1、第9章 采购管理,教学目的了解供应商档案管理和分类方法；弄清采购管理系统与其他子系统的关系；理解采购管理业务处理流程；掌握采购订单管理、到货管理、采购发票管理及采购分析的基本工作原理。教学内容采购管理系统概述；供应商管理；采购管理业务处理流程。,第9章 采购管理,一、采购管理系统概述,采购管理就是对采购业务过程进行组织、实施与控制的管理过程。采购管理系统，是通过采购申请、采购订货、进料检验、仓库收料、采购退货、购货发票处理、供应商管理、价格及供货信息管理、订单管理、质量检验管理等功能综合运用的管理系统。采购管理系统对采购物流和资金流的全过程进行有效的双向控制和跟踪，实现完善的企业物资供应信息管
2、理。,一、采购管理系统概述,采购管理系统的作用,减少了对采购操作的人为干预增加了整个采购作业过程的透明度大大提高了业务处理的准确性通过对业务流程的重组和再造以及业务处理规范化要求，强化了企业对采购业务的监督和管理。,一、采购管理系统概述,采购管理系统模块图,一、采购管理系统概述,采购管理系统与其它系统的接口关系图,一、采购管理系统概述,2. 常见的采购业务,采购业务一般包括现购、赊购、直运采购、受托入库采购、退购等。现购是指直接现金交易的采购业务。在这种业务的处理中，现购采购发票默认作为一种付款依据，不需要传递到应付系统形成应付账款。赊购是一种最常见的采购业务，它是购销双方利用商业信用进行购销
3、交易的一种业务。赊购的采购发票需要传递到应付系统中作为确认应付账款和付款的依据,一、采购管理系统概述,直运采购是直运业务的一部分.直运业务是指企业接到客户的订单后，向第三方供应商签订采购订单。第三方供应商根据采购订单，组织货源直接向客户发出货物。对于进行直运业务的企业而言，无需进行实物的收发，即完成购销业务。结算包括两部分：企业和供应商之间的开票及付款；企业和客户之间的开票及付款。系统中直运采购和直运销售结合一起使用完成完整的直运业务。,一、采购管理系统概述,受托入库采购是委托代销的一种对称业务，它通常用来处理代理商向已经签订代销协议的上游分销商、生产厂商以及独立核算的分公司向总公司进行订货的
4、一种业务。退购是由于质量问题、交货期、运输损坏、发运错误等原因从而需要将供应商的货物退回，退货一般包括退料申请、退料出库和退票几个业务环节。,一、采购管理系统概述,二、供应商管理,对供应商进行科学的管理，一方面能加强采购控制，另一方面能培养良好的供应商资源，增强企业的整体竞争能力。供应商管理内容包括：建立供应商档案；设置供应商评估体系；对供应商进行评估及在采购过程中根据采购的库存及供应商评估的结果，最终确定企业供货的供应商；输出供应商相关报表等。,二、供应商管理,为便于企业对供应商的管理，可以事先对供应商进行分类，按地区、行业（工业、商业）、重要程度（主要原料、一般原料供应商）、产品（原料、辅
5、料）等方面进行划分。金蝶K3系统中可以进行供应商供货信息维护（如原材料种类及最低采购量等）以及物料辅助属性的维护（如商品名称、颜色、规格等）。,二、供应商管理,三、采购业务处理流程,几种常见的采购入库情况：货先到，发票后到，最后付款，同时入库单和发票都在同一个期间入账。暂估入库（货先到发票后到，入库单和发票不在同一个期间入账。）发票先到货后到分次收到货物代管物资受托代销退货业务,三、采购业务处理,常用采购流程,常用采购流程：采购申请单采购订单收料通知单外购入库单采购发票付款单除付款单外，其他流程在采购系统处理。绿色字体单据是基本的业务流程。外购入库单也可以在仓储系统中新增。该流程体现的实际业务
6、是 ：货先到，发票后到，最后付款，同时入库单和发票都在同一个期间入账，处理相对简单。,三、采购业务处理,采购系统业务处理流程图,三、采购业务处理,金蝶K3采购管理流程图,三、采购业务处理,1. 编制采购计划,采购计划可以手工编制，但在ERP系统中，采购计划一般是由销售需求驱动并经过MRP逻辑运算产生，对 “属性”为“外购”的物料生成采购计划。在采购计划中，主要解决几个问题：一是采购的对象，即采购什么物料；二是采购的数量；三是订货日期和到货日期。,三、采购业务处理,2. 采购申请（请购）,采购申请是指企业内部各个物料需求部门向采购部门提出采购申请，或采购部门汇总企业内部采购需求提出采购清单的行为
7、。采购申请来源有三个：一是采购计划；二是依靠再订货点法或MRP运算自动生成；三是人工请购。汇总起来的采购申请单形成企业全部的采购需求。企业应建立采购申请制度，确定申请的部门、人员及相应的权限、程序，并要实施严格的采购申请审批制度。,三、采购业务处理,3. 询价和议价,询价是指向供应商询问所购物料的报价情况。对于大批量或首次采购，必须要经过询价和议价才能下达订单。采购部门接到采购请求后，向评估合格的供应商进行询价和议价。进行市场调查，了解所购物料的市场行情向供应商签发报价请求，要求供应商竞价。收到供应商的报价后，会同相关部门共同议价和比价根据议价的结果选择一家价格合理的供应商下达订单。为了限制采
8、购价格过高，通常对采购的物料进行最高限价控制。,三、采购业务处理,4. 采购订单管理,采购申请单经审批合格及经过询价后，采购部门业务员向选择的供应商发出采购订单。采购订单是采购方与供应商之间签订的采购合同或购销协议，具有一定的约束力。它是购销双方共同签署的、用以确认采购活动的标志。采购订单的主要内容包括采购物料的名称、数量、供货单位、到货时间与地点、运输方式、运费等。一方面记载和反映的是物流及业务信息，另一方面记载和反映资金及财务的信息。,三、采购业务处理,采购订单管理的任务是：生成或录入订单、确定供应商及向其下达订单、审核采购订单、跟踪订单的执行情况等。注意：订单审核前可以修改，审核后要先取
9、消审核（即反审核）后才可修改。当订单作为源单生成下游单据时，系统则认为该订单已经被执行。已执行的单据不能弃审（反审核），只有将下游单据删除后才可进行反审核。整个采购业务流程的执行情况包括到货、入库、开票等，都回写到采购订单，通过采购订单可以跟踪采购的整个业务流程。采购部门要全面监控采购物料的到货、付款、发票、运输等各个环节，对订单的执行情况进行跟催。尤其是对拖期未到货的订单，采购部门要及时向供应商催货。,三、采购业务处理,5. 到货管理,到货管理主要包括收料、检验、入库等内容。货物到达企业后，由采购部门对货物进行清点、核对，签发收料通知单，会同质检部门对必要的货物进行检验，然后由仓管部门验收入
10、库，仓管部门填制外购入库单。对不合格的物料不能入库，要进行退货处理。,三、采购业务处理,（1）填制收料通知单,收料通知单是采购部门在物料到达企业后，登记由谁验收、由那个仓库入库等情况的详细单据，便于物料的跟踪与查询。采购业务员根据供应方通知或送货单，对送达的货物进行清点、核对，然后签发收料通知单。收料通知单内容可以关联采购订单生成。根据到货的情况不同，一张采购订单可以对应几张收料通知单或多张订单对应一张收料通知单。,三、采购业务处理,（2）检验,根据企业要求和系统设置，对某些入库的物料要经过质检部门的检验，也可由独立的验收部门或指定专人对物料的规格、数量、质量等相关要素进行验收，并出具质检报告
11、或验收证明。,三、采购业务处理,（3）填制外购入库单,当质检合格及验收后，仓管部门即可录入外购入库单。注意物料的数量是实收数量，外购入库单包括蓝字和红字外购入库单。入库后，将外购入库单报财务部门作为库存成本核算和付款的依据。,三、采购业务处理,6. 采购发票管理,采购发票是供应商开出的销售物料的凭证。收到发票后系统依据采购订单（外购入库单）生成采购发票，作为最终确定采购成本和付款的依据。采购发票生成后，传递给应付管理系统进行资金结算和相应的账务处理，应付系统根据发票生成采购的记账凭证，记账凭证传递给总账系统进行审核和记账等账务处理。,三、采购业务处理,采购发票也分为专用发票、普通发票和费用发票
12、，各种发票又包括蓝字发票和红字发票。采购发票的钩稽，是采购发票与入库单的核对，主要作用是进行实际成本的匹配确认，最后通过外购入库核算后，使外购入库单的成本与采购发票保持一致。已钩稽的发票才可以执行入库核算、根据凭证模板生成记账凭证等操作，无论是本期或以前期间的发票，钩稽后都作为当期发票来核算成本。对订单、到货和入库核对无误后，并符合付款条件时财务部门才可付款。,三、采购业务处理,四、报表统计与报表分析,日常业务处理完毕，需要随时查询已录入的单据或分析采购订单执行情况，则需要通过账簿报表进行处理。1. 报表统计可以查询采购订单执行情况明细表、汇总表，订单跟踪报表，采购发票和费用发票明细表，委外加
13、工报表，库存查询等。,四、报表统计与报表分析,2. 报表分析,可以对采购情况、采购价格、采购订单、物料采购结构、供应商供货等情况进行分析。采购汇总表是综合反映一定时间物料的汇总购进情况。采购明细表是详细反映一定时间每个物料的购进情况。采购价格分析是针对某个时段内每个物料的发票数量和采购金额进行汇总，从而计算出单个物料平均采购价格，以比较供应商之间的供货价格差异以及物料采购的价格变化情况。采购价格分析是针对采购发票进行分析的报表。,四、报表统计与报表分析,供应商供货ABC分析是确定每一个购货单位某个时段内签订订单金额占总订货金额的比例和供货额占供货总额的比例，并以供货占订货百分比进行ABC排序。
14、是针对供应商供货的分析。物料采购结构ABC分析报表是分析某一时段内某物料或某类物料采购金额占所有物料采购金额的比重，并按ABC分析法排序。是针对被采购的物料的订货量分析。采购订单ABC分析是以某个时段内每个采购订单的订货总金额为标准，计算单个采购订单的订货金额占订货总额的比例，并进行ABC分类排序。,四、报表统计与报表分析,供应商供货ABC分析、物料采购ABC分析和采购订单ABC分析都是针对订单进行的分析，但其分析的侧重点不同。前两个分析报表分别针对的是供应商、物料，而采购订单ABC分析则侧重于每张订单自身的订货数据，从而对采购订货业务自身合理性进行分析。,四、报表统计与报表分析,本课小结,采购管理在企业的经营管理活动中占据非常重要位置。采购管理系统与ERP其他子系统有着密切的联系。采购工作的主要任务是为企业提供生产与管理所需的各种物料。采购管理业务的主要内容包括：编制采购计划、提出采购申请、询价议价、签订采购订单、收料入库及开票作业等。主要介绍了采购业务处理中的订单管理、到货处理、发票处理等问题。,第9章 采购管理,思考及复习题,什么是采购申请？什么是采购订单？简述供应商管理的主要内容。采购管理系统与其他子系统的关系是什么？描述采购管理系统的业务处理流程。采购订单的任务是什么？列举出金蝶K3系统中的至少3 个报表统计与3 个报表分析？,第9章 采购管理,THANK YOU,
