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总裁秘书、总经理秘书商务礼仪汇编.doc

上传人:无敌 文档编号:647930 上传时间:2018-04-16 格式:DOC 页数:46 大小:784KB
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资源描述

1、1秘书基本商务礼仪常识一、仪容仪表礼仪( )头发干净整齐、长短适当,发型简单大方。坚持洗 脸,保持面部清洁。保持双唇和牙齿的干净,消除口腔中的异味。( )男士发型、面部要求:不宜过长,最短 标准不得剔光头;前部头发不遮住自己的眉毛;侧部头发不盖住自己的耳朵;不能留过长、过厚的鬓角;剔须修面;后面的头发不超过衬衣领子的上部。( )女士发型、面部要求:时尚得体,美 观大方、符合身份;发卡式样庄重大方,以少为宜,避免出现远看像圣 诞树,近看像 杂货铺的 场面。女性要求化淡 妆。二、着装礼仪(一)与顾客会谈、参加正式会议等,衣着 应庄重考究,男士一般着西服或中山装,女士着职业装。出席正式宴会时,女士则

2、应穿中国的 传统旗袍或西方的长裙晚礼服;而在朋友聚会、郊游等场合,着装 应轻便舒适。 (二)男士着装要求:1、如双排扣西服给人以庄重、正式之感,多在正式场合穿着,适合于正式的仪式、会 议等;单排扣西服穿着场所普遍,宜作 为工作中的职业西服或生活中的休闲西服,穿两粒扣西服扣第一粒表示郑重,不扣扣子则表示气氛随意;三粒扣西装扣上中间一粒或上面两粒为郑重,不扣表示融洽;一粒扣西装以系扣和不系扣区别郑重和非郑重。此外,两个纽扣以上的西装形式,忌讳系上全部扣子。衬衫:在套装与衬衫的组合上,衬衫的下摆要放入裤子里,整装后, 衬衣领和袖口均要比外衣长出左右。净白色或白色带清爽蓝条纹的长袖衬衫是必2不可少的基

3、本服装配件。请留意:领口和袖口一沾上污渍就不应该再往身上穿,一定要洗得干干净净、熨得笔挺的衬衫才悦目。西装:净色而颜色偏深的整套西装适于多种场合,最派用场。由于中国人脸色偏黄,在选择颜色时应少 选黄色、 绿色、紫色,宜选深蓝色、深灰暖性色、中性色等色系。脸色较暗的男士,可选择浅色系和中性色。有明袋的上装只适合在 较随便的场合穿着,暗袋上装适合正式场合。袜子:深色袜子可以配深色的西装,也可以配浅色的西装。浅色的袜子能配浅色西装,但不宜配深色西装。忌用白色袜子配西装。袜子长度的原则为宁长勿短。鞋子:黑色皮鞋是万能鞋,它能配任何一种深颜色的西装。灰色的鞋子决不宜配深色的西装,浅色的鞋也只可配浅色西装

4、。而漆皮鞋只宜配礼服。鞋子擦得锃亮的人,会显得特别光鲜 ,容易 给人以好感, 脏兮兮的鞋子最不宜登大雅之堂。皮带:深色西装可配深色腰带,浅色西装则可深可浅的皮带都配得上。此外,皮带的颜色应与皮鞋协调。插袋巾:锦上添花的装饰品,颜色不一定要跟领带一样,只要质料够软,插在袋里服服贴贴挺自然就行了,即使一条白手帕也照样能胜任,但不能把它折得死死板板地插在袋里,否则易被人叫着“老土”。2、遵守西服穿着常规西装穿着讲究“ 三个三” ,即三色原则、三一定律、三大禁忌。(1)三色原则三色原则的含义是指男士在正式场合穿着西装套装时,全身颜色必须限制在三种色彩之内。(2)三一定律三一定律的含义是指男士穿着西服、

5、套装外出时,身上有三个部位的色彩必须协调统一,这三个部位是指鞋子、腰带、公文包的色彩必须统一起来。最理想的选择是鞋子、腰带、公文包皆为黑色。鞋子、腰带、公文包是白领男士身体上最为引人瞩目之处,令其色彩 统一,有助于提升自己的品味。(3)三大禁忌三大禁忌简言之是指在正式场合穿着西服、套装时,不能出现的三个洋相。33、西服穿着注意事项1 在商务交往中有两种袜子以不穿为妙,第一是尼龙丝袜,第二是白色袜子。2 穿着西装时上衣要拆除左袖口商标、纯羊毛标志。3 坐着的时候,可解开衣扣(防走样),站起来之后,尤其面 对他人之时,衣服要扣上;4 扣法:单排两粒,只系上边那粒,双排扣西装所有的扣子一律都扣,特别

6、是领口的扣子;单排三粒,系上边两粒或单系中间,不能只系下面一颗,而将上面两颗扣子敞开。 ;单排穿西装背心最下边一般不系,双排式西装穿背心一律都扣。5 穿西装最好不内穿羊毛衫,如穿只允许单色薄型“V”字领,不要同 时穿多件;6 衬衫标准穿法:衬衫之内不穿棉纺、毛织背心内衣;7 直接穿长袖衬衫打领带参加正式活动不合乎礼仪规范,在办公室可以暂时脱下;8 最美观的做法是衬衫袖口露出西服 1 厘米;9 未打领带领扣通常不系,领带结大小与衣领大小形成正比,打好后领带尖与皮带扣上端持平,并不是非要用领带夹,位置在七粒扣从上向下数的第四至第五粒扣之间,不宜处于外人视野之内,而 “一拉得” 领带不适合正式商务活

7、动,切勿使领带多于三种颜色;10 牛皮鞋与西服最般配;11 标准西裤长度为裤长盖住皮鞋,忌西服配便鞋,无论如何不要在正式场合穿一双白色运动袜;12 在正式场合中无论室内外女士均或戴帽, (室内的交际场合男士不能戴帽子和手套,向人致意时应 把帽子取下以示对他人的尊重)但帽檐不能过宽,4穿裙子时应配穿长统或连裤丝裤,袜口不得短于裙摆边,穿套裙时不能穿布鞋;13 穿短袖衫下摆不塞裤内,长裤不要卷起,任何情况下不穿短裤参加涉外活动。14 三点一线: 一个衣冠楚楚的男人,他的衬衣领开口、皮带扣和裤子前开口外侧应该在一条线上。15 通常一件西服的外袋是合了缝的(即暗袋),千万不要随意拆开,它可保持西装的形

8、状,使之不易变形。16 腰部不能别 BP 机、手机、打火机等。17 如果你穿西装,但不系领带,就可以那种便鞋,如果你系了 领带,就绝不可以了。(三)女士着装要求:1、着职业套装(裙装);不穿黑色皮裙;不穿无领、无袖、 领口较低或太紧身的衣服。2、正式高级场合不光腿,在国际交往中,穿着裙装,尤其是穿着套裙时不穿5袜子,往往还会被人视为故意卖弄风骚,展示性感之嫌。 ;穿贴近肉色的袜子,不穿黑色或镂花的丝袜;切勿将健美裤、九分裤等裤装当成长袜来穿。袜子不可以有破损,应带备用袜子;袜子长度,袜口要没入裙内,不可暴露于外,避免出现三节腿(所谓三截腿是指,穿半截裙子的时候,穿半截袜子,袜子和裙子中 间露一

9、段腿肚子,结果导致裙子一截,袜子一节,腿肚子一截。这种穿法容易使腿显得又粗又短,术语叫做“恶性分割”,在国外往往会被视为是没有教养的妇女的基本特征)。3、鞋子要求:不穿过高、过细的鞋跟,鞋子 应为高跟或半高跟皮鞋,最好是牛皮鞋,大小应相宜,颜色以黑色最为正统,此外,与套裙色彩一致的皮鞋亦可选择;不穿前不露脚趾后露脚跟的凉鞋,穿正装凉鞋。4、化妆、 补妆与使用梳子梳理头发一样修饰避人,不宜装入衣袋之中,梳子随身携带的梳子,最好是置于上衣口袋之中,保持它的清洁与卫生,千万不要用手指替代梳子,当众去抓自己的头发或用其他物品替代。三、介绍礼仪( )自我介绍。先递名片再介绍,内容要全面,包括 单位、部门

10、、职务、姓名。( )介绍的顺序。1 在普通场合,介绍人应由秘书、陪同、接待人员 等专业人士或与双方均熟悉之人担任。2 在重要场合介绍贵宾时,介绍人则必须由在场之人中地位最高者担任。3 介绍他人之前应征得双方的同意,尤其要了解地位较高一方有无此种意图。4 尊者居后。首先介绍其中地位较低的一方,然后再介绍地位较高的一方。若一方拥有多位人士,则最 为标准的方式是由地位高者开始,并依次进行。65 如“你好! 这位是我们 公司的姚主席, 这位是张 副主席”。6 介绍时动作:手心向上,介绍时一般应站立,特殊情况下年长者和女士可除外,在宴会或会谈桌上可以不起立,微笑点头示意即可。7 称呼礼仪:姓氏职务称呼

11、如“张书记”, “刘经理”。一般习惯性称呼:称男性为“先生”,女性为“ 女士 ”;年龄大些的女士可称为 “夫人”。十一、名片礼仪使用名片是现代人交际的重要手段,名片的使用也有礼节。习惯上,名片上应印有工作单位、主要头衔 、通 讯地址、电话及邮政 编码等。名片不是传单,不宜逢人便送。使用名片时,应注意几点: (一)递名片:1、名片要保持清洁,不要递出脏兮兮的名片。 2、把名片装在专门的名片夹内,然后放在容易拿的上衣口袋,不要放在 裤子口袋。 3、交名片时,地位较低的一方先递出名片。 4、双手拿出自己的名片,将名片的方向调整到最适合对方观看的位置,双手恭敬地递上,不必提职务、头衔,只要把名字重复一

12、下,顺序要先职务高后职务低,由近而远,圆桌上按顺时针方向开始。5、递名片时应用诚挚的语调说得:“这是我的名片,以后多联系”、 “认识您真高兴”“这是我的名片,以后请多关照”。6、倘若一次同许多人交换名片,并且都是初交,那么最好依照座次来交 换;向他人索要名片,不要直截了当,最好是含蓄的向对 方仔细地询问姓名、 单位、地址、电话 等等,如果愿意的话,一定会送 给你, “如果没有什么不便,能否请您留7一张名片给我?”(二)接名片:1、对方双手递过名片来时,立即放下手中的事,双手接 过,要简单地看一下内容,轻 声念出对方名字,绝不要一眼不看就放起来。有看不明白之 处可向对方请教,对 方一定会很高兴地

13、告 诉你,可感 叹地说道: “哦,荆都大酒店的财务部经理+ 经理呀!” 注意不要把人家的姓名和职务都读错了。2、接过名片后应该立即把自己的名片送给对方,如果自己没有带,那么跟人家解释:“对不起,我没带名片。 ”3、接过名片后,把名片慎重地放入上衣口袋,或放在名片夹中,不要顺手往桌上扔,如果是把名片放在桌上时,切忌随手乱 丢或在上面压上杯子、文件 夹等东西,不可以当场便在名片上 书写或折叠,也不要 长时间拿在手里不停摆弄,更不要在离开时把名片漏带,那是不礼貌的表现。四、握手礼仪握手是在相见、离别、恭贺或致谢时相互表示情谊、致意的一种礼节,双方往往是先打招呼,后握手致意。( )握手的顺序:在正式场

14、合,握手时伸手的先后次序主要取决于职位、身份。地位高的人先伸手,女士先伸手,长辈先伸手,主人要先伸手。( )握手时间要适中,一般以 1-3 秒为宜。男子与 妇 女握手时,往往只握一下妇女的手指部分。( )握手禁忌:不能用左手,与异性握手不可用双手,不能戴墨镜、不能戴帽子、不能戴手套、 交 叉 握 手 。不要在与人握手 时递给对 方冷冰冰的指尖,不在握手时长篇大论,或点头哈腰过 分热情。五、接待来宾8(一)迎送迎来送往,是社会交往接待活动中最基本的形式和重要环节,是表达主人情谊、体现 礼貌素养的重要方面。尤其是迎接,是 给客人良好第一印象的最重要工作。给对 方留下好的第一印象,就为下一步深入接触

15、打下了基础。迎接客人要有周密的布署,应注意以下事 项。 1、确定迎送规格:主要的迎送人员应与来宾的身份、职务相当或相应。 为了简化迎送礼仪,主要迎送人 员可在来宾下榻的宾馆迎接或送别,另由职务相当人员负责机场(或车站、码头 )的迎送。若因某种原因,相 应身份的主人不能前往,前去迎接的主人应向客人作出礼貌的解释。主人到车站、机场去迎接客人,应提前到达,恭候客人的到来,决不能迟到让客人久等。客人看到有人来迎接,内心必定感到非常高兴,若迎接来 迟,必定会给客人心里留下阴影,事后无论怎样解释,都无法消除这种失职和不守信誉的印象。 接到客人后,应首先问候“一路辛苦了”、 “欢迎您来到我 们这个美丽的城市

16、” 、“欢迎您来到我 们公司” 等等。然后向对方作自我介绍,如果有名 片,可送予对方。2、迎送前的准备(1)了解来宾抵离的准确时间。接待工作人员应当准确了解来宾所乘交通工具的航班号、车次以及抵离 时间,以便做好接站(或送站)准备。接站 时,迎候人员应提前到达机场(码头或车站),以免因迟到而失礼。 (2)排定乘车号和住房号。事先排定乘车号和住房号,并打印成表格。在来 宾抵达时,将乘车表发至每一位来宾手中,使之明确自己所乘的车号。同 时,也便于接待人员清点每辆车上的人数。(3)安排好车辆。迎接客人应提前为客人准备好交通工具,不要等到客人到了才匆匆忙忙准备交通工具,那样会因让客人久等而误事。根据来宾

17、和迎送人员的人数,以及行李数量安排车辆。如果是 车队行进,出 发前应明确行车顺序,并通知有关人员,以免行进中 发生错位。93、安排好迎送中的各个环节(1)提取、托运行李。如果来宾行李较多,应安排专门 工作人员,负责清点、运送行李并协助来宾办理行李的提取或托运手续,以避免主宾及送行人员在候机(车、船) 厅等候过久。(2)注意与宾馆(饭店)的协调。为了避免来宾抵达后聚集大厅长时间地等待,接待工作人员应与宾馆(饭店)主动联系,进行精心的安排。帮客人办理好一切手续并将客人领进房间,主宾 入住客房, 应有专人陪同引 导。来 宾进店时,应通知行李房,及时将来宾行李分送各人房间或集中送到某一房间。同时向客人

18、介绍住处的服务、 设施,将活动的计划、日程安排交 给客人,并把准备好的地图或旅游图、名胜 古迹等介绍材料送 给客人。 (3)为来宾留足休息时间,起码给对方留下更衣时间。(二)参观项目1、项目的选定。参观项目的选择,主要应考虑来宾 来访的目的、性质,选定最具代表性的参观项目。此外,还要考虑参观时间的 长短、路途的 远近以及现场安全和食品安全等。2、安排布置。项目确定之后, 应作出详细计划,制定活动日程表。包括先参观什么,后参观什么,中间是否休息,在哪个点休息,参观前有无介绍,参观前后是否座谈,各参观点之间距离 远近,徒步 还是乘车前往等等。接待重要来宾,必要时应先跑一遍,落实各个 细节的安排。3

19、、陪同。来宾前往参观时,一般由身份相 对应的人 员陪同,并根据情况安排解说员。安排参观时,一定要注意轻车简从,陪同及随行的工作人员不可太多。4、情况介绍。为了提高介绍效果,每个参 观项目的基本情况,事先都应准备接待方案,在参观过程中发给 来宾。如果来 宾人数较 多,而参 观点上场地有限,可以采用集中介绍,分组参 观的办法。六、商务接待礼仪(一)迎接礼仪10应立即招呼来访客人:应该认识到大部分来访客人对公司来说都是重要的,要表示出热情友好和愿意提供服务的态度。如果你正在打字应立即停止,即使是在打电话也要对来客点头示意,但不一定要起立迎接,也不必与来客握手主动热情问候客人:打招呼时,应轻轻点头并面

20、带微笑。如果是已经认识的客人,称呼要显得比较亲切。陌生客人的接待:陌生客人光临时,务必问清其姓名及公司或单位名称。通常可问:请问贵姓?请问您是哪家公司?(二)接待礼仪接待客人要注意以下几点。1 客人要找的负责人不在时,要明确告诉对方负责人到何处去了,以及何时回本单位。请客人留下电话 、地址,明确是由客人再次来 单位,还是我方负责人到对方单位去。2 客人到来时,我方负责人由于种种原因不能马上接见,要向客人说明等待理由与等待时间,若客人愿意等待,应该向客人提供 饮料、 杂志,如果可能, 应该时常为客人换饮料。3 接待人员带领客人到达目的地,应该有正确的引导方法和引导姿势。4 诚心诚意的奉茶。我国人民习惯以茶水招待客人,在招待尊贵客人时,茶具要特别讲究,倒茶有许多 规矩, 递茶也有许多讲究。5 不速之客的接待有客人未预约来访时,不要直接回答要找的人在或不在。而要告诉对方:“ 让我看看他是否在。 ”同时婉转地询问对方来意:“请问您找他有什么事?”如果对方没有通报姓名则必须问明,尽量从客人的回答中,充分判断能否让他与同事见面。如果客人要找的人是公司的领到,就更应该谨慎处理。

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