一列进行排序，排序将只发生在这一列中，其它列的数据排列将保持不变，其结果可能会破坏原始记录结构，造成数据错误！第三章 自动筛选数据若要查看数据清单中符合某些条件的数据，如本月中已有哪些用户与本公司有业务联系，就要使用筛选的办法把那些数据找出来。筛选数据清单可以寻找和使用数据清单中的数据子集。筛选后只显示出包含某一个值或符合一组条件的
4、行，而隐藏其它行。Excel 提供有两条用于筛选的命令：“自动筛选”和“高级筛选”。“自动筛选”命令可以满足您的大部分需要，当需要利用复杂的条件来筛选数据清单时就可以考虑使用“高级筛选”命令。 为了使用“自动筛选”命令，可以按下列步骤进行操作： 步骤一、从“数据”下拉菜单中选择“筛选”命令，然后从“筛选”子菜单中选择“自动筛选”命令。注意：如果当前没有选定数据清单中的单元格，或者没有激活任何包含数据的单元格，选择“自动筛选”命令后，屏幕上会出现一条出错信息，并提示您可以做的操作。类似的操作还会在其它地方出现。 此后，数据清单中第一行的各列中将分别显示出一个下拉按钮，自动筛选就将通过它们来进行。
5、 通过下拉列表，就能够很容易的选定和查看数据记录。注意：若要在数据清单中恢复筛选前的显示状态，只需要进入“数据”下拉菜单后从“筛选”子菜单中选择“全面显示”命令即可。 第四章 高级筛选数据使用高级筛选功能可以对某个列或者多个列应用多个筛选条件。为了使用此功能，在工作表的数据清单上方，至少应有三个能用作条件区域的空行，而且数据清单必须有列标。“条件区域”包含一组搜索条件的单元格区域，可以用它在高级筛选筛选数据清单的数据，它包含一个条件标志行，同时至少有一行用来定义搜索条件。有了条件区域，就可以按下列操作步骤来进行高级筛选：步骤一、选择数据清单中含有要筛选值的列标，然后单击常用工具栏中的“复制”按
6、钮，或者按下键盘上的 Ctrl V 组合键。接着参见图 17，选择条件区域第一个空行里的某个单元格，然后单击常用工具栏中的“粘贴”或者按下键盘上的 Ctrl V 组合键。 将选定的列标复制在条件区域中 在条件区域中输入筛选条件 步骤二、在条件区域中输入筛选条件 进入“高级筛选”对话框 步骤三、从“数据”下拉菜单中选择“筛选”命令，然后从“筛选”子菜单中选择“高级筛选”命令，进入高级筛选”对话框。 步骤四单击“高级筛选”对话框中“条件区域”设置按钮后，单击选定条件区域中的条件，然后再单击此按钮返回“高级筛选”对话框，最后单击“确定”按钮，结束操作。 在“高级筛选”对话框中进行操作时，若筛选后要隐
7、藏不符合条件的数据行，并让筛选的结果显示在数据清单中，可打开“在原有区域显示筛选结果”单选按扭。若要将符合条件的数据行复制到工作表的其他位置，则需要打开“将筛选结果复制到其他位置”单选按钮，并通过“复制到”编辑框指定粘贴区域的左上角，从而设置复制位置。 注意：在“高级筛选”时，可以将某个区域命名为 Criteria。此时“条件区域”框中就会自动出现对该区域的引用。也可以将要筛选的数据区域命名为 Database，并将要粘贴行的区域命名为 Extract，这样，中文 Excel 就会让这些区域自动出现在“数据区域”和“复制到”框中第五章 函数应用Excel 的数据处理功能在现有的文字处理软件中可
8、以说是独占鳌头，几乎没有什么软件能够与它匹敌。在您学会了 Excel 的基本操作后，是不是觉得自己一直局限在Excel 的操作界面中，而对于 Excel 的函数功能却始终停留在求和、求平均值等简单的函数应用上呢？难道 Excel 只能做这些简单的工作吗？其实不然，函数作为 Excel 处理数据的一个最重要手段，功能是十分强大的，在生活和工作实践中可以有多种应用，您甚至可以用 Excel 来设计复杂的统计管理表格或者小型的数据库系统。 首先我们先来了解一些与函数有关的知识。一、什么是函数 Excel 中所提的函数其实是一些预定义的公式，它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。用
9、户可以直接用它们对某个区域内的数值进行一系列运算，如分析和处理日期值和时间值、确定贷款的支付额、确定单元格中的数据类型、计算平均值、排序显示和运算文本数据等等。例如，SUM 函数对单元格或单元格区域进行加法运算。 术语说明:什么是参数？参数可以是数字、文本、形如 TRUE 或 FALSE 的逻辑值、数组、形如 #N/A 的错误值或单元格引用。给定的参数必须能产生有效的值。参数也可以是常量、公式或其它函数。参数不仅仅是常量、公式或函数，还可以是数组、单元格引用等：1.数组-用于建立可产生多个结果或可对存放在行和列中的一组参数进行运算的单个公式。在 Microsoft Excel 有两类数组：区域
10、数组和常量数组。区域数组是一个矩形的单元格区域，该区域中的单元格共用一个公式；常量数组将一组给定的常量用作某个公式中的参数。2.单元格引用-用于表示单元格在工作表所处位置的坐标值。例如，显示在第 B 列和第 3 行交叉处的单元格，其引用形式为“B3“。3.常量-常量是直接键入到单元格或公式中的数字或文本值，或由名称所代表的数字或文本值。例如，日期 10/9/96、数字 210 和文本“Quarterly Earnings“都是常量。公式或由公式得出的数值都不是常量。 函数是否可以是多重的呢？也就是说一个函数是否可以是另一个函数的参数呢？当然可以，这就是嵌套函数的含义。所谓嵌套函数，就是指在某些
11、情况下，您可能需要将某函数作为另一函数的参数使用。例如图 1 中所示的公式使用了嵌套的 AVERAGE 函数，并将结果与 50 相比较。这个公式的含义是：如果单元格 F2 到 F5 的平均值大于 50，则求 F2 到 F5 的和，否则显示数值 0。 在学习 Excel 函数之前，我们需要对于函数的结构做以必要的了解。函数的结构以函数名称开始，后面是左圆括号、以逗号分隔的参数和右圆括号。如果函数以公式的形式出现，请在函数名称前面键入等号（=）。在创建包含函数的公式时，公式选项板将提供相关的帮助。 公式选项板-帮助创建或编辑公式的工具，还可提供有关函数及其参数的信息。单击编辑栏中的“编辑公式“按钮
12、，或是单击“常用“工具栏中的“粘贴函数“ 按钮之后，就会在编辑栏下面出现公式选项板。二、使用函数的步骤 在 Excel 中如何使用函数呢？ 1.单击需要输入函数的单元格，如图 4 所示，单击单元格 C1，出现编辑栏 2.单击编辑栏中“编辑公式“按钮 ，将会在编辑栏下面出现一个“公式选项板“，此时“名称“框将变成“函数“按钮，如图 3 所示。 3.单击“函数“按钮右端的箭头，打开函数列表框，从中选择所需的函数； 4.当选中所需的函数后，Excel 2000 将打开“公式选项板“。用户可以在这个选项板中输入函数的参数，当输入完参数后，在“公式选项板“中还将显示函数计算的结果； 5.单击“确定“按钮
13、，即可完成函数的输入； 6.如果列表中没有所需的函数，可以单击“其它函数“选项，打开“粘贴函数“对话 框，用户可以从中选择所需的函数，然后单击“确定“按钮返回到“公式选项板“对话框三、函数的种类Excel 函数一共有 11 类，分别是数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查询和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数以及用户自定义函数。 1.数据库函数-当需要分析数据清单中的数值是否符合特定条件时，可以使用数据库工作表函数。例如，在一个包含销售信息的数据清单中，可以计算出所有销售数值大于 1,000 且小于 2,500 的行或记录的总数。Microsoft E
14、xcel 共有 12 个工作表函数用于对存储在数据清单或数据库中的数据进行分析，这些函数的统一名称为 Dfunctions，也称为 D 函数，每个函数均有三个相同的参数：database、field 和 criteria。这些参数指向数据库函数所使用的工作表区域。其中参数 database 为工作表上包含数据清单的区域。参数 field 为需要汇总的列的标志。参数 criteria 为工作表上包含指定条件的区域。2.日期与时间函数-通过日期与时间函数，可以在公式中分析和处理日期值和时间值。3.工程函数-工程工作表函数用于工程分析。这类函数中的大多数可分为三种类型：对复数进行处理的函数、在不同的
15、数字系统（如十进制系统、十六进制系统、八进制系统和二进制系统）间进行数值转换的函数、在不同的度量系统中进行数值转换的函数。 4.财务函数-财务函数可以进行一般的财务计算，如确定贷款的支付额、投资的未来值或净现值，以及债券或息票的价值。财务函数中常见的参数： 未来值 (fv)-在所有付款发生后的投资或贷款的价值。 期间数 (nper)-投资的总支付期间数。 付款 (pmt)-对于一项投资或贷款的定期支付数额。 现值 (pv)-在投资期初的投资或贷款的价值。例如，贷款的现值为所借入的本金数额。利率 (rate)-投资或贷款的利率或贴现率。 类型 (type)-付款期间内进行支付的间隔，如在月初或月
16、末。 5.信息函数-可以使用信息工作表函数确定存储在单元格中的数据的类型。信息函数包含一组称为 IS 的工作表函数，在单元格满足条件时返回 TRUE。例如，如果单元格包含一个偶数值，ISEVEN 工作表函数返回 TRUE。如果需要确定某个单元格区域中是否存在空白单元格，可以使用 COUNTBLANK 工作表函数对单元格区域中的空白单元格进行计数，或者使用 ISBLANK 工作表函数确定区域中的某个单元格是否为空。 6.逻辑函数-使用逻辑函数可以进行真假值判断，或者进行复合检验。例如，可以使用 IF 函数确定条件为真还是假，并由此返回不同的数值。 7.查询和引用函数-当需要在数据清单或表格中查找
17、特定数值，或者需要查找某一单元格的引用时，可以使用查询和引用工作表函数。例如，如果需要在表格中查找与第一列中的值相匹配的数值，可以使用 VLOOKUP 工作表函数。如果需要确定数据清单中数值的位置，可以使用 MATCH 工作表函数。 8.数学和三角函数-通过数学和三角函数，可以处理简单的计算，例如对数字取整、计算单元格区域中的数值总和或复杂计算。 9.统计函数-统计工作表函数用于对数据区域进行统计分析。例如，统计工作表函数可以提供由一组给定值绘制出的直线的相关信息，如直线的斜率和 y 轴截距，或构成直线的实际点数值。 10.文本函数-通过文本函数，可以在公式中处理文字串。例如，可以改变大小写或
18、确定文字串的长度。可以将日期插入文字串或连接在文字串上。下面的公式为一个示例，借以说明如何使用函数 TODAY 和函数 TEXT 来创建一条信息，该信息包含着当前日期并将日期以“dd-mm-yy“的格式表示。 11.用户自定义函数-如果要在公式或计算中使用特别复杂的计算，而工作表函数又无法满足需要，则需要创建用户自定义函数。这些函数，称为用户自定义函数，可以通过使用 Visual Basic for Applications 来创建。 以上对 Excel 函数及有关知识做了简要的介绍，在以后的文章中笔者将逐一介绍每一类函数的使用方法及应用技巧。但是由于 Excel 的函数相当多，因此也可能仅介
19、绍几种比较常用的函数使用方法，其他更多的函数您可以从 Excel 的在线帮助功能中了解更详细的资讯。 Excel 函数应用之查询与引用函数在介绍查询与引用函数之前，我们先来了解一下有关引用的知识。1、引用的作用在 Excel 中引用的作用在于标识工作表上的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据的位置。通过引用，可以在公式中使用工作表不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一单元格的数值。还可以引用同一工作簿不同工作表的单元格、不同工作簿的单元格、甚至其它应用程序中的数据。 2、引用的含义关于引用需要了解如下几种情况的含义：外部引用-不同工作簿中的单元格的引用称为外部引用。 远程引用-引用其
20、它程序中的数据称为远程引用。 相对引用-在创建公式时，单元格或单元格区域的引用通常是相对于包含公式的单元格的相对位置。 绝对引用-如果在复制公式时不希望 Excel 调整引用，那么请使用绝对引用。即加入美元符号，如$C$1。 3、引用的表示方法关于引用有两种表示的方法，即 A1 和 R1C1 引用样式。 （1）引用样式一（默认）-A1A1 的引用样式是 Excel 的默认引用类型。这种类型引用字母标志列（从 A 到 IV ，共 256 列）和数字标志行（从 1 到 65536）。这些字母和数字被称为行和列标题。如果要引用单元格，请顺序输入列字母和行数字。例如，C25 引用了列 C 和行 25
21、交叉处的单元格。如果要引用单元格区域，请输入区域左上角单元格的引用、冒号（：）和区域右下角单元格的引用，如 A20:C35。 （2）引用样式二-R1C1在 R1C1 引用样式中，Excel 使用“R“加行数字和“C“加列数字来指示单元格的位置。例如，单元格绝对引用 R1C1 与 A1 引用样式中的绝对引用 $A$1 等价。如果活动单元格是 A1，则单元格相对引用 R1C1 将引用下面一行和右边一列的单元格，或是 B2。 在了解了引用的概念后，我们来看看 Excel 提供的查询与引用函数。查询与引用函数可以用来在数据清单或表格中查找特定数值，或者需要查找某一单元格的引用。Excel中一共提供了A
22、DDRESS、AREAS、CHOOSE、COLUMN、COLUMNS、HLOOKUP、HYPERLINK、INDEX、INDIRECT、LOOKUP、MATCH、OFFSET、ROW、ROWS、TRANSPOSE、VLOOKUP 16 个查询与引用函数。对于一些常用的要重点掌握其用法4、 INDEX 用于返回表格或区域中的数值或对数值的引用。 函数 INDEX() 有两种形式：数组和引用。数组形式通常返回数值或数值数组；引用形式通常返回引用。 （1）INDEX(array,row_num,column_num) 返回数组中指定单元格或单元格数组的数值。Array 为单元格区域或数组常数。Row
23、_num 为数组中某行的行序号，函数从该行返回数值。Column_num 为数组中某列的列序号，函数从该列返回数值。需注意的是 Row_num 和 column_num 必须指向 array 中的某一单元格，否则，函数 INDEX 返回错误值 #REF!。 （2）INDEX(reference,row_num,column_num,area_num) 返回引用中指定单元格或单元格区域的引用。 Reference 为对一个或多个单元格区域的引用。 Row_num 为引用中某行的行序号，函数从该行返回一个引用。 Column_num 为引用中某列的列序号，函数从该列返回一个引用。 需注意的是 Ro
24、w_num、column_num 和 area_num 必须指向 reference 中的单元格；否则，函数 INDEX 返回错误值 #REF!。如果省略 row_num 和 column_num，函数 INDEX 返回由 area_num 所指定的区域。VLOOKUP VLOOKUP 用于在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。 当比较值位于要进行数据查找的左边一列时，请使用函数 VLOOKUP。 语法形式为： VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)其中，Lookup_
25、value 表示要查找的值，它必须位于自定义查找区域的最左列。Lookup_value 可以为数值、引用或文字串。 Table_array 查找的区域，用于查找数据的区域，上面的查找值必须位于这个区域的最左列。可以使用对区域或区域名称的引用。Row_index_num 为 table_array 中待返回的匹配值的行序号。Row_index_num 为 1 时，返回 table_array 第一行的数值，row_index_num 为 2 时，返回 table_array 第二行的数值，以此类推。 Col_index_num 为相对列号。最左列为 1，其右边一列为 2，依此类推.Range_l
26、ookup 为一逻辑值，指明函数 HLOOKUP 查找时是精确匹配，还是近似匹配。 下面详细介绍一下 VLOOKUP 函数的应用。 简言之，VLOOKUP 函数可以根据搜索区域内最左列的值，去查找区域内其它列的数据，并返回该列的数据，对于字母来说，搜索时不分大小写。所以，函数 VLOOKUP 的查找可以达到两种目的：一是精确的查找。二是近似的查找。 第六章 Excel 技巧 53 例 （一） 1、如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符？ 例如：在单位的人事资料，在 excel 中输入后，由于上级要求在原来的职称证书的号码全部再加两位，即要在每个人的证书号码前再添上两位数 13，如果一个一个改
27、的话实在太麻烦了，那么我们可以用下面的办法，省时又省力： 1）假设证书号在 A 列，在 A 列后点击鼠标右键，插入一列，为 B 列 ； 2）在 B2 单元格写入： =“13“ & A2 后回车； 3）看到结果为 13xxxxxxxxxxxxx 了吗？鼠标放到 B2 位置，单元格的下方不是有一个小方点吗，按着鼠标左键往下拖动直到结束。当你放开鼠标左键时就全部都改好了。 若是在原证书号后面加 13 则在 B2 单元格中写入：=A2 & “13” 后回车。 2、如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数？ 打开“工具” ，选“选项” ，再选“常规” ，在“最近使用的文件清单”下面的文件个数输
28、入框中改变文件数目即可。若不在菜单中显示最近使用的文件名，则将“最近使用的文件清单”前的复选框去掉即可。 3、在 EXCEL 中输入如“- ” 、 “-”之类的格式后它即变成月日，月日等日期形式，怎么办？ 这是由于 EXCEL 自动识别为日期格式所造成，你只要点击主菜单的“格式”菜单，选“单元格” ，再在“数字”菜单标签下把该单元格的格式设成文本格式就行了。 4、在 EXCEL 中如何使它象 WORD 一样的自动定时保存文件？ 点击“工具”菜单“自动保存”项，设置自动保存文件夹的间隔时间。如果在“工具”菜单下没有 “自动保存 ”菜单项，那么执行“工具”菜单下“加载宏.”选上“自动保存” ，“确
29、定” 。然后进行设置即可。 5、用 Excel 做多页的表格时，怎样像 Word 的表格那样做一个标题，即每页的第一行（或几行）是一样的。但是不是用页眉来完成？ 在 EXCEL 的文件菜单页面设置工作表打印标题；可进行顶端或左端标题设置，通过按下折叠对话框按钮后，用鼠标划定范围即可。这样 Excel 就会自动在各页上加上你划定的部分作为表头。 6、在 Excel 中如何设置加权平均 ？ 加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项很复杂的计算，关键是要理解加权平均值其实就是总量值（如金额）除以总数量得出的单位平均值，而不是简单的将各个单位值（如单价）平均后得到的那个单位值。在 Excel
30、 中可设置公式解决（其实就是一个除法算式） ，分母是各个量值之和，分子是相应的各个数量之和，它的结果就是这些量值的加权平均值。 7、如果在一个 Excel 文件中含有多个工作表，如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚？如何才能一次打印多个工作表？ 把鼠标移到工作表的名称处（若你没有特别设置的话，Excel 自动设置的名称是“sheet1、sheet2、sheet3.” ） ，然后点右键，在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项，这时你的所有操作都是针对全部工作表了，不管是设置页眉和页脚还是打印你工作表。 8、EXCEL 中有序号一栏，由于对表格进行调整，序号全乱了,可要是手动一个一个改
31、序号实在太慢太麻烦，用什么方法可以快速解决？ 如果序号是不应随着表格其他内容的调整而发生变化的话，那么在制作 EXCEL 表格时就应将序号这一字段与其他字段分开，如在“总分”与“排名”之间空开一列，为了不影响显示美观，可将这一空的列字段设为隐藏，这样在调整表格（数据清单）的内容时就不会影响序号了。 9、用 Excel2000 做成的工资表，只有第一个人有工资条的条头（如编号、姓名、岗位工资.)，想输出成工资条的形式。怎么做？ 这个问题应该这样解决：先复制一张工资表，然后在页面设置中选中工作表选项，设置打印工作表行标题，选好工资条的条头，然后在每一个人之间插入行分页符，再把页长设置成工资条的高度即可。 使用自定义方式重装了一遍中文 office97，xcel 的打印纸选项中只有 A4 一种，怎么办？ 随便安装一个打印机驱动程序就可以了。 10、在 xcel 中小数点无法输入，按小数点，显示的却是逗号，无论怎样设置选项都无济于事，该怎么办？ 这是一个比较特殊的问题，我曾为此花了十几个小时的时间，但说白了很简单。在indows 的控制面板中，点击“区域设置”图标，在弹出的“区域设置属性”对话面板上在“区域设置”里选择“中文（中国） ”，在“区域设置属性”对话面板上在“数字”属性里把小数点改为“.” （未改前是“， ”） ，按“确定”按钮结束。这样再打开 Excel 就一切都
