1、- 1 - 河北喜德来家具实业有限公司公 文 处 理 规 范一 、目的和适用范围为规范公司对内对外公文和外来公文的处理，确保公文处理的标准化、制度化、科学化和及时性，提高公司公文处理的质量和效率，特制定本规范。本规范适用于公司对内对外公文和外来公文的管理。二 、公文处理职责1公司办公室为公司内外公文的归口管理部门，负责内部行文的统一编号及内外公文的统一整理和归档；2公司办公室主任负责外部来文拟办意见的签署；3相关部门负责公文的起草；4相关部门主管领导负责公司内部对内对外行文的审核；5总经理负责公司内部对内对外行文的签批。三 、公文分类1决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，对有关部门及人员的
2、奖惩，组织变更或人事任免等；2决议适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项；3通告（或公告）适用于公开发布、全体员工应当遵守或周知的事项；4通知适用于公布规章制度、转发外来文件，要求各部门、公司员工周知或共同执行的事项；- 2 - 5通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要情况；6报告适用于下级向上级部门汇报工作、反映情况、提出申请或建议；7请示适用于下级向上级或政府部门请求批示、批准、批复的事项；8批复适用于答复申请、报告、请示的事项。批复可简化为直接在申请、报告、请示文件上批复；9函适用于对外沟通，对内用于各部门之间商洽工作或协作处理有关事项（工作函、联系函）；10规定（或办法）适用于对特定
3、范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、规章制度；11会议纪要适用于记载、督办、传达会议情况和议定事项。四 、公文级别和签批1.根据公司实际情况，公司内部公文分为以下三级：一级公文包括：决定、决议、规定；二级公文包括：通告、通报、批复、会议纪要；三级公文包括：通知、请示、函及其他。2.一级公文必须经总经理（或董事会成员）签批，二、三级公文根据情况可由部门主管签批或不签批。3.需签批文件只在原稿上签批存档，印制文件时不再标注签批字样。五 、公文格式1公文适用范围（1）公文分为红头文件和普通公文；- 3 - （2）一级公文使用“大红头纸”，即 75 号宋体红色“河北喜德来家具实业有限公司文件”
4、；（3）二级公文使用“小红头”纸，即 70 号宋体红色“河北喜德来家具实业有限公司”（*）；（4）三级公文，不使用“红头”纸；（5）红头文件对外行文只能以公司名义发文，任何部门不得使用红头文件进行发文；（6）红头文件对内行文可以以公司办公室或董事会名义行文。2发文字号（1）使用“大红头”时发文字号用 4 号仿宋体“喜字*号”，红线上居中排布；（2）使用“小红头”时，发文字号用 4 号仿宋体“喜*字*号”，红线下第一行右上角顶格排布。3公文密级和保密期限（1）公文秘密等级分为：“绝密”、“机密”、“秘密”。（2）文件如需标识秘密等级，用 4 号黑体，顶格标识在第一行右上角，如需同时标识秘密等级和
5、保密期限，则在秘密等级后加同样字体的保密期限，中间用隔开。4公文标题（1）使用“大红头”时用小 2 号宋体。使用“小红头”时用小 2 号黑体使用非“红头”时不做统一规定。（2）标题可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对- 4 - 称，间距恰当。5主送机关标题下空一行，左侧顶格用四号仿宋体，回行时顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。6正文每段首空两字，回行顶格。数字、年份不能回行，用四号仿宋体。 7附件在正文下空一行，空两格用四号仿宋体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时用阿拉伯数字标识序号，但不能标注虚号
6、。8成文日期用汉字将年、月、日标全，“零”写为“”，与正文右对齐。9印章要求上不压正文，下压成文日期。单一公司制发的公文在落款处不署发文公司名称，只标识成文日期。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开， 两个印章均压成文日期，印章用红色。两印章间互不相交或相切。当三个公司及以上联合行文时，应标注每个公司的全称或通用简称分别加盖印章。成文日期标注在最后一行印章的右下角。10主题词“主题词”用三号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目按照国务院公文主题词表的分类进行编制；词目用三号仿宋；词目之间空一字，主题词一般不超过四个。- 5 - 11抄报、抄送、抄发机关标识于黑色反线下，左右各空一字
7、，用四号仿宋体标识，后标全角冒号公司间用逗号隔开，回行时与冒号后的文字对齐；最后标句号。抄报机关是将公文发往的相关上级单位；抄送机关是将公文发往的相关平级或不相隶属单位；抄发机关是将公文发往的相关下级单位。12印发机关和印发日期用四号仿宋体。印发机关左空一字，印发日期右空一字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。13公文用纸和结构层次（1）公文用纸一般为 A4 型，左侧装订。（2）公文标题结构层次序数为：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”第五层为“”。六 、公文办理1内部发文办理 （1）发文办理指以本公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、复核、
8、签发、打印、盖章、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。（2）公司内部公文送负责人签发前，应当由办公室进行复核。复核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本规范的规定等。（3）公文正式下发，需进行登记并填写发文登记表。（4）各部门收到文件时应做好收文记录。2外来公文处理- 6 - （1）定义：外来公文是指国家、省市县有关部门、行业主管部门等发到本公司（包括传真件）的文件、简报、通报等。（2）公文处理是指对收到的外来公文的办理过程，包括签收、登记、审阅、办理、立卷、归档、销毁等程序。（3）外来文件签收外来公文由公司办公室根据来文性质统一签收
9、，各职能部门收到的外来公文以及参加会议带回的各类文件，须主动送交公司办公室登记处理。（4）外来文件登记公司办公室指定专人负责外来公文的登记，并填写收文处理便笺，对简报、通报等一般不作登记，直接传阅。（5）外来文件审阅外来公文一律由公司办公室主任进行认真的阅读分析，对于需具体办理的公文，应根据公文的性质、内容等，提出拟办意见，送分管领导审定。需经领导批办的公文，主批领导应明确签署意见，姓名和批办日期，公司办公室按领导批示立即复印文件转承办部门办理，办理时限以外来公文时限要求为准。（6）承办和催办承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应
10、当及时退回行政部并说明理由。- 7 - 送领导人批示或交有关部门办理的公文，由行政部负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。（7）传阅对于不需具体办理的公文，由公司办公室确定公文的传阅范围，进行传阅。对于需经分管领导批办的公文，待公文批办后再转相关领导和部门传阅。3公文处理原则（1）坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。（2）必须严格贯彻执行执行公司保密制度，确保公司商业秘密的安全。.（3）必须区别公司内部文件和对外收发的文件，所有外送文件必须经过公司办公室送出，禁止将公司内部传阅批示或署有领导意见
11、的内部文件直接向外单位或个人传送，违者将追究相关责任人的责任。（4）公文必须使用规范的简化汉字和使用国家法定的计量单位。（5）各部门行文必须使用全称或通用规范简称。4公文立卷、归档和销毁（1）公文办理完毕后，应当按照公司档案管理制度，及时将公文原稿、正本和有关材料整理立卷。（2）公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能准确反映本公司的主要工作情况。（3）联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其它单位保存复印件。- 8 - （4）公文复印件作为正式文件使用时，应当加盖复印单位印章，视同正式文件妥善保管。（5）公文被撤消，视作自始不产生效力；公文被废止，视作废止之日起不产生效力。（6） 案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应归档的公文。（7）不具备归档保存价值的公文，经过鉴别和分管领导批准，可以定期销毁。销毁带有密级的公文，应向公司总经理申请并进行登记。
