1、 文件编号文件版本生效日期采购作业管理制度 （正式版）页 码 第 0 页 共 7 页第 0 页 共 8 页注：1.此份为试运行文件，该流程/制度负责人为人事部主管，主要职责是维护流程/制度的运行、检查、培训指导、问题点收集、处理；2.若在运行过程中遇到运作不畅等情况时，请及时知悉嘉鸿老师指导；3.运行过程中若同变革前文件有冲突时，一律依本文件执行。文件更改一览表版本 更改内容 更改日期 更改人部 门总经办督导办财务部业务部人事部设计部生产部采购部品质部印刷车间纸箱车间仓库评 审 栏会 签公司总经理文件编号文件版本生效日期采购作业管理制度 （正式版）页 码 第 1 页 共 7 页第 1 页 共
2、8 页1.0 目的为了规范采购作业流程，确保生产物料按照计划到厂，生产得以顺利进行，制订本作业流程。2.0 范围适用于工厂所有材料的购买。3.0 职责3.1 PMC 部：负责编制、审核物料需求计划 ；3.2 生产部：负责根据生产需要辅助材料制作材料购买申请单3.2 采购部：负责根据 PMC 部和生产部的材料需求，编制并组织实施采购计划 ，确保工厂生产顺畅进行；3.3 仓库: 负责供应商来料的点收和入库。4.0 作业程序4.1 订单物料采购申请4.11 PMC 部物控员根据生产主计划编制物料需求计划 ；4.1.2 仓库仓管员根据 PMC 部物控员物料需求计划在 4 小时内核料，核料过程中根据库存
3、减去产生新的物料需求计划 ；4.1.3 采购部根据最终确认的物料需求计划编制采购计划 ；4.2 生产性的低值易耗品采购申请4.2.1 生产性的低值易耗品的采购由生产需求部门填写物料购买申请单提出申请，部门主管提出初审意见，经总经理审核后，下达给采购部纳文件编号文件版本生效日期采购作业管理制度 （正式版）页 码 第 2 页 共 7 页第 2 页 共 8 页入采购计划 ，适时进行采购.4.3 采购计划的控制4.3.1 采购员在接到采购申请后，根据物料需求计划表 ，在合格供应商名录中依据“5 适” （适时、适地、适价、适质、适量）原则下达采购订单。4.4 采购订单执行控制与交期控制4.4.1 采购员
4、根据 PMC 提交的物料需求计划 ，按物料采购周期表上所注交期由采购员与供应商落实交期情况，并将落实好的交期答复 PCM 部；4.4.2 采购员在商洽采购任务过程中，要明确物料技术参数及质量要求，如无法落实要及时与上级领导汇报，保证生产计划的物料正常进行；4.4.3 采购员下达订单后，与供应商确认交期、单价、数量、付款方式、料件规格型号等，并要求供应商在两日内签字回传。需要签订相关协议的（如保修、延期交付等）在第一单交货的同时需把相关协议签回；4.4.4 采购员采购订单上单价和数量如果有变动时要及时向上级报告，得到批准后方可发出采购订单；4.5 采购物料进度的控制4.5.1 采购员根据采购计划
5、并编制采购物料跟踪进度表 ，要求供应商采购物料应提前 12 天到位。若出现欠料，采购员必须采取紧急措施跟踪以求到位，否则通知相关部门采取相应措施；4.5.2 订单交期中，采购员需至少要保持在订单交期前有两次以上与供应商文件编号文件版本生效日期采购作业管理制度 （正式版）页 码 第 3 页 共 7 页第 3 页 共 8 页沟通了解订单情况，以便随机作出相应调整。在订单到期日，如货还未入库，或在前期沟通中，有变化影响到交货日期，采购员需第一时间与部门负责人进行汇报并更新采购物料跟踪进度表 。部门负责人可视情况向上反映；4.5.3 当所采购物料到库后，仓库需对所有货物一律开箱验收，并及时通知品管部对
6、物料做出检验，发现问题及时与采购部联系，尽早解决；4.6 采购物料质量要求的控制4.6.1 属新产品、新模具或定型产品的设计更改、工艺改进及更换新的供货商，所涉及的新物料的质量确认，以封样样品、 样品承认书及有关技术资料做为物料采购质量要求的控制标准；4.6.2 属常规物料的交货，要求供应商随货提供一份出货检验报告 。再由品管部按物料相关特性进行品质检验；4.6.3 经品管检验为不合格物料的，按不良品退货流程 执行；4.7 采购物料价格的控制4.7.1 在采购某种物料前，需对此款物料的原材料、构成、生产工艺等进行评估，再结合多家供应商的报价，对需要采购的物料进行合理的价格初评；4.7.2 在采
7、购选择和评估供应商时需参照供应商基本情况调查表和供应商质量体系评估表进行。然后结合此表选择综合实力优秀的几家供应商对所需供应的物料分别报价。其过程应遵丛以下原则：采购询价文件编号文件版本生效日期采购作业管理制度 （正式版）页 码 第 4 页 共 7 页第 4 页 共 8 页估价比价议价商务条款评审定价打样。采购部在综合评估同等质量下，以最优性价比拟定两家以上的供应商报价，呈报采购部主管、相关部门主管评审后由总经理批准执行；（具体细节参照供应商管理办法）4.7.3 物料的价格存在时效性，在一定时期会有价格的上浮或下调，采购部需随时掌握市场行情信息，做到不盲目采购、不高价采购、不无品质保证采购，由
8、财务部对采购价格进行监督审核；4.8 采购付款流程的控制4.8.1 仓管人员为品管检验合格的物料办理入库手续。采购员对仓库所办的入库单与订购合同的合同编号、物品、型号、数量、单价进行核对，确保以上项目均核对无误后，签字确认4.8.2 办理完入库后，采购员应配合财务部进行账期管理，对有账期的供应商，作好到期应付款的付款申请工作，并进行销单处理。如没有账期需即时办付货款的，采购员需依据仓库所办的入库单，供应商的送货单、收据办理付款通知单即时交于财务，安排财务付款；5.0 处罚规定5.1 PMC 部及仓库相关人员未能按时在规定的时间内完成工作的，处罚责任人 5 元/单；5.2 下发的物料需求计划未经
9、仓库核料的，处罚物控员 10 元/单；5.3 采购部未执行采购计划的，处罚采购员 10 元/单；影响生产订单完成的，处罚 20 元/单；文件编号文件版本生效日期采购作业管理制度 （正式版）页 码 第 5 页 共 7 页第 5 页 共 8 页5.4 采购员未跟进采购进度，对采购计划不能执行又未进行调整，影响订单完成的，处罚 20 元/次；5.5 其它未尽违规情节，参照相关规定执行。6.0 相关表单6.1生产主计划6.2物料需求计划6.3物料购买申请单6.4采购计划6.5样品承认书6.6不良品退货流程6.7供应商基本情况调查表6.8供应商质量体系评估表6.9付款通知单文件编号文件版本生效日期采购作
10、业管理制度 （正式版）页 码 第 6 页 共 7 页第 6 页 共 8 页采购作业流程序号 流程 负责人 表单 作业内容1 物控员/车间人员物料需求计划表材料购买申请单PMC 物控根据生产计划编制物料需求计划表 ，车间根据生产需要辅助性材料开具材料购买申请单交付采购员。 2 仓管员物料需求计划表材料购买申请单仓库根据库存进行核料后确认物料需求计划表 材料购买申请单3采购员 采购计划 采购员根据物料需求计划表 材料购买申请单编制采购计划 。 4 采购员 采购单 采购员根据采购计划选定供应商并下采购单5 采购员/物控 员采购物料进度跟踪表采购员跟踪采购物料并更新采购物料进度跟踪表 ，异常需及时反馈给相关部门。6 仓管员/品管 员入库单/退料单物料回厂后仓库根据采购计划对回厂物料进行暂收报检，品管检验后良品入仓、不良品退料。7 采购员 入库单/采购单采购员根据仓库入库单和采购合同核对无误后做好申请付款的准备工作。8会计 付款通知 单 财务根据采购提供的单据审核后确认无误付款。订单申购 辅料申购仓库核料编制采购计划下采购单跟踪进度仓库收货入库付款申请财务付款文件编号文件版本生效日期采购作业管理制度 （正式版）页 码 第 7 页 共 7 页第 7 页 共 8 页
