1、点亮网 http:/ 提供企业管理，人力资源，品牌策划，文书范本等等，海量，天天更新！点亮网()专业服务于企业（公司策划管理人员）Email:QQ：393812649 第 1 页 共 10 页编 号 ： S-QP-01版 本 /修 改 状 态 ： A/0生 效 日 期 ： 2002年 月 日中 山 桑 芭 丝 服 装 有 限 公 司程序文件文 件 与 资 料 控 制 程 序页 码 ： 第 1 页 ， 共 6 页拟制：朱文君 审核： 批准： 点亮网 http:/ 提供企业管理，人力资源，品牌策划，文书范本等等，海量，天天更新！点亮网()专业服务于企业（公司策划管理人员）Email:QQ：3938
2、12649 第 2 页 共 10 页1 目的对公司所有的文件和资料进行控制，确保相关部门和人员能够得到并使用文件的有效版本，防止文件的流失、泄密。2适用范围本程序适用于与公司有关的所有文件与资料。3职责3.1 总经办是文件与资料控制的管理部门。3.2 各部门负责相关文件的编制和对接收之文件与资料的保管与维护及其使用前的培训。4.定义4.1 受控文件：维持本公司质量管理体系运作，相关部门必须遵照执行的文件。受控文件在发放之前由总经办盖“ 受控”章识别，发放和回收时均应办理登记手续。4.1.1 用于指导本公司质量体系运行及操作的指导性文件，分四级：a.一级文件：质量手册；b.二级文件：程序文件；c
3、.三级文件： 作 业 文 件 (作 业 规 程 、 检 验 标 准 、 管 理 办 法 、 责 权 利 书 等)；d.四级文件：质量记录格式。4.1.2 外来文件：包括行业、地区、国家、国际标准；客户提供的技术文件、图纸；国家颁布的有关政策、法规。4.2 非 受 控 文 件 :质 量 文 件 的 参 考 资 料 或 与 产 品 品 质 无 直 接 关 系 的 文 件 。 分 发 及回 收 时 办 理 登 记 手 续 ， 修 订 时 可 不 作 版 本 控 制 ， 废 止 后 按 规 定 回 收 销 毁 。a.部 门 管 理 文 件 ；b.公 司 级 管 理 文 件 ： 内容涉及多个部门，需由多
4、个部门协调配合才能完成某项业务并以公司名义发出的文件。编号：S-QP-01 版/修：A/0 页码：第 2 页，共 6页点亮网 http:/ 提供企业管理，人力资源，品牌策划，文书范本等等，海量，天天更新！点亮网()专业服务于企业（公司策划管理人员）Email:QQ：393812649 第 3 页 共 10 页5.工作程序（附流程图）5.1 文件与资料的编制、批准5.1.1 质量手册和程序文件由总经理指派专人编制，其它文件与资料由各相关职能部门编制。5.1.2 文件与资料审批：文件类型 文件名称 初审 核准质量手册、程序文件 管理者代表 总经理受控文件作业文件、质量记录 部门主管 管理者代表部门
5、管理文件 部门主管 总经办非受控文件公司级管理文件 总经办 总经理5.2 文件与资料的编号、版本号、修改状态号规则5.2.1 文件版本号用大写英文字母 A、B、C依次排序。5.2.2 文件修改状态号用阿拉伯数字 0、1、2、3表示。5.2.3 文件与资料编号规则：质 量 手 册 ：SQMXX流 水 号质 量 手 册 代 号公 司 代 号程 序 文 件 ：SQPXX流 水 号程 序 文 件 代 号公 司 代 号作 业 文 件 ：S QW XX流水号作业文件代号公司代号点亮网 http:/ 提供企业管理，人力资源，品牌策划，文书范本等等，海量，天天更新！点亮网()专业服务于企业（公司策划管理人员）
6、Email:QQ：393812649 第 4 页 共 10 页编号：S-QP-01 版/修：A/0 页码：第 3 页，共 6 页 点亮网 http:/ 提供企业管理，人力资源，品牌策划，文书范本等等，海量，天天更新！点亮网()专业服务于企业（公司策划管理人员）Email:QQ：393812649 第 5 页 共 10 页质量记录:AABB XX流水号岗位编号部门编号其它文件与资料:S AA BB XXCC流水号年度末二位数岗位编号部门编号公司代号部门编号：总经办 01 业务部 02 设计部 03 财务部 04 人事行政部 05企管部 06 公宣部 07 电脑部 08 设备部 09 发展计划部
7、10质 管 部 11 工厂部 12 绸庄部 305.3 文件与资料的发布5.3.1 经批准的质量手册、程序文件、作业文件、质量记录表统一由文控员编目，并负责填制“受控文件清单” ，报管理者代表审批发放。5.3.2 部门内部管理文件发放前，必须报总经理备案。5.3.3 所有经批准的文件与资料均由文控员负责发放，并必须在“文件收发登记表”上签字。5.3.4 发放的受控文件在封面盖“受控”章。5.4 文件与资料的修改和作废5.4.1 每年年底对质量手册、程序文件、作业文件的有效性进行评审，必要时可以作出修改。点亮网 http:/ 提供企业管理，人力资源，品牌策划，文书范本等等，海量，天天更新！点亮网
8、()专业服务于企业（公司策划管理人员）Email:QQ：393812649 第 6 页 共 10 页编号：S-QP-01 版/修：A/0 页码：第 4 页，共 6 页 点亮网 http:/ 提供企业管理，人力资源，品牌策划，文书范本等等，海量，天天更新！点亮网()专业服务于企业（公司策划管理人员）Email:QQ：393812649 第 7 页 共 10 页5.4.2 文 件 的 修 改 ， 由 申 请 修 改 的 部 门 填 写 “文 件 修 订 申 请 表 ”， 报 总 经 办 核准 批 ， 转 相 关 职 能 部 门 草 拟 修 订 内 容 ， 递 交 原 审 批 部 门 负 责 人 审
9、 批 。5.4.3 形成文件的基本条件发生重大变化，因而需进行大幅度修改时，由原编制部门进行换版，原文件收回作废。5.4.4 经审批后的“文件修订申请表”由总经办保存，并执行 5.3。5.5 文件与资料的存档、销毁。5.5.1 已发行的文件与资料的原稿（正本） ，均由文控员列册存档，保存的原版文件加盖“原版文件”章。5.5.2 各类表单、记录由相关部门或指定人员按规定保存期限存档，保存期终止时交文控员按规定程序销毁。5.5.3 现 场 使 用 的 文 件 可 置 于 现 场 ， 非 现 场 使 用 的 文 件 由 使 用 部 门 集 中 保 管 。5.5.4 已作废的文件和资料由总经办文控员负
10、责收回，收回的失效文件需加盖“作废”章。5.5.5 收回的失效文件资料和过期表单、记录积存时间已达到销毁时限的规定时，由文控员填写“文件记录销毁申请单” ，经管理者代表批准后按规定程序销毁。5.6 文件与资料的使用和更新5.6.1 颁发有效版本文件时，必须同时回收失效文件，回收数量是原颁发数量，并登记“文件收发登记表” 。5.6.2 确有保留需要的文件，由使用人员填写“文件留用申请单”经部门主管同意，总经办批准、备案后，在保留的失效版本上加盖“参考使用”章，作为特殊情况留用。5.6.3 文 件 使 用 部 门 因 文 件 丢 失 、 损 坏 、 缺 页 等 ， 可 以 用 书 面 方 式 向
11、总 经 办申 请 ， 由 文 控 员 核 实 并 对 责 任 人 按 制 度 处 罚 后 ， 予 以 补 发 。5.6.4 文件补发程序同 5.3.3-5.3.4。5.6.5 总经办资料室需准备一套文件与资料的副本，并加盖“副本”章。由文控员负责版本或修改版的及时更新。点亮网 http:/ 提供企业管理，人力资源，品牌策划，文书范本等等，海量，天天更新！点亮网()专业服务于企业（公司策划管理人员）Email:QQ：393812649 第 8 页 共 10 页编号：S-QP-01 版/修：A/0 页码：第 5 页，共 6 页 点亮网 http:/ 提供企业管理，人力资源，品牌策划，文书范本等等，
12、海量，天天更新！点亮网()专业服务于企业（公司策划管理人员）Email:QQ：393812649 第 9 页 共 10 页5.6.6 总经办每年 6 月、12 月底或文件专管人离职时，依据“文件收发登记表” 、 “受控文件清单”核查现场使用的文件与资料是否完整、有效。5.7 外来文件的控制5.7.1 总经办应将外来文件登录于“外来文件管制表” ，并视类别填写送阅单，在文件上加盖“受控”章，分送给需要部门传阅，按规定时间及时回收。5.7.2 国家法律、法规、行业标准以及可能影响公司整体作业的外来文件，总经办需列册存档。5.7.3 外 来 文 件 由 责 任 部 门 （ 使 用 部 门 ） 受 控
13、 使 用 后 ， 交 总 经 办 文 控 员 存 档 。5.7.4 总 经 办 文 控 员 每 年 至 少 全 面 核 查 一 次 被 本 公 司 利 用 的 外 来 文 件 的 版 本变 化 情 况 ， 如 有 版 本 升 级 、 变 更 等 情 况 ， 需 填 写 “外 来 文 件 变 更 报 告表 ”， 报 请 管 理 者 代 表 批 准 后 获 取 ， 并 按 照 5.7.1-5.7.3 管 理 。5.8 文件的对外控制5.8.1 一切文件(含受控文件和非受控文件)须严格遵守桑芭丝公司保密规定 ，未经总经理批准不得外发、外传、外借，不得查阅、复制、抄录。5.8.2 经批准可外发的文件，按照 5.3.3 执行。6.相关文件6.1质量记录控制程序6.2桑芭丝公司保密规定7.记录7.1 文件修订申请单 7.2 文件收发登记表 7.3 受控文件清单 7.4 文件记录销毁申请单 7.5 文件留用申请单 7.6 外来文件管制表 7.7 外来文件变更报告表点亮网 http:/ 提供企业管理，人力资源，品牌策划，文书范本等等，海量，天天更新！点亮网()专业服务于企业（公司策划管理人员）Email:QQ：393812649 第 10 页 共 10 页
