1、- 1 -第七章 采购管理采购管理系统主要核算企业采购货品的业务过程，您可以与供应商签订相应的订单，然后在收到货品时根据订单编制收货单，并将货品办理入库手续，如果收到货品时未收到发货方的发票等单据，则可以在月末结账前将货品办理暂估入库，待下月收到发票账单时再将原暂估入库数冲回重新办理入库手续。采购货款则可以通过采购付款系统予以支付。采购管理模块各项功能的操作路径为：业务采购业务或者“采购管理”导航图。第一节 采购订单采购订单是企业与供应商签订的购销契约，也可以视为企业的订货合同书，用于记录企业与某个供应商的订货时间、供货数量、已收货数量、不合格退回数量、是否中止执行等信息，从而实现对供应商进行
2、集中管理，合理利用采购资金，制定采购计划，调配仓储数量，降低采购风险的目的。操作指南打开“采购订单”时系统会自动根据当前的货品库存数量、以及库存上下限的设定来判断货品库存情况，如果存在库存数量不足（为 0 或低于库存下限）的货品，则系统会提示“部分商品库存量不足，是否自 动生成订单？” ，选择 是则系统打开选择商品类别窗口，该窗口左侧为“缺货商品类别” ，右侧为“订单商品类别” ，中间的、逐项选择先选择左边的缺货商品类别，再点击此按钮，则被选的商品类别转入右侧窗口；全部选择当可选的缺货商品类别全部需要时，直接点击此按钮，将可选的缺货商品类别一次性全部转入右侧窗口；单、单或单引用生成时，此栏数据
3、由上述单据回填； 已有“完成”标志的采购订单，当账套选项中“订单执行完毕不可修改”选择项为“是”时，此单不可再做任何操作；如为“否” ，在订单修改后“数量”(收货数量退货数量)时，则取消“完成”标志，此单还可被单、单或单引用。第二节 采购收货单是企业确认采购收货的依据，用户也可以将其当作从供应商处取得的采购发票，当企业所采购的货品到达时，请在验收货品后编辑此单用以记录所收到的货品单价、数量、购自哪个供应商等情况，也可以视为采购货品办理入仓手续，相应的采购付款和采购退货等业务可以据此进行业务处理，此单只处理往来采购业务。此外单可以根据以及实际的收货情况来编制，在没有订单的情况下也可以直接按照所到
4、货品的实际数据来编制。速达 3000 3G 系列用户手册- 4 -070201图 7-操作指南 如果货品是供应商按照发来的，则可以直接根据来生成单： 如果货品已经办理了估价入库，后期才收到发票等结算单据时，需要根据前期的单来处理。这时，单保存之后，系统会自动生成一张红字单，用于冲回估价入库的商品及其数量。- 5 -第三节 现款采购（本节内容不适用于速达 3000SStd）现款采购是企业采购业务中的一种常见形式，是指企业在发生了采购业务时，即时将采购货款支付给供应商，即所谓的“钱货两清” ，购进的货品同赊购业务一样需办理入库手续，并参与仓库存货核算。070301图 7-操作指南 一张现款采购单可
5、同时选择多张采购订单、机会报价单或估价入库单生成： 速达 3000 3G 系列用户手册- 6 - 引用估价入库单生成的现款采购单，如货品成本核算方法是“移动加权法”时，可对单据做数量、单价、金额修改操作，但修改后的数量不能大于估价单中的“数量-冲回数量” ； 引用估价单生成现款采购单时，如货品成本核算方法是“个别计价法” ，不可对明细内容进行修改，但可修改单价，系统重算金额，如修改供应商，则把已引用的单据明细清空；第四节 采购退货采购退货业务是与正常采购业务过程相逆的一种业务形式，指企业在收到货品时，经检验发现货品有质量问题、规格不符等其他问题，将货品退还给供应商的情况。系统中，退货业务与收货
6、业务相同，都要参加货品成本计算，单可以处理退货款冲抵往来款以及直接退回现款两种业务。- 7 -070401图 7-操作指南 一张采购退货单可同时选择多张采购收货单、现款采购单生成； 系统只提供该供应商所有“数量退货数量”大于 0 的采购开单和现款采购单可选； 如果货品采用批号管理，退货数量不能大于所选择批号的可用数量。速达 3000 3G 系列用户手册- 8 -第五节 估价入库（本节内容不适用于速达 3000SStd）估价入库是指货品已收到而发票等结算单据未到，在月末企业需要对这批货品暂时办理入库手续的一种业务处理方式。在实际处理时应于月末按照需估价入库货品的数量以及暂估单价登记入账并进行会计
7、处理，待下个会计期间收到结算单据时先将上月的暂估入库数和金额冲回，然后再按照正常的业务处理登记入库并进行会计处理。已估入的货品，可根据发票到达情况做全部冲回或部分冲回处理。070501图 7- 9 -操作指南 单据中的“估价退货”选项包括两个， “估价入库”和“估价退货” ，当需要冲回原来的单时选择后者； 单可以选择生成，当单冲回时可以选择原来的单生成红字单据。第六节 采购付款采购付款是处理企业向供应商支付采购货款的主要功能模块，它既可以处理企业采购收货付款、采购预付款、采购预付款冲应付款、应付转预付款等付款业务，也可以处理一张采购单分次付款，或一张付款单同时支付几张采购单的业务，此外付款单还
8、可以处理同时发生应付款与预付款的业务。速达 3000 3G 系列用户手册- 10 -070601图 7-操作指南 自动付款功能：在选择了多张采购收货单并输入实付金额后，可以直接点击自动付款，系统会自动将确认支付的金额按照单据顺序逐笔支付；如果是对单据全部付款，就不必在“实付金额”栏输入数据，直接点击自动付款即可； 应付金额、实付金额、整单折扣、折扣金额、预付金额等五个金额字段除可以手工输入数据外，它们之间还可以通过相互运算直接产生结果，具体的计算规则请查看在线帮助，此处不再赘述。- 11 -第七节 采购费用分摊企业在采购过程中会通常会发生各种费用，比如运输费、装卸费、保险费、包装费、仓储费、挑
9、拣费等，为了将这些费用合理的分摊到货品成本中，本系统通过单来进行处理。070701图 7-操作指南 单据设“手工分摊、按数量分摊、按金额分摊”功能选项，使用“按数量分摊时” ，根据细表的各货品数量占数量合计的比例计算本次分摊的费用，使用“按金额分摊”速达 3000 3G 系列用户手册- 12 -时，根据细表各货品金额占金额合计的比例计算本次分摊费用； 本单一次性将发生的采购费用分摊完毕，并将分摊金额计入货品账面库存账，增加账面库存的成本。 本单支持付款和赊账业务的处理，并根据价税合计和本次付款的差额增加供应商应付款或减少客户应收款； 引用采购开单的采购费用分摊单如需修改、删除时，引用单据上的“已分摊费用”同步调整； 按货品数量分摊或按货品金额分摊时，系统计算细表的本次分摊合计如果与主表的费用金额有差异，将差额在最后一个明细调整； 单据“费用金额”调整时，本次分摊费用需重新计算或手工修改； 单据“费用金额”与单据明细的本次分摊费用合计一致时，单据才能保存； 采用先进先出、个别计价法核算的货品暂不支持采购费用分摊。
