1、 哈佛经理会议准备1 会务准备主席应如何控制会议以增进其实效?谈到控制，管理学界有这么一句脍灸人口的名言，可供作参考：最好的控制便是避免丧失控制!为了避免对召开的会议丧失控制，主席应在开会之前做妥准备工作。就一般性的会议而言，开会之前的准备工作至少包括下列八项：(1)会议目标的设定；(2)与会者的选择；(3)会议时间的选择；(4)会议地点的选择；(5)会议场地的布置；(6)议程的指定；(7)会议通知的派发；(8)开会前的最后审查。会议目标的设定决定召开会议之后的第一项最重要的准备工作，便是设定会议目标。良好的会议目标应符合四项要求：1.会议目标必须用 列 会议主 人在 会议的时 ， 以为 有必
2、要 目标 。 目标 在 ，而 要 时 ， 是 ， 会何实的currency1。其实，这是一“是而的fi。用 fl 下会议目标，可以“好：第一有 目标；第” 目标 ；第目标“ 时，以 下 之间的在 。2.会议目标必须合实合实，指有实的可 。 是 会议目标必须合实 这句 ， 会议目标应 是实的。 实，一“是 实的目标，对目标的 求者 有 的 性。这是 ，会议目标 应有的 性，而 应 有实的可 。3.会议目标必须 而 可以 的目标 作 的指。 如 主管 为 到 良，而决定开会 良fl案。倘若 会议目标认为 探 如何 的良 ， 目标肯定 以 作与会者提供 见的指， 为 有 地指 的良应 少，以及应在
3、长的时间达到这个结果。 若会议目标改订为 探 如何在十月底之前令良由目前的5% 至3% ， 述缺点 复存在。4.会议目标 表 的必须是 应实什么 ，而 应做什么 应做什么 是以主席为本，而 应实什么 是以成果为本。以主席为本的目标，远如以成果为本的目标那样有实效。 如会议目标 订为 向员工宣传新的告假程序 时，主席可 会照本宣科一番而草草了 ， 若会议目标 订为 令员工了解新的告假程序 ， 主席 关心员工对新的告假程序，是 了解。与会人员的选择会议目标设定之后，紧接着便决定与会的人选。主席原 应考虑邀请下列两人士与会：1.对实会议目标有在贡献的人会议既然是以目标的实为导向， 此主席在决定与会者
4、人选之 应优先考虑的，便是邀请对实会议目标有在贡献的人参与。 这 这些人 席会议可， 为主席有时可以在会议之前约见 ， 征求 的 见。这样做， 可免除 席会议。2. 参与会议而获得好的人让这些人参与会议，固然有 会议功 的发挥， 主席 可故 邀请 参与，而 在会议之后， 开会的结果通知 。主席对 以分辩是 应 邀请的人士，最好 采取 宁可邀请，而排斥 的原 ，邀请 参加，以免漏。需要特留 的是，与会者人数宜太 。理由有：(1)会议的成本 昂贵， 此 有必要 席或列席的人士，尽要让 参加。(2)在定好的会议时间，与会者人数一 ， 每一与会者的平均参与机会 随之减少。(3)与会者人数一 ，沟通 趋
5、 困 。 如与会者 有3个人的时 ，沟通渠道 有6个；与会者增至4个人，沟通渠道增至12个；与会者增至8个人，沟通渠道增至56个；其余依此推。沟通渠道越 ，与会者对信息的掌握 力 越 。一般管理者 公认的理 的与会人数，是57人。 为在这样的人数下， 沟通致发困 ，而 与会者普遍拥有 的参与机会。倘若与会人数甚 ，譬如 至20人以，主席可以视实需要而采取分组 fl ，理 “议案。一名员工每 参加 会议， 会 公 到 些fl 的 失。此，实用 学要求每 邀请 必须有 设性作用。假如一个人必须参加会议， 的时间就 在其 fl 为公 作贡献。而， 有 的 席者会 成 。要 每一参加会议的人 作 。
6、的 用应 照需要，而是 。一间拥 的 间可 参加会议者 实 的目的。为了 每个 得到最好，管理既 与会者的 认为是然的， 假定其个人目的公 的目的一致。人 会议得到的currency1“是会议主 人 定的会议目标。要 会议 成是一个若个人的 ， 必须fifl 以成 项工作；要 应参加，而要为什么参加。下是请 考虑的一些 ：(1)参加会议的人 在 程及会议的 后果?(2)这个人在 心议的”知fl ，是 有需要或 有 贡献?(3)这个人以前对这“，有 有 ，或者与 及的议或人是 有特 关( 如表 一特 的组)?(4)或地是 合 这个组?(下员 的 在一 参加的时 ，心理 会 然，以至 fl 应的
7、实性。)(5)假如要做决议，这个人是 做( 应是一个 的人，这“人可 缺 的 知的 )? (6) 是 有 或 进 审查或决定?(7)为 会议开得成功，这个人 通 制 知的 见以成均 ，提 一个 的 见解，或发挥 者或 者的作用?(8) 的 或是 与其 与会者重复?( )由 “理由， 或 的 席是 会 会议的 成效?(10)是 时间工作 及其 与会者 心参加会议，而是人在心在?席人应提前了解的 项1 通(1)定 机?是个人， 是公 ?(2)如果人 定， ?是 用一个 人的 名，以便 接员一就知道?(3) 应 在什么时 到达?(4)定 机何时 ?(5) 机场到会议场 是 提供 通工?提供?(6)如
8、果提供 通工，个人如何 排 通?2会议场 要 人 一 ?(1)如果是这样， 选 ? 是人 ，以便人人 结一些 ?(2)人 指定 的 间( 场 有此“ 间)或的 ?(3)有 ? 池?尔夫球场或网球场?其 娱 设施?(4)人 是 须 备 育用?3衣服(1)会议场 设施在厅餐 是 有衣着 定?(2)公 管理要求会议期间何“程地遵守礼节或拘礼节?(3)娱 活 ，有精致装饰的宴会或宴会是 需要特衣着?4会议(1)人 是 应携带卷宗或顾 录?(2)会前是 有须成的务?会议时间的选择主席在选择会议时间时，首先应 考虑的便是 的时间，此 令 获取 分准备以及fl便 作息的时间。这“作 表示主席是一 我 心的人
9、， 为主席既然是会议成败 的关键性人，在选择会议时间时， 然应以合 的时间为优先考虑。这是一“实 求是的作。其 ，主席 应 考虑fl便与会者席的时间，以及为与会者 喜爱的时间。倘若与会者对会议时间有 满， 会议目标的实， 必遭 的fl 。会议时间必须包括 时间。 显示，绝 数的会议 列 开始的时间，而结束的时间。这样的作有两“严重的缺陷：(1)与会者对会后的工作作 。2)会议的效 必 ， 为既然 有终 的时间，本 一个时可以结束的会议， 可 拖到个时 结束，这幸应 了帕金森定 工作 延伸，以便填满可供成工作的时间。为了避免述两“缺陷，每一场会议 必须列 结束时间，而 必须 照这个时间准备结束。
10、就算有些会议 譬如 解决的会议 以地 握结束时间主席至少应指 会议约会在哪一个时间结束。为了避免会议分冗长，有些管理者故 会议 排在距午餐“活 或是下班之前久举 。这是一“可以考虑采取的fl。至 一场会议到底应为时 久，这虽一致的 ， 数的管理者均 ，以超一个半时为限， 为一般人 保 注 力集 的时间，最长概超一个半时。(这概 可以 何以 数fl的放映时间， 在一个半时左右。) 若会议 探的是 其严肃的或是 其困 的主， 一场会议的时间以超一时为宜。 这 是 一场会议 长到两时以， 为一旦议案 ， 会议时间 应延长。 须注 的是：一场会议的时间超一个半时， 途应腾 若时间作休息之用。最后，我
11、提醒 ： 如主席坚守原定时间主 会议，宁可另择时间开会，而应 人为主 。重要的会议，更特要遵守这个原 。会议地点的选择人在 会议 时， 以 fl便 主席的fl便以及与会者的fl便，作为选择开会地点的依据。这样做 妥， 为fl便 是选择开会地点的 “考虑之一。会议地点选择，至少应顾及下列七个条件：(1)场地必须有空档 可供 用。(2)场地必须 以便纳与会者及视器材。有人认为平均每一与会者若 拥有1.5米2的空间， 算理 。(3)必须拥有包括桌椅在的家。会议时间愈长， 用的桌椅愈应令与会者 到舒服。，却应 令与会者舒服到心开会的地步。(4)必须拥有 足的照 及通风设备。(5)必须 免 声音 访 等
12、扰，以防与会者分心。(6)必须令主席及与会者致fl便。(7)成本必须 廉。以七个条件之 ，前四个可视为何会议地点的必备条件，缺一可， 后个条件 “ fi冲突而 时备。 如为节省开支及令与会者致fl便，主席 会议地点定在与会者办公的附近。 是，由 会议地点太接近办公 ，就会在会议进 有 或访 的扰。此外，与会者 在会议进 伺机进 会场。 ，倘若为了令与会者”心开会，主席遂 会议地点改在远离与会者办公的地fl。 是会议地点遥远， 令与会者 到便，而 令会议成本 而提。 管理者对会议地点的选择 有这样的共 认为：一般性的会议或是为时短的会议，原 应在与会者办公 附近召开， 是特重要的会议或是为时长的
13、会议， 应选择远离与会者办公 的地fl召开。1选择地点在其 条件 的下，如果会期短，最佳会址是 数参加者旅途最短的地fl。如果会期长，那么，旅途远近就如主要商心或人 去的地fl重要。越 越 的机 发 机 外的会址 增加会议成功的机会。有些告 ， 样 的会议地点 发 ， 为 功 增加新的fl 。而 ， 为会议的便 服务工作可 排的项目提供更为 的 。2考虑 用会议 心一下 解决 后 的好办是在一个会议 心开会(要会议 心与会 心，后者一般要得 )。会议 心这个概 在去十 ，在是开两 人以下会议的主要地fl。的会议 心是 的 森会议 心。“”家 会” 会在这 开” ，平均参加人数为20100人。会
14、议在长达一 之前就需定。设施有先进 平的会议心 的地fl，备有”十间会议 ，每间 ”十到平fl等。 十”个到” ”十个等， 可 排成场 宴会厅 或 会 。的 心currency1在 有“的 机 人 通扰的地fl。这“ 心一般包括供会议用的一 有 足 间的旅，一个fifl一个餐。可以 排 会议服务项目，包括就餐 会议 便本标准的视器材fifl供应以及供娱 用的设施等。注 ：管会议主 人是新 是 家， 会发 良好的会议 心共 可以减少 。由 这“ 心合 会议，到主 人的需要， 而减 的 节。而 有据加到一 时，用一定更。会议 心在 如”后般 ，新的 心 在 开办。最好的一些 心 “附近的 ， 是要
15、 选择。3及提前定在 开始时就定地点 如有必要，可以是时性的，这样做有 而一。最好的开会地点要及定。最 的开会地点时 要提前 定。 可供 用的场地设施设fl案，合 既定fl案的设施要。步的 场地可以通件进 ，条件是 提供 的要求节的概要议的 个 期。标应包括下列 项：(1)活 的一般 排(附以前活 的fl案有 场地管理参考)。(2)开会场地的要求 分对桌 组会列宴会等提 要求； 每项 用的 时间，以及参加的人数等。(3) 述议的 活 。(4) 是 需要特 场地设备 或人员条件。(5) 人 间 人 间 需若， 与会者 的数。在场地管理步 商时，最好限 要求下列 项：可供 场地 表及平 。在定会地
16、点时， 数 务节是可以 商的。最终定场地应以 视 为准，平 可 ， 视 实结 装置。4 底视 开会场地会管理人会议 排的 人应视 议 的会议场地。的对目应包括下列 项：(1) 查考虑 的会议 或场地。要认为何两个 间 一样；要 查每个 间的条件，以发合的照 或通风fl便的休息 的通道或 口 的场地分 及其。如果一个 间是 纳会议要求的数，就坚以对 。(2)随 查一个 人 间一个 人 间一个 的设备。特要 ”等 设备， 为有些旅 人分为 会的参加会议的。 查家 的 以及 。(3) 查 ，会议管理以及其 后 在地。要便 进 的 人 ，便 到达 有的会议地点， 有加 的 。(4) 查 供应。要求提供
17、去的 “ 。在 有旅人员 下， 查每一个餐厅的一般 。注 服务 员工。(5)假如 指定的 间在 一， 须 查 的服务。参加者 “ 会议 是 会发困 成延 以及 会议 。(6) 查可得到的服务项目营 时间 与娱 活 的用。(7)定 “ 会场及 之间有 通及 便 。5签订 合 会议会 成为 旅会议 心的重要入 。 渴获得 的 务，渴 满 。 会议 乎每一个fl 可以谈判： 租宴会用会议场地宣传件以及其 节，可以 。一旦谈妥一节， 为重要的是 口头协议变成 ，分详列每项 排。 的最终合 或协议应包括如下的节：(1)定会议场地，包括每个 间的名称及可供 用的时间。餐桌 排视器材以及其 设备的 表 应草
18、签 附 协议。(2)定保证的 间数 表以及 如果是 包括的 及服务。如有可 ，应列入开会团 数人的到达离去 期 租 算退租 期以及 约束的 退 期。(3)定由旅提供的免商服务( 如会议 及其布置，特装饰，会的音 酒， 机场接机，特的娱 活 ，工作人员 ，fl放映员及其 额外人员)。(4)定 排，包括用餐理 间的女工共 用的侍者及其 人员的议或者在 间帐 增加一定的 分作为服务。(5)定何特 装或改装，增加特人员服务或设施， 开支怎样 担。(6)定定开 ，包括 的 为宾 承担 务的限。(7) 立个人信贷， 列 应向参加者个人直接取的用。(8)指定可以取消定而向 的一段时间或最后期限。协议节 管
19、么微 成 合 的重要性，怎样强 为分。随着会期临近，应 与场地管理保联。人员旅装修或其 变更 可 对会议 重fl。密联络会有好。6选定地点时间的重要性有一个时间或一个地点对 有的会议 是最佳的， 是对每一个集会 ， 有 的最佳时间最佳地点。要定一个家 fl便的时间，应在 排之前主要的参加者联。 排的会议对一些参加者可 便；在这“下，或者是 的 工作，或者是会议本会遭到 失。每 的 时间对机 程精神集程会有fl ：下班以后开会心疲倦与个人 冲突，而饭后立开会 赶 力 的时 。要 ，拖长开会时间导致效果递减，那些以鼓励创 性思维为目的的会议尤为如此。一般 ，少开会 开会好， 是 开足 的会 的义，
20、取决 实用目的。会议目的是协或 查时，定期 排随时召开好：在重要项目的最后阶段， 每 开会可 是 的。7会议 会议效果 到会议地点享 的fl 。 的办公地点可 是最 然 是最 用的地点， 一定最有 达到会议的目的。选择会议地点应包括对如下 的 ：(1)理 的会址对绝 数与会者 ，应 是旅程最短的(要 fl 而忽视的便 )。(2)首先要考虑 有打扰噪音其 人分心的 。 务会议 排在远离办公 的地fl，以脱 务，达到集 注 力 会议的目的。用 ，的通风装置，空 流通，照 ，音 效果温节，这些 是促成有效的会议 氛必可少的主要条件。(3)与会者椅的舒程 的注 力 时间之间有 显的fi关。假如会议地点
21、是租 的，应 查那 的设施器材。便桌会议参加者的器材，对 数会议有好。 样重要的是 应 有 人精神振奋的设施。 会议议程的定顾名思义，议程是会议的程序表。议程 盖的除了足以实会议目的 “议案之外，尚包括与会者 名会议时间以及会议地点等项目。主席在编排议程的时 ，最好 遵守以下两个原 ：(1) 照议案的 重缓急编排理的先后 序，这是 越紧要的 项越应排在议程的前端理，越紧要的 项 越应排在议程的后端理。这样做的一个好便是：就算在定的会议时间 议案理毕， 码紧要的议案 理。那些紧要的议案， 可另择时间理，或是 入下 会议 再予理。(2)每一个议案应 需的理时间 白地标示 。假如这样做， 主席可让
22、些人 参与与 有关的 些特定议案的。这是 ，假如议程 示 点 分到 点 分 分 探一议案， 主席可以故 让 些人 到(令 些人在及 的议案 之前 分钟 进入会场)， 可以故 让 些人退(令 些人在及 的议案 之后离开会场)。这样做，显然可以节省与会者的时间。，会场的秩序 免 到扰。此，主席 有限地 到或退。有些主管在主 会议时 准备议程，这是一“很坏的习惯。议程仅 会议的，而 足以约束沟通的 序与沟通的节奏。一旦会议欠缺议程， 会议的 必定，沟通的 序必杂乱，沟通的节奏 必太快或太慢。换句 ，欠缺议程的会议是注定实效的。为了改变这“良的习惯，每一个机 应考虑采取策性声 ，严 要求妥议程之后 准
23、 开会。为让与会者对会议及作准备 包括心理准备及实准备 议程应随会议通知 先发给与会者。虽然 有会议 需要 的议程， 是与会者至少应 前有 了解，以便做好准备。议 程是 到尊重 是 忽视，这与管理对 的 用程是成 的。的议程有另一个重要好：会议领导者 集会的目标 成的议程，有 会议目的的 。这样，议程就 会议 照既定轨道进 ，让主 人 集 的精力去理参加会议人员彼此之间的fifl 。定议程的通 currency1在会议领导人的。 是，人 一般对 参加创 的 愿 予以支 。提前参与 那些参加会议的人依照定的议程 得更楚。下 是可 有 鼓励与会者参加的一些 议：(1)对 要 的要求及思考。对的解决
24、或理，有哪些 是 得通的?哪些是显而见的危险? 要 的其最后结果可 着什么?(2)如果时间允 ， 参加会议者的 议合 到定议程 ，提前分发，以征求补 见。(3)提前向与会者 绍会议的目的， 要求 做一些 工作， 如 样查员工 见，汇集数，或搜集背景 料。会议 野心的 而在一开始就注定失败。下 是制定实可 的目标的一些 议：(4)可 的 ， 议程的 限制在 一个主 。这有进 ， 时 必须参加 会议的人数减到最少。假如议程有 主，可以分 排为两个会进 。 (5)假如这些主之间 有关，要力求少 排一些 。 为要 与会者 很 的转到 的，而又始终神贯注，是很困 的。(6)设 议程 限制为一个主要的 项
25、目，辅之以需准备的 要项目。(7) 些特 的(有 力的)管理人员的 心爱项目 列入议程。(8)提前分发每一项议程 的附件，以节省开会时间。这样就可以定：每一项拿到会 的 在会前 向与会者 绍。这是一“ 用以前会议 录实可 的fl。( )在议程要表 会议开 长时间。与会者知道会议允 超时间，就会更加积 。(10)对那些 有争议的 为复杂的或组熟悉的 ，要 排 分的时间。 (11)要 注 力的 时间是有限的。对一实 家 ，有效的会议一般 一个时，会议进 了一个半时，就接近效果递减的临界了。(12)假如会议必需开到两时以，应 排 间休息时间。(13)假如可 ，要留 会后 谈娱 的时间。会议通知的派发
26、很 会议召集人， 为送发的会议通知而头痛。这可 是 为 的疏忽 成， 可 是 为 太匆促地决定召开会议，以致欠缺足 时间作妥 的斟酌 成。一 良好的会议通知，在至少应包括下列项：(1)开会的时间(包括 期及 时间)。(2)开会地点。倘若开会地点 与会者 熟悉， 应附的置 及 通路 。(3)会议的目标。(4)与会者须 先准备的 项。(5)其 与会者的 名。一般的会议通知最好是在开会前一个星期寄到与会者 ， 为人在 排 “活 时， 半提一个星期作 ，而 一个星期的时间概足以做好开会前的 “准备工作。超一个星期的会议通知 ， 此 有必要发 超一星期的会议通知时， 最好 在开会前两 设再向与会者提醒开
27、会时间。除是紧急会议， 要发 短一星期的会议通知， 为太匆促的通知， 令与会者 及作好会前的准备工作，而 很令 得会议召集人 作 呼之 的人 !会场的布置布置会议场地，应考虑会议的性及与会人数的 少。 如在提供信息的会议 ，倘若人数 ， 以设桌 的 排或是设桌 的 排为理 。在解决的会议 ，假如人数 ， 最理 的 排是让每一与会者均 桌 而 ，这样可fl便每一个人 其 的人进 项沟通。再如在 会议 ，如人数 ， 可令与会者 在 的桌 的外 ，这样 便 与会者与主席之间的沟通，而 便 与会者 与会者之间的 流。若人数 ， 最好是 与会者分成若组，每一组 在一桌 。这“ 排的好在 fl便分组 及
28、合 。编排与会议成效的 有密的关。除了的 排之外，在布置场地时， 须注 以下 项：(1)应先决定准准在会场 。倘若准 ， 应准备 。倘若准 ， 让 在会场 。此外， 最好在会场 准 的标 或 。与会人数 时， 可以 实需要， 分为 及 。(2)如与会者之间彼此 熟悉， 应考虑是 先准备 名 。(3)准备视器材。 (白 )白 甚至 机 fl机与放映机等应 视为一般会议可 用的 本工。 要特注 的是： 机 机与放映机 的 或 ，应让与会者 楚，而 应准备就 以便随时 用。(4)除是长的会议(超一个半时的会议)， 尽 要提供点，以防与会者分心。(5)议程甚短 需作 录时，可考虑采取立的fl 开会。
29、对会议的 有 详尽， 对会议的准备工作有 ，倘若在开会前 对会场作最后的审视， 可 会功一。 之 有一 很 性：假如有何 可 漏，一定会 漏，而 就在最应 漏的时 漏。 此，在开会前的半个时至一个时， 最好是 或是派人到会场审视以下四件 是 作好：(1)是 原定 编排?(2)视器材是 准备妥?如果用 机或 fl机， 其距是 先妥?如用放映机， 其距音 等是 妥?如用currency1风，其声音效果是 先 好? 机 fl机及放映机是 备妥额外的 “? 或是在场的是 得对视器材作 的维修工作? (3) 会议有关的 料是 ?这包括准备会 派发的 料 名 等等。(4)必要的时 ，再致与会者提醒 开会时
30、间及地点。特是在会议通知 发 去很久的下，开会前的提醒功夫， 实效。务会议 途fifl， 为的舒fl 思考 。如果会议 有外扰噪音，空 流通，温控制，思维就 最好地发挥作用。理 的会议 应 是拥 ，视好，得楚，照 要 而。这“ 合的 条件 的以 到。 桌椅发言人的实布置仅取决 开会的人数，而 取决 会议的目的：会：其 排要求 楚” 人及 拿的currency1。由 这“会议“ fi ，需等 应或组， 此布置可采用下述两“ ：(1)场 。选用成的礼，或 椅 排成一 一 。开会的时间长短是至关重要的。要知道 是最好的 ，备有最舒的， 很 期 集 注 力超两个半时，包括 间休息半时。(2) 。如果需
31、要作 录，或者是超两时的会，就用带 的椅 或布置成排桌 。两个人一 2米的桌 工作以及 放 如果需要的 。( 要 者与 者分开 。)桌与桌之间要保 距离，以便开会时椅的 参加者的 。解决的会或 会：这会要求参加者彼此 得见以及 得见主 人或何示。这“会“要求 共 担 领导，的 排要便 鼓励个人参与组 。有领导 力的人 成功地领导一个”十人的 组， 数 人士 七至十”人的组效果最佳。参加者团 桌最为舒。布置 议如下“fl ：(1)桌 如每个组限 八人以下，而 需 用 或其 示，就可用此“ 。主要的好是参加者 彼此 得楚。桌 一定是桌。一 长fl 桌，主 人 在桌 的一头，便 用 或其 示。 在桌
32、 另一头的人有 。(2) 可 是最普遍的 。这“ 需要或 以的桌 排成 ，主 人 在离 一端远的第四 桌 。对 一个十”人的会 ，这“ 的布置需要一间最为6米 米的 间。(3) 这 currency1些， “是一实可 的解决fl。这“向排列可以更楚地 主 人及示， 成直 的参加者就 彼此 得很楚。会：参加者如彼此认， 会的效果就会更好些。如果参加者彼此 ， 主 人参加者 可用 见的名。如果 的fl案要求分开 会或分有 个 组，就让每 会议的主 人或发言人 提 其特 要求。 排的人就可以汇制对 ，详列 每 会议需要的家设备， 提供给每个发言人一 以便实。这个 在 间备妥后， 可以 查。会议的 排
33、一般人进餐厅音 厅 或球场， 会 地选择最有的置。 的是， 进 或会议 ，却“会选择其 的置。在 ， 尽 在远离的置，以便置 的视野之外!在会议 ， 半选择令主席及其 与会者忽视 存在的 地带!何以一般人会那样重视会议 的 ?理由概有”：第一参与会议的人 半了解会议对 的 到底有 重要， 至 是 会议作 工作的一分 ；第” 认为置在显之为 ， 为舒服。这是严重的 !在前 我 ，会议是 服 人接 的 见的一“场合， 是令 获取成功的一个途 。 此，会议 的应审 选择。下列的个原 ，可供 参考采 ：(1) 选择令人忽视 的存在的置。 应选择令人 特是令主席 得见 的地fl， 为 令人 得见 人注，
34、 入注 人认知， 人认知， 发挥fl 力。假如会议桌是长fl 的， 最好是 在 对主席的会议桌的另一端，或 在接近主席的左右两 ，以便增加 主席沟通的机会。倘若会议桌是带有 的长fl 桌 ，而主席 在长fl 一 的 ，应选择 端的置， 为在这样的置 可以通桌 与主席 谈，而必通其 与会者的头与主席 谈。倘若会议桌是fl 的或 的， 应 在 对主席的置。(2)平 主席在会议 的举 。假如主席有 者 见的习惯， 要争取这个可以 顾 的 的置，以增加对主席的fl 力。(3)在何会议场合， 的头 若 在 主席之间的置，对 是 端 的， 为主席如果 这fl向发， 的头必 复的机会。 应置，最好是 在 的
35、头的对 ， 为一 主席与 对 的机会会 的头 fi，” ， 在头 发言之后再为 作补 时， 场的视集 ，而 可 头 一一地增加对其 与会者的fl 力。(4)倘若会议桌置 fl机放映机等视器材， 要 在等器材之后，以免令 的置 到 等器材之下。(5)倘若 在会场 选择有 的置， ： 到!(6) 如何选择有 的置，有一点 必须随时留心：那就是 在主席的置!2 设备准备视器材每个会议 应有效果。如果列入 视 的currency1，成就可 更些。 是一保用 的“场营 理。在工作人员会议提 了 议 见， 很少 照办。 是 一个 的另一“场 理， 的成就好， 的前 为什么会这样。前 ： 的 入是好的， 是
36、 而 。 提 的是一般的 见 而是 设。 提供数 表。 一 理复告 的工人在拿危险 学时要遵 作 程， 是 有的人 的 。后 到了一些 学 而变 的人 。 在下一 会议 示了这些 ，而 人人 白了。两家 管顾公 争一家 的 务，一家放 的服务。另一家用一 放映在的 ，就地了 表 显示了 的商 的在 。第”家 管顾公 给人更好 ， 而得到了这 务。一为包装设备 的服务 理告 的服务理人员，对 为顾 装的新 机 要提防一“ 的呼呼转 声 。 理人 有注 这“声音，结果是 有做防性 修，以致发了 很的机器 坏。服务 理变得聪 了， 用录音带录下了呼呼转 声音， 在工会放音。在服务理人知道了应 注 什
37、么声音。1视器材“有 沟通假如 在一个会议 而又未 人理解，就考虑视器材吧。一个 的 表 改变局 。在拿破伦垮后的岁月 ， 人信 的失败， 认为如果 白，一定是拿破伦 骗 流放。 拒绝承认拿破伦在 光辉胜 之后会犯 。一叫查尔士约瑟夫迈纳 的 工程 知道拿破伦曾犯严重 ， 揭穿关 这帝 缺的神 。有人信 的 ， 此 创作了一个视 。这个 由一 地 一条 活 穿 个 家的 谱带组成。“右转 时，谱带宽表示在每个地理置的队人数。九月，拿破伦进入洗劫一空的莫斯科时， 的军队有10人 用宽的谱带表示。 撤退时， 谱带向路 (与地 下 的 期温连接)。移至波 时 谱带狭得可怜，表示蹒跚撤退的帝 军队 剩
38、下1人 。拿破伦 术的 导致军队的一步步惨败 地表 了。这个视 认为是 有的最佳 表。这对管理人员 主管的 是 显的。沟通既有困 而又重要时，加一点额外的currency1 解照 或何一“视器材 分析解释或视 辩。在会议，要用言语以外的currency1 人理解，包括 实数的件会有 ， 会分散注 力， 为每个人 阅读 件，翻 的 表 录 带其 视器材可以 有目光力在 一时间 集 到共 思考的。而 ，视 人 更深更 久的 。 究表 ， 官摄入越 ，就越理解 忆重视 传达的要点。 在 的 实，仅仅声 的 实给人的 深。用 柱 表 征性地 的 实， 显示的数或 更 牢固地 在人 的 忆。彩的 白的
39、博得人 更的注 。 照 fl 传达 或 表 传达的 实 。刺 其 人 官的fl 越 阅读， ， 征性的 ， 景， 声音等 的fl 就越。作为会议取得成就的一“fl ，仅仅 “是 的。2 可供选择的视器材fi扩的 术到术的视 扩fl 实目标。(1) 。(2)翻 的 表。(3) fl胶 。(4) fl机。(5)录像带fl。(6) 。(7) 传送的视 。(8)其 。个人 越 越 地 用 及其 视fl像，包括 画。有视fl像的fl像带， 有移 装置， 携带到顾 在地作何视表 。除” 供应 外， 可以 创作 要的视项目。3 最好的 视器材是哪些?(1) 与团 的 。给予 的 要 ，对 在 理办公 的一对
40、一的会晤而言，标准的翻 表可 甚；而在旅的舞厅 ，给一个团 在十九寸的 放fl像，又可 足。除了传送 的 像外， 要保视器材 性应的作用。是 每一个人以至那些视力与力很弱的主管人 到?对”至人的组，八又”分之一寸的宣传性册 或 的翻 表很用。录音带fl搭 的放映装置 很用。移 的或标准的程控制器是很好的直 器材，用 人数 少的组。每个人 。 可以放入临时信息以显示 “ 的 务。对515人的团 ，如要 绍新 或重要成果， 翻 表或硬 的 表就很好。架放映机放映的 像用 的团 。放映显示的 胶 fl 如此。如果视 ，录 带就很合用。要 在会议 后排 查一下。 包括标数的 有节 ?如果 绘制 表，要
41、用 而用 或 架，这“装置复制分发。对100人以的团 ，架 ，fl胶 fl 博得人的注 。必须得足以 每个人 楚。 必须有currency1风及良好的扩音。在 团 ，如果 要回馈 流，可选用 着的 ，如架 。熄 的 如fl，对 打 消 的 最 作用。对 的集 如商 览集会或会，” 开发的 示的fl 很。宣传册 如果 用得，就用 人数可 可少的集 。要 有册 一下 散发 去， 为人 可 顾翻阅注 的。一 分发一“，以 人 合 的一 阅读或者给每页涂作标 ，装在一个对 ，以 人 可以 照 的指点去查阅。(2)选择合开会场 的 。在 一 合用的视器材，在另一 可 很合用，甚至根本合用。在 的会议 或
42、办公 ，什么 。对 在顾 在地的会议，要选用 运输的 视器材，而要依赖 绝对 或有可以用作 fl荧的墙壁等条件。翻 的 表是一失的。备有装荧的fl装置有而晰的监视荧的移 要好些。如果 放映fl或 用架 ，就须 带荧。在旅会开会，如选用标准的 ，就可省去 带设备的麻烦。 数 有 如 表架，架放映机 等设备。如果 用一些特 的currency1 的赞扬，如 的 及用 的 放映 像等，就要有备用器材装 及的 分时间。最厌烦的莫 由 涂的放映者纵着 用的设备。(3)选择合会议目标的 。有些会议要求变 ，有些会议 要求注 ， 有些会议要求回馈。 选定的视器材可 有 ， 可 有 。如果 要 或加深 ，最好
43、选择声像 的 ，如fl fl胶 或录放像机。如果 要 服或宣传，就选用 控制转换为变 的 。要用fl胶 或翻 表 保 对思路的控制。然后 准备好输入时，就转换为 由 的 ， 如空白的画 ，或 在硬的等。如果 要 养或 练，就用 的 如fl录像带慢慢 。 究表 知 是 参与成 的。 如果 要解决或设程 ，变 是必可少的。 此，除备用的直 像外，要用 ，空白 表 每人一 的 本。 带有放映装置的 对工作会议 是很好的选择。会务为了做到一 在头，应在会前及 分供应运 。每个 箱拴一 存货管理 ， 发运 期时间发运地点保险号码及其 标 。 先应与会议地点商妥在 的工作人员到达之前接 存运送的。每个 箱均应楚地标 月 为 公 的会掌管 。一般运“ 外 的会址的为：(1)有公 名衔的普通信 白信 信封，以及其 特 制的
