1、深圳市保利物业管理有限公司文件名称：文件控制程序 版 次：A/0文件编号：POLY-QP-423 第 1 页 共 5 页生效日期：2004.3.311.0目的规定质量管理体系文件管理的流程、职责和工作要求，为质量管理体系文件的有效控制提供准则。2.0适用范围适用于对深圳市保利物业管理有限公司质量管理体系文件的管理。3.0作业内容：流 程 责任部门/人 工作要求 相关文件/记录NYA 管理者代表及质量体系推进小组。品质部经理文件控制中心由管理者代表组织各部门指定的人员按质量文件编制规定规定的权限审批组织策划 QMS并确定体系文件构架。编制质量文件编制规定 ；-质量文件编制规定的主要内容包括：各类
2、文件的内容、要求和编写方法的规定、文件分类、各类文件的编号方法、格式和有效性标识方法等。编制公司各部门的质量体系文件持有者清单和质量记录控制清单 ；-质量体系文件持有者清单的内容应包括：文件名称、编号、版次的修改状态、管理部门审批人和生效日期等，具体的审批权限见质量文件编制规定 ；-质量体系文件持有者清单中应包含对外部文件的审批权限；-质量记录控制清单的内容应包括记录表格名称、编号、版本、收集周期和保存期限等。管理者代表组织质量手册和通用管理程序的编写-各部门主管组织本部门管理规范的编写；-公司技术部门负责专用管理规范和技术规程的编写。-应确保文件清晰、易懂、可操作。按规定的权限审批；-对于涉
3、及多个部门的文件可以采取文件会审的方式审核。-质量体系管理职责类和表格文件统一由品质部批准。-技术类文件的审批由技术部门相关负责人审批。-有效控制文件的质量，满足质量管理的要求，可操作； 质量文件编制规定质量管理体系文件持有者清单质量记录控制清单质量文件编制规定质量手册；管理程序；各类管理规范/技术规程；质量记录表格。开 始体系文件构架设计制 定 文 件 编 写 规定 和 标 识 规 范制 定 受 控 文 件 /质量 记 录 清 单体 系 文 件 编 写文 件 审 批是 否批 准深圳市保利物业管理有限公司文件名称：文件控制程序 版 次：A/0文件编号：POLY-QP-423 第 2 页 共 5
4、 页生效日期：2004.3.31流 程 责 任 部 门 /人 工 作 要 求 相 关 文 件 /记 录深圳市保利物业管理有限公司文件名称：文件控制程序 版 次：A/0文件编号：POLY-QP-423 第 3 页 共 5 页生效日期：2004.3.31AB文 控 中 心文 控 中 心文 控 中 心文 件 持 有 人 /使 用 人 文 件 的 使 用者 、 各 级 管 理者 都 有 责 任 适时 评 审 文 件 的充 分 性 和 适 宜性制 定 质 量 文 件 持 有 者 清 单 ， 规 定 文 件 的 发 放 范 围 和数 量 ， 由 管 理 者 代 表 审 批 后 作 为 文 件 制 作 和
5、发 放 的 依 据 ；-按 规 定 的 份 数 制 作 ， 不 得 错 页 、 漏 页 ；-保 留 不 加 盖 文 件 受 控 章 的 正 本 （ 原 版 文 件 ）；原 版 文 件 应 登 记 归 档 并 标 识 ， 不 得 发 放 ；-以 电 子 文 档 保 存 的 应 用 软 盘 或 光 盘 制 作 至 少 一 份 备 份 ，作 好 标 识 并 妥 善 保 管 （ 应 防 潮 、 防 磁 、 防 高 温 ）。按 质 量 文 件 持 有 者 清 单 规 定 的 范 围 发 放 ； 发 放 的方 式 为 实 物 发 放 ；-实 物 的 发 放 ， 属 公 共 文 件 的 如 质 量 方 针
6、、 质 量 手 册 和公 共 程 序 的 发 放 采 用 紙 质 复 印 方 式 发 放 ， 只 下 发 到 部 门级 单 位 。 由 文 控 中 心 根 据 需 要 确 定 分 发 范 围 和 数 量 ， 经管 理 者 代 表 审 批 后 发 放 并 作 好 文 件 发 放 登 记 表 ； 与 各部 门 有 关 的 文 件 则 发 放 到 相 关 部 门 ； 对 其 它 文 件 按 责 任区 域 发 放 ；-各 类 文 件 的 发 放 受 控 标 识 以 文 件 控 制 中 心 之 红 色 “受控 ”章 为 准 ；-发 放 体 系 文 件 及 各 部 门 转 发 文 件 都 需 作 好 文
7、件 发 放登 记 表 ；-属 各 部 门 向 业 务 对 口 单 位 发 放 的 内 部 文 件 ， 由 所 在 管理 部 门 作 好 文 件 发 放 登 记 表 ；-外 部 文 件 的 发 放 由 公 司 、 各 部 门 分 级 控 制 。 各 级 主 管部 门 负 责 控 制 外 来 文 件 ， 识 别 与 质 量 管 理 体 系 的 相 关 性 ，对 需 发 放 执 行 的 外 部 文 件 ， 建 立 外 来 文 件 登 记 表 并做 好 文 件 发 放 登 记 表 下 发 。-外 部 文 件 编 号 可 直 接 沿 用 原 文 件 编 号 ， 原 文 件 无 明 确编 号 时 ， 按
8、所 在 部 门 文 件 管 理 方 法 管 理 。需 妥 善 保 管 好 文 件 不 得 随 意 损 坏 、 复 印 、 拷 盘 及 丢 失 ，如 有 丢 失 、 损 坏 应 及 时 向 文 控 中 心 填 写 文 件 控 制 单 申 请 补 发 ；-丢 失 文 件 补 发 应 给 予 新 的 分 发 记 录 ， 并 核 销 原 分 发 记录 （ 在 文 件 发 放 登 记 表 的 “备 注 ”栏 内 注 明 ） 。-需 借 阅 文 件 时 应 向 品 质 部 申 请 ， 经 品 质 部 经 理 同 意 后 ,填 写 文 件 借 阅 登 记 表 。文 件 的 使 用 者 应 在 工 作 过 程
9、 中 ， 评 价 文 件 的 充 分 性 和 适宜 性 ， 需 要 时 ， 应 提 出 更 新 的 需 要 ；-要 求 公 司 领 导 把 质 量 管 理 体 系 文 件 的 充 分 性 和 适 宜 性作 为 管 理 评 审 的 内 容 之 一 ， 需 要 时 应 更 新 。 质 量 文 件 持有 者 清 单 质 量 文 件 持有 者 清 单 文 件 发 放 登记 表 文 件 发 放 登记 表 外 来 文 件 登记 表 文 件 控 制 单 文 件 发 放 登 记表 文 件 借 阅 登记 表 文 件 制 作原 版 文 件 管 理文 件 发 放文 件 使 用文 件 的 评 审深圳市保利物业管理有限
10、公司文件名称：文件控制程序 版 次：A/0文件编号：POLY-QP-423 第 4 页 共 5 页生效日期：2004.3.31流 程 责 任 部 门 /人 工 作 要 求 相 关 文 件 /记 录B原审批人负责更改后文件的审批，文件控制中心负责电子版本和实物文件的统一更改、换发、回收。由各级文件管理部门负责处理文控中心 由文控中心保管 管理职责类和表格文件需要更改时，由提出人填写质量体系文件更改申请表按原审批程序审批，原审批人不能审批时，由其代理人或接替人审批，但审批人应获得更改文件有关的信息；-使用换页方式修改的，修改后的旧文件页应就地销毁并记录，当一次性修改量较大时，采用换版的方式修改，修
11、改后的旧文件评审后保留一份加盖“参考” 文件章以便于追溯； -文件更改须按照质量文件编制规定的规定更新其版本号（改版时）和修订状态（单页更改时）（文件的版本号用 A、B、C表示第一版、第二版、第三版；用 0、1、2表示未经修改、第一次修改、第二次修改） ； -发放到各部门的文件修改后，以文件发放登记表的形式通知各部门进行换发和旧文件的回收；-对旧文件要保存原版，并标识；-新文件下发时应在文件发放登记表的“备注”栏内注明旧文件回收或直接销毁。-发往外部的“参考”文件（非受控）在修改或换版时，只作通知并发放新文件，可不收回旧文件；-发往外部“受控”文件由各主管部门跟踪更改的方法，当发给外部“受控”
12、文件发生更改时，应通知外部文件的变更，换发更新版本的外部文件。更改时回收的作废文件/作废页应立即加盖“作废”章，保留最近一次的作废文件，其余的作废文件直接销毁：-销毁的方式：用碎纸机粉碎；用火烧毁 -保留文件应加盖“参考”文件章，并作好保密性的处理。 按质量记录控制程序的规定保存文件发放和更改记录。 质 量 体 系 文 件更 改 申 请 表 质量文件编制规定 文 件 发 放 登 记 表 质 量 记 录 控 制程 序 文件更改记录保存作废文件处理结 束深圳市保利物业管理有限公司文件名称：文件控制程序 版 次：A/0文件编号：POLY-QP-423 第 5 页 共 5 页生效日期：2004.3.31
