1、Word 应用技巧 任何工作都有窍门，大家常用的办公软件 Word 也不例外。本文的目的就是为大家更好的使用 Word 提供一些帮助，让 Word 为我们的办公出份力。 一、Word*作小技巧 1、修改 Word 文档的默认保存路径一般来说，Word 文件默认的保存路径是 C:My Documents 文件夹，修改其默认保存路径，可以执行主菜单“工具/选项”命令，在“选项”对话框中切换到“文件位置”选项卡，在“文件类型”选项卡中选中“文档” ，然后单击“更改”按钮，并将其指定为自己所要保存的路径就可以了。 2、去掉 Word 页眉下面的那条横线去掉 Word 页眉下的那条横线可以用下面的四种方
2、法。一是可以将横线颜色设置成“白色” ；二是在进入页眉和页脚时，设置表格和边框为“无” ；第三种方法是进入页眉编辑，然后选中段落标记并删除它；最后一种方法是将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了。3、将光标快速返回到 Word 文档的上次编辑点按下“Shift+F5”组合键，就可以将插入点返回到上次编辑的文档位置，当再次按下“Shift+F5”组合键时，插入点会返回当前的编辑位置。如果是在打开文档之后立刻按下“Shift+F5”组合键，可以将插入点移动到上次退出 Word 时最后一次的编辑位置。4、Word 中取消文本录入过程中的自动编号可执行菜单“工具/自动更正 ”命令，在打开的“
3、自动更正”对话框中，切换到“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”复选框中的复选标志，然后单击“确定”按钮完成即可。5、在 Word 中设置上下标注首先选中需要做上标文字，然后按下组合键 Ctrl+Shift+“+”就可将文字设为上标，再按一次又恢复到原始状态；按 Ctrl+“+”可以将文字设为下标，再按一次也恢复到原始状态。 6、Word 中光标快速返回到上次编辑点按下“Shift+F5”组合键，就可以将插入点返回到上次编辑的文档位置，当再次按下“Shift+F5”组合键时，插入点会返回当前的编辑位置。如果是在打开文档之后立刻按下“Shift+F5”组合键，可以将插入点移动
4、到上次退出 Word 时最后一次的编辑位置。7、Word 中方便快捷选择字体号为了达到快速选择字体的目的，将常用字体以按钮形式设置在工具栏上。首先在中文Word2000 菜单中选择“工具栏选项中的“自定义命令，进入 “自定义编辑“界面，然后在“自定义编辑“界面中选择命令卡，并移动光标条到类别栏中的“字体项“，在“字体项“ 有字体，此时就可以通过使用鼠标直接将相应的字体拖曳到工具栏上，直到将需要的字体都设置到工具栏中。Word 应用小技巧 1、删除空行对于文章中的空行，手工删除是一件很麻烦的事情，其实想一下空行的特点，也就是多个“段落标记”连在一起，那么我们用 Word 的替换功能就可实现删除文
5、章中的空行。打开“编辑”菜单中的“替换”对话框，把光标定位在“查找内容”输入框中，按下“高级”按钮，选择“特殊字符”中的“段落标记”两次，在输入框中会显示为“pp” ，在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记” ，即“p” ，然后按下“全部替换”按键，可删除单行的空行，对于多行空行，可进行重复替换，直到删除全部的空行为止。2、按姓氏笔画排序在 Word 的表格功能中，为了适应中文习惯，新增了按“姓氏笔画”排序功能。具体使用方法是：选择需要排序的列，左击“表格/排序”选单项，再选择“类型”组合框中的“笔画”项，并选择“递增”或“递减” ，点击“确定”即可。你会看到，此时的表格已按“姓氏
6、笔画” （而不是“姓名笔画” ）的递增（或递减）排列好了。3、显示过宽文档在打开文档时，有时会发现因为文档过宽，屏幕上显示不全，这可怎么办，总不能看一行就拖动一次水平滚动条吧！这时我们可以重新调整行的宽度，使其适合文档窗口的大小。如果使用的是普通视图或大纲视图，可以单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“视图”选项，然后选中“窗口内自动换行”复选框即可。我们也可以通过改变显示比例使文字适用于普通视图或页面视图中的文档窗口。这时我们单击“视图”菜单中的“显示比例”命令，然后选择“页宽”选项即可。我们还可以切换到 Web 版式视图中，使文字自动换行。4、在 Word2000 中输入英语音标如何在
7、一篇文章或一份英语试卷中输入英语音标？有一个非常简单办法可以解决这个问题。如果你的计算机中装有金山词霸的话，在把英语翻译成中文时，你会发现屏幕上显示出了用国际音标标注的英文单词的发音音标，这表明计算机在安装了金山词霸后，一定在其内部安装了含有英语音标的字库。这个字库文件就在 Windows 文件夹下的字体文件夹Fonts 中，其文件名是 ksphonet.ttf，字体名是 kingsoft phonetic。进入中文 word2000，需要输入音标时，可在 “插入” 菜单下选择“符号” ，在“符号”选项卡下“字体”下拉菜单中选择“kingsoft phonetic plain”，这是你会看到国
8、际音标中的符号出现在屏幕上，选择你所需要的音标双击之即插入到文章中。 如果你的计算机中没有安装金山词霸，那也没关系，你只要到装有金山词霸的机器上（或光盘中）把含有音标的字体文件 ksphonet.ttf 复制到你的计算机即可。方法是：在有金山词霸的计算机上找到文件夹 windowsfonts，将其中的名为 ksphonet.ttf 的字体文件有鼠标拖放复制到 A 盘中（注意此时用鼠标右键采用发送到 A 盘的方法进行复制是无效的） ，然后再在你的计算机上把它拖放复制到 windowsfonts 文件夹中就行了。5、在 Word 中标注汉语拼音 在输入中文时可能会需要在文字上面标注拼音，最原始的方
9、法就是把拼音按输入文字的方法来输入，然后通过调整字体的大小和行距等来排版。但这样往往会造成文字与拼音对不齐而影响版面。要解决这个问题也不难。按如下步骤*作即可：先选择需标注拼音的文字，然后运行“格式”下拉菜单中的“中文版式”子菜单中的“拼音指南”命令，接着在各文字相对应的方框中输入拼音。最后单击“确定”按钮完成拼音的标注。6、给跨页的表格自动添加表头如果你在 Word 中制作的表格有多页，往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表头，这时，可按以下步骤进行*作：选定第一页的表头（表头有多行时要选定多行），在“表格”选单上单击“标题行重复” 。7、给 Word 文件减肥 在 Word 中输
10、入一点儿文字，很容易就达到几十 KB，真不知微软是怎么回事，好像觉得我们的硬盘太大了似的:)。所以，很有必要给 Word 文件减减肥。具体方法：只要我们使用“文件”菜单下的“另存为”命令，Word 则会重新将信息进行整理存盘，这样会使得文件的容量大大减少。如果你嫌每次都要“另存为”太麻烦的话，可以打开 Word，单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击 “保存”选项卡，在设置窗口中取消选择“快速保存”选项，以后 Word 就会在每次保存文件时自动进行信息整理并存盘，实现“减肥”*作“一劳永逸” 。另外，如果我们使用了 Word 的嵌入字体技术，则在选中“嵌入 TrueType 字体 ”后，还应
11、选中“只嵌入所用字符 ”复选框，否则 Word 会把所用的 TrueType 字体一同“ 打包” ，使得文件增大。8、取消自作聪明的超级链接当我们在 Word 文件中键入网址或信箱的时候，Word 会自动为我们转换为超级链接，只要在文件的网址上按一下，就可以启动 IE 进入键入的网址或给输入的信箱发信。 但是，有时候我们并不需要这样的功能，就会觉得这种功能有些碍手碍脚了。如何取消这种功能呢？ 在 Word 中选择“工具”“自动更正” ，先单击“键入时自动套用格式”选项卡，将“internet 及网络路径替换为超级链接”项前的对勾取消。再单击“自动套用格式”选项卡，将“internet 及网络路
12、径替换为超级链接”项前的对勾取消。再单击“确定” ，以后再输入网址，就不会转化为超链接了。9、实现 Word 个性模板用 Word 建立的文件默认页面是 A4 大小，即宽 210 毫米、高 297 毫米。但是有时由于工作的需要，我们不希望用 A4 大小的纸张，这样每次都必须打开“页面设置”对话框进行设置，同时，Word 中默认生成的文档文件是不自动缩进的，必须使用手工调整它们的缩进，非常麻烦。其实，巧妙利用 Word 的模板文件功能可以设置 Word 的默认页面大小和自动缩进，从而实现个性模板。进入 WordXP 的模板文件夹，在 Windows 9x 和 Windows Me 下为C:Win
13、dowsApplication DataMicrosoftTemplates 文件夹下，而在 Windows 2000 和Windows NT 上为 C:Documents and Settings用户名Application DataMicrosoftTemplates 文件夹下（此文件夹为隐藏文件夹，你必须对文件夹选项进行设置才能够进入，详见Windows 手册） ，你会看到在此文件夹中有一个 normal.dot 文件，此文件就是 Word 的默认模板文件。双击它，系统就会自动调用 WordXP 打开它。单击“文件”“页面设置” ，调出页面设置对话框，将页面大小及上下左右边距设置自己所需
14、的值，如图 5 所示。笔者经常使用它来写作，每次左右拖动滚动条来查看文章不太方便，所以把宽度设置小了一些，为 15 厘米，高度不变，仍为 24 厘米。单击“格式”“段落” ，在段落设置对话框中选择“缩进和间距”标签，点击“特殊格式”下拉框，选择“首行缩进” ，并设置度量值为 0.7 厘米（相当于两个汉字字符） ，即设置每段自动缩进两格（中国人用中文的特色） 。单击“文件”“保存”命令，选择保存类型为文档模板文件，由于此时 normal.dot 原模板已经启动，所以无法直接保存为 normal.dot 文件。在此，笔者将它保存为 normal1.dot文件。再次进入 C:WindowsAppli
15、cation DataMicrosoftTemplates 文件夹下，这时会看到两个模板文件 normal.dot 和 normal1.dot。选中 normal.dot 文件（老模板文件） ，按下 F2 键，选择“重命名” ，将它重新命名为 oldnormal.dot 文件，按照此法再将新的模板文件 normal1.dot重命名为 normal.dot 文件。 上面的制作步骤完成后，使用起来就方便多了。单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键即可以用你刚才的设置来进行文件处理了。 10、巧用“稿纸”格式在 Word2000 中，用户可以利用“稿纸向导”生成稿纸格式的文档。可是
16、，如何生成“小字本”格式的文档呢？问题的关键在于掌握稿纸格式的制作过程。Word2000 提供的稿纸格式是用绘图工具绘制并插入“页眉”中得到的，因此利用“稿纸”格式也要从这一点下手：左击“文件/新建”选单项，选择 “稿纸向导” ，生成 2020 的稿纸文档；左击“视图/页眉和页脚” 选单项；左击“绘图”工具栏中的“选择对象”按钮； 右击“稿纸” ，选择“组合/取消组合”命令； 拖动方格列，排成 3120 的“小字本”格式； 左击“文件/页面设置” ，选择 “文档网格”卡； 将每页行数设置为 31 后确定；关闭“页眉/页脚”即可。11、抢救 Word 文件有妙招你是否遇到过这样的事情：用 Wor
17、d 工作了很长时间，写了许多文字，但是文件还没有来得及存盘，却突然遇到停电或死机，此时的你是否有欲哭无泪的感觉？唉，这就叫“天有不测风云” 。不过，不要担心，我有办法。下面是具体的*作方法：首先按菜单“工具” ，再按“选项” ；接着找出 Word 自动记录文件的位置： 按一下“文件位置 ”标签，点选“自动恢复文件”，再按一下“更改”按钮。 利用快捷键的技巧，将文件位置给复制起来：拖曳选取“文件夹名称” ，按下组合键Ctrl+C(复制) ，再点击一下“ 取消”按钮回到 Word 下。 注意：如果你的 Word 不太稳定，常让你做无用功，干脆把这个文件夹另外指定一个名称，往后找起来会更方便。 打开
18、资源管理器，寻找这个文件夹的位置，按一下组合键 Ctrl+V(粘贴)。Word 会自动把来不及存盘的文件“寄放”在这里，如果此处有一个以上的文件，你可以从日期上判定哪一个才你是想要的文件。 从“修改日期”这里可以看出文件的存盘日期。 在文件上连按两下鼠标左键，就能直接打开了。到这儿，你的文件就重新“活”了，还不快试试？Excel 技巧 53 例1、如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符？ 例如：在单位的人事资料，在 excel 中输入后，由于上级要求在原来的职称证书的号码全部再加两位，即要在每个人的证书号码前再添上两位数 13，如果一个一个改的话实在太麻烦了，那么我们可以用下面的办法，省时又
19、省力： 1）假设证书号在 A 列，在 A 列后点击鼠标右键，插入一列，为 B 列 ； 2）在 B2 单元格写入： =“13“ & A2 后回车； 3）看到结果为 13xxxxxxxxxxxxx 了吗？鼠标放到 B2 位置，单元格的下方不是有一个小方点吗，按着鼠标左键往下拖动直到结束。当你放开鼠标左键时就全部都改好了。 若是在原证书号后面加 13 则在 B2 单元格中写入：=A2 & “13” 后回车。 2、如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数？ 打开“工具” ，选“选项” ，再选“常规” ，在“最近使用的文件清单”下面的文件个数输入框中改变文件数目即可。若不在菜单中显示最近使用的
20、文件名，则将“最近使用的文件清单”前的复选框去掉即可。 3、在 EXCEL 中输入如“-” 、 “- ”之类的格式后它即变成月日，月日等日期形式，怎么办？ 这是由于 EXCEL 自动识别为日期格式所造成，你只要点击主菜单的“格式”菜单，选“单元格” ，再在“数字”菜单标签下把该单元格的格式设成文本格式就行了。 4、在 EXCEL 中如何使它象 WORD 一样的自动定时保存文件？ 点击“工具”菜单“自动保存”项，设置自动保存文件夹的间隔时间。如果在“工具”菜单下没有“自动保存”菜单项，那么执行“工具”菜单下“加载宏.”选上“自动保存” ，“确定” 。然后进行设置即可。 5、用 Excel 做多页
21、的表格时，怎样像 Word 的表格那样做一个标题，即每页的第一行（或几行）是一样的。但是不是用页眉来完成？ 在 EXCEL 的文件菜单页面设置工作表打印标题；可进行顶端或左端标题设置，通过按下折叠对话框按钮后，用鼠标划定范围即可。这样 Excel 就会自动在各页上加上你划定的部分作为表头。 6、在 Excel 中如何设置加权平均？ 加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项很复杂的计算，关键是要理解加权平均值其实就是总量值（如金额）除以总数量得出的单位平均值，而不是简单的将各个单位值（如单价）平均后得到的那个单位值。在 Excel 中可设置公式解决（其实就是一个除法算式） ，分母是各个
22、量值之和，分子是相应的各个数量之和，它的结果就是这些量值的加权平均值。 7、如果在一个 Excel 文件中含有多个工作表，如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚？如何才能一次打印多个工作表？ 把鼠标移到工作表的名称处（若你没有特别设置的话，Excel 自动设置的名称是“sheet1、sheet2、sheet3.” ） ，然后点右键，在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项，这时你的所有操作都是针对全部工作表了，不管是设置页眉和页脚还是打印你工作表。 8、EXCEL 中有序号一栏，由于对表格进行调整，序号全乱了,可要是手动一个一个改序号实在太慢太麻烦，用什么方法可以快速解决？ 如果序号是
23、不应随着表格其他内容的调整而发生变化的话，那么在制作 EXCEL 表格时就应将序号这一字段与其他字段分开，如在“总分”与“排名”之间空开一列，为了不影响显示美观，可将这一空的列字段设为隐藏，这样在调整表格（数据清单）的内容时就不会影响序号了。 9、用 Excel2000 做成的工资表，只有第一个人有工资条的条头（如编号、姓名、岗位工资.)，想输出成工资条的形式。怎么做？ 这个问题应该这样解决：先复制一张工资表，然后在页面设置中选中工作表选项，设置打印工作表行标题，选好工资条的条头，然后在每一个人之间插入行分页符，再把页长设置成工资条的高度即可。 使用自定义方式重装了一遍中文 office97，
24、xcel 的打印纸选项中只有 A4 一种，怎么办？ 随便安装一个打印机驱动程序就可以了。 10、在xcel 中小数点无法输入，按小数点，显示的却是逗号，无论怎样设置选项都无济于事，该怎么办？ 在indows 的控制面板中，点击“区域设置”图标，在弹出的“区域设置属性”对话面板上在“区域设置”里选择“中文（中国） ”，在“区域设置属性”对话面板上在“数字”属性里把小数点改为“.” （未改前是“， ”） ，按“确定”按钮结束。这样再打开 Excel 就一切都正常了。 11、如何快速选取特定区域？ 使用 F5 键可以快速选取特定区域。例如，要选取 A2：A1000，最简便的方法是按 F5键，出现“定
25、位”窗口，在“引用”栏内输入需选取的区域 A2：A1000 。 12、如何快速返回选中区域？ 按 Ctr+BacksPae（即退格键） 。 13、如何快速定位到单元格？ 方法一：按 F5 键，出现“定位”对话框，在引用栏中输入欲跳到的单元格地址，单市“确定”按钮即可。 方法二：单击编辑栏左侧单元格地址框，输入单元格地址即可。 14、 “Ctrl*”的特殊功用？一般来说，当处理一个工作表中有很多数据的表格时，通过选定表格中某个单元格，然后按下 Ctrl* 键可选定整个表格。Ctfl* 选定的区域是这样决定的：根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。 15如何快速选取工作表中所有
26、包含公式的单元格？ 有时，需要对工作表中所有包含公式的单元格加以保护，或填入与其他单元格不同的颜色，以提醒用户注意不能在有此颜色的区域内输入数据。以下方法可以帮助快速选取所有包含公式的单元格：选择“编辑”“定位” ，单击“定位条件”按钮，在“定位条件”对话框中选择“公式”项，按“确定”按钮即可。 16、如何在不同单元格中快速输入同一数内容？ 选定单元格区域，输入值，然后按 Ctrl Ener 键，即可实现在选定的单元格区域中一次性输入相同的值。 17、只记得函数的名称，但记不清函数的参数了，怎么办？ 如果你知道所要使用函数的名字，但又记不清它的所有参数格式，那么可以用键盘快捷键把参数粘贴到编辑
27、栏内。 具体方法是：在编辑栏中输入一个等号其后接函数名，然后按 Ctr A 键，Excel 则自动进入“函数指南步骤 2 之 2”。当使用易于记忆的名字且具有很长一串参数的函数时，上述方法显得特别有用。 18、如何把选定的一个或多个单元格拖放至新的位置？ 按住 Shift 键可以快速修改单元格内容的次序。具体方法是： 选定单元格，按下 Shift 键，移动鼠标指针至单元格边缘，直至出现拖放指针箭头（空心箭头） ，然后按住鼠标左键进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变为一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变为垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，选定的一个或多个单元格就被拖放至新的位
28、置。 19、如何让屏幕上的工作空间变大？ 可以将不用的工具栏隐藏，也可以极大化 Excel 窗口，或者在 “视图”菜单中选择“全屏显示”命令。 20、如何使用快显菜单？ 快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令，利用它们可以大大提高操作效率。首先选定一个区域，然后单击鼠标右健即可调出快显菜单，根据操作需要选择不同命令。 21、如何使用快显菜单？ 快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令，利用它们可以大大提高操作效率。首先选定一个区域，然后单击鼠标右健即可调出快显菜单，根据操作需要选择不同命令。 22、如何防止 Excel 自动打开太多文件？ 当 Excel 启动时，它会自动打开 Xlstart 目
29、录下的所有文件。当该目录下的文件过多时，Excel 加载太多文件不但费时而且还有可能出错。解决方法是将不该位于 Xlstart 目录下的文件移走。另外，还要防止 EXcel 打开替补启动目录下的文件：选择“工具”“选项”“普通” ，将“替补启动目录”一栏中的所有内容删除。 23、如何去掉网格线？ 1）除去编辑窗口中的表格线，单击“工具”菜单中的“选项” ，再选中“视图” ，找到“网格线” ，使之失效； 2）除去打印时的未定义表格线 有时会出现这样的情况：你在编辑时未定义的表格线（在编辑窗中看到的也是淡灰色表格线） ，一般情况下在打印时是不会打印出来的，可有时却偏偏不听使唤给打印出来了，特别是一
30、些所谓的“电脑”VCD 中编辑的 Excel 表格更是这样。要除去这些表格线，只要在单击“文件” 、 “页面设置” 、 “工作表”菜单，点击一下“网格线”左边的选择框，取消选择“网格线”就行了。 24、如何快速格式化报表？ 为了制作出美观的报表，需要对报表进行格式化。有快捷方法，即自动套用 Excel 预设的表格样式。方法是： 选定操作区域，选取“格式”菜单中的“自动套用格式”命令，在格式列表框中选取一款你满意的格式样式，按“确定”按钮即可。要注意的是，格式列表框下面有包括“数字” 、 “边框线” 、 “字体”等 6 个“应用格式种类”选项，若某项前面的“x”不出现，则在套用表格样式时就不会用
31、该项。 25、如何快速地复制单元格的格式？ 要将某一格式化操作复制到另一部分数据上，可使用“格式刷”按钮。选择含有所需源格式的单元格，单击工具条上的“格式刷”按钮，此时鼠标变成了刷子形状，然后单击要格式化的单元格即可将格式拷贝过去。 26、如何为表格添加斜线？ 一般我们习惯表格上有斜线，而工作表本身并没有提供该功能。其实，我们可以使用绘图工具来实现： 单击“绘图”按钮，选取“直线” ，鼠标变成十字型将其移至要添加斜线的开始位置，按住鼠标左键拖动至终止位置，释放鼠标，斜线就画出来了。另外，使用“文字框”按钮可以方便地在斜线上下方添加文字，但文字周围有边框，要想取消它，可选中文字框，调出快显菜单，
32、选择“对象格式”“图案” ，选择“无边框”项即可。 27、如何快速地将数字作为文本输入？ 在输入数字前加一个单引号“” ，可以强制地将数字作为文本输入。 28、如何定义自己的函数？ 用户在 Excel 中可以自定义函数。切换至 Visual Basic 模块，或插入一页新的模块表（Module） ，在出现的空白程序窗口中键入自定义函数 VBA 程序，按 Enter 确认后完成编 写工作，Excel 将自动检查其正确性。此后，在同一工作薄内，你就可以与使用 Exed 内部函数一样在工作表中使用自定义函数，如： Function Zm(a) If a 60 Then im不及格”Else Zm=“
33、及格”End If End Function 29、如何在一个与自定义函数驻留工作簿不同的工作簿内的工作表公式中调用自定义 函数？可在包含自定义函数的工作薄打开的前提下，采用链接的方法(也就是在调用函数时加上该函数所在的工作簿名)。假设上例中的自定义函数 Zm 所在工作薄为 MYUDF.XLS，现要在另一不同工作簿中的工作表公式中调用 Zm 函数，应首先确保 MYUDF.XLS 被打开，然后使用下述链接的方法： =MYUDF.XLS！ ZM(b2) 30、如何快速输入数据序列？ 如果你需要输入诸如表格中的项目序号、日期序列等一些特殊的数据系列，千万别逐条输入，为何不让 Excel 自动填充呢？
34、在第一个单元格内输入起始数据，在下一个单元格内输入第二个数据，选定这两个单元格，将光标指向单元格右下方的填充柄，沿着要填充的方向拖动填充柄，拖过的单元格中会自动按 Excel 内部规定的序列进行填充。如果能将自己经常要用到的某些有规律的数据（如办公室人员名单） ，定义成序列，以备日后自动填充，岂不一劳永逸！选择“工具”菜单中的“选项”命令，再选择“自定义序列”标签，在输入框中输入新序列，注意在新序列各项 2 间要输入半角符号的逗号加以分隔（例如：张三，李四，王二） ，单击“增加”按钮将输入的序列保存起来。 31、使用鼠标右键拖动单元格填充柄？上例中介绍了使用鼠标左键拖动单元格填充柄自动填充数据
35、序列的方法。其实，使用鼠标右键拖动单元格填充柄则更具灵活性。在某单元格内输入数据，按住鼠标右键沿着要填充序列的方向拖动填充柄，将会出现包含下列各项的菜单：复制单元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充；以天数填充、以工作日该充、以月该充、以年填充；序列此时，你可以根据需要选择一种填充方式。 32如果你的工作表中已有某个序列项，想把它定义成自动填充序列以备后用，是否需要按照上面介绍的自定义序列的方法重新输入这些序列项？ 不需要。有快捷方法：选定包含序列项的单元格区域，选择“工具”“选项”“自定义序列” ，单击“引入”按钮将选定区域的序列项添加至“自定义序列”对话框，按“确定”按钮返回工作表，下
36、次就可以用这个序列项了。 33、上例中，如果你已拥育的序列项中含有许多重复项，应如何处理使其没有重复项，以便使用“引入”的方法快速创建所需的自定义序列？ 选定单元格区域，选择“数据”“筛选”“高级筛选” ，选定“不选重复的记录”选项，按“确定”按钮即可。 34、如何对工作簿进行安全保护？ 如果你不想别人打开或修改你的工作簿，那么想法加个密码吧。打开工作薄，选择“文件”菜单中的“另存为”命令，选取“选项” ，根据用户的需要分别输入“打开文件口令”或“修改文件 D 令” ，按 “确定”退出。工作簿（表）被保护之后，还可对工作表中某些单元格区域的重要数据进行保护，起到双重保护的功能，此时你可以这样做
37、：首先，选定需保护的单元格区域，选取“格式”菜单中的“单元格”命令，选取“保护” ，从对话框中选取“锁定” ，单由“确定”按钮退出。然后选取“工具”菜单中的“保护”命令，选取“保护工作表” ，根据提示两次输入口令后退出。 注意：不要忘记你设置有“口令” 。 35、如何使单元格中的颜色和底纹不打印出来？ 对那些加了保护的单元格，还可以设置颜色和底纹，以便让用户一目了然，从颜色上看出那些单元格加了保护不能修改，从而可增加数据输入时的直观感觉。但却带来了问题，即在黑白打印时如果连颜色和底纹都打出来，表格的可视性就大打折扣。解决办法是：选择“文件”“页面设置”“工作表” ，在“打印”栏内选择“单元格单
38、色打印”选项。之后，打印出来的表格就面目如初了。 36、工作表保护的口令忘记了怎么办？ 如果你想使用一个保护了的工作表，但口令又忘记了，有办法吗？有。选定工作表，选择“编辑”“复制” 、 “粘贴” ，将其拷贝到一个新的工作薄中（注意：一定要是新工作簿） ，即可超越工作表保护。当然，提醒你最好不用这种方法盗用他人的工作表。 37、 “$”的功用： Excel 一般使用相对地址来引用单元格的位置，当把一个含有单元格地址的公式拷贝到一个新的位置，公式中的单元格地址会随着改变。你可以在列号或行号前添加符号“$”来冻结单元格地址，使之在拷贝时保持固定不变。 38、如何用汉字名称代替单元格地址？ 如果你不
39、想使用单元格地址，可以将其定义成一个名字。 定义名字的方法有两种：一种是选定单元格区域后在“名字框”直接输入名字，另一种是选定想要命名的单元格区域，再选择“插入”“名字”“定义” ，在“当前工作簿中名字”对话框内键人名字即可。使用名字的公式比使用单元格地址引用的公式更易于记忆和阅读，比如公式“=SUM（实发工资） ”显然比用单元格地址简单直观，而且不易出错。 39、如何在公式中快速输入不连续的单元格地址？ 在 SUM 函数中输入比较长的单元格区域字符串很麻烦，尤其是当区域为许多不连续单元格区域组成时。这时可按住 Ctrl 键，进行不连续区域的选取。区域选定后选择 “插入”“名字”“定义” ，将
40、此区域命名，如 Group1，然后在公式中使用这个区域名，如“SUM （Group1） ”。 40、如何定义局部名字？ 在默认情况下，工作薄中的所有名字都是全局的。其实，可以定义局部名字，使之只对某个工作表有效，方法是将名字命名为“工作表名！名字”的形式即可。 41、如何命名常数？ 有时，为常数指定一个名字可以节省在整个工作簿中修改替换此常数的时间。例如，在某个工作表中经常需用利率 4.9来计算利息，可以选择“插入”“名字”“定 义” ，在“当前工作薄的名字”框内输入“利率” ，在“引用位置”框中输入“ 0.04.9”，按“确定”按钮。 42、工作表名称中能含有空格吗？ 能。例如，你可以将某工
41、作表命名为“Zhu Meng”。有一点结注意的是，当你在其他工作表中调用该工作表中的数据时，不能使用类似“ ZhU Meng！A2”的公式，否则Excel 将提示错误信息“找不到文件 Meng”。解决的方法是，将调用公式改为“Zhu Mg! A2”就行了。当然，输入公式时，你最好养成这样的习惯，即在输入“”号以后，用鼠标单由 Zhu Meng 工作表，再输入余下的内容。 43、给工作表命名应注意的问题？有时为了直观，往往要给工作表重命名（Excel 默认的荼表名是 sheet1、sheet2. ） ，在重命名时应注意最好不要用已存在的函数名来作荼表名，否则在下述情况下将产征收岂义。我们知道，在
42、工作薄中复制工作表的方法是，按住 Ctrl 健并沿着标签行拖动选中的工作表到达新的位置，复制成的工作表以“源工作表的名字+（2） ”形式命名。例如，源表为 ZM，则其“克隆”表为 ZM（2） 。在公式中 Excel 会把 ZM（2）作为函数来处理，从而出错。因而应给 ZM（2）工作表重起个名字。 44、如何拆分或取消拆分窗口？ 当我们给一个工作表输入数据时，在向下滚动过程中，尤其是当标题行消失后，有时会记错各列标题的相对位置。这时可以将窗口拆分为几部分，然后将标题部分保留在屏幕上不动，只滚动数据部分。其方法是在主菜单上单击“窗口”“拆分窗口” 。取消拆分窗口时除了使用“窗口”“撒消拆分窗口”命
43、令外，有捷径：将鼠标指针置于水平拆分或垂直拆分线或双拆分钱交点上，双击鼠标即可取消已拆分的窗口。 45、如何给工作簿扩容？ 选取“工具”“选项”命令，选择“常规”项，在“新工作薄内的工作表数”对话栏用上下箭头改变打开新工作表数。一个工作薄最多可以有 255 张工作表，系统默认值为6。 46、如何减少重复劳动？ 我们在实际应用 Excel 时，经常遇到有些操作重复应用（如定义上下标等） 。为了减少重复劳动，我们可以把一些常用到的操作定义成宏。其方法是：选取“工具”菜单中的“宏”命令，执行“记录新宏” ，记录好后按“停止”按钮即可。也可以用 VBA 编程定义宏。 47、如何快速地批量修改数据？ 假
44、如有一份 Excel 工作簿，里面有所有职工工资表。现在想将所有职工的补贴增加50（元） ，当然你可以用公式进行计算，但除此之外还有更简单的批量修改的方法，即使用“选择性粘贴”功能： 首先在某个空白单元格中输入 50，选定此单元格，选择“编辑”“复制” 。选取想修改的单元格区域，例如从 E2 到 E150。然后选择“编辑”“选择性粘贴” ，在“选择性粘贴”对话框“运算”栏中选中“加”运算，按“确定”健即可。最后，要删除开始时在某个空白单元格中输入的 50。 48、如何快速删除特定的数据？ 假如有一份 Excel 工作薄，其中有大量的产品单价、数量和金额。如果想将所有数量为 0 的行删除，首先选
45、定区域（包括标题行） ，然后选择“数据”“筛选”“自动筛选”。在“数量”列下拉列表中选择“0” ，那么将列出所有数量为 0 的行。此时在所有行都被选中的情况下，选择“编辑”“删除行” ，然后按“确定”即可删除所有数量为 0 的行。最后，取消自动筛选。 49、如何快速删除工作表中的空行？ 以下几种方法可以快速删除空行： 方法一：如果行的顺序无关紧要，则可以根据某一列排序，然后可以方便地删掉空行。方法二：如果行的顺序不可改变，你可以先选择“插入”“列” ，插入新的一列入在A 列中顺序填入整数。然后根据其他任何一列将表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部，删去所有空行。最后以 A 列重新排序，再删
46、去 A 列，恢复工作表各行原来的顺序。 方法三：使用上例“如何快速删除特定的数据”的方法，只不过在所有列的下拉列表中都选择“空白” 。 50、如何使用数组公式？ Excel 中数组公式非常有用，它可建立产生多值或对一组值而不是单个值进行操作的公式。要输入数组公式，首先必须选择用来存放结果的单元格区域，在编辑栏输入公式，然后按 ctrlShiftEnter 组合键锁定数组公式，Excel 将在公式两边自动加上括号“” 。不要自己键入花括号，否则，Excel 认为输入的是一个正文标签。要编辑或清除数组公式需选择数组区域并且激活编辑栏，公式两边的括号将消失，然后编辑或清除公式，最后按Ctrlshif
47、tEnter 键。 51、如何不使显示或打印出来的表格中包含有 0 值？ 通常情况下，我们不希望显示或打印出来的表格中包含有 0 值，而是将其内容置为空。例如，图 1 合计列中如果使用“=b2+c2+d2”公式，将有可能出现 0 值的情况，如何让 0值不显示？ 方法一；使用加上 If 函数判断值是否为 0 的公式，即： =if（b2c2 d20， “”， b2c2d2） 方法二：选择“工具”“选项”“视窗” ，在“窗口选项”中去掉“零值”选项。 方法三：使用自定义格式。 选中 E2：E5 区域，选择“格式”“单元格”“数字” ，从“分类”列表框中选择“自定义” ，在“格式”框中输入“G/通用格
48、式；G/通用格式；” ，按“确定”按钮即可。 52、在 Excel 中用 Average 函数计算单元格的平均值的，值为 0 的单元格也包含在内。有没有办法在计算平均值时排除值为 0 的单元格？ 方法一：如果单元格中的值为 0，可用上例“0 值不显示的方法”将其内容置为空，此时空单元格处理成文本，这样就可以直接用 Average 函数计算了。 方法二：巧用 Countif 函数 例如，下面的公式可计算出 b2:B10 区域中非 0 单元格的平均值：=sum（b2: b10）/countif（b2: b1o，“0“） 53、如何在 Excel 中实现“自动更正 ”功能？ Word 用户都知道，利用 Word 的“自动更正”功能可以实现数据的快速输入但在Excel 中却没有类似“自动更正 ”功能的菜单命令。其实，使用 VloopuP 函数可以巧妙地解决这一问题。
