1、建设工程合同备案办事指南一、办理对象广州市白云区行政区域内（除市本级负责建设地点跨区建设的市政工程、城市轨道交通工程和原市级审查的历史遗留项目外）建设工程合同主体各方。二、办理条件2013 年 5 月 1 日起, 项目业主发包后应当向建设行政主管部门进行建设工程合同备案，并按规定依法办理申领施工许可证等后续手续。其他单位已签订的施工总承包合同、专业承包合同、监理合同、劳务分包合同可以办理备案。2014 年 2 月 1 日起，已办理竣工结算的施工总承包工程、专业承包工程、工程监理和劳务分包工程，应办理合同结算备案。合同自签订之日起、合同结算自办理完毕之日起 30 日内，须备案。三、所需材料序号
2、材料名称 份数 材料形式 格式 备注合同备案（招标工程）1 合同备案信息 网上填写2合同正本原件（含协议书、通用条款、专用条款、附件） 1 pdf3 承包人中标的投标文件经济标的计价文件 1 zip1工程投标书计价文件封面（须有相关资质的企业和执业人员签章）扫描件、总说明（须有相关资质的企业盖章）扫描件2计价文件：通过计价软件确定造价的，提供计价软件文件及软件导出的XML2.0 文件（通过 excel确定造价的，提供含计算公式的 excel 文件）4 中标通知书 1 pdf5 联合体协议（联合体施工或监理的应提交） 1 pdf6 证明材料 1 pdf有以下两种情况之一的提供：1招标时不需要提供
3、计价文件的，提供经甲乙双方盖章的证明扫描件2合同中发包方或承包方单位名称与中标通知书单位名称不一致的，提供代建合同或工商变更等证明材料扫描件合同备案（非招标工程）1 合同备案信息 网上填写2合同正本原件（含协议书、通用条款、专用条款、附件） 1 pdf3确认的工程量清单报价或施工图预算书及相应计价文件 1 zip1工程预算书计价文件封面（须有相关资质的企业和执业人员签章）扫描件、总说明（须有相关资质的企业盖章）扫描件2.计价文件：通过计价软件确定造价的，提供计价软件文件及软件导出的XML2.0 文件（通过 excel确定造价的，提供含计算公式的 excel 文件）4 联合体协议（联合体施工或监
4、理的应提交） 1 pdf5 证明材料 1 pdf有以下情况的提供：没有计价文件的，提供经甲乙双方盖章的证明扫描件合同变更备案1 合同变更备案信息 网上填写2 履行本合同的相关补充协议正本原件 1 pdf合同结算备案1 合同结算备案信息 网上填写2 结算评审结果通知（或结算确认书） 1 pdf1财政性投资项目应提供财政部门的结算评审结果通知扫描件2非财政性投资项目应提供发承包双方签字盖章确认的结算确认书扫描件3劳务结算需提供发承包双方签字盖章确认的劳务结算确认书扫描件3 工程结算书 1 zip1.竣工结算书封面（须有相关资质的企业和执业人员签章）扫描件、总说明（须有相关资质的企业盖章）扫描件、结
5、算价汇总表（与计价文件相对应）扫描件2.计价文件：通过计价软件确定造价的，提供计价软件文件及软件导出的XML2.0 文件（通过 excel确定造价的，提供含计算公式的 excel 文件） 4劳务公司出具的相对应的劳务发票（劳务结算需提供） 1 pdf合同终止备案1 合同终止备案信息 网上填写2 合同终止协议正本原件 1 pdf3 工程结算书（如已办理结算提供） 1 zip1.竣工结算书封面（须有相关资质的企业和执业人员签章）扫描件、总说明（须有相关资质的企业盖章）扫描件、结算价汇总表（与计价文件相对应）扫描件2.计价文件：通过计价软件确定造价的，提供计价软件文件及软件导出的XML2.0 文件（
6、通过 excel确定造价的，提供含计算公式的 excel 文件）四、窗口流程网上办理，不需要窗口办理。五、办理流程图建设工程合同备案办理流程图六、办理时限申请单位：网上提交申请和材料分管领导：核定系统发出受理通知并分案科室经办人：初验备案申请单位网上打印备案结果科室科长主办：核对系统发出备案结果通知材料不符退案重办不同意条件不符不予受理法定办理期限：5 个工作日 承诺提速时限：2 个工作日 注：办理时限由出具受理通知书后第二天开始计算；如受理时间在工作日 17：30-24：00 的，受理时间从第 2 个工作日起算；办理时限内遇法定节假日的，办理时限顺延。七、办事窗口网上办理工作时间：工作日上午
7、 8:30-12:00，下午 14:00-17:30办理网址：白云区住房和建设局 http:/ “广州建设工程合同备案系统”联系电话：（020）36500116八、收费标准：无九、收费依据：无十、办理依据1 房屋建筑和市政基础设施工程施工招标投标管理办法 （建设部第 89 号令）第四十七条2.广东省建设工程造价管理规定 （广东省人民政府令第 205 号）第十七条、第二十三条3 关于审理建设工程施工合同纠纷案件适用法律问题的解释 （法释200414 号） 第二十一条4.广州市人民政府关于取消调整保留行政审批备案事项的决定 （穗府令 90 号）5.建筑工程施工发包与承包计价管理办法 （中华人民共和
8、国住房和城乡建设部令第16 号）第四条、第十九条6. 广州市人民政府关于调整一批行政审批备案事项的决定 （穗府201414 号）7.广州市人民政府关于将一批市级行政职权事项调整由区实施的决定 （广州市人民政府令第 157 号)十一、备注（一）应发放的备案结果：网上自行打印合同备案表（二）备案说明：1.所有材料在办理地址：白云区住房和建设局http:/ “广州建设工程合同备案系统”2. 所有材料均由承包方填写、上传，发包方确认。1) 上传材料为与原件一致的电子文档。2) 装订成册的材料，封面至目录页以及盖章页、手写页以图片形式按原件顺序嵌入文档，材料内容完整附件齐全（正式出版物不需提交） 。3)
9、 pdf 格式的文档可以通过扫描或以 word 文档直接转换，内容与原件一致。4) 要求正本原件的材料，盖章页均为原件红章扫描，扫描件应清晰易于认读。3.备案的施工合同和劳务合同参照广州市住房和城乡建设委员发布的合同示范文本格式签订。十二、表格下载：无十三、到场次数：0 次十四、常见问题解答（一）在做合同备案工作前，应做好哪些准备工作？答：1. 备案双方分别开通 CA 证书授权，不可共用一个 CA 证书。备案双方请先购买数字证书（CA） 、开通应用授权，已购买数字证书的只需开通应用授权。从 2015 年 12 月 1 日起，系统支持广东数字证书认证中心有限公司（GDCA） 、广东省电子商务认证
10、有限公司（NETCA） 、广州市电子签名中心（广州 CA）三家发放的 CA 证书登陆与办理业务，GDCA 与 NETCA 用户需开通“合同备案”应用授权，广州 CA 用户需开通“市城建”应用授权。2. 合同备案前，电脑需安装 CA 驱动。目前因驱动程序兼容问题，为避免出现系统冲突的情况，GDCA、NETCA 的驱动与广州CA 的驱动不可在同一台电脑中安装。3. 合同备案前，发承包双方务必使用 CA 登陆填写企业信息。网址：http:/ CA 证书授权时由授权单位统一填写，不可自行修改，请备案人即时检查企业信息。若发现该两项信息填写有误，请和授权单位联系解决。施工企业、监理单位务必在企业信息中完
11、整填写资质等级以及其他信息。4. 发包方按广州市建设工程编码登记工作指引取得工程编码。请登陆广州市建筑市场监督管理平台，进入项目编码及信息登记系统，在办事指引栏目内查看广州市建设工程编码登记工作指引 。 （广州地区建设工程项目编码及信息登记系统 http:/ 点击办理地址：白云区住房和建设局 http:/ “广州建设工程合同备案系统”进入合同备案界面，阅读位于左上方的办事指南操作指引 上传材料明细及要求 。6. 承包方备案前向发包方取得项目编码、工程编码及发包方 CA 单位编号；按上传材料明细及要求所列材料清单准备符合格式要求的材料（可视合同情况补充） 。1) 项目编码、工程编码相关信息可在广
12、州市建筑市场监督管理平台“最新完成报建列表”中核对。 （广州地区建设工程项目编码及信息登记系统 http:/ 发包方开通合同备案授权并完成企业信息登记后，凭 KEY 登陆企业信息核对并提供单位编号给承包方。3) 上传材料文件名称应简明扼要，与文件内容相符，文件名不带“*” 、 “#”等特殊字符。7. 工程信息应由熟悉项目情况的技术人员预填写后交备案经办人网上填报。此信息由授权单位填写、修改此信息由授权单位填写、修改（二）在填写备案表的立项信息与合同信息内容时，应注意哪些问题？答：1. 立项信息1) 项目编码与广州市建筑市场监督管理平台登记一致；2) 项目名称、证书编号与立项文件一致。2. 工程
13、编码1) 工程编码与广州市建筑市场监督管理平台登记一致；2) 工程名称、工程地点填写与规划许可文件一致（见监管平台查询页面下方的附件） 。3. 合同信息1) 招标方式、招标控制价（监理服务收费）与招标文件一致；2) 中标价、中标通知书编号、中标通知书发放时间与中标通知书一致；3) 其他信息与合同一致，合同已明确的按合同填写，合同中未明确的不填写；4) 系统中同一项目编码、工程编码的，其项目名称、工程名称会引用到相应的监理、专业承包合同中，故只填写工程，名称中不要出现“总承包施工” “专业承包施工” “监理” “劳务”等字样。4. 合同中未明确事项的处理1) 项目经理、项目总监可为空；2) 开工
14、时间、竣工时间可为空；3) 合同工期可为空；4) 建安工程费、人工费、安全文明措施费可为空；5) 注意：建安工程费单位为“元” ；6) 监理合同备案，建安工程费部分填写合同计费额或投资额。5. 合同名称1) 合同有具体名称，按合同填写； 2) 如无明确则参考“协议书中合同工程名称+合同类型”填写，如：工程名称：大厦 监理合同备案：大厦监理合同3) 变更、补充、终止合同名称建议采用“原合同名称变更（补充）协议” 、 “原合同名称终止协议”形式。6. 工期一栏填写数值，默认单位为“天” ，如合同工期为“月”的请换算为天数。7. 工程概况、监理范围请填写合同条款号或页码并摘抄具体内容。8. 工人工资
15、支付专用帐号的条款：需填写“页数或所在条款” ；工程进度款中的工人工资款比例：需填写“占比数” ；支付期限：需填写“页数或所在条款” 。（三）问题处理1. 上传时如弹出 ，请点击确定再上传。2. 退案项目只需要对不符合要求的材料进行补正。1) 承包方在待办合同中找到退案项目。2) “编辑”为修正工程编码、发包方单位编号、上一级案件编号。3) “备案”为表单信息及上传材料修正。3. 合同范围包括多个工程编码的内容如何办理？1) 合同应明确直观反映包含各工程编码的工程内容。2) 以其中一个工程编码新建项目，于表单“合同内容对应的其他工程编码” 逐一填写其他工程编码及其对应的工程名称。但是，各个工程
16、编码对应的项目分别进行招投标的情况须分别备案，合同金额应与中标金额一致。例：合同内容对应的其他工程编码20130000000001，工程20130000000002，工程20130000000003，工程4. 合同变更备案，工程概况中应简要说明变更事项、变更原因、变更前、后情况，如：工期变更，因发包方未能按合同约定时间提供场地，原工期 300 天，变更后增加 30 天。5. 劳务合同、专业分包合同备案表的“上一级合同信息”如何填写。1) 建议备案人办结施工合同备案后再办理劳务合同、专业分包合同备案。2) 劳务合同、专业分包合同的上一级合同为施工（总承包）合同。3) 上一级合同信息由劳务合同、专
17、业分包合同发包方填写，填写要求如下： 上一级合同已办结的，只需正确填写办结的施工合同备案号，系统将自动带出相应的信息。 上一级合同未办结的，填写“案件编号”以外的其他信息，发包方为项目业主，即施工合同的发包方。（四）什么情况下办理合同的补充变更、终止和备案表信息点修正1. 变更、补充、终止合同名称建议采用“原合同名称变更（补充）协议” 、 “原合同名称终止协议”形式。2. 合同主体、标的变更不应以变更形式办理，应先办理终止、再按新合同进行备案。3. 补充变更协议备案。1) 填写信息时，视办理需求勾选（可多选）：原合同内容变更；原备案表信息点修改；诚信评价合同金额变更。2) 原合同内容变更： 涉及合同内容的，上传相关变更补充合同等材料。 合同金额变更的，需要上传与变更金额相符的计价文件扫描件及计价软件文件。3) 原备案表信息点修正： 上传备案表信息点修正申请 （指的是原合同名称） ， 申请载明原合同名称、案件编号、需要对哪个信息点修正、修正原因、申请修正的内容，双方盖章及电子章。 合同名称：填写申请的具体名称。 变更补充情况：填写申请摘要。
