1、行政秘书基础培训,制作人:李月珍,主要课程,一:专业定位行政秘书的角色。 二:时间与会议管理提高工作效率与质量。 三:高效能沟通技巧沟通与协调。 四:形象塑造优雅的形象表征。 五:商业礼仪有礼走变天下。,行政秘书的工作内容是什么?,请写出你目前主要的工作内容: 1:时间:五分钟。 2:用最快的速度写下,不用思考。 3:至少写下十个。,企业行政秘书的工作内容,企业行政秘书的工作内容,企业行政秘书的工作内容,企业行政秘书的工作内容,文秘的职业发展规划 初级秘书:协助上司的工作 主要工作有: 接听电话、上传下达; 使用办公室软件:打字、制表、做幻灯片。 使用各种办公用具(传真、复印、电脑); 使用互
2、联网; 管理档案、文件等; 接待; 其他事务性的简单工作;,中级秘书:分担上司的工作,主要工作有: 起草公文、文件及其它需要的文字工作; 沟通协调各种关系; 管理公司工作日程; 组织、召集相关的会议; 收集相关信息资料等; 公司内、外的简单事务的处理; 语言要求;,高级秘书:管理、参谋、支持上司工作,主要工作有: 安排、管理上司的工作时间; 沟通协调各种关系; 主持大型商务、文化活动; 信息的处理与分析; 对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持; 语言支持;,二、行政秘书的角色定位与必要素质,1:秘书的定义 A:广义的概念:“秘书是领导人的事务与信息助手。”这里的广义,包含公务秘书、私人秘
3、书,又包括了各行业、层次、工种;领导人既含单数,又含复数领导集体。 B:狭义的概念:“秘书是一种职务名称,正在成为一种社会职业,处于领导近身,直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务的工作助手。”,2、秘书的角色定位,决策支持,事务 执行者,服务人员,协调人,参 谋,领导,3:行政文秘的个人素质,正直坚持既定政策和原则 事实求是 热情对人、对事积极、乐观 敬业以工作为荣,设定高的工作水准 守信不失约、不违约、不食言、不泄密 忠诚忠于上级 忠于事业 有序利落,有条不紊 高效最求效率和效益,可靠按约定完成工作,保质、保量、及时 细心尽可能的考虑事情周到、细心 悟性领悟上级的真实想法 自信不断学习 提
4、高能力 承受压力,个人能力,办事能力: 1:操作能力。 2:写作能力。 3:阅读能力。 4:编辑校对能力。 5:统计分析能力。,个人能力,沟通能力 1:接待能力。 2:口头表达能力。 3:协调能力。 4:组织能力。,主要课程,一:专业定位行政秘书的角色。 二:时间与会议管理提高工作效率与质量。 三:高效能沟通技巧沟通与协调。 四:形象塑造优雅的形象表征。 五:商业礼仪有礼走变天下。,二:时间与会议管理提高工作效率与质量。,“不能管理时间,便什么都不能理。”彼得德鲁克,一:常见的时间管理误区,事务性、重复性工作太多 打扰(电话或没有预约客人) 没有目标、次序和计划 缺乏自律 资料不完整或有所延误
5、 文书工作不能一次到位 文件越积越厚 工作没有效率,二:时间管理的目标,加强工作效果(抓住重要的) 提高工作效率,三:时间管理的三原则,第一原则:目标管理原则 第二原则:抓住重点原则“80、20”法则运用 第三原则:工作优先级综合分析,第一原则:目标管理原则,目标确定: 工作的目标是什么? 你自己的认识目标是什么? 根据目标确定工作计划,1953年耶鲁大学生对毕业生做过的一次调研。耶鲁大学及目标对认识的影响进行了一项长达25年的跟踪研究,研究对象在智力、学历等其他条件上都差不多。研究的结果如下:,第二原则:重点原则“80、20”法则,帕雷托定律:1897年,意大利的经济学家帕雷托在观察19实际
6、英国社会财富和人的关系是,发现国家80%的财富是聚集在20%的人的手里。80%的结果来自20%的原因 80%的利润来自20%的客户 80%的销售来自20%的销售人员 80%的时间用在了20%的日常事情上 80%的事情在20%的高效率的时间内被完成 80%的效率提升可以来自20%的环节改进,第三原则:工作优先级综合分析,A,D,B,C,紧急,不重要,重要,不紧急,请运用四象限方法排列你的工作,四:时间管理的策略,1:时间计划表。 结合工作目标做好时间计划表 注意: 60%有计划的工作 20%没有预期的行为 20%突发的行为,2:每日工作计划表,一日之计在于昨天; 明天必须要做的重要事情,写下来;
7、 相关工作一定完成;,3:找出上级的最佳工作时间,了解上级是夜猫子还是早起的鸟儿 安排重要的事情在最好的时间保证1-2个小时的免打扰时间,4:养成良好的工作(生活)习惯,平时做事情要注意养成节省时间的好习惯用品放在一个固定的地方,5:绝不轻易“迟到”,时间没有准时 只有提前,六:没定期限就不叫工作,设定期限(双方共同协议) 交办事项、定下期限、按时追踪 指示、要求、命令书面化按时追踪 承办事项、自定期限、限期提前主动提出进度报告。 力有未逮时,马上说出来。,七:整理工作环境,桌面:清除不必要的东西;有用物品定位; 抽屉:立即处理的公文、正在实施的计划,分类、分组。 周围环境:一天三分之一的时间
8、。保持清爽舒适、工作效率,工作环境“5S”管理,整理:区别要与不要的东西,只保留有用的 ,撤除不需要的东西。 整顿:把要用的东西,按规定位置摆放整齐,并做好标识进行管理; 清扫:将不需要的东西清除掉,创造良好的工作环境。 清洁:维持以上整顿、整顿、清扫后的局面,使工作环境整洁。 修养:通过上述4s的活动,让每人都自觉遵守各项规章制度,养成良好的工作习惯。5s的倡导者相信,保持共走环境的干净整洁,物品摆放有条不紊,一目了然,能最大程度的提高工作效率。,八:档案管理,五分钟内找不到文件就是不好的档案管理。,九:集合零碎时间做大事,化整为零25分钟读书法每天固定时间沉思片刻 回顾与总结常规性工作放在零散时间处理,会议管理,一:会议的组织与管理。 会前的准备工作 会间的组织服务 会后的跟踪处理核心要从企业文化、会议目的、上司要求的角度出发。,会议管理,会议服务,签到、发放行程安排等会务资料。 引领安排座位 会议记录 现场服务,