1、行政秘书基础培训,制作人：李月珍,主要课程,一：专业定位行政秘书的角色。 二：时间与会议管理提高工作效率与质量。 三：高效能沟通技巧沟通与协调。 四：形象塑造优雅的形象表征。 五：商业礼仪有礼走变天下。,行政秘书的工作内容是什么？,请写出你目前主要的工作内容： 1：时间：五分钟。 2：用最快的速度写下，不用思考。 3：至少写下十个。,企业行政秘书的工作内容,企业行政秘书的工作内容,企业行政秘书的工作内容,企业行政秘书的工作内容,文秘的职业发展规划 初级秘书：协助上司的工作 主要工作有： 接听电话、上传下达； 使用办公室软件：打字、制表、做幻灯片。 使用各种办公用具（传真、复印、电脑）； 使用互
2、联网； 管理档案、文件等； 接待； 其他事务性的简单工作；,中级秘书：分担上司的工作,主要工作有： 起草公文、文件及其它需要的文字工作； 沟通协调各种关系； 管理公司工作日程； 组织、召集相关的会议； 收集相关信息资料等； 公司内、外的简单事务的处理； 语言要求；,高级秘书：管理、参谋、支持上司工作,主要工作有： 安排、管理上司的工作时间； 沟通协调各种关系； 主持大型商务、文化活动； 信息的处理与分析； 对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持； 语言支持；,二、行政秘书的角色定位与必要素质,1：秘书的定义 A：广义的概念：“秘书是领导人的事务与信息助手。”这里的广义，包含公务秘书、私人秘
3、书，又包括了各行业、层次、工种；领导人既含单数，又含复数领导集体。 B：狭义的概念：“秘书是一种职务名称，正在成为一种社会职业，处于领导近身，直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务的工作助手。”,2、秘书的角色定位,决策支持,事务 执行者,服务人员,协调人,参 谋,领导,3：行政文秘的个人素质,正直坚持既定政策和原则 事实求是 热情对人、对事积极、乐观 敬业以工作为荣，设定高的工作水准 守信不失约、不违约、不食言、不泄密 忠诚忠于上级 忠于事业 有序利落，有条不紊 高效最求效率和效益,可靠按约定完成工作，保质、保量、及时 细心尽可能的考虑事情周到、细心 悟性领悟上级的真实想法 自信不断学习 提
4、高能力 承受压力,个人能力,办事能力： 1：操作能力。 2：写作能力。 3：阅读能力。 4：编辑校对能力。 5：统计分析能力。,个人能力,沟通能力 1：接待能力。 2：口头表达能力。 3：协调能力。 4：组织能力。,主要课程,一：专业定位行政秘书的角色。 二：时间与会议管理提高工作效率与质量。 三：高效能沟通技巧沟通与协调。 四：形象塑造优雅的形象表征。 五：商业礼仪有礼走变天下。,二：时间与会议管理提高工作效率与质量。,“不能管理时间，便什么都不能理。”彼得德鲁克,一：常见的时间管理误区,事务性、重复性工作太多 打扰（电话或没有预约客人） 没有目标、次序和计划 缺乏自律 资料不完整或有所延误
5、 文书工作不能一次到位 文件越积越厚 工作没有效率,二：时间管理的目标,加强工作效果（抓住重要的） 提高工作效率,三：时间管理的三原则,第一原则：目标管理原则 第二原则：抓住重点原则“80、20”法则运用 第三原则：工作优先级综合分析,第一原则：目标管理原则,目标确定： 工作的目标是什么？ 你自己的认识目标是什么？ 根据目标确定工作计划,1953年耶鲁大学生对毕业生做过的一次调研。耶鲁大学及目标对认识的影响进行了一项长达25年的跟踪研究，研究对象在智力、学历等其他条件上都差不多。研究的结果如下：,第二原则：重点原则“80、20”法则,帕雷托定律：1897年，意大利的经济学家帕雷托在观察19实际
6、英国社会财富和人的关系是，发现国家80%的财富是聚集在20%的人的手里。80%的结果来自20%的原因 80%的利润来自20%的客户 80%的销售来自20%的销售人员 80%的时间用在了20%的日常事情上 80%的事情在20%的高效率的时间内被完成 80%的效率提升可以来自20%的环节改进,第三原则：工作优先级综合分析,A,D,B,C,紧急,不重要,重要,不紧急,请运用四象限方法排列你的工作,四：时间管理的策略,1：时间计划表。 结合工作目标做好时间计划表 注意： 60%有计划的工作 20%没有预期的行为 20%突发的行为,2：每日工作计划表,一日之计在于昨天； 明天必须要做的重要事情，写下来；
7、 相关工作一定完成；,3：找出上级的最佳工作时间,了解上级是夜猫子还是早起的鸟儿 安排重要的事情在最好的时间保证1-2个小时的免打扰时间,4：养成良好的工作（生活）习惯,平时做事情要注意养成节省时间的好习惯用品放在一个固定的地方,5：绝不轻易“迟到”,时间没有准时 只有提前,六：没定期限就不叫工作,设定期限（双方共同协议） 交办事项、定下期限、按时追踪 指示、要求、命令书面化按时追踪 承办事项、自定期限、限期提前主动提出进度报告。 力有未逮时，马上说出来。,七：整理工作环境,桌面：清除不必要的东西；有用物品定位； 抽屉：立即处理的公文、正在实施的计划，分类、分组。 周围环境：一天三分之一的时间
8、。保持清爽舒适、工作效率,工作环境“5S”管理,整理：区别要与不要的东西，只保留有用的 ，撤除不需要的东西。 整顿：把要用的东西，按规定位置摆放整齐，并做好标识进行管理； 清扫：将不需要的东西清除掉，创造良好的工作环境。 清洁：维持以上整顿、整顿、清扫后的局面，使工作环境整洁。 修养：通过上述4s的活动，让每人都自觉遵守各项规章制度，养成良好的工作习惯。5s的倡导者相信，保持共走环境的干净整洁，物品摆放有条不紊，一目了然，能最大程度的提高工作效率。,八：档案管理,五分钟内找不到文件就是不好的档案管理。,九：集合零碎时间做大事,化整为零25分钟读书法每天固定时间沉思片刻 回顾与总结常规性工作放在零散时间处理,会议管理,一：会议的组织与管理。 会前的准备工作 会间的组织服务 会后的跟踪处理核心要从企业文化、会议目的、上司要求的角度出发。,会议管理,会议服务,签到、发放行程安排等会务资料。 引领安排座位 会议记录 现场服务,
