1、*软件 ERP系统设计文档 采购管理 1 本源码下载地址：http:/ SE2000 ERP Second Engine 2000 采购管理设计*软件 ERP系统设计文档 采购管理 2 苏州*信息系统工程公司 第一章：系统目标描述 该模块主要负责采购业务的管理。包括采购订单管理、购货发票管理、采购员管理、 供应商管理、采购情况明细及汇总。 系统概述 采购管理子系统帮助采购人员控制并完成采购物料从请购计划、 采购下达至到货接收检 验入库的全部过程。 可有效的监控采购计划的实施， 采购成本的变动及供应商交货履约情况， 从而帮助采购人员选择最佳的供应商和采购策略， 确保采购工作高质量、高效率及低成本
2、执 行。 本系统支持多币种采购。与生产、库存、应付帐管理及成本等子系统均有良好的接口。 采购需求信息可由生产等其他部门直接下达，无需手工录入采购订单，只要将请购项目合并 下达即可自动生成采购单，方便、灵活。采购物品收货检验后可按已分配的库存货位自动入 库，并及时更新库存，同时由成本与应付帐子系统完成结转采购成本及应付款的工作，无需 财务人员手工填制凭证。 建议与库存、生产及应付帐系统同时使用，采购系统将会发挥最大效力。 系统设计要求 H 提供供应商报价查询及维护 H 提供请购处理功能 H 可以处理中长期物品的采购，直接生成请购单 H MRP 计划任务直接生成请购单 H 可限制订货的供应商 H
3、请购单合并，自动生成采购订单 H 合并过程中，自动按订货批量政策生成采购条目 H 支持直接批量、固定批量、最大/最小批量等多种订购政策，同时对直接批量,可按采购 精度下订单 H 可将多张请购单合并生成一张采购订单的一行，或一张采购订单的多个订单行 H 合并生成订单过程中，自动索取供应商报价 H 采购单允许有多个交货日期及交货地点 H 支持无订单到货 H 支持多币种采购 H 与库存子系统相连，到货入库，自动按库存单位转换，更新库存数量，同时生成入库单 H 采购收货支持库存批次及单件管理*软件 ERP系统设计文档 采购管理 3 H 采购系统与应付帐子系统相连，直接生成采购凭证，无需财务人员手工填制
4、，且采购金 额与成本均由财务反填。 H 对采购单的处理灵活，随时可以维护，已发放的订单可作终止 H 采购单可自动结清或手工强制结清 H 具有跟催采购订单的功能 H 可维护物品代码与供应商物品编号对照文件 H 丰富的查询，打印功能，可让用户多角度的查询物品的请购，订购及收货入库情况 H 多种角度对供应商进行评估 H 可评价采购人员业绩 H 可分析采购成本差异 H 可进行历史数据查询 处理流程图*软件 ERP系统设计文档 采购管理 4 主要程序功能 （1）采购中长期计划生成 与生产子系统相连时可使用。 对于中长期采购的物品读取主生产计划和产品消耗订额，算出净需求，并根据净需 求直接生成请购单。 （
5、2）请购单录入/维护 用于手工登录需求信息，同时可对请购作适当的调整（包括由生产、销售、库存部 门自动生成的请购申请），并可将一项请购拆成不同供应商、交货日期及交货地点的多项 请购。对于没有通过审批的请购单，可以将其置为 HOLD（锁定）状态，暂停生成订单。*软件 ERP系统设计文档 采购管理 5 （3）请购单合并/下达 可通过输入条件立即找出欲处理的请购单，并将选中的请购单自动按以下规则生成 采购单：同一供应商的请购合为一张采购单的一行或多行，不同供应商生成不同的采购 单，采购数量由该物品的批量政策最终决定，单价则通过供应商报价库自动索取。在确 认之前，可对自动合并的结果作适当调整。一旦确认
6、即生成采购单，同时将其送至打印 队列。 （4）采购订单录入 采购订单的直接入口，需输入订单所需的全部数据，允许同一采购单有不同的交货 日期及交货地点。提供选择是否打印采购订单的功能。 （5）采购订单维护 可以通过此程序修改所有未发放的采购订单。可选择打印修改后的订单。 （6）采购订单确认 采购订单一经确认，即认为已正式向供应商提出采购请求。在此统计订购额及订购 量，同时将打印采购单送至打印队列。 （7）采购订单确认后维护 已发放的采购订单若有变动，经过与供应商协商后，也可中止该张订单。 （8）采购订单收货 可以针对某张采购订单进行收货处理，且将到货、实收及拒收数量自动反馈到采购 订单。还可使用
7、功能键，一次性完成实收物品的收货，分配及入库工作。 （9）无采购订单收货 可以完成直接到货(未事先录入采购订单)物品的收货，也可由用户选择，一次性实现 物品的到货、库存分配及入库工作. （10）收货单更正 对于已经确认入库的收货单，可以进行修改或删除，生成更正收货单。 （11）库存分配 可由库存管理人员对已收到的物料统一进行库存货位的分配工作，为入库作准备。 （12）收货单确认入库 可将已完成库存分配的物料按指定的仓库、货位入库，系统自动更新相应的采购和 库存记录，同时自动生成一张入库单。 （13）采购订单结清 对于货款已结清，货物已到齐的采购订单可自动结清，而货未到齐的采购单也可手 工强制结
8、清。 主要查询 H 供应商报价查询 H 供应商档案查询 H 中长期采购计划查询 H 请购单查询 H 采购订单查询 H 收货单查询 H 物品请购情况查询*软件 ERP系统设计文档 采购管理 6 H 物品订购情况查询 H 物品收货情况查询 H 采购用款计划查询 H 物品计划交货查询 H 供应商交货历史查询 H 采购订单拖欠情况查询 H 物品入库情况查询 H 供应商月统计查询 H 采购员月统计查询 H 请购单历史查询 H 采购单历史查询 H 收货单历史查询 主要统计报表 H 供应商报价单 H 供应商历史档案 H 主要物资需求计划平衡表 H 请购单 H 采购单 H 收货单 H 采购用款计划表 H 供应
9、商交货排程表 H 采购拖期报告 H 物品请购明细表 H 物品请购汇总表 H 物品采购明细表 H 物品采购汇总表 H 物品收货明细表 H 物品收货汇总表 H 供应商月统计表 H 采购员月统计表 采购订单管理 负责原材料、外协加工品的采购管理。包括采购品名、数量、日期、供应商、采 购员、采购价格等信息。 购货发票管理 负责购货发票的记录、统计、查询和打印。 采购员管理 采购人员基本信息的统一管理，如采购员姓名、性别、编码、年龄、业绩等。*软件 ERP系统设计文档 采购管理 7 供应商管理 对供应商信息的集中统一管理是现代管理理论供应链管理的一个重要环节， 及时高效的原材料的供应是按订单生产（MTO
10、）的关键所在。该模块提供对供应商名 称、地址、负责人、供货周期、供货历史记录等的管理。 采购情况明细及汇总 是进行全公司采购情况汇总的功能模块，通过对全公司采购情况的统计分析，为 高层管理人员制订长期采购计划、确定长期的、临时的原材料供应商提供依据。 外协加工管理 外协加工管理包括外协加工订单维护和外协加工入库单、 退货单计划建立及外协加工领退料 计划建立。 外协加工部门可以根据外协加工任务请求建立外协加工订单，也可单独建立外协加工订单。 外协加工订单下达后，其加工物品的数量将反映到外协加工任务中。 根据外协加工订单可以自动建立外协加工入库单和退货单，可人工修改。 根据产品结构文件，外协加工订
11、单在下达时，将自动建立加工领料单计划。 在仓库发生实际物品出入库时，外协加工订单将及时得到物品出入库的进度情况。 采购管理 1、采购系统维护 VendComm（供货商说明） 字段名 类别 长度 索引 规则/缺省 允许空 备注 VendorID Char 12 供货商标识 Comments Text 详述 2、采购业务处理 3、采购业务查询 4、采购业务报表 1、采购系统维护*软件 ERP系统设计文档 采购管理 8 A、 供应商： 供应商类别维护 供应商代码维护 供应商交货地点维护： 代码、名称、地址、地区代码、联系人、TEL、FAX、ZIP 供应商物品编号维护 供应商物品编号 Pur_Vend
12、orProduct 字段名 类别 长度 索引 规则/缺省 允许空 备注 VendorId Char 12 供应商代码 ItemNum Char 32 物品代码 VendorItemNum Char 32 供应商物品 代码 VendorItemName Char 35 供应商物品 名称 采购方式 Pur_BuyType 字段名 类别 长度 索引 规则/缺省 允许空 备注 Code Char 4 采购方式代 码 Des Char 20 名称 ShortDes Char 10 简称 【采购计划管理】 是根据需求计划和请购单，按相同物料和到货时间汇总制定下月采购计划底表，并根据计划 底表所供物资的特性
13、，选择最佳的供应商 l 中长期采购计划生成 l 按物品查需求平衡 l 按时间段查需求平衡 Pur_PlanOrderHead (功能：录入、处理、选择请购单、生成计划明细、选择供应商、转采购订单) 字段名 类别 长度 索引 规则/缺省 允许空 备注 OrderCode 12 序列号 MOCode 12 生产计划单*软件 ERP系统设计文档 采购管理 9 OrderDate D 制单日期 Operator 12 制单人 Remark 40 备注 Status 1 状态(未校对、已审 核、完成) MakeMode 1 来源方式 Pur_PlanOrderLine 字段名 类别 长度 索引 规则/缺
14、省 允许空 备注 LineNum I 行号 OrderCode 12 计划单号 ItemCode 15 物料号 ReqOrder 12 请购单号 ReqQTY N 请购数量 EcoLotQTY N 经济批量 BuyQTY N 采购数量 ReqDate D 需求时间 Vendor 8 供应商 PurchaseQTY N 实订数量 Replace 1 是否替代 Status 1 状态 采购数量计算方式：ABC 三类，按请购数量与经济批量两种方式计算 选择供应商后，可允许进行物料替换 供应商报价维护 单位代码 报价单号 供应商代码 物品代码 品种规格 货币代码 采购单位 报价起用日期 报价终止日期
15、数量段 1： 单价 01 。 数量段 10： 单价 10 备注 【供应商报价单】*软件 ERP系统设计文档 采购管理 10 报价单管理(参考供应商报价单管理部分) 报价单,输入报价单的各种信息,存入报价单和报价单明细库,并能够将报价单按时间,价格 等进行排序,然后让用户选择每个物资的供应商和报价,这作为签订合同的基础,报价单定时 将超出期限的报价单归类,让用户统一进行删除.以便对报价单进行维护. B、 F 代码维护 采购方式代码维护： 类别+简称+名称 采购订单说明维护 生产厂家代码维护： 类别+简称+名称 地区代码 采购员代码维护 请购单（申请单）处理：请购单录入维护、请购合并下达 单据：请
16、购单号 状态 单位代码 物品代码 计量单位 请购数量 交货地点代码 仓库代码 需求部门 需求日期 需求来源（计划、库存、生产、销售、登录） 用途说明 建议供应商 建议订货日期 期望交货日期 申请人 申请日期 请购单 Pur_ApplyOrderHead 字段名 类别 长度 索引 规则/缺省 允许空 备注 OrderCode Char 12 请购单号 ApplyMan Char 20 申请人 ApplyDate DateTime 申请日期 AudtingMan Char 20 审批人 Status 1 请购单明细表 Pur_ApplyOderLine 字段名 类别 长度 索引 规则/缺省 允许空
17、 备注 ItemCode Char 15 物品代码 OrderCode Char 12 请购单号 UOM Char 10 计量单位 ApplyQTY N 10,4 请购数量 SuggestVender Char 8 建议供应商 Department Char 8 需求部门 SiteCode Char 8 仓库代码 NeedDate DateTime 需求日期*软件 ERP系统设计文档 采购管理 11 NeedSource Char 20 需求来源 UseComm Char 20 用途说明 SuggestDate DateTime 建议交货日 期 RespesctDate DateTime 期望
18、交货日 期 采购订单处理：录入、维护、发放（选择订单进行订货）、中止、结案 录入：（订单来源：手工登录、生成 订单状态：录入、执行、结清、中止） 单位代码 供应商代码 货币代码 汇率 预付订金 付款期限代码 结算方式代码 订单总金额 订单说明代码 采购方式代码 采购员代码 供方合同号 建议发放日期 订单明细： 物品代码 采购单位 采购数量 单价（此时可提供报价单查询） 采购金额 运输方式代码 交货地点代码 交货日期 需求日期 备注 【采购订单表】 采购订单管理： 输入客户的各种订单,部分订单是由申请计划对照仓库库存而来的,这部分订 货需连接计划缺少需求库,报价单库,供应商物资库,再经计算得到,
19、这种订单的类型中,订单 类行为 1,而客户订单的类型为 2.,订单执行前,可以进行增加修改,闪出,但执行后,就不能 再进行增加修改,而只能将之中止. 增加:增加一条订单纪录,对订单库,订单明细库进行修改.增加该纪录.一个订单上,不能出 现相同的物资代码,. 修改删除:当订单处于编辑状态时,订单可以进行修改删除,当订单执行时,则不能修改删除. 修改删除时,也只需改动订单库及订单明细库. 执行:当订单处于执行状态时,要将订单中的数量写入数据总库中的定购数量. 中止:订单未执行完,就停止执行.中止时,先修改订单库的标志,此时,不能再按订单进行收*软件 ERP系统设计文档 采购管理 12 货,但可以对
20、订单进行退货. 订单执行完毕,可将订单关闭,订单执行完毕的概念是,订单中的所有货物到齐,票据来到,货 款付清.合同也随订单结束而结束 收货管理： 按合同收取货物,收到的货物可以再检验之后,全部入库收货要修改收货库和收货 明细库,并在物资总库中修改定购数量和待检验数量若输完收货单后,直接全部入库 入库管理: ,采购订单收货、(无订单收货)、收货库存分配、收货确认入库（关闭订单）、收 货单更正 将收到的货物,经检验后,算作正式入库. 首先输入入库表和入库明细表,然后将修改收货单的检验数量和可用数量.退货数量,提供一 些简便方式,使用户可以方便的生成退货单.经检验入库的货物还应写入物资存储明细库中.
21、 物资存储明细库中保存了每一批货物的来料时间,批次,有效期,可用数量等,为出库做准 备 退货管理: 将不合格的物资填写退货单,退回供应商. 首先输入退货表,退货明细,然后修改收货单的退货数量和待检验数量. 收票管理: 将供应商开出的票据输入收票库,收票明细,并将针对每个定购单的金额分配到相应的定购 单的开票金额中,并将开票的金额填到相应的应付款中去. /*考虑是否建立供应商应付款库*/ 付款管理: 将付款金额和付款所针对的票据号码等填入付款库和付款明细库,然后将所付款项填入订单 中的已付款中. 订单关闭: 当订单中的应到货物数都已到达,并经检验入库,票据已开出,款已付清,则订单可以关闭. 结帐
22、处理： Pur_PurchaseOrderHead 字段名 类别 长度 索引 规则/缺省 允许空 备注 OrderCode Char 12 订单代码 OrderSource Char 20 订单来源 POPlanCode 12 采购计划单 VendorId Char 8 供应商代码 ContractCode Char 20 供方合同号 Buyer 12 采购员 Contact 12 联系人 PaidTimeCode Char 4 付款期限代 码*软件 ERP系统设计文档 采购管理 13 InvoiceType 4 发票种类(普 通、增值、单 据、白条) BalanceType Char 4 结
23、算方式代 码 PrePaid N 预付订金 Status Char 1 订单状态 （录 入、执行、结 清、中止） OrderComm Char 4 订单说明代 码 BuyType Char 10 采购方式代 码 Currency Char 10 币种 FRTCode C 4 运费承付(买 方、卖方) SuggestDate D 建议发放日 期 SendDate DateTime 发放日期 MakeDate DateTime 制单日期 Maker Char 12 制单人 Remark Char 40 备注 D 运费代码 (FRT CODE) 运费代码标识收取客户运费的方法. 运费代码是: 0 =
24、 已付. 运费已付. 1 = 发票. 预付运费并加到发票上. 2 = 客户. 承运人从客户处收取运费. 采购订单明细 Pur_PurchaseOrderLine 字段名 类别 长度 索引 规则/缺省 允许空 备注 OrderCode Char 12 订单代码 LineNum Char 2 ItemCode Char 15 物品代码 UOM Char 4 采购单位 OrderQTY N 订货数量 ReachQTY N 到货数量（收货功 能） ReachUOM Char 10 到货单位（收货功 能） ReachDate DateTime 到货日期（收货功 能） FactQTY N 实收数量（收货功
25、 能）*软件 ERP系统设计文档 采购管理 14 ReturnQTY N 拒收数量（收货功 能） FrozenQTY N 待处理数量（收货功 能） CheckQTY N 检验数量（收货功 能） AddSubQTY N 溢缺数量（收货功 能） TestSign Char 1 检验标志（收货功 能） NeedDate DateTime 需求日期 PromiseDate DateTime 约定日期 Place Char 4 交货地点 TaxRate N 税率 Discount N 折扣率 TotalMoney N 金额 TaxMoney N 税额 HaveTaxMoney N 含税价（报价单查 询）
26、 NoTaxMoney N 不含税价 TranType Char 12 运输方式代码 Remarks Char 30 备注 GetProductRema rks Char 30 收货备注 采购收货处理：采购订单收货、无订单收货、收货库存分配、收货确认入库（关闭订单）、 收货单更正 收货：单位代码 采购订单号 供方合同号 供应商代码 采购员 订单发放日期 订单说明代码 货币代码 订单总金额 明细：物品代码 采购数量 到货数量 实收数量 拒收数量 单位 业务：收货 库存分配 确认入库 物品信息 供应商物品号 收货日期 生产厂家代码 供应商批号 计量单位 检验标志（Y检验 N不检验） 到货数量 实收
27、数量 拒收数量 代处理数量 溢缺数量 检验数量 备注*软件 ERP系统设计文档 采购管理 15 【收货单表】 Pur_ReciOrderHead 字段名 类别 长度 索引 规则/缺省 允许空 备注 OrderCode Char 12 收货单代码 ReciDate DateTime 收货日期 DistriNum N 收货人 POCode 12 采购订单号 SOCode 12 送货单号 SendMan 12 送货人 Vendor 8 供应厂商 Status 1 执行状态 Remark 40 备注 （由采购订单生成收货单） 【收货单明细】 Pur_ReciOrderLine 字段名 类别 长度 索引
28、 规则/缺省 允许空 备注 Ordercode Char 12 订单代码 ROCode Char 12 收货单代码 ItemCode Char 15 物品代码 PUOM Char 4 采购单位 OrderQTY N 订货数量(最大可收 数量) ReachQTY N 到货数量 UOM 4 到货单位 ReachDate DateTime 到货日期（收货功 能） InSiteQTY N 实收数量(实际入 库：入库管理) RejectQTY N 拒收数量 PauseQTY N 待处理数量 CheckQTY N 检验数量 AddSubQTY N 溢缺数量 CheckSign Char 1 检验标志(验收
29、状 态：允收、特裁、拒 收、NT) BatchNo Char 20 批号 Productno Char 20 生产号码 ProduceDate datetime 生产日期 EffectTime datetime 有效时间 KeepTime int 保质时间*软件 ERP系统设计文档 采购管理 16 TaxRate N 税率 TaxMoney N 税价 HaveTaxPrice N 含税价 NoTaxPrice N 不含税价 RalaCode Char 20 相关代码 TranExpens N 运费 ManaExpens N 20 管理费用 ConfirmDate DateTime 确认日期 R
30、emark Char 30 备注 库存分配：根据收货单分配物品到仓库的货位 仓库代码+收货人员+货位代码+直拨标志+分配数量 （由采购订单生成收货单） 采购入库单明细 BuyininvDetail 字段名 类别 长度 索引 规则/缺省 允许空 备注 SerialNo int 序列号 CheckCode Char 20 收货单代码 Materialcode Char 32 物品代码 OrderCompany Char 20 采购单位 CheckNum N 检验入库数量 ConfirmDate DateTime 确认日期 Remark Char 30 备注 StoreCode Char 8 仓库代
31、码 InvLocaCode Char 30 仓库库位 ConvCoef N 转换系数 ReciRemark Char 30 收货备注 采购退货 BuyRetu 字段名 类别 长度 索引 规则/缺省 允许空 备注 SerialNo Int 序列号 CheckCode Char 20 退货单代码 RetuDate DateTime 退货日期 Ori CheckCode Char 20 出库单号码 RetuType N 返还方式 RetuMoney N 返还金额 Maker Char 20 经手人 Remarks Char 30 备注 采购退货单明细 BuyRetuDetail 字段名 类别 长度
32、索引 规则 / 缺 省 允许空 备注*软件 ERP系统设计文档 采购管理 17 CheckCode Char 20 退单代码 MaterialCode Char 32 物品代码 BatchNo Char 32 批次号码 StoreCode Char 32 退入仓库 OrderCompany Char 20 采购单位 RetuNum N 退货数量 Unit Char 10 退货单位 Price N 物品单价 RetuMoney N 返还金额 Maker Char 20 经手人 ConfirmDate DateTime 确认日期 Remarks Char 30 备注 采购开票 BuyCheck 字
33、段名 类别 长度 索引 规则/缺省 允许空 备注 SerialNo Int 序列号 CheckCode Char 20 开票代码 CustumId Char 12 客户代码 OriCheckCode Char 20 销售订单号 ContractNo Char 20 供方合同号 StockType Char 6 发票类型 Currencytype Char 6 币种 Money N 金额数量 TaxRate N 税率 TaxMoney N 税额 MakeDate DateTime 制单日期 Maker Char 20 制单人 Remark Char 30 备注 采购开票明细 BuyCheck D
34、etail 字段名 类别 长度 索引 规则 / 缺 省 允许空 备注 SerialNo Int 序列号 CheckCode Char 20 票据代码 OrderNO Char 32 订单票据号码 CustumId Char 12 客户代码 ContractNo Char 20 供方合同号 TaxRate N 税率 Money N 金额 TaxMoney N 税额 HaveTaxMoney N 含税价（报价单查 询） NoTaxMoney N 不含税价 Remarks Char 30 备注 53 模块、流程及实现：*软件 ERP系统设计文档 采购管理 18 采购计划： 1、计划编制 2、计划上报
35、、审批 3、计划下达（签定采购合同）：合同到货、入库转入合同管理、采购管理 4、计划完成情况统计 采购查询： 供应商： 供应商档案查询：（包含统计信息：上次付款日期、金额、累计付款金额、应付款 累计、累计采购金额、拖欠交货天数（平均） 供应商物品报价查询 供应商交付情况查询 供应商月统计查询 采购业务：请购单查询 采购单查询 收货单查询 采购用款查询 收货入库查询 订单拖期查询 采购物品： 物品请购情况查询 物品订购情况查询 物品收货情况查询 物品报价查询 物品计划交货情况查询 物品拒收情况查寻 采购员： 采购员月统计查寻 采购员月统计历史 历史查询： 请购单历史查询 采购单历史查询 收货单历史查询 请购情况历史查询 订购情况历史查询 收货情况历史查询 拒收情况历史查询*软件 ERP系统设计文档 采购管理 19 供应商交易历史查询 供应商月统计历史
