1、文件和资料管理控制程序编号:06B001 B/11/14受控印章1.目的为了对公司各类文件和资料进行有效管制，统一文件格式，规范文件的制定、修改、发放、废止等管理，确保文件正确、完整、有效，特制定本程序。2.适用范围适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书，各类规章制度、各类检验标准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等。3.定义3.1 文件分类：3.1.1 红头文件：包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等。3.1.2 一级文件（A）：公司章程、体系手册等公司纲领性文件。3.1.3 二级文件（B）：管理控制程序、业务流程性文件。3.1.3 三级文件（C）：管理规章制度、操作规程、
2、作业指导书。 （D）：检验标准、产品规范。3.1.4 四级文件（管理表单）：用来记录管理过程的表单，作为 QEO 管理的追踪和检索的工具。3.1.5 临时性文件（E）：包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件等。3.1.6 外来文件（F）：包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件，顾客或供应商提供的资料、图纸及有关的行业标准等。3.2 文件分为受控文件及非受控文件：3.2.1 受控文件:即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制,保证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖“受控文件”印章，且经相关人员会签。包括:管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS 文件、职务说明书、
3、经识文件和资料管理控制程序编号:06B001 B/12/14受控印章别的外来文件、记录表单类文件等。3.2.2 非受控文件:若有新的版本发出，旧的版本文件无需更新，被列为非受控文件，且禁止作为产品生产、开发及经营之用。4.工作职责4.1 文件的审查、批准权限为：4.2 文件的发布、回收、作废、销毁及控制,由文控中心负责。4.3 文件使用管理：各部门主管负责管理本部门现场使用的文件和资料，确保文件及记录的正确、完整及安全性。文件类型 编写/识别 审 核 批 准A 类：红头文件 部门经理 部门分管领导 总经理A 类：管理手册 行政部经理 部门分管领导 总经理B 类：程序文件 部门主管 部门经理 部
4、门分管领导C 类：规章制度、操作规程、作业指导书、 MSDS、岗位职责书技术人员主管/经理部门经理人力资源部经理 部门分管领导D 类：各类检验标准、产品规范 部门主管 部门经理 部门分管领导E 类：临时性文件 部门主管 部门经理 部门分管领导F 类：外来文件 文控中心 对应部门主管 对应部门经理 /分管领导记录表单 部门主管部门经理/分管领导文件和资料管理控制程序编号:06B001 B/13/14受控印章5.工作程序图：6.程序说明体系文件的制定（编号、内容框架、格式要求） 、发布应严格控制，禁止无编号、内容不全、格式不按要求制定的非受控文件在工作现场使用。6.1 文件制定的要求：6.1.1
5、A 类文件：公司章程按工商行政管理局的相关条文制定、体系手册按最新的 QEO 体系标准要求制定。文 件 和 资 料 制 定 及 管 理 实 施 图流 程 图 责 任 部 门 相 关 记 录文 件 编 写 /识 别文 件 审 核 /会 签文 件 批 准文 件 登 记文 件 发 布 /签 收文 件 回 收文 件 变 更文 件 存 档编 写 人审 核 人批 准 人文 控 中 心文 控 中 心各 部 门文 控 中 心 受 控 文 件 一 览 表 外 来 文 件 清 单 记 录 一 览 表 文 件 领 用 记 录 表 文 件 废 止 清 单 文 控 中 心文件和资料管理控制程序编号:06B001 B/1
6、4/14受控印章6.1.2 红头文件：文件编号说明：由公司名简称、年份、流水顺序号组成；编号举例：银农科技（2017）001 号流水顺序号年份格式要求：（样式如附件 1） 文件排头：（公司标志）公司名称，黑体，红色、一号字体，居中； 文件名称：宋体，黑色，小二号字体，居中； 文件正文：宋体，黑色，四号或五号字体（根据内容选择字号） ； 文件落款/日期：字体与字号与正文一致，居右下方；6.1.3 B 类程序文件：部门编号说明：序 号 部 门 编 号1 董事会 012 总经办 023 人力资源部 034 财务部 045 生产供应链部 056 行政部 067 研发部 078 商务运营部 089 作物
7、与产品支持部 0910 信息管理部 10文件和资料管理控制程序编号:06B001 B/15/14受控印章文件编号说明：由部门编号、文件类型、流水顺序号组成编号举例：06 B 001 流水顺序号文件类别部门编号格式要求：（样式参照本程序文件） 文件须含审批、会签及修订记录； 正文标题格式为：宋体、四号、加粗字体，要求包含内容有（1.目的、2.适用范围、3.定义、4.工作职责、5.工作程序图、6.程序说明、7.相关文件、8.记录表单） ；正文格式为：仿宋、四号字体； 序列号设置为：a 一级：如 1、2、3、；b 二级：如 1.1、1.2、2.1、2.2、；c 三级：如 1.1.1、1.1.2、2.
8、1.1、2.1.2；d 四级：如、；e 五级：如、；f 六级：如 a、b、c、d；6.1.4 C、D 类文件：文件排版及要求参照 B 类文件，文件结构应为：规章制度类：文件内容应包含1、目的，2、适用范围，3、定义，4、工作职责，5、相关规定，6、记录表单，7、附件（若有）；设备操作规程：文件内容应包含（1、目的，2、适用范围， 3、技术参数，4、操作步骤，5、注意事项，6、维护与保养） ；作业指导书类：SOP 类：文件内容应包含（1、基本信息，2、使用物料，3、图片说明， 4、文件和资料管理控制程序编号:06B001 B/16/14受控印章作业步骤，5、作业说明，6、安全技术要求） ；规范类
9、：文件内容应包含（1、目的，2、适用范围，3、工作职责，4、作业指导，5、注意事项，6、记录表单） ；检验标准类：文件内容应包含1、目的，2、适用范围， 3、检验工具/物料特性，4、检验标准/指标控制，5、检验方法/抽样规则，6、其他（包装、标志、运输、贮存等） ，7、记录表单（若有）；产品规范类：文件内容应包含1、目的，2、适用范围，3、定义，4、规范要求，5、检验方法，6、判断规则，7、其他（若有）。6.1.5 E 类临时性文件： 公司各类通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件采用 06B001-1内部业务信息联络单发出，如涉及内容需要保存 1 年以上的文件，需原件交往文控中心留
10、存；文件编号由文件类别、年份、部门编号、流水顺序号组成编号举例： E 2017（06）001流水顺序号（以部门为单位年度内流水编号）部门编号年份文件类别6.1.6 F 类外来文件：外来文件一律由文控专员收文，登记 06B001-2 外来文件清单后报行政经理或以上领导审批处理；涉及机密的文件（如：产品研发、财务、董事会、股东会等机密文件）由相应部门负责人收文并处理；文件和资料管理控制程序编号:06B001 B/17/14受控印章文件编号说明：由文件类别、年份、部门编号、流水顺序号组成编号举例： F 2017（06）001 流水顺序号部门编号年份文件类别6.1.7 管理表单：记录的格式：记录原则上
11、采用表格方式（特殊情况除外） ，各部门根据程序文件和作业指导书编制所需要的质量、环境、职业健康安全记录表格,同类记录表格的格式应统一。设计表单样式时，由部门经理审批后交文控中心检查并登记06B001-3记录一览表中；记录的填写：按记录项目逐项填写，不得缺项；某些项目不需填写时，用“/”明示；填写记录时，需使用签字笔/圆珠笔，不可使用铅笔；填写字迹要清晰、整齐，能准确识别；记录的内容要完整、齐全，提供的数据、资料要准确，语言要简练；填写人员对记录的真实性、完整性负责；各项管理记录和各种报告要及时填写，不得后补、伪造；记录一经填写完成，原则上不允许任何人涂改，以保持其原始性。如是笔误或经证实原有记
12、录不准确，可在原始记录上采用“划改”形式进行更改，但应保留原有记录的可识别性，同时修改人必须在修改处旁边签名，或经原审批人在修改处旁边签名后才能生效，凡私自涂、贴、刮等方式改动的记录一律无效；记录的修改：记录表单在运行过程中，如需要更改表格结构或内容的，须重新文件和资料管理控制程序编号:06B001 B/18/14受控印章提交给部门经理审批，并交文控中心办理文件授控手续后方可使用；记录编号说明：由标准文件编号、本文件内的表格流水顺序号组成（如有外部标准表格，则可采取外购形式，无需编号） ；表格编号举例：06B001-1记录表单流水号标准文件编号记录存档：按规定期限保存记录，记录使用及管理按档案
13、管理规定执行。6.1.8 文件版本/版次规定：版本号：用一位英文大写字母表示,初次发行为 A.变更后依次为B、C、DZ；版次号(或修订号):用一位阿拉伯数字表示,初次发行为 0，变更后依次为 1、2、39；文件第一次制定时的原文为 A/0，A 为版本号，0 为版次（修订）号； 文件修订时,当修订内容不超过原文件内容的 1/3 时,变更版次(修订)号,依次为1、2、39;当版次(修订)号超过 9、或文件修订内容超过原文件内容的 1/3 时、或文件有重大或原则性修改时,变更版本号,依次为 B、C、DZ,同时版次(修订)号恢复为 0；记录表单的版本/版次修订规定同上。6.1.9 文件的制定及修订：当
14、文件新制定或修订时，由文件归属部门按 4.1 的文件审批权限办理签批手续，如有需要其他部门会审的，经本部门分管领导审核，并授意邮件方式发给相关人员会审，会审无异议的，方可交文控中心办理文件发布手续。6.2 文件的发布及发放：6.2.1 所有文件的发布手续，由文控专员办理（包含：检查排版、手签原稿扫描文件和资料管理控制程序编号:06B001 B/19/14受控印章上传系统共享盘、发布通知、纸档文件入档保存，并登记 06B001-4受控文件一览表 。 ）6.2.2 文件发放的范围：管理手册：发放至董事会、总经办、各部门经理；程序文件：发放至总经办、各部门经理；三级文件：发放至文件使用部门经理/主管
15、；6.2.3 文件发放手续：文件电子档以只读方式上传管理系统共享盘中，开放全员查阅的权限。 （索取发放范围之外的文件，须经文件制定部门经理同意后由文控专员办理手续） 。发放纸质版文件时，由文控专员打印并加盖“受控文件”印章后发放，同时登记 06B001-5文件领用记录表 。6.3 文件的定期评审：公司在每次内审时,由各部门分管领导组织相关人员对本部门现行文件进行全面评审,当发现文件有不适合时,应予以修订或作废。6.4 文件的作废：文件评审确定为无效文件时，由部门经理向文控中心索取原文件，部门分管领导在纸档文件上手签作废说明后交回文控中心，由文控中心回收已发出去的所有受控文件及删除共享盘中的电子
16、档。文件修改后，新版本文件发布之时，原版本文件同时废止，废止的旧版纸质文件与电子版文件统一由文控专员回收。所有作废的文件，原稿移转至“废止文件专用档案夹” ，并编制 06B001-6文件废止清单 ，废止文件要求保存 1 份原件并加盖“作废”印章，保存期不低于1 年。7.相关文件7.1BG/T 19001-2008 质量管理体系要求 。文件和资料管理控制程序编号:06B001 B/110/14受控印章7.2GB/T 24001-2004 环境管理体系要求及使用指南 。7.3GB/T 28001-2011 职业健康安全管理体系要求 。8.记录表单8.1 06B001-1内部业务信息联络单 。 8.
17、2 06B001-2外来文件清单 。8.3 06B001-3记录一览表 。8.4 06B001-4受控文件一览表 。8.5 06B001-5文件领用记录 。8.6 06B001-6文件废止清单 。文件和资料管理控制程序编号:06B001 B/111/14受控印章附件 1：红头文件样式文件和资料管理控制程序编号:06B001 B/112/14受控印章06B001-01/B1 内部业务信息联络单 文件编号发布部门主题：接收部门内容：批准人 发布日期 拟制人06B001-2/B1 外来文件清单 序 号 文件编号/名称 登记日期 处理方式 负责人签字 备 注06B001-3/B1 记录一览表 序 号 记录名称 编 号 归口部门 保存期限 备 注06B001-4/B1 受控文件一览表 文件和资料管理控制程序编号:06B001 B/113/14受控印章06B001-5/B1 文件领用记录表 序 号 文件编号/名称 领用部门 领用人 备 注06B001-6/B1 文件废止清单 序 号 文件编号/名称 废止日期 废止原因原发放文件是否收回序 号 文件编号/名称 归口部门 发放范围 备 注文件修订变更记录版本版次 修订摘要 修订日期 生效日期 备 注文件和资料管理控制程序编号:06B001 B/114/14受控印章制定/日期： 审核/日期： 审批/日期：会签记录：A/0A/1
