1、1办公室工作之我见企业办公室是一个既简单又复杂的部门，说简答只要一句话就可以概况他的职责：“配合生产部门做好行政后勤的保障工作” 。说复杂这一句话的背后所涵盖的工作内容是千变万化，非常细致的。一、办公室要主持公司日常的行政工作，主要包括了起草文件、安排会议、来访接待并配合好总经理做好其他突发的行政工作。比如简单的一个安排会议工作，乍一看安排会议很简单，其实要安排一次有效率的会议是有很多难度的。比如会议中最重要的记录工作，要做好一次高质量的会议记录是办公室工作能力的体现；再如怎么让会议有效率，又能让人觉得开会不再是很头疼，这里就要在时间上加以控制，每个到会人员的发言要围绕会议主题展开这点我们要像
2、德国人学习，他们是世界上开会效率最高的群体，每人在会上拥有多少发言时间都是预先有总经理定好的，五分钟就是五分钟，时间到了没说完就不准再说了，全部发言完后由相关负责人给出解决办法，每次开完会都不是白白浪费时间，都能解决时间问题。如果我们也能这样进行尝试探索是不是也很好呢。二、办公室要协助总经理做好员工管理与企业管理。比如如考勤情况，员工对规章制度的遵守情况都是企业管理中的要点。对于规章制度要适时的做一些抽查和通报，不好的要张榜公布引以为戒，好的要上喜报供大家学习，要让人人参与到上红榜的竞争中来，对于遵纪守法员工给予适当奖励，这是老牌国企一贯的做法也可以用到我们新时期的企业管理中来，因为人都是好面
3、子的，总是被张榜批评他肯定会不好意思。三、办公室要做好企业的生产安全监督和劳动保护监察工作，要把员工的生产安全时刻放在心上。比如我今天在车间看到有配料的员工把口罩挂在脖子底下而没有戴上，也许他只是偶尔一次但也有可能他为了方便已经是长此以往的这么做，这时就需要把这一岗位的员工都召集起来进行培训，要和他们沟通“戴口罩”不是给人家看的，是为了你们的身体健康，戴口罩可以有效防止“尘肺病”的发生，要是条件允许可以请“职业病防治”方面的医护人员来专门讲解这方面的知识，让员工切身体会到企业是在为他们的健康考虑，不是简单的榨取他们的劳动力，这是劳动保护意识上的欠缺。2再如，在车间还看到冷却的水槽旁边直接挂着插
4、电风扇的多用插座，一旦水槽的水溅到插座上就容易和金属质地的水槽产生短路，这时在一旁操作的工人有可能被电击，也有可能会烧坏电扇或插座造成不必要的损失，其实只要把插座装进小木盒只留电线在外面就可以避免，这是安全上的疏漏。只要平时多留心，有很多的隐患不用专门去检查也是能够及时排除的。四、办公室要协助车间和其他部门做好包括 6S 在内的卫生工作。其中 6S之一的“安全”在上面已经单独说过。6S 的定义和内容如下（以下六点摘自书本）：整 理 （ SEIRI） 将 工 作 场 所 的 任 何 物 品 区 分 为 有 必 要 和 没 有 必 要 的 ，除 了 有 必 要 的 留 下 来 ， 其 他 的 都
5、消 除 掉 。 目 的 ： 腾 出 空 间 ， 空 间 活 用 ， 防 止误 用 ， 塑 造 清 爽 的 工 作 场 所 。 整 顿 （ SEITON） 把 留 下 来 的 必 要 用 的 物 品 依 规 定 位 置 摆 放 ， 并 放 置整 齐 加 以 标 识 。 目 的 ： 工 作 场 所 一 目 了 然 ， 消 除 寻 找 物 品 的 时 间 ， 整 整 齐 齐的 工 作 环 境 ， 消 除 过 多 的 积 压 物 品 。 清 扫 （ SEISO） 将 工 作 场 所 内 看 得 见 与 看 不 见 的 地 方 清 扫 干 净 ， 保持 工 作 场 所 干 净 、 亮 丽 的 环 境 。
6、 目 的 ： 稳 定 品 质 ， 减 少 工 业 伤 害 。 清 洁 （ SEIKETSU） 将 整 理 、 整 顿 、 清 扫 进 行 到 底 ， 并 且 制 度 化 ， 经常 保 持 环 境 外 在 美 观 的 状 态 。 目 的 ： 创 造 明 朗 现 场 ， 维 持 上 面 3S 成 果 。 素 养 （ SHITSUKE） 每 位 成 员 养 成 良 好 的 习 惯 ， 并 遵 守 规 则 做 事 ， 培养 积 极 主 动 的 精 神 （ 也 称 习 惯 性 ） 。 目 的 ： 培 养 有 好 习 惯 、 遵 守 规 则 的 员工 ， 营 造 团 队 精 神 。 安 全 （ SECUR
7、ITY） 重 视 成 员 安 全 教 育 ， 每 时 每 刻 都 有 安 全 第 一 观 念 ，防 范 于 未 然 。 目 的 ： 建 立 起 安 全 生 产 的 环 境 ， 所 有 的 工 作 应 建 立 在 安 全 的前 提 下 。6S 工作看似只有短短几句话，要做的出色可以说需要工作人员的面面俱到才行。以厂区的木架子为例，在用完所用的原料之后应及时把木架子放到统一的地方，虽然场地很宽敞但要是有叉车装着原料刚好从这个地方经过就造成了不必要的麻烦。另外车间里停放了很多电动车，是否可以考虑另外安排一块区域供停放，这样既美观又节省空间。3五、办公室要做好员工后勤工作。举个小例子，我今天在厂区参观
8、时恰逢午饭时间，看到有很多员工拿出自己的饭盒准备去食堂就餐，生产区域会有一些粉尘产生，把餐具放在车间或多或少会粘上粉尘，一天两天也许没什么，要是长年累月就会很可观。如果能把放置餐具柜子摆放到食堂会更好。 （我不知道有没有这样的柜子） ，另外也可以出一条明文规定：“餐具和食物不准带进生产区域，吃饭或点心请去食堂。 ”至于买菜和安排员工伙食我想会在以后的工作慢慢学习，用不了多久就能熟门熟路。六、办公室要做好人力资源管理与员工招聘培训工作。人力资源管理在漫长的雇用关系完善过程中已经发展成为一门学问，大学里有专门的课程和职称，最高的叫：“人力资源管理师” 。当然要从头开始学习并取得职称显然已经不太现实
9、，那么对于我来说要做什么呢就是协助生产部门招聘到合格的，踏实的，勤奋的员工。我厂是生产型企业，工人是这类企业生产稳定的基础，合格的工人当然就是重中之重，那么招聘工作就是这重中之重的前提。能否及时有效的招聘的合格工人是我今后工作中重点，我将会花大力气去学习。招聘之后的培训也相当关键。对于行业陌生的员工需要对他们进行安全方面的，思想政治方面的培训，操作技能当然需要车间的老师傅们老完成；对于熟练工也需要对他们进行企业文化方面的培训，因为熟练工很容易把以前做过的企业的一些思想带到这里来，在实际中也会听到他们说：“我们以前在某某地方不是这样的做的”在他们说出这话之前我们要让他们认识清楚：“美临就是美临，
10、在这里就是这么干活的，以前的一切都不算数。 ”当然对这两类员工进行规章制度的培训都是不可少的。七、办公室要做好厂区硬件设施的维修保养，和基础设施建设工作。这包括原材料的选购，工时费的核算，怎样让费用最节省是其中的关键。我一直是技术出身，虽然不能说对这方面有多么精通，但在以前的工作中或多或少都接触到一些，通过一段时间的锻炼这不是问题。八、办公室要对内完善企业文化体系，对外做好企业形象宣传。企业文化也有具体的定义，但其书面不容易理解，举个简单的例子：有两家企业外出旅游，一家有 100 人需要 2 辆大巴，一家有 500 人需要 10 辆大巴。100 人的企业4大巴到达指定地点之后员工都站在原地，等
11、车停好打开车门他们才慢慢的走到车边并且主动排队依次上车，上车之后还相互让座照顾老人儿童坐在前排；500人的企业大巴车刚到还没停稳全体人员一哄而上，车门都无法打开，上车之后你争我抢，有人还一个人拿旅行包占了好几个座位前面这家就是企业文化做的好。而且这个例子不是我杜撰出来的，是我在日常生活亲身见到并体会的。我们要完善的企业文化体系就是从人出发的，我们的员工不会全部是高学历，但必须是高素质，就拿集体活动来说出门就要整整齐齐，相互礼让照顾，这样到了外面是对企业本身最好的宣传。一群到了剧场轻声细语，默默找位置坐好等待演出开始的员工不用去他企业参观都能知道这个企业将会永远立于不败之地。集体活动仅仅是管中一豹，这里面的精髓是要在工作中不断探索总结的。企业始终是以人为本，要做好办公室工作要求我们必须具备丰富的知识，耐心细致的态度，勤劳踏实的作风和一切从企业出发的观念。舒振波2011-10-5
