1、恒禾物业（厦门）管理有限公司,文件、合同、档案管理及流程类表单具体操作办法行政人事部2012.2.1,ADD：厦门市思明区观音山国际商务营运中心 TEL:0592-2537777,一、文件控制管理,（一）目的,为加强对管理中心所有文件的管理，根据公司质量管理体系要求，结合管理中心实际情况，制定相关管理规定。,（二）适用范围,适用于公司所有运行文件的管理。,（三）职责,文件审核小组负责对所有编写或修订的运行文件进行审核。建议由专人负责审核行政人事部/总经办负责对管理中心所有文件进行统一标识、复制、发放、回收、借阅、使用、原稿保存及销毁的统一管理工作。管理中心负责文件的拟定、修改和审核，公司职能部
2、门负责对管理中心文件进行审查，报公司分管领导/总经理/董事长批准后执行。各部门负责对本部门领用的文件进行日常管理。,（四）工作程序,1.文件分类,2.文件编码规定-编码,A.公司/项目代码：XMHJ/XMHIC-厦门汇金国际中心B.文件类别代码：PF 程序文件WF 作业文件，包括制度、规定、办法、规程、方案等TB 程序文件/作业文件附表,C.部门代码：XR 行政人事部KF 客户服务部HG 环境管理部GC 工程部AB 安保部ZS 招商部QH 企划部CW 财务部,2.文件编码规定-编码,A.文件编码格式,说明：PF为文件类别，XX为项目名称， 部门代码， 文件编号，比如WF-XMHJ/XR-001
3、(A/0)即为公司作业文件-厦门汇金项目-行政人事001号文件，其中A/0为第一版，A/1为第一版第一次修改，B/0第二版，以此类推,3.文件编写格式,文件编写参照标准：,范本：,4.文件编写及审批,5.文件标识,管理中心受控文件应在首页加盖“受控文件”专用章；非受控文件在首页加盖“非受控文件”专用章。未用“受控文件”专用章或“非受控文件”专用章标识的文件在管理中心内禁止使用，一旦发现，行政人事部负责收回销毁。,6.文件复制与发放,A.管理中心文件的复制由行政人事部统一进行，并做好记录。B.文件的发放：a.管理中心文件正本由行政人事部统一保管，副本由各部门自行保管。b.行政人事部应将文件副本报
4、公司办公室备案。c.文件应妥善保管，防止毁坏或遗失。文件破损影响使用或不慎遗失时，应由使用部门提出申请，由行政人事部进行复制、补发，并做好记录；d.非受控文件的发放由需要的部门提出申请，经管理中心负责人批准后，由行政人事部进行复制，做好登记。,7.文件修改,(1) 各部门在工作中，发现有必要对文件进行修改，需填写文件修改建议书报原文件编写部门。(2) 文件修改按文件编写和批准程序进行修改。(3) 文件修改后，原文件编写部门须将文件修改建议交行政人事部备案。(4) 文件的更改由原文件编写部门负责执行，必要时附有更改说明。(5) 更改后的文件按条款审核、批准并注明生效日期。(6) 更改后的文件按本
5、程序条款标识、编码后，按条款复制和发放，同时收回旧版文件销毁，要求旧版文件原稿在每页加盖“作废文件”专用章，留存以便追溯。(7) 文件版本与修改状态：版本用英文大写字母A、B、C、表示；版次用0、1、2、9表示，文件每修改10次或修改内容超一半时，需要更换版本。(8) 旧版及废止文件回收时，任何部门均不得保留旧版文件副本，行政人事部则须对历次版本制订及修订的原稿加盖“作废文件”专用章后予以保存，并与有效文件分开；从各部门回收的所有旧版及废止需销毁的文件，须由行政人事部填写申请，经管理中心负责人批准后由行政人事部统一销毁，而行政人事部仅保留各版本版次的原版文件。,（五）文件,（六）大事记,1.内
6、容：,上级领导参加中心活动的情况、照片、指示精神和讲话记录稿。新闻媒体对中心活动和与大厦物业管理相关的新闻报道。上级公司、政府相关部门颁发的荣誉证书、奖状、奖旗、奖杯等荣誉的情况记录和相关奖励证明的照片及复印件。上报公司的工作总结和工作计划等重要文件。中心的员工大会、专题会的会议简况记录。中心领导班子成员参加上级公司重要活动的情况记录和发言稿。中心领导班子和各部门经理的调整情况。中心组织的客户活动的记录和相关照片。中心的管理规定调整的记录。大厦重大节日装饰照片、资料。中心发生的重大事件的情况和处理结果。大厦每逢重大节日、重要时期的值班记录、值班表。中心组织的企业文化建设活动的记录和相关照片。中
7、心每月、季、年得经营管理指标完成情况；中心员工在社会公益活动中的记录和照片。中心领导认为有保留价值的其他事件。,2.规定：,各部门按照本规定的内容按周报企划部 企划部负责收集、整理各部门上报的大事记，并整理成中心的大事记，经总经理签字确认并装订存档。,（七）上报文件,（八）合同管理,1.内容：,1.合同的条款：,2.合同的审批：,标的金额在1万元以下，由经办部门负责洽谈，采取货比三家的方式，并呈交工程报价分析表，由公司领导审批确定。标的金额在1万元以上5万元以下，可由经办部门牵头并负责洽谈，但洽谈时须有公司领导或财务人员参与，最后由总经理签批。标的金额在5万元以上，由经办部门编写对比报告，呈公
8、司领导审查。同时，由公司领导、财务人员及有关专业人员组成洽谈小组进行洽谈签订。标的金额在10万元以上，合同应由公司领导集体讨论决定。对市场紧缺的材料设备或急需物资，可不采用货比三家的办法，但须由供方提供报价单，由公司领导审批决定。,3.合同审批单的填写及签订后注意的事项：,合同签订后，严格按照合同条款履行合同，有涉及金额的根据合同付款的时间节点走付款流程进行请款，后附合同复印件，合同原件交至公司指定的人员进行存档，部门如需合同的一律留存复印件，并报行政人事部备案，未经允许禁止私自留存、复印合同文本,（九）档案管理,1.公司档案范围：,各部门制定的管理规定。工程维修保养合同。社区文化。人事调动。
9、主管级以上管理人员调动、晋级、变动。重大事故报告。重大采购合同。,。,二、各部门流程类表单操作办法,二、各部门流程类表单操作办法,二、各部门流程类表单操作办法,样1：,表单名称：转正考核表操作流程：1.由人事填写被考核人员基本信息，并交至直接上级进行评分并签署用人部门意见2.直接上级评分后由部门主管/经理进行评分并签署用人部门意见，；3.由行政人事部进行审核；4.总经理审批，拟定转正工资；5.由集团分管领导审批通过注意事项：此表需附员工转正工作报告,样2：,表单名称：异动审批表操作流程：1.由人事对异动人员信息及异动类型进行填写，并说明异动原因；2.现所在部门主管/经理进行审核；3.异动后部门
10、领导进行审批；4.行政人事部签署意见 ；5.总经理审批意见6。集团分管领导审批结果,样3：,表单名称：员工离职申请表操作流程：1.由申请人填写个人信息，并填写离职理由；2.部门主管/经理签署意见，并对离职时间进行确认；3.由行政人事部审核并签署意见；4.总经理审批，同意后方可填写工作交接清单办理离职注意事项：需总经理同意离职后方可办理离职,样4：,表单名称：备用金申请表操作流程：1.由申请人根据需求填写金额，并填写申请理由；2.部门经理签署意见，对所需金额进行审核；3.由财务部审核并签署意见；4.总经理审批，同意后方可填写借款单进行借款；注意事项：此表不作为借款凭证，借款还需借款单,样5：,表
11、单名称：部门需求表操作流程：1.由申请人根据需求填写所需物品名称、数量等相关信息，并填写申请理由；2.部门经理签署意见，对所需物品进行审核；3.由行政人事部审核并签署意见；4.总经理审批，同意后方可填写申购单进行购置,样6：,表单名称：合同审批表操作流程：1.由经办人根据合同内容填写合同基本信息，2.部门经理签署意见，对合同内容进行审核；3.递交法务部门对合同条款合法性进行审核4.由财务部审核并签署意见；5.总经理审核，同意后方可递交集团相关领导审批；6.集团相关领导审批，同意后方可签订合同注意事项：此表后附合同文件,样7：,表单名称：活动经费申请单操作流程：1.由申请人根据活动需求填写基本信息，2.行政人事部经理签署意见，对活动内容及预算进行审核；3.由财务部审核并签署意见；5.总经理审核，同意后方可递交集团相关领导审批；6.集团相关领导审批，同意后方可借款进行注意事项：此表作为借款及核销凭证,
