1、秘书实务,第二章文书工作,通过本章学习，了解文书处理的主要内容，包括公务文书的的制作形成、传递、办理、管理、立卷归档或销毁等环节。熟练掌握文书工作的原则、程序和方式方法。,第一节文书处理的内容和基本原则,1、文书处理的主要内容。（识记） 形成、传递、办理、管理、立卷、归档或销毁 2、文书处理工作的组织领导。（领会） 3、文书处理工作的基本原则。（识记） 准确、及时、保密、统一管理、实事求是,文书处理工作的组织机构与专职人员 有专门的组织机构或专职人员负责 文书处理工作的组织领导 全国，由中共中央办公厅、国务院办公厅负责 地方政府，由机关秘书长或办公厅（室）主任负责,文书处理的组织,第二节公文的
2、行文关系和行文方式,1、公文文种形式 （1）行政机关的公文文种形式 （2）党的机关公文文种形式 试比较党政公文文种形式 （3）港、澳、台的公文文种形式,2、公文的行文方式 下行文 逐级下行文 多级下行文 直达基层组织和群众的下行文 上行文 逐级上行文 越级上行文（特殊必要情况下才用） 平行文 没有隶属关系的机关、单位之间的行文 同级机关之间的行文,3、公文的十种行文方式。 （1）逐级行文 （2）多级行文 （3）直达行文 （4）公开行文 （5）越级行文 （6）横向行文 （7）联合行文 （8）对口行文 （9）转发行文 （10）授权行文,公文的行文规则,根据本机关的隶属关系和职权范围确定行文关系 行
3、文本着精简原则 一般情况下，不得越级行文 正确确定主送机关和抄送机关 各部门之间未经协商一致，不得各自向下行文 同级机关可以联合行文 凡请示的公文应当一文一事，只写一个主送机关。不得在报告中夹带请示事项 主送机关与文件名称要互相呼应 经批准在报刊上全文发布的法规和规章，视作正式公文，可不再行文 行文必须把握好职权范围和授权范围,这个“决定”该不该撤消？,庆达公司和力丰公司，分属两个部门管理，庆达公司经营不善，希望合并到力丰公司去，力丰公司领导同意了。于是，力丰公司向庆达公司发出了关于力丰公司合并庆达公司的决定，文件到达庆达公司后，引起了庆达公司上下的强烈反响，他们认为力丰公司无权作出这样的决定
4、，应该马上撤消,案例分析,力丰公司的做法不对。两个不相隶属的平行单位，一个向另一个发决定，行不通！ 庆达公司虽然希望合并，但未经主管部门批准，双方也未充分协商，谈妥各种条件，双方仍然是平级、不相隶属的关系。 在这种情况下，双方均“不得各自向下行文”，更不能向对方行文。这个无视行文规则的“决定”当然无效，应该撤消。,第三节文书处理的程序和方法,收文办理程序 签收、拆封和登记 分办、传阅 拟办、批办 承办、催办和注办,收文办理程序,签收、拆封和登记 签收做到三点 登记的作用和方式 分办、传阅 分办的做法 传阅的做法与要求 拟办、批办 拟办由秘书提出初步意见 批办是领导人的批示 承办、催办和注办 承
5、办是进行具体工作、办理复文； 催办是对承办情况进行督促、检查； 注办也称办复。,发文办理程序,（1）拟稿；（2）登记和审核；（3）签发；（4）复核；（5）繕印；（6）校对；（7）用印或签署；（8）分发；（9）装封；（10）发送传递。,公文立卷,公文立卷概念 将已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。 公文立卷的意义 保持文件之间的历史联系，便于查找利用； 维护文件的完整与安全，便于文件的保管； 为档案工作打下基础。,公文立卷,公文立卷的组织 文书部门立卷制度 文书部门与档案部门的科学分工 公文立卷的范围 以国家档案局的规定为准； 明确文书
6、立卷的分工。,公文立卷的原则 保存文件之间的历史联系 区分保存价值 便于保管和利用 公文立卷的方法,公文立卷的方法,根据文件的特征组卷 按问题特征立卷 按时间特征立卷 按名称特征立卷 按作者特征立卷 按地区特征立卷 按通讯者特征立卷 “六个特征”结合使用，灵活运用 照顾文件的保存价值组卷，划分文件的保管期限,公文立卷,公文立卷的准备 案卷的组合 编目成卷 案卷归档,公文立卷的准备,立卷类目的编制 类名：综合概括归卷文件材料的类属名称 条款：类名下按照立卷要求和方法概括出的一组文件的总标题 平时归卷工作 将已经处理完毕的文件，随时按类目上的有关条款归入卷内 做好五个方面的工作,案卷的组合,调整立
7、卷 卷内文件排列和编号 拟写案卷标题 案卷标题的结构及标法 案卷标题的拟写要注意三点,编目成卷,案卷的编目 案卷的装订与装盒 案卷排列与编号 案卷的排列 案卷的编号,案卷归档,案卷目录的编制 文件检索工具的编制 文号索引 文件分类目录 案卷的归档：文书部门立好的案卷，逐年移交给机关档案室集中保管，称为“归档”。 归档范围 归档时限 归档要求,一、请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题 利华公司2003年2月份经理会议记录； 利华公司2003年销售计划； 市工商局关于年检工作的通知； 利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函； 利华公司4月份经理会议记录； 市物价局关于物价检查的通知；
8、 香港凯福公司关于合作事宜给利华公司的复函； 利华公司2003年6月份经理会议记录； 利华公司与香港凯福公司会谈纪要； 利华公司2003年8月份经理会议记录； 市税务局关于税务自查的通知； 利华公司2003年销售工作总结；,二、请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题 市教委关于2003年招生工作的通知； 东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要； 东方学院2003年招生工作计划； 东方学院关于2003年招生工作的请示（呈市教委）； 市教委关于东方学院2003年招生工作的批复； 东方学院院务会议关于调整系主任的决定； 东方学院关于调整系主任的通知； 东方学院关于做好开学工作的通知； 东方
9、学院各系关于开学准备工作的报告； 东方学院各系关于加强学生思想工作的报告； 东方学院各系关于提高教学质量的报告； 东方学院2003年度工作总结；,第四节 文书整理归档新规则,文书整理归档新规则的主要内容 文书整理归档工作改革的意义 文书整理归档的基本程序和方法,文书整理归档新规则的主要内容,以“件”取代“卷”为整理单位 以“案盒”取代“案卷”为保管单位 以 “年度、机构（问题）、保管期限”取代“六个特征”为分类方式 按保管期限分类，分为短期、长期、永久三种 按组织机构分类，按机关内部各部门名称分类，组织机构也即问题 按问题分类，按工作性质及内容分类,文书整理归档工作改革的意义,有利于文档的计算机管理 提高了文档的利用效率 统一了文书部门和档案部门的工作,
