1、成 功 簡 報 技 巧,Paul LeRoux 原著,學習訣竅了解真義,施振榮：簡報，真的是一門學問。說它是學問，是因為人們可以從學習中去得到訣竅，去了解它的真義。,一個成功的簡報可以提昇個人的形象、完成賦予的任務； 就機構而言，可以透過一個成功的表達者，將資料、觀念、預期行動、產品等順利推銷給對象，而達成既定目標。,成功簡報帶來的好處,請你指出圖中的十大錯誤,一、請先記住這兩件事,站著做簡報,別光唸資料,站著做簡報的理由,如果你坐著看來表現平平的人，站起來後卻會傑出的簡報者。 如果你是個表現優秀的簡報者，站著會比坐著增加十倍的影響力。 如果你坐著講和站著講表現一樣好時，你會發覺站著說比坐著說
2、更具說服力。,別光唸資料的理由,簡報者缺少目光的接觸。 簡報者缺乏手勢。 簡報者身體躲在講桌後面。 簡報者聲音單調。,另一種選擇、提示卡,在面對群眾的壓力下，我並不期望你會記住所有你想要的事情與次序，但也許你只要一點暗示就很容易想起。 所以，你可以利用英吋的卡片，將主要重點和次要重點用幾個字寫出來。 注意，卡片上只寫幾個關鍵字或片語，不寫整個句子。,二、簡報要訣,運用手勢,大聲說話,目光接觸,正確站姿,緊張的簡報者,平常站在講桌後面，我們會不自覺地緊捉講桌兩端，以致手指都發白了。,在沒有講桌的情況下，我們能捉的只有自己，便會將兩手交錯在背後稍息。,此時，兩手彷彿是磁鐵一般，不是交錯放在背後稍息
3、，就是交叉放在前面，彷彿遮住亞當夏娃羞處的無花果葉。,不雅的站姿,男士最普遍的姿勢是一手插在褲袋中，另一隻手硬繃繃地放在胸部旁，然後用手掌不停地比畫。,女士們則將一隻手橫過胸前，握住另外一隻手肘，被握住的那隻手沒事做，便不時製造一些節奏聲。,錯誤的手勢,手勢要清楚，否則會成為雞尾酒會的手勢參加雞尾酒會時，通常人們一邊說話，一邊在胸前畫著小圈圈。,摸摸身體、拉耳朵、抓臉頰、扶扶眼鏡框、拉口袋上的蓋子等，當用手去觸摸身體某部位時，聽眾眼晴會被該動作吸引，分散注意力。,錯誤的姿勢,在簡報時，也不應握著指揮棒、鉛筆、紙張、麥克風或放映機上的遙控器。否則手上的東西會突然成為眾人視覺的焦點，反而分散對簡報
4、者的注意力。,如果拿的是鉛筆，就會不停地旋轉它，它有可能會掉下去，然後大家就會注視簡報者彎下身去撿它。,手中有了可折疊的指揮棒時，簡報者往往會不自覺把它拉長，又推回去。愈是緊張，愈是玩個不停。,若手中握著木製指揮棒時，則很容易以短杖輕擊自己的腳，或像管弦樂隊的指揮舞動著指揮棒。,手臂是最佳的指揮棒,事實上，最佳的指揮棒是你的雙手和手臂。,學著以手臂充當指標，不要用手指去指，因為可能看起來軟弱甚或淫猥，也不要指錯地方，遮住目標物。,以手臂做指標有如空手道的劈，一個強有力、富有權威性的手勢，不僅能有效地平息緊張，並且會成為訊息中的一部分，增加聽眾對你的注意力。,放大音量的好處,你可以博得聽眾注意
5、你會做手勢、點頭或笑得多些 你會更有生氣，顯得熱心且堅定 最大的好處是可以消除緊張,目光接觸最有效的說服武器,目光接觸是團體溝通中最重要的一環，但簡報者通常不太注意，因為他們認為自己已經懂得這一套了。,事實上，很少、很少簡報者知道如何注視聽眾。,目光接觸的重點,避免掃瞄，那只會讓你更緊張 個別注視聽眾，增加你的說服力 延長目光接觸，展現你的真誠與自信 停頓的衝擊，下面的話很有份量,面對團體，雙腳分開十到十二英吋。 將體重平均分配到兩腳上，不要將重量由一腳換到另一腳，兩膝放鬆。 兩手放在褲袋外面，兩臂自然下垂。 以上姿勢男女皆適用。,預備、就位、開始,站在銀幕旁 遠離講桌 摒棄麥克風 不要擋住投
6、影機 讓燈光亮著,三、說服之道,溝通、說服、推銷的差異？簡報架構的要素。預演的重要該說多久？說話的時機？運用幽默！,溝通、說服、推銷的差異？,溝通？ 聽你怎麼說 說服？ 聽我怎麼說 推銷？ 我怎麼說給你聽，才會買,簡報架構的要素,一、背景：確定所有聽眾對主題的了解。 二、概論：簡述涵蓋的範圍。 三、問題需要：為什麼有這些問題或需求。 四、看法辦法：為什麼你的看法能解決問題。 五、證據：證明你的看法有效。 六、益處：有什麼效益？值得的理由？ 七、行動：所以需要進行什麼事項。 八、總結：歸納你所說的內容。,要素一：背景,當進行簡報之前，即應在事前做好功課，掌握參與的人員(尤其是KEYMAN)對內容
7、的了解有多少。 如果是初次見面，應先將公司與自己做簡單的介紹。 接著將此次簡報的主題做簡要的說明。 如果參與人員對此次主題已有認識， 則不須此步驟。,要素二：概論,人們太忙碌了：你只有很短的時間去說服別人，他們可不是來看你作秀的。 沒有人喜歡驚奇：在商場中，尤其痛恨令人 驚訝的事情，決策者是要處理結果，而非受結果左右。 概論有加強作用：將簡報的內容一氣呵成， 從頭到尾先概述一遍，有助於聽眾加深對主要內容的印象。,要素三：問題需要,你正接近簡報的核心。問題愈越重大，愈該花時間去討論它，將問題癥結一一列出：,事情發展歷史、過程。 管理階層何以警覺發生問題？ 為什麼會成為問題？ 如果問題繼續下去會有
8、什麼結果？ 你對問題的假設是什麼？,要素四：看法辦法,這個步驟的目的讓你以最簡單的方式表達看法及解決辦法，試著告訴聽眾：,簡單但徹底的敘述你的解決辦法。 何以選擇這項解決辦法。 為什麼這是最佳的解決辦法。 解決辦法的實用性、成本與時間表。 你需要什麼協助來完成計劃。,要素五：證據,統計數字。 事實。 類似經驗。 專家的判斷。,在前述步驟，你的訴求也許很主觀，現在你需要一些證據來支持你的觀點， 例如：,要素六：益處,自問產品的特色所以怎麼樣？ 自答產生的益處。,大多數的簡報者只花費一點時間述說自己意見的優點，這樣是錯誤的。因為聽眾想聽的就是好處在哪裡，證據對簡報者有利，而吸引聽眾的是究竟有什麼益
9、處。自問自答法：,要素七：行動,同意考慮你的看法。 撥給這項計劃更多預算。 同意購買。,你已描述過問題，提出了解決方案及說明益處，現在則尋求聽眾的反應，你希望得到聽眾什麼反應？不要任由聽眾自行決定想怎麼做，大膽的提出你的建議：,要素八：總結,再給你一次強調重點的機會。 把你看法中的精華留給聽眾。 讓聽眾知道你快結束了，並且可以準備提出問題。,總結的重要性有三：,架構組織方式，排列組合技巧,接龍撲克牌遊戲,問題/需要 看法/辦法 證 據 益 處 行 動,概 論,總 結,預演的重要,口頭敘述的方式表達案寫在紙上大不相同。 看每一個主要重點聽起來感覺如何。 你是最佳的即席演說者，所以不要用稿子，你只
10、需要涵蓋主要重點的提示卡。 檢查提示卡能否涵蓋你的想法。 如果一切都很順暢， 算算你更需要多少時間做簡報。,該說多久？,十五到四十分鐘已經夠了。 去除不必要的部分，會更完美。 很少簡報會因為精簡而出毛病。 最好一次只講一個主題。,說話的時機,什麼時候不該說話 說話的好時機 說明訊息的重點 用肢體傳達視覺資料,運用幽默！,專業嚴肅；幽默詼諧。 幽默可帶來微笑；微笑締造佳績。 每個簡報都需要幽默，但不要放在開頭。 簡報者必須對使用的幽默覺得自在。 如果你覺得幽默的例子不妥，那就別用。 假如你沒有幽默的題材，那就用點功吧。,四、圖像資料,對文數字資料的誤解 比較呈現方式的差異 圖像視覺資料範例 不用
11、圖像資料，簡報會成功嗎？ 重點提示 需要多少視覺資料,對文數字資料的誤解,好記： 文字或數字可以幫助聽眾記住訊息？,簡單： 文字或數字可以幫助闡明意見？,有趣： 聽眾喜歡文字或數字？,呈現方式的差異(一),呈現方式的差異(二),圖像視覺資料範例(一),圖像視覺資料範例(二),圖像視覺資料範例(三),圖像視覺資料範例(四),不用圖像資料，簡報會成功嗎？,你會記得人的名字多，還是記得人的樣子多。 聽一個人滔滔不絕三、四十分鐘，想要不打瞌睡都很難。 若無圖像資料，推銷意見時比較困難。 體會一下只可意會，不可言傳的含義。 如果不用圖像資料，那麼你最好有三張王牌：訊息簡單、內容精采、表達生動。,重點提示
12、,簡報時若不用圖像視覺資料，就必須要簡短、具說服力，同時要充滿熱誠。 文字或數字資料使感覺遲滯，沖淡主要觀點，並且容易忘記。 圖解資料強調主要觀點，幫助聽眾記住主要訊息。 簡報中只灌輸主要觀點，至於詳細資料則在簡報結束時以書面方式補充。,需要多少視覺資料,你應該製作多少視覺資料才洽當呢？很難說，但原則是：視覺資料平均一分鐘不應該多於一張。 一個二十分鐘的簡報最多不應超過二十張。如果用三十到五十張投影片，很明顯是缺乏整理。聽眾絕對記不住這種傾銷式的訊息。,五、關鍵步驟,查看簡報室 齊全的裝備,查看簡報室,如果會議桌延伸到牆壁邊，是否還有空間放置銀幕跟投影機？,是否必須移動植物或家具以免擋住螢幕？
13、,電源插頭在哪裡？幾孔插頭？,燈有多亮？有無窗簾或亮度調整器？,銀幕可以直接拆除嗎？攜帶式銀幕是否太大、壞了或髒了？(幾萬塊的投影機為什麼要在破損的銀幕上展示？),如果簡報是長且窄，能夠清楚的看到圖表和資料嗎？,齊全的裝備,可調整焦距或大小嗎 遙控器或滑鼠延長線 電源延長線 電源轉接頭 備用燈泡 拆換的工具,投影機錯誤的放置法,投影機正確的放置法,六、回答問題與書面資料,如何處理意外事件提出問題的技巧回答問題的藝術不知道答案時？書面資料的訣竅,如何處理意外事件,記住一點，不幸的程度與你的反應成正比 事情發生時，如果無法沉著應付，就會成為大災難 當意外發生時停頓、穩住慌張、接受這個事實，因為你必
14、須繼續下去 讓這事件成為短暫的尷尬，不要耽誤大家的時間,提出問題的技巧,問題的重要性 引出問題 給聽眾時間 解除疑慮 過度期,回答問題的技巧,指著聽眾請他提出問題 給它百分之百的目視 停頓、目光轉向聽眾，重述問題,回答問題的藝術,將問題中立化 移動目光接觸目標 處理恭維 回答越短越好,不知道答案時？,不要強作答、瞎掰、或糊弄聽眾。 很抱歉，我回去測試一下，請留下您的名片，我隨後再回答你。 如果任何人有興趣，想知道答案的話，也請一起留下名片。 ,書面資料的訣竅,口頭指示 分發時機 注意視覺效果,錯誤的說明資料方式,正確的說明資料方式,七、立即開始,當你領先在起跑點上， 你無須再費多大力氣， 就可一路領先。,
