1、重庆正大有限公司管理制度汇编（一）总 经 办重庆正大有限公司二零零一年四月前 言重庆正大有限公司自 1991 年成立至今已近 10 年了。特别是近几年来，伴随着公司辉煌业绩的成长和发展，公司的各项管理日臻成熟，管理制度也逐步建立健全起来。公司于 1998 年曾对管理制度做了一次整理，形成了一套以各部门为单位汇总而成的管理制度。这套制度的印发使用对于保证公司正常管理运作，起到了一定的规范作用。但由于当时时间较仓促，人力也欠缺，故 1998 年的制度汇编在标准和要求方面不够系统一致，体例和格式也不够规范统一。同时又由于公司近几年的发展又形成了一些新的规章制度。为了全面系统的总结公司制度建设成果，进
2、一步提高管理水准、规范管理行为，使公司的各项管理工作在正规化、制度化、标准化、科学化等方面再上一个新的台阶。根据总经理的指示与要求，我们对公司的管理制度在 1998 年的基础上又进行了一次汇总、编辑与整理。这次汇总编辑仍在部门内以组织结构、岗位职责、作业规范、工作制度、工作标准、工作方法、表单记录、通用制度、文件政策、绩效考核等进行分类汇编，其中绩效考核单列出来另成一册。由于我们水平有限，此次修订汇编的管理制度，一定仍然存在不足之处，如在执行过程中与集团的规定或公司新的管理制度或规定不一致时，遵照集团或公司新的管理制度或规定执行。重庆正大有限公司总经办二零零一年四月总经办管理制度目录一、组织架
3、构 4二、岗位职责 61、总经办主任岗位职责及要求 72、总经理秘书岗位职责及要求 73、人事科科长岗位职责及要求 8三、作业规范 91、员工招聘作业规范 102、董事会操作程序 12四、工作制度 151、文秘档案管理制度 162、电话、传真使用管理办法 173、办事处电话使用管理办法 194、劳动合同管理办法 19五、表单记录 23 一 组织架构总经办组织架构人 事 科秘 书总 经 办 主 任人 事 员二 岗位职责一 总经办主任岗位职责及要求负责总经办全面工作，具体主要内容有：1、负责公司制度的起草及修订。根据公司营运需要及总经理安排，督促并参与公司各项规章制度的起草及修订工作。2、负责公司
4、人事工作。3、负责总经理交办事项的跟踪、催办。4、会同各部门对公司召开的各种会议议程、日程的安排予以指导和协助。集团、政府及兄弟公司高级人员的接待工作，及时提前通知相关部门和人员做好与会及会议室准备工作。5、对各部门经理的考核，各部门的沟通协调跟踪汇总工作。6、受总经理委托或授权负责与公司各部门和兄弟公司及总部协调联系与沟通。7、负责总经理日常工作行程安排，及完成总经理交办临时性工作。二 总经理秘书岗位职责及要求1、日常办公文件的传递、登记。2、收发传真及登记，负责起草总经办外发传真。3、总经办电话接听、接转，重要电话内容登记，并报告相关主管。4、负责公司合同、章程的起草与修改。5、负责总经理
5、会议、董事会会议等重大会议文件的准备。6、公司章程、合同、各类归档文件、合同章、总经理私章、介绍信的保管。7、公司高级主管车船、机票、酒店、在外就餐的预订跟踪。8、负责公司大事记记录及参与公司重大活动的接待。9、部门经理会议或指定需作记录的相关会议的记录及整理。10、总经办办公用品准备。11、总经理和本部门主管交办的其它临时性工作。三 人事科科长岗位职责及要求1、负责人事招聘、培训、考察、考核、奖惩、保险、调动、任免、员工劳动合同的签订与终止（解除） 、各类伤亡事故的处理。2、根据办公室主管的安排、负责具体规章制度的制定与修改。3、在主管的直接领导下，拟定公司人力需求、培训等计划。4、负责公司
6、文件及各种资料的整理、归档工作。5、负责总经办版报工作。6、主管交办临时性工作。三 作业规范一 员工招聘作业规范1、员工招聘1-1、根据集团中国区人事管理规章制度和重庆市劳动部门的有关规定，按照公司董事会人力计划及公司营运需要，自主招聘品德、学识、体能兼备的所需人员。1-2、各部门有下列情形之一，可提出用人申请：1-2-1、员工职位空缺。1-2-2、工作内容或工作量增加。 （须依董事会核准之人力计划）1-3、凡需增补人员之部门，须提前半个月填写招聘人员申请表交人事部门初核，经总经理批准后,由人事部门统一招聘。1-4、除中方和集团直接委派之外所有新进人员招聘由公司人事部门主办。招聘方式可以利用宣
7、传媒介、广告招聘，也可以由有关单位、学校及个人推荐。2、应聘人员的资料2-1、应聘人须向人事部门缴交或出示下列证件,以便人事部门及时建立员工档案：2-1-1、 毕业证正本（复印件无效） ；2-1-2、身份证原件（复印件无效） ；2-1-3、待业证（离职证明） ；2-1-4、一寸免冠彩色照片 2 张。2-2、应聘人员应具备如下条件:2-2-1、年龄在 18 周岁以上；2-2-2、身体健康,经体检合格；2-2-3、文化程度根据工作岗位而定，至少是初中毕业以上；2-2-4、无刑事记录、无恶习，品行端正；2-2-5、拟应聘岗位为司机者必须持有三年以上正式驾驶执照，并且无重大交通事故记录及经常性违章行为
8、，无不良嗜好（如酗酒、赌博） ，专车驾驶员不得吸烟；2-2-6、除离职到高校上学或出国者外，原则上公司不录用曾从公司离职（包括开除、辞退、辞职、终止合同、自动离职）人员。3、面试3-1、人事部门确定面试时间、地点。3-2、面试首先由人事部门主管初审，初审合格再由申请用人部门主管面试，合格者再请总经理复试，确定是否录用，被录用者由总经理确定试用期基本工资。3-3、面试合格人员由人事部门通知并统一组织到公司指定医院体检，体检合格后方可录用。4、员工报到及试用期考核与转正4-1、人事部门按用人部门提出的时间要求，通知被录用人员在报到之前办理好保证手续，然后再寄发录用通知单 ，其他报到事宜统一由人事部
9、门办理。 4-2、新进人员持录用通知单到人事部门报到。人事部门查核资料齐全后，填写录用人员工作派遣单通知用人部门，同时填写人事资料卡 ，由人事部门安排上岗前培训。4-3、未按上述程序办理手续的人员，人事部门不予办理试用手续。4-4、员工亲属原则上不能被本公司录用，因工作需要，特殊允准时必须安排在不同的部门任职。4-5、新进员工必须经过上岗前训练、试用期按合同期长短依据有关法规确定，表现优异者部门主管提议、人事部门考核、总经理批准可提前转正。4-6、员工试用期，用人部门须每月对其表现评核一次，填写试用期员工考核表 。各部门主管对员工考核过程、考核结果负责。4-7、试用期结束，员工可提出转正申请，
10、填写员工试用期转正申请表 ，人事部门根据该员工试用期考核情况和用人部门意见，呈请总经理进行转正面试，并核定转正工资。4-8、试用员工批准转正之日，用人部门须与其签定劳动合同 ，合同期为 1 年,合同期含试用期。二 董事会操作程序公司董事会，是公司最重要的会议之一。为保证董事会顺利进行，特拟定本操作程序，请各部门遵照执行。1、总经办1-1、会前准备工作：1-1-1、董事会召开前 15 天，根据董事长、副董事长及地区主管、总经理确定的会议召开时间、地点，草拟董事会会议通知，经总经理请示地区主管同意后，送董事长签字发各位董事及列席人员。1-1-2、落实董事本人到会人员及本人不能到会者由谁代替及授权书
11、（委托书）的签发与传送。1-1-3、草拟董事会接待工作日程安排：含参会人员到达日期、具体时间、航班号、下榻酒店、房间号、随车接机人员、车辆安排（车号、驾驶员）等。此日程安排确定后送所有相关人员、行政部，并跟踪落实。1-1-4、为公司总经理准备在董事会上报告的文件及资料。1-1-5、撰写董事会议程、主持人用语、拟在董事会上通过的文件和决议、纪要（草稿） 。1-1-6、准备会议签到纸、会议记录纸，并指定专人（一般为总经办主任和总经理秘书）负责签到及记录。1-1-7、书面通知行政部订房（附房间要求） ，是否在公司用餐，参会人员返程机票的确认与预定等，并跟踪落实。1-1-8、根据会议议程内容，为董事长
12、准备会议资料， （特别是需要在董事会上通过的文件、决议等）并按议程顺序排列。所有董事及列席人员的资料（含议程、总经理报告、财务报告）按与会人员分装好，至少在会议召开前一天分送到各与会人员、列席人员手中。1-1-9、安排好参会人员的座位。1-2、开会当天服务：1-2-1、与接待人员及驾驶员保持联系，掌握与会人员从酒店出发时间，到达公司时间。1-2-2、指定与会人员到达公司办公楼前接待人员，若遇下雨，指定撑雨伞的服务人员。1-2-3、与会人员到达后，按会前定的座位安排就座，并由事先指定的专门人员请参加会议的董事签到，有委托他人参加会议者，由被委托人代签。1-2-4、作好会议记录，会后立即打印，送总
13、经理、董事长、副董事长阅签。1-2-5、会议记要若有变动，会后立即修改送会议主持人审定后由与会董事逐人签字。1-3、会后跟踪落实送行情况。2、行政部2-1、根据总经办的书面通知及要求订房，并将订房结果（含房间号）及时反馈总经办，同时打印送每位与会者。2-2、根据会议议程，书面通知交通组接送相关人员，注明到达、离开人员姓名、职务、航班、日期、时间、下榻酒店、房间号、跟车接（送）机人员。2-3、准备公司用餐菜单，报总经理审定。 （菜单中应避免有就餐者忌食食品）2-4、会场的准备。2-4-1、会议室的布置及清洁，会议室灯泡有无损坏，若有立即换下。2-4-2、桌、椅是否完好且清洁，并摆放整齐。2-4-
14、3、音响、麦克风、激光教鞭、投影仪、空调、备用投影仪、电池、灯泡等设备准备，并全部检查试用一遍是否完好。2-5、落实开会时的服务人员。2-5-1、开会时服务员不得随意走动，随时守候在会议室外面。2-5-2、客人到来之前，根据参会人数，将矿泉水一人一瓶，餐巾纸一人一袋摆好。先将茶叶放好，待客人到时一人泡一杯， （茶杯要用盘子垫上）同时摆上点心和果盘。2-5-3、会议期间每隔 15 分钟掺一次茶。2-6、休息室的准备：休息室摆上茶水、矿泉水、果盘等。3、财务部3-1、及时、准确完成董事会财务工作报告。3-2、及时、准确提供总经理工作报告数据、附表等。3-3、承办总经理、财务总监交办的其它事项。四
15、工作制度一 文秘档案管理制度1、目的：使公司文件、档案、资料、文书管理制度化，确保文件、档案、资料按时归档，妥善保管，提高文书处理品质，保证公司长期经营规章制度的连续性及公司历史资料的建立。2、范围：本文所讲资料，指公司内、外文件、资料；文书是指本公司各部、科与外界来往文书及各部门夹往之文书，自收（发）文到归档全部过程之办理与控制。3、文秘档案管理3-1、公司内文件资料分以下几类：3-1-1、正式文件。3-1-1-1、由公司根据其重要性、必要性确定是否正式行文。正式文件要呈报总经理审核、批准和签发。3-1-1-2、正式文件采用重庆正大有限公司文件专用文件纸打印，按年度进行编号，标明主送及抄送（
16、以及下发）的单位或部门，加盖公司公章。3-1-2、各类上报报表、材料。凡以公司名义上报及外送的报表、资料、信函必须经总经理审核后，方能上报外发。 （生产部、品管部有关技术、配方的报表除外）3-1-3、联络单。3-1-3-1、用于公司内部各部门向公司请示一般事宜时。3-1-3-2、用于公司内各部门之间工作联系事项。3-1-3-3、各部门之间联络单的传递，须经部门主管签字认可；各部门呈报给公司的报表、联络单、请示，必须以各部门向公司进行上报，不得由部门下属单位或个人向公司越级上报。3-1-4、通知、通报。3-1-4-1、用于公司内部及部门之间会议、工作联络及需一定范围予以公布的事项等。3-1-4-
17、2、由公司下发的通知、通报经总经理核准和审核，各部门所发的通知由部门主管核准。3-1-4-3、不能以通知、通报形式向同级部门或非隶属的其它低职部门下达指令。3-2、公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，要求标明呈送或下发的人员或部门，注明送发范围；公文如有附件应注明附件名称，标明发文者及发文日期。3-3、收文处理：3-3-1、公司所收上级部门或其它单位正式文件，由总经理办公室做来文登记，填写文件处理笺，送总经理、副总经理阅示后处理。3-3-2、公司各部门上报公文一律交总经理办公室进行登记，填写文件阅示笺转总经理或副总经理阅示，部门所呈报需批复之公文在三天内给予批复，批复后的公文由总经理办公
18、室在当天下发至呈报部门。3-3-3、部门所收公文交部门主管签收，对需办理的应抓紧时间办理，不得延误和推诿，并应将办理结果及时报告上一级主管。3-4、发文处理：3-4-1、公司所发正式文件由总经理办公室进行登记、文件编号和办理发文。3-4-2、公司以通知形式下发各部门之公文由总经理室进行办理和登记，对紧急公文应明确办理时限，并负责具体下发。3-4-3、部门上报、部门间发文或下发公文由部门负责办理，上报公文报总经理办公室，部门间发文，由发文部门办理，但需抄送总经理及有关部门。二 电话、传真使用管理办法1、电话管理：1-1、电话管理，由行政部负责，各部门主管监督与控制。1-2、公司电话只准用于公事，
19、私事打电话，必须到门卫值班室挂发。并由值班保安人员计时收费。1-3、通话前应考虑好内容，通话时简明扼要，尽量控制在三分钟以内。1-4、禁止用公司电话拨打私人长话，违者如数交纳通话费用。1-5、一般人员因公打长话，须经部门主管同意，并认真作好长话登记。6）任何人不得使用公司电话打声讯服务等电话。2、电话使用：2-1、电话铃响二声，应立即接听。如果电话铃响超过四声才接听，应向对方说：“对不起，久等了”2-2、接听及拨打电话时，应主动报出公司、部门，使对方明白，节省时间。2-3、来电话指名找人时，应迅速把电话转给被找者，如果不在，应告诉对方，如对方需留言，应做好记录。2-4、通话时语气温和，吐字清楚
20、，用语礼貌。树立良好的公司形象。2-5、电话中途被切断，原则上打电话方要立即再拨打一次，接电话一方要等对方的下一次电话。2-6、通话完毕后，如果对方是上级主管，则应等对方先挂电话，然后再放下听筒。2-7、接听电话后，应及时、准确、简明的作好电话记录。3、传真管理：3-1、发传真时，应认真作好记录，传真底稿应妥善保存。3-2、发传真前，应认真校对，做到公司名称，收传人姓名、职务，传真内容、文字等准确无误。3-3、传真发出后，应电话向收传方进行确认。3-4、接收传真后，应及时通知有关部门内勤领取。3-5、重要传真（需长期保存的）应复印后保存。3-6、发传真时，各部门的传真，需经部门主管审核签字，以
21、公司名义发出的传真，须经总经理审核签发。三 办事处电话使用管理办法1、依据重庆正大经营部管理制度汇编的有关规定，制定本办法。2、本办法适用于重庆正大有限公司设立的每一个办事处，由各办事处负责人施行，公司行政部负责监督。3、具体细则：3-1、各办事处应设置电话登记薄，准确登记每个电话的号码、通话时间、通话内容，并由通话本人签字。3-2、原则上办事处电话不准打私话，特殊情况下应打完后立即按当地电信局标准交费，并入办事处现金日记帐；客户打长途电话亦应按当地电信局标准交费，入办事处现金日记帐，若打市内电话应亲自在电话记录本上签字，并由办事处负责人签字确认。3-3、业务代表应尽量减少与客户的不必要联系。
22、若必须联系，应尽量缩短通话时间。凡一次通话时间超过 5 分钟或一天累计超过 8 分钟的电话应由办事处负责人签字确认，否则不予报销。3-4、每个月的电话报销必须附以电话明细清单，查帐人员每月对办事处查帐时应核对每个电话是否都登在了电话登记薄上，通话内容是否与公司业务有关，没有登记或登记不清的电话由内勤人员承担。3-5、办事处的全体人员包括业务人员应全力配合内勤的电话登记工作，不得无理取闹，故意为难内勤电话登记工作者将按公司的有关规定给予行政处分。办事处负责人应督促他人遵守本管理办法的规定，并以身作则，起到模范带头作用。四 劳动合同管理办法1、合同签订和履行1-1、员工一经招聘录用，必须签订劳动合
23、同（协议） 。1-2、劳动合同必须以书面形式签订。1-3、公司劳动合同有权签署人是：对合资双方推荐的总经理、副总经理及财务总监为公司董事长（董事会授权） ，对其他人员为总经理（其中经理级人员需要董事会授权） 。1-4、劳动合同期限一般为 1-2 年。1-5、合同双方必须严格按合同要求履行相应的权利和义务。任何一方要求修改或补充合同条款，须双方协商，方可修改或补充。合同期满，如须续签合同，须双方同意。1-6、劳动合同内容及文本由公司人事部门制发，报当地政府劳动部门备案。 2、合同终止或解除2-1、终止或解除合同的情况主要有：2-1-1、劳动合同期满，公司无意与其续签合同时，劳动关系即行终止。2-
24、1-2、正常调动：员工因工作需要，经公司同意调离本公司，劳动合同即行终止。2-1-3、自动离职：员工未经公司批准，无正当理由，连续三天不上班，作自动离职处理，公司予以除名，劳动合同自行解除。2-1-4、辞职：任何员工可以任何理由提出辞职申请，经部门主管同意，总经理批准后，劳动合同自行解除。2-1-5、辞退：公司因员工自身原因或因公司原因而辞退员工，劳动合同自行解除。2-1-6、订立合同时所依据的客观情况发生重大变化，劳动合同无法继续履行，经协商不能就变更劳动合同达成协议，劳动合同解除。2-1-7、员工因故死亡，劳动合同即行终止。2-1-8、其他：双方规定的其他合同终止条款出现，劳动合同即行终止
25、。 2-2、遇有下列情况，公司也可以辞退员工，但发给补偿金：2-2-1、公司因生产经营或技术条件发生变化，需要调整组织机构或裁减人员时。2-2-2、公司合资期满或终止经营时。2-2-3、员工患病或非因工负伤、产假，在规定医疗期(假期) 满后仍不能从事正常工作时。2-3、员工有下列情形之一的，公司不得辞退：2-3-1、劳动合同期未满，又不符合本办法第 2-2 条之有关规定的。2-3-2、因工负伤或患与工作有关疾病，并经劳动鉴定委员会确认的。2-3-3、女员工在怀孕期、正常产假和哺乳期并符合国家计划生育法规 政策的。2-4、因第 2-1 条之第 2-1-1、2-1-6、2-1-7 款的情况而终止或
26、解除劳动合同的参照国家有关规定办理。2-5、员工因正常调动、自动离职、因员工自身原因而辞职或因过错性原因而被辞退的，不享受任何经济补偿。2-6、员工因公司原因而提出辞职，或因非过错性原因而被解除劳动合同的可以享受经济补偿。其经济补偿标准，根据员工在本公司的工作年限等情况计算：2-6-1、在公司工作每满一年发给相当于本人一个月工资的经济补偿金，不满一年者，按一年计算；试用期不发。2-6-2、因病或非因工负伤，经劳动鉴定委员会确认不能从事原工作、也不能从事公司另行安排的工作而解除劳动合同的，除按规定发给补偿金外，公司还发给不低于六个月工资的医疗补助费，患重病或绝症的还应增加医疗补助费；患重病的增加
27、部分不低于医疗补助费额 50%，患绝症的增加部分不低于医疗补助费的 100%。2-6-3、补偿金的计发基数，按本人解除、终止合同前 12 个月平均工资计算。2-7、终止或解除劳动合同程序2-7-1、员工辞职应提前三十天提出书面申请，公司辞退员工应提前三十天通知对方或以相当天数的薪资为补偿。2-7-2、辞职员工如在本合同期和上一合同期内参加过公司出资培训的，应按规定赔偿培训费，并按劳动合同约定偿付违约金。2-7-3、申请辞职员工在获准离开公司前，应坚守岗位，服从管理，如给公司造成经济损失的，应予以赔偿。2-7-4、员工在解除、终止劳动合同同时必须退还所发放公物及证件，填写“调(离) 职移交表” ，办理有关交接手续。其费用结算时须由人事部门填写“终止劳动合同费用结算单”经核准后方能办理。2-7-5、员工办理移交手续时限最多为一个星期，特殊情况需经总经理批准。2-7-6、凡未按规定时间办理手续者，公司不再支付其应得补助，如有拖欠公司财物不交清者，由该人之保证人负连带责任或由公司诉诸法律来解决。2-7-7、被辞退员工无理取闹，纠缠领导，影响公司生产、工作、生活秩序的，送交公安部门按照有关规定处理。五 表单记录
