1、 文件编号规范XXXX 公司2013 年 7 月1 / 61. 目的确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。2. 使用范围适用于编号管理和需受控的公司文件，包括：2.1 公司对外文件公司对外文件包括公司在对外经营的各个环节中，由我司起草、编写，或来源于他方但经我司增删、修改，并以我司名义发送给其它组织机构、公司或企事业单位的重要文件和资料。对外文件由各职能部门起草文稿，经总经理审核批准后，由行政部统一编号后分发执行。 2.2 公司内部文件2.2.1 制度、规范、程序公司内部各项制度、规范、流程由各职能部门起草相关标准，经总经理审核会签，总经理批准后，
2、由行政部统一编号、盖章后分发执行；2.2.2 商务类 商务类文件，包括但不限于合同、标书、报价书、商业计划书等。公司对外签订的非经济类合同由各职能部门起草，经济类合同（如采购合同、销售合同）采用统一模板，经总经理审核批准后，由行政部统一编号盖章后执行； 2.2.3 技术文件 技术类文件：是指在公司的设计、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料，包括项目解决方案、产品说明书、安装维护日志、专利相关技术资料、研发资料等技术文件由各职能部门起草，经总经理审核、董事长批准后，由行政部统一编号（盖章）后执行； 2.2.4 HR 文档 2 / 6与 HR 有关的各类申请表、信息表、考核表或
3、文件等（不包括劳动合同）由人事部门起草，经总经理审核批准后，由行政部统一编号（盖章）后执行； 2.2.5 一般事务性文件其他需要编号管理和控制的一般事务性文件，如会议纪要、项目周报、授权文件/证书、行政管理费用统计表等由行政部负责汇总并统一编号。2.3 外来文件公司对外文件包括公司在对外经营的各个环节中，由其它组织机构、公司或企事业单位发送给我公司的各类文件和资料。3. 编号规则3.1 公司对外及内部文件编号原则- -()()-() 外版本编号 行业代码及项目简称流水号文件类别YYMM公司名称英文缩写注：未加括弧的项目为公司文件编号的基本构成部分，加括弧的项目为可选项公司名称英文缩写：ABCY
4、YMM：YY 代表年份最后两位数字，如 13 表示公元 2013 年；MM 表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如 03 表示 3 月。文件类别：参见本章 3.33 / 6文 件 流 水 号 ： 指 同 类 文 件 的 排 列 顺 序 号 ， 不 分 年 份 ， 接 上 年 序 号 编 排 。 用 3位 数 字 表 示 ，不 足 三 位 数 的 ， 采 用 补 “0”的 方 式 补 充 。特 殊 情 况 处 理 ： 编 号 后 文 件 撤 销 的 ， 当 年 发 生 的 ， 空 出 的 号 ， 在 为 新 文 件 编 号 时 补上 ； 跨 年 度 的 ， 空 号 不 再 填 补 。文 件 印
5、 发 后 发 现 错 误 ， 需 要 重 印 的 ， 仍 使 用 原 文 号 。 在 重 印 的 文 件 上 标 明“前 文 作废 ”。 编 号 当 中 遗 漏 号 ， 并 且 在 当 年 发 现 的 ， 用 新 的 文 件 替 补 ； 次 年 发 现 的 ， 不 再 填 补 。行业代码及项目简称：a) 行业代码参见本章 3.4；b) 项目简称，根据每个项目名称按约定俗成的方式编写，以小写英文字母表示，最多不超过 3 个字母。C) 如果文件跟项目无关，此项可审略。版本编号：参见本章 3.5，此项为可选内容，不需要版本编号的文件可省略此项。外：代表对外发送的公司文件，为可选项。3.2 外来文件编
6、号原则外来文件结构为：ABCE Fr YYMM FT SSNE：External，应用于所有外来文件Fr：文件来源的公司英文名称简写YYMM：YY 代表年份最后两位数字，如 13 表示公元 2013 年；MM 表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如 03 表示 3 月。FT：文件类别，参见本章 3.3SSN: 文件流水号，参见本章 3.1 中关于文件流水号的解释。3.3 文件版本编号3.5.1 文件版本号定义非技术类文件的完全版本号定义可为两项：.，如 1.0; 技术类文件的完全版本号定义分三项：, 如 1.0.0。4 / 63.5.2 文件版本编号标准起草版本的编号为 0.1, 0.2,
7、0.3, ., 0.10。版本编号可以根据文件需要延伸到若干层，例如， 0.1, 0.1.1, 0.1.1.1.一旦文件定稿，初始版本号即更改为 1.0。 版本编号不断变化为： 1.0, 1.1, 1.2, ., 1.10。文件可以根据需要将版本编号晋升为 2.0, 2.1, 2.2 等。3.5.3 版本变更依据原则3.5.2.1 主版本号修改规则当文件内容进行了重大修改或局部修订累积较多，而导致文件整体发生全局变化时，或功能模块有大的变动，比如增加多个模块或者整体架构发生变化时，主版本号加 1；3.5.2.2 子版本号修改规则和主版本相对而言，次版本号的升级对应的只是局部的变动。当局部的变动
8、造成了功能上有大的改进或增强，或改动造成程序和以前版本不能兼容，或者对该程序以前的协作关系产生了破坏。主版本号不变，子版本号加 1，修订版本号复位为 0；3.5.2.3 修订版本号修改规则文件内容只进行了少量局部修改或修正，比如格式、文字、标点符号或 bug 的修正，对项目的整体或部分结构、功能和性质不产生任何影响，主版本号和子版本号不变加，修订版本号加 1，当修订版本号为 0 时，可忽略不计。3.5.2.4 其他说明当文件定稿形成初始版本后，即从 V1.0 开始，变更版本时，需由文件修改人在【修改历史记录】之对旧版本增删改情况摘要一栏中填写内容变更的章节号和变更的简要内容，同时注明发布人和发布日期。4. 编号管理 该规范的修改、解释权、监督权归行政部所有。 合同协议由行政人事部统一编制管理。5 / 6 对内、对外的发文统一由行政部编制和管理。
