1、 石化股份豫 零 20012 54号 关于印发 中国石化河南石油分公司 加油卡卡片业务管理流程 的通知 各市分公司、合资公司： 现将 中国石化河南石油分公司 加油卡卡片业务管理流程印发给你们 ，请遵照执行。 二 一二年七月 九 日 中国 石油化工 股份有限 公司 河南石油分公司 文件 板块 业务制度 -实施 类 制度名称 中国石化河南石油分公司 加油卡卡片业务管理流程 制度编号 / 制度文号 石化股份豫零 201254 号 制度版本 / 主办部门 零售中心 所属业 务类别 业务 管理 /加油卡 管理 会签部门 信息处、财务资产处 下位制度制定者 分（子）公司 制定 执行 类制度 审核部门 企业
2、管理 处 解释权归属 省分公司零售中心 签发日期 2012 年 7 月 9 日 废止说明 / 生效日期 自印发之日起生效 制定目的 为加强 加油卡卡片业务 管理， 规范各级操作行为 ，规避加油卡经营风险 ，特制订本 流程 。 制定依据 依据 中国石化加油卡系统运营管理制度汇编 （石化股份销办 2005143 号） 、 中国石化加油卡业务流程应用手册 （石化股份销信 2008 3 号） 相关规定。 适用 范围 适用于中国石化河南分公司所属的各市分公司、合资企业。 约束对象 适用于中国石化河南分公司所属的各市分公司、合资企业 涉及的相关制度 / 业务类别 /业务 管理 /加油卡 管理 所属层级 /
3、 加油卡卡片业务管理流程 一、加油卡卡片类别 （一）按照用途和种类划分， 目前我省系统的 加油卡可分为用户卡和内部卡 两大类 。用户卡用于发卡网点发售给客户持卡消费（加油和便利店消费），内部卡用于加油卡联网站内部管理使用。 （二）按照管理功用细分， 目前我省系统的 内部卡分为员工卡、 PSAM卡 （ APSAM卡） 、 ACT 卡、维修卡及验泵卡 等 五种。各类卡片情况如下： 1.员工卡主要作为加油站员工为现金（记账）客户加油，交接班签到、签退及结账时使用。 2.PSAM 卡 （ APSAM 卡） 属于加油卡系统重要的设备，每条油枪均需安装一张 PSAM 卡（ 2011 年 9 月份以后出厂的
4、安全提升加油机则需安装 APSAM 卡），起到认证中石化加油卡的作用。 3.ACT 卡是用于监督授权实施安装加油机（ 2011 年 9 月份以后出厂的加油机，必须与油机厂商持有的 RID卡配套使用） 和 维修加油机（仅指更换主板级别维修）的专用卡。 4.维修卡是维修加油机（含排空）时使用 的专用卡片。 5.验泵卡是用于强检和自检加油机的专用卡片。 （三）按照中国石化制卡卡片技术指标设定，用户卡使用有效期一般为 6年，有效期可自动延期升级；内部卡的使用期限一般为 5年，到期后的内部卡纳入 坏 卡回收上交流程。 二、卡片领用存管理流程 我省以“总部制卡中心 -省分公司 -市分公司 -县公司（片区）
5、-加油站 /发卡网点”五级 卡片 管理为框架，按照“下级单位提出申请，上级单位审核批准”的卡片物流管理模式开展业务运营工作，同时在每一级卡片管理部门均设臵加油卡管理员（简称“卡管员”）和加油卡库存管理员（简称“库管员”）两 个岗位，并实行“双签字”制度，严把卡片库存 关， 实行日清、月结、年转管理，确保加油卡卡片帐实、账帐相符。 （一）制卡管理流程 1.我省系统 加油卡 卡片 由中国石化与北京华大智宝电子系统有限公司联合成立的中国石化 加油卡 制卡中心印制，每年分上半年、下半年两次上报各类卡片制卡计划，每月电话与销售公司零管处对接制卡需求后 ， 由总部安排制卡时间和计划。 2.按照销售公司零管
6、处 确定 的制卡时间， 省分公司卡片管理部门 安排专人前往总部制卡中心输制卡密钥，制卡完成后， 采用专用渠道 领回加油卡卡片。 3.销售公司定期（每两年） 定制加油卡系 统 加密机密钥，省分公司信息处、零售中心加油卡管理人员前往总部输相关控制密钥后方可制卡。 责任部门： 省分公司零售中心、信息处 责任人： 省级卡管员、 信息处 加油卡密钥管理 员 （二）入库管理流程 1.从总部制卡中心制领卡片后，省级“ 卡管员 ”应在中国石化加油 IC 卡成品卡领用单 或系统中予以 确认， 并 对领用卡片 进行 “ 入库 ” 操作 ，并由库存管理员签字确认 。 2.省级卡管员根据中国石化加油 IC 卡成品卡领
7、用单和卡片结算价格，须在 ERP-MM模块中对加油卡卡片进货进行账务处理 ； 省分公司财务资产处 核对无误后支付制卡费用 。 责任 部门： 省分公司零售中心、财务资产处 责任人： 省级卡管员、库管员，财务资产处核算人员 （三）领用管理流程 1.本 流程均适应于省分公司、各市分公司、 合资企业、 县公司（片区）、发卡网点、加油卡联网站。 2.下级卡片管理部门 根据业务实际需要，安排卡管员登录系统（查询系统）并填制“卡片领用申请单”，向上级卡片管理部门提出领取“卡片申请”；上级卡片管理部门审核（或系统审核）无误后， 安排人员前往上级卡片管理部门领取加油卡卡片。 3.上级 卡片管理 部门 卡管员或库
8、管员登陆系统（卡管或查询系统）后审核 (或系统审核 )其领取数量和号 段， 打印相关“出库单据”并经下级领用人签字确认后领取加油卡卡片 。 4.领回卡片后，下级卡片管理部门库管员应 及时确认“入库”情况，并登统相关台账 。 责任部门： 各级卡片管理部门 责任人： 各级卡管员、库管员 （四）内部卡充值管理流程 市分公司在初次领取员工卡、维修卡、验泵卡等 3种内部卡卡片后，市级卡管员必须在加油卡卡管系统中逐张对其进行一次 性（系统自动）充值方可在加油站使用；而 PSAM卡 （ APSAM 卡）和 ACT卡属于管理授权卡，不需要在卡管系统进行充值操作。 责任部门： 市分公司零售部 责任人： 市级卡管
9、员、库管员 （五）用户卡发放管理流程 1.按照发卡网点业务操作流程的要求，发卡员 在加油卡卡管系统中 办理用户卡 发卡、 挂失 、 补卡等业务， 用户卡的发放（销售） 数量自动进入日结后的业务报表中。 2.发卡员每日按照日结报表数量和号段对卡片登统 相关台账 ，发卡网点负责人要签字确认。 责任部门： 发卡网点 责任人： 发卡网点负责人、发卡员 （六）内部卡分配和管理流程 1.员工卡 （ 1）员工卡必须设臵为实名制，且必须设定 4位数字密码，密码至少每月更换一次， 严禁 使用简易密码 或不设定密码 。 （ 2）员工卡必须分配到个人，管控系统中的“内部卡分配信 息”为员工姓名，以便加油站做好员工绩
10、效考核工作。 （ 3） 加油站 员工应妥善保管员工卡及其密码，卡片丢失或密码被盗由持卡人员承担全部责任。 （ 4）当加油站员工变动时，站长应负责 员工卡 移交过程监督，核算员做好卡片在 有关台账 上交接登记均要做好交接手续，同时对管控系统内的员工信息、卡分配信息进行维护和更新。 责任部门： 加油卡联网站 责任人： 站长、核算员、加油站员工 2.PSAM 卡（ APSAM 卡） （ 1）每条加油卡联网 站的 加油枪及便利店的 POS 机上均安装 了 一张 PSAM 卡 （ APSAM 卡） ，用于对中石化加油卡的认证。加油站 负责人必须将 PSAM 卡信息在 相关台账 上详细记录。 （ 2） P
11、SAM 卡 （ APSAM 卡） 由 加油卡运维人员 在 加油卡 联调时安装， 运维人员和加油站站长要双方签字确认；联调完毕，运维人员要及时将 PSAM 卡（ APSAM 卡）及联调明细交市分公司零售部备案。 严禁加油站私自拆装 PSAM 卡（ APSAM卡）。 （ 3） 若 PSAM 卡一旦丢失被盗，站长必须立即逐级上报省分公司零售、信息部门 备案 。 （ 4）若加油机毁损、报废 或到期更换 ，运维人员负责将 PSAM卡 （ APSAM 卡） 拆卸下来交站长 妥善保管，由加油站 负责登记 并逐级上交 市分公司零售部。 （ 5）在 2011 年 9 月份以后出厂的 加油机上新安装和更换APSA
12、M 卡，以及加油机更换主板的过程中，都需要在有厂商安装人员持有厂商卡 （ RID 卡 ） 和 县公司（片区） 持有 ACT 卡同时在场的情况下，共同完成此操作过程，实现对加油机的安全管理。 责任部门： 县公司（片区） 责任人： 县公司（片区）经理及其库管员 3.ACT 卡 （ 1） ACT 卡是由销售公司统一印制授权管理卡，市分公司要 单独建账，制作县公司（片区） ACT 卡使用分配表，每个县公司（片区）仅限一张 ， 由县公司（片区）经理签字确认 后 领取。 （ 2） ACT 卡由县公司（片区）专人保管， 严禁 安排给加油站或其他人员使用。 （ 3）县公司（片区）要建立 规范的 ACT 卡使用
13、台账，每次使用 ACT卡均要在该台账上详细记录，重点说明 ACT卡使用的时间、加油站名称、加油机及其枪号以及使用用途等，并要求加油站站长、厂家运维 人员、维修人员及加油站当班带班长、员工签字确认 。 （ 4）若 ACT 卡 存在 丢失 的 ， 县公司（ 片区 ） 必须逐级报省分公司零售中心备案； 若保管不当存在管理责任的，要追究 片区经理 的 管理责任。 若县公司（片区）出现调整时，市分公司零售部要及时做好交接和调整工作。 责任部 门： 市分公司零售部、县公司（片区） 责任人： 市级卡管员、库管员，县公司（片区）经理及其库管员 4.维修卡和验泵卡 （ 1）原则上，维修卡和验泵卡每站各仅限一张，
14、不得挪作他用 ； 若维修卡和验泵卡丢失造成的损失和责任，除对 （县公司）片区经理予以经济处罚外， 还 要追究其管理责任。 （ 2）卡片领取后，由县公司（片区）专人保管、使用，卡片的分配和使用 必须在相关台账上登记 。 （ 3） 加油站 维修和验泵用油必须做回罐处理，填制回罐 记录单或加油机校验记录，由 当班加油员、 站长、维修或计量 人 员 、县公司（ 片区 ）经理 或管理人员 签字确 认，并从加油站管控系统中打印出维修卡、验泵卡交易记录后存档备案。 （ 4）各级零售管理部门要定期（至少每月一次）监控和核查维修卡、验泵卡使用情况，确保验泵卡和维修卡使用的合规性，杜绝违规操作行为的发生。 责任部
15、门： 县公司（片区） 责任人： 县公司（片区）经理及 卡片管理 员 （七）上交回收 管理 流程 加油卡卡片回收流程根据“自下而上，逐级回收”的原则，按照“发卡网点 /加油卡联网站 -县级（片区） -市级 -省级 -总部”五级回收的模式进行回收上交坏卡卡片。具体如下： 1.发卡网点 发卡员应对每张客户挂失 卡 、坏卡、时效卡及清户后的用户卡等 坏 卡进行回收， 详细在有关台账和 发卡网点用户卡坏卡上交明细表上 详细记录 ，并在 坏卡 卡片后面加贴标签，注明回收网点名称、原因、卡号、时间等；发卡网点负责人 要签字确认 ，定期将 坏卡 明细单及用户卡坏卡实物 上交至县公司（片区） 。 责任人： 发卡
16、网点负责人、 核算员及其 发卡员 2.加油卡联网站 （ 1）加油站若丢失内部卡，须在管控系统中做 ”挂失“操作，持卡员工赔偿后要在相关台账上签字确认；若内部卡损坏、过期失效，须在管控系统中做“取消卡分配操作”，在系统中“挂失” 和“取消卡分配”操作后，要立即 下发油机数据，确保丢失的内部卡无法正常使用，规避经营风险。 （ 2）加油站 核算员 要对丢失、损坏及过期失效的内部卡进行登记，并在 坏卡 卡片后面加贴标签，注明回收网点名称、原因、卡号、时间等；站长要填报 加油站 内部卡坏卡上交明细单，定期将明细单及内部卡坏卡实物 上交至县公司（片区） 。 责任人： 加油卡联网站站长、 核算员 及持卡员工
17、 3.县公司（片区） （ 1） 县公司（片区）登录系统后对加油站、发卡网点的回收情况审核无误后 ， 打印有关单据并经上交人员签字确认， 一联由 发卡网点或加油站 留存，一联由 县公司（片区）存档 。 （ 2）县公 司（片区）库管员 逐一检查卡片并确保核实卡片标签和卡片数量无误后，进入系统进行卡片“回收”操作。 （ 3）回收完毕后，县公司（片区）要及时将各个网点所报的明细单汇总成为 发卡网点用户卡坏卡上交明细表 、 加油站内部卡坏卡上交明细单 ，于每月 28 号将以上两类坏卡明细表以电子表格方式上报至市分公司零售部。 （ 4）县公司（片区）定期委派专人 将坏卡实物及手工 签字确认的 坏卡回收明细
18、表送到 市分公司零售部。 责任人： 县公司（片区）经理及其库管员 4.市分公司零售部 （ 1）市级卡管员 登录系统对 各县公司（片区） 回收情况审核 无误后 ， 打印有关单据并经上交人员签字确认， 一联由县公司 （片区）留存，一联由零售部留存。 （ 2）每月月末，市级卡管员要及时对县公司（片区）进行统计汇总，于每月 2号中午 12:00 点前在 ERP-MM 模块中将内部卡坏卡 数量 和用户卡销售数量分别做加油卡报废和消耗处理。 （ 3）市分公司定期委派专人将坏卡实物、系统回收报表及手工汇总的坏卡回收明细表送到省分公司零售中心备案。 责任人： 市分公司零售部主任及其卡管员、库管员 5.省分公司
19、零售中心 （ 1）省分公司零售中心登录系统对市分公司回收情况审核无误后， 打印有关单据并经上交人员签 字确认， 一联由县公司（片区）留存，一联由零售部留存。 （ 2） 省分公司零售中心根据各市分公司坏卡上交情况，安排专人将坏卡实物和明细上报中国石化制卡中心，在销售公司零管处和信息处有关人员监督下，三方交接坏卡数量和号段，由销售公司统一安排中国石化制卡中心对坏卡进行集中销毁处理。 责任人： 省分公司零售中心主任及其卡管员、库管员 （八）卡片库存管理流程 1.各级卡片管理部门要 规范建立加油卡卡片管理台账 ，详细登记用户卡、内部卡的领用、分配（发售） 的 库存 变化 情况。 2.每月加油卡卡管员、
20、库管员及 本级卡片 部门负责人要对卡片 实物库存进行盘点，核对手工账、系统账及实物库存三方的一致性，并在月末盘点表上签字确认。 3.若 每月库存盘点 出现差异 时 ， 卡片管理部门要 核查差异原 因，提交财务部门 确认后 进行损益核销 处理 。 责任人： 各级 卡片部门 负责人及其卡管员、库存员 三、卡片监控管理流程 各级零售部门、财务 、信息 等部门定期开展加油卡卡片检查，将卡片检查列入日常检查和监控工作范围，主要监管内容是各级卡片管理部门及其责任人是否履行岗位职责，各项卡片台账和单据是否健全，是否执行双人签字制度，免收卡工本费的手续与账务处理是否按规范执行，是否每月定期盘点 （核销）卡片实物库存， ERP-MM 模块、卡管系统与卡片实物三者是否一致，异常用户卡是否按规定审批备案，员工卡是否按要求实行实名制并设定有效密码，验泵卡（维修卡、 ACT 卡）使用记录是否符合管理规定，PSAM 卡 （ PSAM卡） 是否按规定分配，卡片回收 监管的重点是 做坏卡处理 、清户退款及小额退款的加油卡等卡片回收上交 是否与系统、实物一致。 主题词 ： 印发 加油卡 卡片 管理 通知 中 石化股份河南石油分公司 20012年 7月 10日印发
