1、1办公室工作标准一、基础标准（一）环境卫生标准1院内环境卫生。 （由保洁公司负责）院内环境卫生实现洁齐美，无“五乱”，即无物品乱堆、车辆乱停、广告乱贴、污水乱流、垃圾乱倒；达到“五化”，即净化、绿化、美化、硬化、亮化。2楼内公共区域环境卫生。 （由保洁公司负责）办公楼内楼道、楼梯、中厅、 卫生间等公共区域洁净卫生，无“ 四害“，达到墙壁、屋顶无灰 尘、无蛛网、无涂迹，地面无杂 物、无污迹、无 尘土，门窗干净明亮，卫生间洁净，无异味。 3室内环境卫生。室内文件柜、桌椅、沙发等物品整洁、 摆放有序，地面、屋 顶、 墙壁、门窗洁净卫生。达到无尘土、无蛛网、无 污迹，窗台、柜 顶、桌面干 净无杂物，烟
2、缸无污点，茶具无茶垢等。 科室环境 卫生。（）工作人员每天上班前清洁、整理办公室，主要包括：清扫擦拭地面，倒纸篓、烟灰缸、洗刷脸盆、痰盂，擦拭桌椅、茶几、文件柜、窗台、电话机、微机等物品；（）保持空气流通，每天上午和下午定时开窗、通风，根据需要消毒；（）每天对花卉喷水清洁，定期浇水、施肥、更换；（）墙壁、屋 顶每半月清扫一次，窗户玻璃每月擦拭一次，窗帘、窗纱、沙发巾、沙发套每年 “五一” 、“十一”、 “春节”前后各清洗一次；（）值班室床单、枕巾、枕套、被套、被子、褥子及时整理、清洗、更 换。领导办公室 环境卫生。 （）工作人员每天分早晨、中午、晚上 3 次进行清洁、整理，主要包括：清扫擦拭地
3、面，倒纸篓、烟灰缸，洗刷 脸盆、痰盂，擦拭桌椅、茶几、文件柜、窗台、 电话机、微机、电视机等物品，整理、摆放室内物品；（）每天检查领导办公室设施，根据情况及时维修、补充、更换；2会议室环 境卫生。（）工作人员每天清洁、整理会议室，主要包括：清扫擦拭地面，倒纸篓、烟灰缸，洗刷痰盂，擦拭桌椅、茶几、窗台、电视 机等物品；（）接到使用通知后，要对会议室清洁、整理、通风，根据需要消毒，要求会前 20 分钟完毕，会后 1 小时内再进行整理；（）会议室物品设施配备齐全,每天检查,根据情况及时维修、补充、更换; （二）公务活动礼仪标准仪表仪容。从事公务活动前，工作人员必须按要求整理仪表仪容，达到下列标准：（
4、）着装整洁，衣冠端正，庄重大方，不穿奇装异服，重要公务活动按要求着正装。（）着装时要扣好钮扣，不卷起裤脚、衣袖、领带须系正。（）皮鞋要光亮，不得有脱鞋、光脚等不雅行为。 （）身体、面部、手部要洁净、卫生，不留长指甲，不染指甲。 （）上班前不吃异味食物。 （）头发要常洗、整齐。 （）女同志不浓妆艳抹，不留怪发型；男同志不准烫发、留长发和小胡须。 仪态。（）站姿端庄，肩平头正，目不斜视。 （）行走要挺胸、抬头，脚步轻而稳。（）坐姿要自然端正，不前俯后仰，不伸腿跷脚或把腿搭在桌子上。言谈。（）公务活动要讲普通话。声音自然、清晰、音量适中。（）语言文明，不讲粗话，使用“您好、请稍候、麻烦您、抱歉、对不
5、起、没关系、谢谢、再见“ 等礼貌用 语。举止。（）做到举手投足大方、得体，与人交往热情、友好，不卑不亢。在公众场合要避免以下举止：A 双手叉腰、交叉胸前、插入衣裤兜内；3B 挠头 、抓痒、挖耳、剔牙、抠鼻孔；C 哼唱歌曲、吹口哨、跺脚、大声说笑、喧哗。D 随地吐痰、乱丢杂物；E 面对 人咳嗽、打喷嚏。（）不得在禁止吸烟场所吸烟，在外部门、外单位吸烟时，要先征求主人同意同意。接打电话 。（）接电话要及时，要在电话振铃 3 次内接听。（）接打电话时用语文明、语气和气，首先说“您好“。 （）有其他人在场时，接打电话尽量不使用“免提“。 （）给上级领导打电话，要简明扼要，条理清楚，不过多重复，对领导的
6、答复和指示要记清楚。（）给下级或群众打电话，态度谦和，不盛气凌人。（）参加会议、到 领导办公室或接待重要客人时，避免手机发出音响。在公众场合接、打手机时，要回避众人。 6 进出领导办公室。去领导办公室要先轻轻敲门，经允许后进入。送领导批件时，要在离领导稍远位置等候，待领导阅示后，如无其他交代，要迅速离开领导办公室。7外出乘车。（）乘坐中型或大型轿车时，一般以前排即驾驶员身后的第一排为领导或客人座位，其他各排座位由前而后依次乘坐。 （）乘坐小轿车一般座次为：后排右座，后排左座，副驾驶座。 （）乘坐吉普车时，副驾驶座为上座，其他座位依次为：后排右座，后排左座。（）陪乘车时，要 请宾客坐第一座位。上
7、车时，陪同人员要给领导或客人打开车门， 请 他们先上车，待他们坐好后关上车门；下车时，为领导或客人打开车门，他们进 出车门时，为其用手遮挡车门上沿。（）坐在轿车后排左座的人，要等后排右座的人下车后再下车。（） 需到车另一侧时，要从车后绕行。 48待客（）工作时间一般不会私客。对办理公务的客人，要热情礼貌，做到“一起身、二让座、三倒水、四办 事、五送客 ”。实行第一承 办人制度，即第一待客人要负责引导客人承办公务到底。客人要见领导或其他同志，要请客人稍候，待联系后再引导客人会见。 （）介绍。A 遇有介绍时，要先把主人介绍给客人，先把男士介绍给女士，先把年轻的介绍给年长的，先把低职位的介绍给高职位
8、的；对外介绍本单位人员时，要按职位高低依次介绍；B 上级领导来单位视察指导工作，参加会议等，会见本单位人员时，要先把上级领导介绍给本单位人员。 （）与客人握手。 A 和对方的距离合适时才可伸出手；B 握手的力度要适宜，不可太紧，也不可 显得太随意；C 握手 时双眼要正视对方，面露笑容；D 男士与女士握手时，要待女士伸出手后方可伸手，握手 时间不要过长。 （）与客人交换名片。 要双手接递，并说谢谢，接到客人名片时，不要立即收起，要先观看以示尊重。 （）引导客人。 A 要在客人左前方引导；B 需乘 电梯时，要 为客人要 电梯， 让客人先进；出电梯时，要让客人先出； C 引导 客人到办公室时，要为客
9、人开门，示意客人先进。 （）送客。 A 客人离开时，要让客人先出门，并与客人握手道 别；B 一般的客人可送出办公室门外，重要的客人要送出机关大门外； C 客人需要乘车的，要为其开启和关闭车门，并挥手道别。 （）会见和会谈；A 会见、会谈时，主人要提前到达会见、会 谈场所，在门口迎候客人； 5B 领导之间的会见、会谈，工作人员安排就绪后应退出，谈话中不要随意进出；C 会见座位安排通常为：主宾、主人席安排在面对正门位置，客人座位在主人右侧，其他客人按次序主宾一侧就座；主方陪见人在主人一侧按次序就座，译员、 记录员 安排在主宾和主人的后面（如图 3-1 所示）；D 会谈座位安排通常为：双边会谈采用长
10、方形或椭圆形桌子的，宾主相对而坐，以正门为 准，主人的背门一侧，客人面向正门，主谈人居中，其他人依次就座，如会谈长桌一端向正门，则以入门的方向为准，右位客方，左为主方；多边会谈，座位可摆成圆形、方形等，合理安排座次（如图 1 所示）； E 主人到客人下塌处拜访就座以客人为主。F 会见、会谈结束后，要送客人至车前或门口握别。 （）宴请活动A 根据宴请的性质、目的、主宾的身份等确定宴请的规格、范围、时间、地点；B 宴请 前宾客到达时，主人要到门口迎接；C 按先主 宾后一般来宾，先女宾后男宾的顺序，引导宾客进入餐厅；D 宴请要考虑来宾的饮食习惯、民族、地区、身体状况及其他特殊要求；E 桌次的高低以离
11、主桌位置的远近而定，右高左低，近高远低（如图 2 所示）；F 同一餐桌上座位的高低，以离主人的远近而定；G 通常对门口或居中的桌是主桌和主人位置；H 一般情况下，第一主人的右边是第一主宾，左边是第二宾客，第二主人的右边是第三宾客、左边是第四宾客（如图 3 所示）；也可根据客人的职务年龄等情况灵活安排座位；I 宴 请 中主人要热情、周到地照顾好客人，交 谈以第一主人与第一主宾为主，其他参与接待的人员一般不主动提话题，不随便插话打断交谈；J 宴请 中要礼貌敬酒，理智饮酒，文明 进餐，不大声喧哗，不发出不雅声响；6K 宴请时间要适当，一般掌握在一小时左右。 （三）会议室标准1会议室使用（）小会议室一
12、般供党委会、院务会和人数在30 人以内的各种小型会议。（）多功能厅会议室一般院周会、党代会、职代会、各种学术会议以及超过30 人以上的会议使用。（）接待室一般院领导处理接待等方面事务使用。（）使用会议室，会 务工作人员要提前 1 小时通知办公室，办公室负责通知相关人员做好准备。（）按规定范围使用会议室，超范围使用，要经主管领导批准。会议室配置（）小会议室用品 A 配备桌、椅；B 配备 音像器材，包括视频网络设备； C 配备 暖瓶和纸杯等饮水用具；D 电源照明设施配备；E 备有湿巾、纸巾等；F 冷暖空调 ；（）多功能厅会议室用品。A 配备桌、椅；7B 配备 音像器材，包括调间台、功放、话筒、电视
13、、录音机、DVD 等。C 配备饮 水用具，包括暖瓶、纸杯；D 电源照明设施配备；E 取暖制冷设施配备，包括冷暖空调、电暖器等；F 按有关规 定配备消防 设施。（）接待室用品。A 配备沙发、茶几；B 配备饮 水机、暖瓶和纸杯等饮水用具；C 取暖制冷设施配备，包括冷暖空调， 电暖器等。会议室服 务。（）会议室和接待室卫生整理，按照环境卫生标准执行。（）使用会议室和接待室，要提前做好以下准备工作：A 检查会议室卫生状况，如不符合要求，要及 时清洁到位；B 检查 配备的各种用品设施是否齐全和能否正常使用；C 会议 室提前开窗通风；D 夏季开会要提前 30 分钟开空调制冷；冬季开会如暖气不足，要提前 3
14、0 分钟开空调制热。（）党委会、院务会、院周会服务。A 会务工作人员提前 15 分钟到岗，准备音响、茶水、考勤；B 会议结 束后，服务人 员做好会议室整理、发现有领导遗失物品，妥善保管，及时送还领导。（）向上级汇报工作的专题会议。A 院办提前 30 分钟检查会议室准备情况；B 会务 工作人员提前 10 分钟把会议相关资料放置参会者桌前；C 准备 白毛巾，经消毒和 烫洗后，会前 15 分钟放置参会者桌前；D 服务人员会场服务要稳重大方，做到眼勤、腿勤、手勤；E 每隔 40 分钟，服务人员进入会议室为与会领导加水，特殊会议例外；F 会议进行 时，服 务人在会 议室门前值班，防止无关人员进入会议室；
15、（）党代会、职代会服务（按会务组安排落实）8（四）文件标准发布形式。（）中共十堰市中医医院委员会文件：用于以党委名义向全院印发有关全局性、政策性和指令性的通知、通报、决定等公文；用于向上级党委请示、报告工作；发布干部任命事项。（）十堰市中医医院文件：用于发布院务会、职代会等讨论通过的重大事项、重要决策和涉及全院的重大工作部署；用于通知重要事项；用于向上级请示、报告工作；发布行政干部、临床科主任、护士长聘任事项；发布医院综合性领导机构和工作机构的成立、调整。（）十堰市中医医院：传达医院指示，发布某些事项；转发上级文件；印发院内通知；向无隶属关系但涉及行业管理的部门报告、请示工作；向无隶属关系但规
16、格较高的单位商洽工作或询问、答复问题等；发布医院单项工作领导机构的成立、调整； 发布医院职能科室相关重要事项；发布会议纪要。（）中医院动态：用于发布医院重要工作、重大活动信息、动态；发布医院行政、业务 等工作检查情况通报；刊发上级领导来我院视察、调研和指导工作时所做的重要讲话，院领导重要讲话，以及根据院领导批示需印发的重要典型经验和调查报告等。文种使用（）我院正式文件所使用的文种包括：决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函和会议纪 要共 10 种。 （另命令、公告、 议案不适用我院）（）使用上述文种，要根据文种的特点，用途和文稿内容合理选择使用。（）因特殊工作需要采用其他文种，可在
17、其前面加印发通知。公文格式。（）文头部分。由版头、密级、发文字号、签发人等组成。A 版头。 “中共十堰市中医医院委员会文件”、 “十堰市中医医院文件” 、“十堰市中医医院”，用套红大字头居中印在公文首页 上部。B 密级 。公文的秘密等级，分 为秘密、机密、绝密，标注于版头左上角。C 发文字号。由发文代字（十中医委、十中医、十中医字、十中医函、十中医发、十中医 纪要）、 发文年号和发文顺序号组成，年号和顺序号用阿拉伯数字书9写，标注于间隔线上方居中。有签发人的上行文，发文字号标注于间隔线左上方，函的发文字号标注于间隔线右下方。中共十堰市中医医院委员会文件使用“十中医委XXXXX 号”十堰市中医医
18、院文件使用“十中医XXXXX 号”。十堰市中医医院使用 4 种发文字号：上行文（向上级单位、部门或市级政府部门报告、请示工作）使用“ 十中医字XXXXX 号” ；平行文（向不相隶属单位、部门询问和答复有关事项）使用“十中医函XXXXX号” ；下行文（通知、决定等）使用“十中医发XXXXX 号” ；会议纪要使用“十中医 纪要XXXXX 号”中医院动态第 X 期(总第 XX 期)。D 签发人。上报公文应当在间隔线右上方标 注“签发人”（发文字号左移）。行文部分。由标题、发送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传 达范围等组成。A 标题。由发文机关名称、公文题目和文种 组成。B 发
19、送机关。即主要受理公文的机关，用全称或者规范化简称，位于正文左上方，顶格排印。C 正文。公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或者发送机关下方。D 附件。在正文之后，发文机关署名左上方注明附件的名称，附件置于主件之后。E 发文机关署名（适用于党委文件）。用全称或者规范化简称，位于正文的右下方。F 成文日期。署会议通过或者领导人签发日期，成文日期党委文件采用阿拉伯数字，行政文件采用汉字数码。意见、决定、规定、 纪要等不 标明发送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。G 印章。医院正式文件需加盖印章，按印章管理制度 执行。文尾部分。由主题词、抄送机关和印制版记组成。 10A 主题词。
20、按公文主题词表标注，位于抄送机关上方；B 抄送机关。指除发送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。对上级部门用抄报，对不相隶属机关用抄送，对下级机关用抄发。抄送机关名称标注于印制版记上方，主题词下方；C 印制版 记。由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。公文印制。（）字型。公文标题用二号小标宋字体，正文用三号仿宋字体，每页文字 22行，每行 28 个字。 （）纸型。使用 60 克-80 克纸，采用 A4 纸型（长 297 毫米、宽 210 毫米）。（）印装。采用微机打印，双面印刷，左侧装订。 （）印制份数。按发文范围确定印制份数。（五）文档管理标准文档收
21、集。（）各科室负责收集与本科室工作相关的文档，内容主要包括：A 上级机关下发的各类公文以及有关的法律、法 规和政策规定等；B 本科室办文、 办事、办会所产生的各种文件、资料、图表、照片、音像制品等；C 通过 新闻媒体及互联网收集的与本科室工作有关的各种资料；D 其它与本科室业务工作相关的公文；（）资料收集的方法。可采用汇编、剪报、复制和网上下载等多种方法收集。整理分 类。各科室对收集到的文档进行整理分类，可根据工作需要分为纸介质文档和电子文档，具体分类方法按有关规定进行。科室档案每年向档案室移交一次，或根据单项工作的周期性向档案室移交。登记立卷。（）纸介质文档。A 文档排序。已归类的文档，按照
22、文档形成的时间先后顺序排列，将同一次活动、同一 项工作、同一个会议形成的资料排列在一起；11B 文档编号登记。建立专门文档登记册，将各类文档的文号、标题、秘级、时间等内容详细登记，并依排列顺序对归档文件逐件编号登记；C 文档装盒。对将需要归档文件按编号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊和盒内文档目录（包括该档案盒中的文档编号、标题、日期和件数等）。（）电子文档。根据工作需要建立电子文档，分类储存，逐步实现文档管理电子化，具体按照电子文档有关要求实施。.文档管理。（）做好文档的日常管理工作，各科室明确负责文档管理工作人员。（）文档的存放要做到防火、防潮、防泄密，符合国家有关规定。（）对按规定
23、需交档案室保管的文档，各科室要在每年底，整理移交档案室。（）电子文档按照有关规定做好管理工作。文档使用。（） 各科室要做好文档的使用登记工作，发挥文档的作用。 （）文档的共享。纸介质文档各科室可相互借阅使用；电子文档可按照有关规定在内网上发布。二、工作标准（一）接电、接访、接文及协调服务工作标准接电、接访、接文。（）接电。对要求找领导的，要问清对方的单位、姓名、身份及事由等；如果要找的领导不在或者领导不需与对方通话，要礼貌耐心的向对方做出适当的解释；对询问事情的，如事情清楚、有根据而又可以回答的，可以适当回答；对事情不了解或不宜回答的，要礼貌地回避，不可随便答复；对领导交办的事项，要详细记录，
24、逐项落实，及时向交办领导反馈办理结果。（）接访。 接待来访要态度和蔼、接情，视情况通知有关领导和科室接访；接待患者投诉， 态度要和 蔼、 诚恳 ，不用 过激语言，避免激化矛盾， 视情况通知有关科室和领12导接访。对来访要求找领导的，要先和领导联系（与领导联系时不要当着客人的面），根据联系结果办理。（）接文。要了解清楚来文情况，认真及时地履行办文手续。接电、接访、接文的记录。 （）接待方面：来人姓名、性别、单位、民族、职务、人员详细情况、目的、交通工具、到达时间、地点、 联系人及联系方式等；（）会议方面：会议名称、时间、地点、参加人员、会期、会议内容、需准备的事项等； （）重大事件：事件名称、时
25、间、地点、起因、过程、采取的措施、人员情况、需解决的问题等。突发性紧 急情况的办理。（）接到突发性紧急情况后，要了解清楚报告人姓名、科室（单位）、联系电话， 发生事件的时间、地点、原因、已采取的措施、现场情况，需解决和 协调的问题等，对不清楚的情况，要做进一步核实；（）将突发性紧急情况按程序立即报告有关领导，并做好相关工作。（）按照领导的指示迅速通知有关部门和人员，做好处理准备和事故的续报工作；遇有突发性紧急情况，可边办理边向领导汇报。（二）会务工作标准. 会议种类（）全院性的大型会议，主要包括：党代会、职代表、党员大会、职工大会等；（）各种类型的专题会议，主要包括：院务会、院周会、动员会、总
26、结会、报告会、表彰会、座谈会、协调会、汇报会等；（）特殊类型会议，主要包括：党委会、院委会等；（）学术会议，承 办的省市继续教育培训及其它学术会议、686 项目培训等；（）除通常会议形式外，还包括现场会、视频会等。. 工作程序 （）流程：接受指令 方案制订方案 审批会议筹备会前检查13会议报到会中服务会后事宜（）各环节任务A 接受会 议指令。在接到会议指令时，应准确记录会议召开的各项要求，全面掌握有关情况，做好相关准备工作。B 会 议方案制定。根据接到会议的指令和领导的有关要求，制订会议方案，内容主要包括：会议名称、时间、地点、 议程、出席 领导、参加人员、列席人 员、拟邀请人员、会 议文件资
27、料准备、会场布置（根据要求有的会议还需准备新闻报道、典型发言、 颁奖、会 议经费预算以及其他特殊要求）。C 会议 方案审批。将 拟订 的会议方案报主管领导审定。 D 会前筹备。a.会议通知：重要的会议应发文通知，一般会议短信和电话通知。通知内容包括：会议名称、时间、地点、参加人 员、会议 内容和会期、注意事项、 联系电话等；通知范围：根据会议内容通知参会院领导、科主任、护士长、副主任、副护士长、列席人 员以及相关人员；通知会议时应掌握人员出席、请假情况并及时向领导汇报。b.会议文件准备：由院办或相关科室负责会议文件的准备，对需向大会提交的文件资料， 应明确专人负责收集和分发。c.会场布置：布置
28、会 场应 体现会议的性质和需要，烘托会场气氛。 会场的装饰：主席台的装饰。根据会议需要在主席台悬挂会标、摆放花卉；会场前景装饰。根据会议需要悬挂标语、摆放花坛等。 会场座次排列：主席台人员座次的排列。会议主席台座次排列顺序，一般按职务高低排列，以主席台座位为准，单数以中间为上，双数中间两人以左为上，然后依次排列。如领导对座次安排有特殊交待，则按领导的意见办；标识座次的方法，可采用在主席台或会议桌上摆放台签。 其他要求：会场要考虑制冷、取暖、通风等事项；会场桌椅摆放应整齐划一，横成行、竖 成列。 铺有台布的桌面应干净整齐、颜色统一；台签要统一、规范、醒目，摆放要整 齐；重要会议会场内音响、话筒、
29、灯具等设备应提前 2 小时调试，会前 10 分钟重试，确保正常使用。同时准备备用品，随时应付突发情况。 特殊要求：国家中医药管理局召开视频会，提前与信息科联系，安排好会场14及有关技术保障工作；对表彰类会议，可根据需要安排礼仪人员；党委会、院委会、院务会、院周会的会议室准备，按照会议室管理标准中的有关要求，做好准备工作；对参会人员有着装要求的，应提前通知。d.住宿、就餐安排。住宿：承办省、市学术活动需安排住宿的，提前统计好住宿人数、性别、预订客房、档次和房间数量，拟定房间分配方法，由会务人员提出要求，督促所在宾馆落实。就餐：掌握就餐人员情况，提前 2 天确定就餐地点、食谱，由会务人员督促就餐酒
30、店落实。e.会议用品准 备。提前开列用品准 备清单，将所需物品的名称和数量 详细列出。主要包括：f.制作证牌。包括：台签、奖状、证书、文件袋等；g.印制会务册。内容包括：议程、日程、参会人员名单、房号、电话号、就餐安排等；h.特殊会议。如召开选举性会议，应准备选票、选票箱、封条等，并准备填写选票用笔等物品。j.信访安全保卫工作。重要领导来院视察、调研工作，由保卫科协调信访、公安部门制订、落实预案。 k.新闻报道工作。需要作新闻宣传的会议，一般由宣传科参加，做好会议新闻报道，特殊会议根据会议需要，邀请新闻单位做好新闻报道工作。l.会议参观点勘察。对会议安排有参观内容的，应提前到参观点进行现场勘察
31、，全面掌握情况，确定合理的行车路线。 m.会议经费预算。根据会议需要，预算会议经费，报送领导审批。 E 会前 检查。重要会议召开前，由院领导对上述会议准备工作进行检查、调度，确保各项工作落实到位。对未完成的任务，明确专人限时完成，确保大会按时顺利召开。 F 会议签到。会务工作人员提前 10 分钟到会场负责签到。 a.会议签到。要求与会人员本人签到。签到完 毕后，应汇总情况，向会议主持15人报告。会务工作人员在会前 5 分钟，应对没有到会人员进行催促。b.领取文件、资料。c.宣布会议纪 律。开会时要关闭手机或使其静音， 进入会场不准吸烟，不准随意走动、不准交谈喧哗。 d.院务会有候会人员的，应安
32、排候会人员等候，确保会议衔接紧密、有序。 G 会中服务。会场服务人员应稳重大方、礼貌用 语，适时搞好会场服务。 H 会后工作。 a.会议结 束后，清理 检查会议室，关好空 调、音响、照明设备，通知卫生员做好卫生，关好门窗。b.需要出会议纪要或工作动态的，及时整理出会议纪要、动态，按发文规范处理。c.会议文件的 归档。将形成的所有文件包括会议方案、通知、 报告、简报、记录、 签到表等文件整理归档。d.督办落实。根据会议部署或领导安排督办落实，并将督办情况向有关领导汇报。 （三）接待工作标准1.工作程序:受领接待任务了解来宾情况提出接待预案接待预案审批着手前期准备实施前期检查接待任务实施接待后续工
33、作2.各环节工作任务 （1）受领接待任务。（2）了解接待对象情况。包括来宾人数、单位、姓名、职务； 来院目的、到达时间、主要活 动、日程安排、交通方式、联系方式、需要接待方办理的特殊事宜等。（3）提出接待方案。依据接待任务和领导要求拟订接待方案，内容包括：接待对象主要情况、参与接待的领导名单、来宾主要活动和日程安排、接待任务涉及的有关工作文件、资料及负责科室主要接待活动安排：16A 礼仪安排，包括迎接、 领导会见、陪同活 动、欢送等；B 食宿安排，包括房 间 安排、就餐方式、地点、陪餐人员安排等；C 车辆 安排；D 责任分工，根据接待任务要求，明确各相关科室的 责任及负责人；E 联系 电话，包
34、括主陪领导、接待人员电话等。（4） 接待方案报领导审批。（5） 前期准备工作。根据接待方案协调有关科室做好各项前期准备工作。A 食宿安排。客房。根据需要对房间布置、配套设施、宣传资料、洗浴卫生用品等提出明确要求；就餐。确定就餐地点、就餐方式，对餐厅的环境卫生。餐桌座次安排参照公务活动礼仪标准执行。B 活动 安排。上级领导来院视察、调研活动安排：根据上级领导来院情况，协调有关科室准备汇报、座谈材料；提前进行现场勘察，做好迎送、资料准备、情况介绍、参观路线等工作；汇报会、座谈会等会议安排，协调有关科室按照会务工作标准执行。外地宾客来院参观、考察、学习活动安排：对口领导和科室在会议室向来宾介绍情况；
35、根据来宾具体要求，安排参观、考察、学习内容，并提供相关资料。（6）接待任务实施。由接待人员按照接待方案组织实施接待任务。A 迎接。提前组织院领导及有关人员按确定时间到门口迎接，了解来宾行进方位，预测到达时间，随时向迎候领导报告；B 来宾到达后，引领来宾到会客室；C 就餐，提前到餐厅进行检查，确认准备工作就绪后，引领来宾和陪同领导到餐厅就餐；D 参加会 议，提前到会场检查，确保各项工作到位后，引导来宾和陪同领导到达会场；17E 如需照相，安排好地点、参加人员、排位、摄影师等相关事宜； F 客人离院时，组织人 员提前装运行李，并引领有关领导按时到位欢送。在接待实施中，有特殊情况需变更接待方案的，接
36、待人员应请示主要陪同领导批准后，及时组织协调有关人员进行调整落实。（四）公文运转（公文办理）工作标准1.工作程序签收登记公文审阅拟办意见呈送阅批交办传阅注销存档2.各环节主要任务（1）签收登记。签收公文要逐件清点，重要公文要逐页检查；发现问题及时发文机关查询并采取相应的处理措施。紧急公文要注明签收的具体时间。公文登记要将来文单位、收文时间、 标题、密 级 、缓急时限、件数等逐 项详细登记。（2）公文审阅。A 对上级公文要仔细阅读，准确理解和把握公文的内容和要求。 B 对无隶属关系的单位来文，了解清楚来文意图和需办理事项。（）提出拟办意见。 对需要办理的公文，要在准确把握公文意图、相关背景及政策
37、法规的基础上，根据领导分工和部门职责，提出拟办意见。 （）呈送阅批。 A 对各级来文贴上“十堰市中医医院收文处理笺”，填写相关内容及拟办意见后，报领导阅批。B 科室呈报的请示和 报告，贴上“十堰市中医医院收文处理笺”，填写相关内容及拟办意见后，报分管领导阅批。 （5）交办传阅。对所有的公文，文秘人员一般先送办公室主任阅读、把关，然后送其他需阅知的对象。公文在传阅过程中，文秘人员应按一般程序和特殊程序传阅。一般程序是阅件一般先传主要领导后传主管领导，再传其他领导和有关科室，办件则应先传主管领导，再传其他阅文对象；公文的特殊程序是紧急公文、专送公文和需要某位领导直接阅批的公文，应按照先办后传、急用
38、于先阅、跳跃18式传阅等方法处理。A 公文交办。领导阅批后的文件，按领导批示意见办理。领导批示转有关科室的，将批示笺同文件一并转有关科室办理，科室有文件的只将批示笺复印交办； 有两名以上领导批示的公文，将最高 领导的批示意见报告给其他领导； 公文交办要做好登记，严格签字手续，以备查找，在办理过程周要做好跟踪催办，并及时向批示领导反馈公文的办理结果。 B 公文传阅。 对需传阅的公文，根据 传阅范 围，做好传阅工作，既不能随意扩大，也不能随意缩小；国家、省、市三 级普 发文件领导班子成员、调研员都应传阅到位；杜绝文件横传。公文传阅应该以文秘部门为中心点进行传阅，不允许抛开文秘人员在应阅人之间横传，
39、以免传阅件失控、遗失。公文传阅要由专人负责到底，其他人员均不得代行其职。办理过程实行单线运作，纵向周转，由文秘人员一人经手，全权负责，以避免多人插手导致的职责不清和相互推诿；设置密级文件夹，封面 贴有“ 密级” 标志，用于传阅“ 三密” 文件，文秘人员应提醒领导不要带出办公室阅文，密级文件即阅即退，没有阅完的也要暂时收回，以保证公文传阅的安全保密。（六） 注销存档。公文办理完毕后，注明办结时间。公文办理过程中形成的文字资料，整齐齐全，按规定存档、备查 。（六）公文运转（公文分发）工作标准.工作程序 公文分发工作流程如图 3-11 所示： 公文收取公文分发公文回收公文存档或销毁各 环节主要任务（
40、1） 公文收取。对收取的文件，要对文件的版头、发文字号、数量、发放范围等方面进行检查，对检查中发现的问题，要及时与起草科室联系，妥善处理。（2） 公文分发。 按发文范围分发公文并履行签字手续，对只下发部分科室的公文，由起19草科室列出下发范围，按范围下发。 会议 上可以分 发文件。 紧急公文的分发要制定文件分发登记表，通知对口科室限时领取，并履行签字手续。（） 公文存档。院内文件 3 份留存档案室。（） 公文销毁。需要 销毁的文件，严格按规定予以销毁。（七） 督促检查（决策督查）工作标准. 工作程序 任务确定分解目标制定方案领导审批实施督查撰写报告领导阅批追踪落实反馈结果资料归档各环节主要任
41、务（1）任务确定。 A 根据医院重大决策和工作部署确定督查任务。 B 根据领导布置确定督查任务。 C 根据当前工作需要，筛选确定督查任务。 （2）分解目标。A 对全年或半年工作部署和其他重大工作举措，分解目标，明确科室，落实责任，并按程序制发文件，落实任务目标。B 对领导 布置的督查任务，根据领导意见，明确科室，落实责任，分解目标，提出要求。 C 根据当前工作需要确定的督查任务，明确责任人和工作任务目标。 （3）制订督查预案。主要包括：督查的目的、督查的内容、工作方法、人员、时间安排、纪律要求和撰写报告要求等。（4）领导审批。报主管领导审批。（5）实施督查。A 动员培训。督查活动开展之前，对参
42、加督查人员进行集中动员和业务培训，使督查 人员了解督查活动的意义、内容、方法和有关事项，掌握有关标准，熟20悉工作环节，增强督查人员的责任感。B 协调联络。根据需要，主动做好与被督查科室的协调联络，根据情况通知其督查的内容、时间安排等有关事项。 C 实施督 查。根据督 查预 案中的内容和要求，从以下几方面开展工作：听汇报。听取被督查科室的工作完成情况、存在的问题及解决措施；查资料。根据被督查科室的汇报情况，印证工作进度或完成情况的资料记载；看现场。现场查看各项工作的落实情况； 搞座谈。组织不同层次人员座谈了解有关情况； 访群众。采取问卷调查或专题问答等形式，随机走访部分职工或患者。D 方式方法
43、。明查。将督查内容、 时间等有关事项提前通知被督查科室做好有关准备工作，按照督查预案要求，开展督促检查；暗访。根据督查内容，不打招呼，直接深入被督查科室，进行暗查和走访； 跟踪调研督查。根据决策落实进展情况，选择关系全局的热点、难点问题，开展跟踪调研督查，对重点问题进行解剖分析，提出建议，写出调研督查报告；联合督查。根据领导要求，联合有关职能科室，开展督促检查活动。E 解决 问题。在督查过程中，对发现的问题，及时向被督查科室指出，并提出指导意见。对被督查科室自身解决不了的问题，协调有关方面帮助解决。（6）撰写报告。督查活动结束后，撰写督查报告，主要内容包括：开展督查的时间、人员组成和督查方法、
44、所督查工作的进展情况，当前存在的问题和下步推进工作的建议等。（7）领导阅批。报主管领导阅批。（8）追踪落实。督查报告经领导批示后，按批示意见办理，需进一步落实的问题，继续督办有关科室落实，直到问题解决。（9）反馈结果。21将汇总追踪督办的情况，向有关领导反馈。（10）资料归档。平时做好资料的搜集保存，明确人员对督查工作中形成的资料进行整理归档。（八）督促检查（专项查办）工作标准确保院领导和上级领导批办事项高质量办结并按时反馈，把各级领导的批示精神落实到位，适用于对院领导和上级领导批办事项的督办落实。1.工作程序。承接批办件提出拟办意见转交承办科室督办落实呈批办领导审阅（不合要求发回重办）办理情
45、况反馈办结报告存档2.各环节主要任务。(1)承接批 办 任务。随时承接院领导批办件，每个工作日登记领导要求的督办事项，按 规定办理。(2)提出 拟办 意见。 领会领导批示精神，根据领导批示的具体要求，从交办、督办、 办理 时限和回访等环节提出拟办意见，填写领导批办件拟办意见卡。(3)交承 办科室 办理。确保领导批办件在规定时间内办结，急件即办即结，难度大的再规定时间内报进度，特殊情况按要求时间办结。(4)督办 落实 。按照办结时限要求对领导批办件开展督办。将上级领导批办件和院领导重点批办件作为专项查办工作重点，专人负责。及时掌握承办科室接到批办件后的办理情况，跟踪督办。(5)呈批 办领导审阅 。将办理结果呈报批办领导，不合要求发回重办；审阅合格办结报告存档(6)办理情况反馈。上级批办件应及时向批办领导反馈办理情况并按批办要求向相关单位和人员反馈情况。(7)办结报 告存档。
