1、第五章 Word、Excel、PowerPoint综合实战,本章综述本章主要介绍Office 2003办公软件中Word 2003、Excel 2003以及PowerPoint 2003等应用程序的高级用法及相互之间的调用，这些功能属于Office的高级功能，利用他们可以提高办公效率。,5.1 Word、Excel、PowerPoint的相互调用技巧,Office套件中各个应用软件间存在着互动关系，由于采用了对象链接与嵌入（OLE）技术，使得各个应用程序之间可以相互传递信息共享数据资源，还可以为应用程序创建其他程序的对象，双击对象可以启动相应的应用程序进行编辑，使得操作灵活，功能更强。,5.1
2、.1 在Word中插入Excel表格与图表,Word和Excel是我们在日常工作中经常使用的软件，在实际工作中，如果能熟练地将二者配合起来，发挥它们各自的长处，会取得事半功倍的效果。 例如：要写一篇关于学期成绩的分析报告，可在Word中编辑文本内容，然后在合适位置嵌入已经制作好的Excel成绩表格。在Word中嵌入已有的Excel工作表的方法很多，各具特点，可根据具体情况而选用。下面分别介绍：1利用“复制、粘贴”命令来嵌入表格此种方法插入的表格内容为Word文档中的普通表格，且与Excel脱离了关系。其操作如下：1）打开Excel工作表，选定要嵌入的对象。2）选择【编辑】|【复制】命令，将选中
3、的对象复制到“剪贴板”中如图5.1所示。,图5.1将选中的对象复制到“剪贴板”,3）切换到Word文档中，定位插入点，然后选择【编辑】|【粘贴】命令即可。 2利用“选择性粘贴”命令来嵌入表格利用此方法插入表格后，双击插入的表格可进入Excel编辑状态，并可以在其中进行编辑，但原Excel工作表中的数据如有改变，对Word中嵌入的表格不会产生影响。其操作步骤如下：1）打开Excel工作表，选定要嵌入的对象。2）单击“常用”工具栏中的“复制”按钮，将选中的对象复制到“剪贴板”中。3）回到正在编辑的Word文档中，定位插入点，选择【编辑】|【选择性粘贴】命令如图5.2所示。,图5.2 “编辑”菜单中
4、的“选择性粘贴”命令。,4）打开“选择性粘贴”对话框，选择“粘贴”单选框，表示将对象嵌入Word文档中。在“形式”列表框中选择“Microsoft Excel工作表对象”选项，表示粘贴的内容可以用Excel工作表来编辑它，最后单击“确定”按钮，如图5.3所示。,图5.3 “选择性粘贴”对话框,3利用插入对象的方法来嵌入表格此种方法表格一旦嵌入后，双击插入的内容可进入Excel编辑状态。而如果对原Excel工作表中的数据进行修改，Word中嵌入的表格也随之改变。 1）打开正在编辑的Word文档，首先定位光标，然后选择【插入】|【对象】命令，如图5.4所示。,图5.4 “插入”菜单中的“对象”,2
5、）打开“对象”对话框，选择“由文件创建”选项卡，在“文件名”框中输入Excel工作表所在位置，或按“浏览”按钮进行选择，如图5.5所示，。,选中“链接到文件”复选框，可使插入内容随原Excel表格中的数据的改变而改变，最后单击“确定”按钮。3）适当调整表格显示内容的位置。,图5.5 word文档中“对象”对话框,4将Excel图表插入到Word文档中Excel的图表插入到Word文档中的操作方法如下：1）在Word中选择【插入】|【对象】，打开“对象”对话框，如图5.6所示，在该对话框中单击“新建”选项卡，在“对象类型”列表框中选“Microsoft Excel图表”，单击“确定”按钮即可把一
6、个Excel缺省图表插入到Word文档中。,图5.6 “对象”对话框,图5.7 Excel缺省图表,2）如果要修改图表的数据，可单击图5.7中Sheet1的工作表标签，切换到如图5.8所示的表格，修改工作表中的数据后，就会为如图5.9所示的图表。,图5.8 插入的缺省表格,图5.9 修改数据后的图表,如果要将已经编辑好的图表插入到Word文档中，只需在图5.6的打开“对象”对话框中，选择“由文件创建”选项卡，单击“浏览”按钮浏览到图表文件后，单击“确定”按钮即可。另外可以利用剪贴板的功能，在Word文档中插入Excel图表，其方法是：启动Word和Excel，在Excel中选中已经编辑好的图表
7、，选择【编辑】|【复制】命令。然后切换到Word窗口，将光标移到插入点位置，选择【编辑】|【粘贴】命令。即可将Excel图表插入到当前Word文档中。,5.1.2 PowerPoint中插入Excel表格、图表与图形,在PowerPoint中插入Excel表格时，经常要求PowerPoin演示文稿中的数据必须与Excel工作表中的数据保持一致，下面介绍有关的操作内容。 1在PowerPoint中插入Excel表格在Excel工作表中，选定包含公式的单元格，然后将其复制。切换到PowerPoint中，选择【编辑】|【选择性粘贴】命令，如图5.10所示。在弹出的对话框中，选中“粘贴链接”单选框，然
8、后按“确定”按钮如图5.11所示，就会被粘贴为链接的对象。此时，原始信息还保存在Excel源文件中，在PowerPoint目标文件演示文稿中显示的是链接信息的映象，保存的只是原始数据的位置。这时如果更改Excel源文件中的原始数据，连接信息将会自动更新。如果要更改嵌入对象，双击该对象即可在Excel源应用程序中打开并编辑数据。,5.10 “编辑”菜单 5.11 “选择性粘贴”对话框,如果在“选择性粘贴”对话框中选择了“粘贴”中的选项，那么被复制的内容是以文本的形式出现在演示文稿中，更改Excel中的原始数据并不影响PowerPoint中表格的内容。当然，有时候想链接的不只是一两个数据，而是整个
9、工作表，可以使PowerPoint目标文件中的数据表与Excel源文件保持一致，那就是利用插入对象来实现。方法是选择【插入】|【对象】命令，如图5.12所示。然后在图5.13种选择“由文件创建”单选框，单击“浏览”按钮查找所需的工作表文件名，然后选中“链接”复选框，单击“确定”按钮，整个工作表就被链接过来了。现在如果修改Excel源文件数据，PowerPoint中表格的数据也随着变化。,图5.12 “插入”菜单 图5.13 “插入对象”对话框,如果要在其它计算机上放映演示文稿，而演示文稿中又链接了Excel工作表，那必须将该工作表随演示文稿一起复制到该计算机中，且路径还须相同，否则就不能打开和
10、编辑工作表。 如果Excel工作表的数据已经固定了，在PowerPoint中就没有必要再链接工作表了，现在选择原来所链接的工作表，单击“编辑”菜单上的“链接”命令，如图5.14所示。,图5.14“编辑”菜单上的“链接”命令,打开“链接”对话框，如图5.15所示，选择原来所链接的文件，单击“断开链接”按钮，单击“关闭”按钮返回。此时PowerPoint中所看到的数据表是一个图形对象，而不再与源数据有任何关系了。,图5.15 “链接”对话框,2在PowerPoint当中创建和插入图表在Excel一节中讲到图表可以更加直观的反映数据间的各种关系，帮助用户分析表格数据。在演示文稿中使用图表可以帮助讲演
11、者给听众一个直观的视觉效果。图5.16所示是在PowerPoint中作出来的几种图表。,图5.16 PowerPoint中图表,在PowerPoint中插入图表可以通过选择【插入】|【图表】命令或单击工具栏中的“插入图表”按钮直接插入图表。这时就进入了图表编辑环境，Graph的菜单和工具栏取代了PowerPoint的菜单和工具栏，只有标题栏没有变，如图5.17的图标编辑窗口。,图5.17 图表编辑窗口,单击“数据表”窗体，如图5.18所示，用户可以在其中直接编辑图表数据。 在图5.18数据表的活动单元格中输入数据，原有的数据就被替代了。数据改变后图表也随着变化。数据表的第一行和第一列是标题，可
12、以直接修改。单击其中一个单元格，然后输入修改值就行了。如果想添加列或行，直接在空白的列或行中输入标题和数据就可以了。如果要删除列数据，例如要删除第一列，可以用鼠标右键单击第一列列标题栏，在打开的快捷菜单中选择“删除”命令；如果要删除行数据，可用鼠标右键单击相应行标题栏，在打开的快捷菜单中选择“删除”命令。图表会随着数据的变化而变化。,图5.18 数据表,为图表添加标题。关闭数据表，选择【图表】|【图表选项】命令。在打开的对话框中选择“标题”选项卡，在“图表标题”文本框中输入标题，如图5.19所示，最后“单击”确定”按钮即可。,图5.19 “图表选项”对话框,柱形图是默认的图表类型，用户可以根据
13、需要修改图表的类型。方法是，单击工具栏中的“图表类型”下拉列表框 。从列表中选择“折线图”，当前图表就变为折线图，如图5.20所示。此外，还可以详细地改变图表类型，选择【图表】|【图表类型】命令，在打开的“图表类型”对话框选取一种图表类型，这时右面还会列出子图表类型。图标类型有XY散点图、面积图、股价图，种类很多。可根据数据的特点，选择相应的图表类型。,，从列表中选择“折线图”,图5. 20 折线图,此外，设置图表格式还有更简单地方法，既是把鼠标直接移动到图表中想要编辑的地方，这时就会出现光标处的名称，双击鼠标，就可以打开关于该区域的设置对话框了。如果要调整数据序列，直接单击工具栏中的“按行”
14、或“按列”按钮。“按行”就是按数据表中的行序列制作图表，“按行”就是比较每个季度各地区的销售量，“按列”就是比较每个地区在各个季度的销售量。图表调整好后，单击一下图表外的任意位置，就退出图表编辑环境，返回到PowerPoint中了。如果想了解详细的图表操作，可以参考第3章里对图表更详细的介绍。,3PowerPoint中绘制图形幻灯片都是由各种对象组成的，如线条、图形、图片和图表等都是组成幻灯片的对象。使用对象的好坏，直接影响幻灯片的整体效果。PowerPoint不但具有功能齐全的绘画和图形功能，还可以利用三维和阴影效果、纹理、图片或透明填充以及自选图形来修饰文本和图形。配有图形的幻灯片不仅能使
15、文本更易理解，而且是十分有效的修饰手段，利用系统所提供的绘图工具，可以使你的愿望在演示文稿中得到最佳体现，从而创建出一流的演示文稿。要想绘制图形就要用到“绘图”工具栏，“绘图”工具栏在屏幕的下部，工具栏上的按钮很直观，用起来也很简单、方便，见图5.21所示。,图5.21 “绘图”工具栏,1）基本绘图单击“直线”按钮，把鼠标指针移到幻灯片窗口中，光标变成了“十”字型，在直线起始位置按下鼠标并沿着某一方向拖动，就会有一根直线沿鼠标指针拖动的方向出现在屏幕上，当拖动到预定位置后，松开鼠标，直线就画出来了，光标也恢复为箭头形状。如果对刚才画的直线不满意，想把它变长一点儿的话，就把鼠标指针定位到直线的一
16、个端点上，当指针变为双箭头时，按下鼠标左键并拖动这个点，这时直线的长度和方向都有变化，当达到预想效果时，释放鼠标，直线就改完了。利用同样的操作方法可以画箭头、矩形和椭圆，比如想画一个椭圆，单击“绘图”工具栏上的“椭圆”按钮，再按下鼠标拖动，椭圆就画出来了。如果想画圆要按Shift键，再用同样方法画椭圆，出来的就是圆形。用同样方法，可以利用矩形按钮画正方形，如图5.22所示。,图5.22绘制图形,在“绘图”工具栏中有线型、虚线线型和箭头样式三个按钮，单击它们都可以打开一个下拉列表框，从中选择线的粗细大小、虚线型式、箭头的方向和形状等，要改变所画图形的样式，可以先选中它然后改变线型，如选个6磅粗的
17、线，再选条虚线，线形就改变了如图5.23所示的形状。,图5.23 图型线型的改变,下面介绍移动图形。移动图形有两种方法，一是把光标放在图形上，等它变成四向箭头时，用鼠标拖动到适当的位置，还有一种方法是先选中它，按方向箭头键操作，要是想调得更细，就按住Ctrl键，然后再按相应的方向箭头键，这时可以细微地调整对象的位置。如果想更精确地调整对象的位置，可以选中图形，右击鼠标选择“设置自选图形格式”命令，如图5.24所示，弹出“设置自选图形格式”对话框，在这里可以精确地设置图形的颜色和线条、尺寸、位置等，如图5.25。,图 5.24 移动图形选中对象快捷菜单,图5.25 “设置自选图形格式”对话框,选
18、择“尺寸”选项卡，在“高度”、“宽度”、“旋转”微调框中输入指定的数值，如图5.26所示，单击“确定”按钮即可。,图5.26“尺寸”选项卡,除了基本的画图方式，系统还提供了绘制“自选图形”。方法是单击“自选图形”按钮，可以看到里面有各种图形供选择，如果这些自选图形还不够，可以选择“其他自选图形”命令（如图5.27所示），就可以在弹出的“剪切画”任务窗格中选择满意的自选图形。,图5.27 “其它自选图形”窗口,2）图形的填充、组合 如果想改变图形颜色点一下“填充颜色”按钮旁的下拉框，然后选取淡蓝色如图5.28所示。其实图形中不但可以填充各种颜色，还可以填上效果。方法是在弹出的下拉框中选择“填充效
19、果”命令，选取“单色”填充效果如图5.29所示。,图5.28 选择填充颜色 图5.29 填充效果,不但图形的方框里面可以填上任意效果，就是图形的框线本身也可以改换颜色和线型。方法是单击“线条颜色”按钮，改变图形的框线颜色即可。,在图形里还可以写文字。方法是，右击选中图形，在弹出的菜单中，选择“添加文本”命令，然后在图形里输入“工艺流程”，如图5.30所示。给图形对象添加文本还有一个快捷的方法，保持图形处于选择状态，按一下F2，就可以输入文本了。,图5.30 给图形添加文字,图形还能设置阴影和三维效果，方法是，选取一个图形。在“绘图”工具栏中，单击“阴影”按钮 ，从中选取一种阴影形式，图形就带阴
20、影了。如果想让图形变成立体的，就单击“三维效果”按钮 ，选择一种三维效果，图形成为立体的了，如图5.31所示。,图5.31 给图形添加阴影和三维效果,当绘制了多个图形后，有时还需要将几个图形组合为一体，以便整体地移动、复制等操作。如果要将图形组合成一体，可以选中它们，如图5.32所示，然后单击“绘图”工具栏中的按钮，在弹出的菜单中，选择【组合】命令，所选图形即被组合成一个图形了。,图5.32 图形组合,如果要调整其中的某一个图，或是想取消组合的图形，可以用鼠标右单击组合的图形，选择【组合】|【取消组合】命令即可。图形就被拆开了。如果改了一个图形后，想再把这些图形组合起来，就不用再把它们全选上了
21、，只需右击其中一个图形，在弹出的菜单中，单击右键，选择【组合】|【重新组合】命令即可。 4图片的效果处理在PowerPoint中插入剪切画后，可以对插入的剪贴画进行颜色调整，方法是，选中剪贴画，单击右键快捷菜单中的“显示图片工具栏”，如图5.33所示。单击“图片重新着色”按钮，弹出一个对话框，可以将颜色按自己的想法随意修改，如图5.34所示。,图5.33图片工具栏,图5.34 “图片重新着色”,在“图片”工具栏中，按钮 是进行“图像控制”的，可以把图片变成“灰度”、“黑白”、“冲蚀”（即水印）等效果，利用它可以把剪切画变成水印效果，作为背景图案。在幻灯片中还可以把GIF插入动画文件，但GIF图
22、片文件是在幻灯片放映时才会动的，如果以Web页发布演示文稿并在Web浏览器中进行查看，GIF图片也会动起来。可以对插入到PowerPoint的GIF图片进行缩放、移动等操作。但要注意，不能在PowerPoint中使用“图片”工具栏对GIF图片进行裁剪或填充、边框、阴影和透明度等设置。如果要编辑GIF只能在专业的图像编辑程序中修改，然后再在幻灯片中插入文件。,5.1.3 Word表格与Excel表格之间的直接转化,Word与Excel应用软件间同样可以相互传递信息共享数据，而两者间的数据传递以表格数据最为常见，下面分别介绍将Word表格嵌入Excel文件、将Excel表格链接至Word文档方法。
23、“嵌入”就是将其他软件制作的内容（对象），直接粘贴到当前软件工作区中，形成文档的一部分。将Word表格以嵌入方式导出至Excel文件，就是采用复制粘贴的方法，将Word制作的表格粘贴到Excel中，形成Excel的表格内容，操作步骤如下： （1）打开要导出其表格内容的Word文档，选中表格内容并把它复制到剪切板中。 （2）打开或新建一个需要插入Word表格内容的Excel工作表。 （3）选中Excel中需要导入内容的表格区域左上角第一个单元格，单击工具栏中的粘贴按钮即可。采用上述方法粘贴的表格与原表无关。如果需要Word文档中的表格内容跟踪Excel表格内容，即实现Excel表格内容与Word
24、表格内容的链接。则需要选择【编辑】|【选择性粘贴】命令，弹出如图5.35的对话框，选中“粘贴链接”单选框，选择粘贴的方式为“Microsoft Word文档对象”，单击“确定”按钮即可。,图5.35“选择性粘贴”对话框,5.2 综合实战案例一：毕业实习论文,论文的排版是让许多人头疼的问题，尤其是论文需要多次修改时更加令人头疼。本节将介绍一些用Word排版论文的技巧，让论文排版更加方便和轻松。这些技巧不只在论文写作中可以使用，在写其他文档时也可以使用。 5.2.1 案例分析这里以制作一篇几十页的长文档为例，这份论文要求使用16开纸；每页打印25行，每行30个汉字。要有封面和目录；单面打印；除封面
25、和目录外，每页的页眉有题目；页码一律在页面底端的右侧，封面和目录没有页码，目录之后为第1页。,5.2.2 操作重点与难点,1设置页面将论文的整体格式预先定义好，才有可能在以后的编排中改动最少。毕业论文撰写规范通常会规定页边距、装订线、纸向、纸型、页眉和页脚的距边界距离以及文章的行间距等这些都是在“页面设置”中进行设置的。 选择【文件】|【页面设置】命令，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，如图5.36所示。,图5.36“页面设置”对话框,通常纸张大小都用A4纸，所以可采用默认设置。有时也会用B5或16开纸，只需从“纸张”的选项卡中选择相应类型的纸即可。 在“页面设置”对话框中选择“文档
26、网格”选项卡，如图5.37所示。,图5.37 “文档网格”选项卡,选中“指定行和字符网格”，在“字符”设置中，16开纸张默认为“每行32”个字符，可以适当减小，例如改为“每行30”个字符。同样，在“行”设置中，默认为“每页32”行，可以适当减小，例如改为“每页25”行。这样，文字的排列就均匀清晰了。,2样式设置论文对格式一般都有一定的基本要求，也就是行文要“规范”，即文章各个段落有其固定的格式，从而使得整个文体具有相对固定的风格。为统一文体风格，在同一篇文章中相同级别的段落应当具有相同的修饰风格。将修饰某一类段落的参数（包括：字体、字号、对齐方式等）组合，赋予一个特定的段落格式名称，就称为“样
27、式”，也称为“段落格式”。 样式是指一组已经命名的字符和段落格式。它规定了文档中标题、题注以及正文等各个文本元素的格式。用户可以将一种样式应用于某个段落，或者段落中选定的字符上。所选定的段落或字符便具有这种样式定义的格式。Word 2003本身自带了许多样式，称为内置样式。但有时候这些样式不能满足用户的全部要求，这时可以创建新的样式，称为自定义样式。内置样式和自定义样式在使用和修改时没有任何区别。但是用户可以删除自定义样式，却不能删除内置样式。 （1）“点名法”设置“样式”打开Word应用程序，选择【视图】|【工具栏】菜单，弹出其下一级级联菜单，单击“格式”命令可以显示或隐藏“格式”工具栏。通
28、过“格式”工具栏中的“样式”下拉列表框可以查看或修改段落格式。所谓“点名法”设置“样式”主要是利用鼠标，首先单击选中要修饰的段落，再单击工具栏上的“样式”下拉列表框中相应的“样式”名来完成段落的修饰。,（2）“格式刷”复制“样式”利用“格式刷”可以快速复制选定的文字修饰参数，包括选定的段落的样式。拖拉（或单击）选择 被复制的文字（或段落），单击工具栏中的“格式刷”按钮，然后拖动选择被修饰的文字（或单击被修 饰的段落）就可以实现格式的快速复制。 3插入页眉和页脚页眉和页脚是打印在文档中每页的顶部（页眉）或底部（页脚）的文字或图形。在Word中，可 以建立非常复杂的页眉或页脚，其中不仅可以包含页码
29、，而且可以包含日期、时间、文字或图等。创建页眉和页脚选择【视图】|【页眉和页脚】命令，出现如图5.38所示窗口，在该窗口中，用一个虚线框表明 页眉区或页脚区，并显示“页眉和页脚”工具栏。,图5.38 创建页眉和页脚窗口,单击“在页眉和页脚间切换”按钮可切换到页脚区；单击“显示隐藏文档文字”按钮可以显示或隐藏文档文字；如果要插入页码、日期或时间，可单击“页眉和页脚”工具栏中的相应按钮。在页眉和页脚区输入相应的内容并进行所需的格式设置后，单击“页眉页脚”工具栏中的“关闭”按钮即可完成页眉和页脚的设置。 2）在首页和奇偶页上创建不同的页眉和页脚Word允许在文档的奇数页和偶数页设置不同的页眉和页脚，
30、或者在文档的第一页上创建一种页眉或页脚，而在其他页上创建另一种页眉或页脚。其操作如下：（1）选择【视图】|【页眉和页脚】命令，出现页眉区和“页眉页脚”工具栏，单击“页眉和页脚”工具栏中的“页面设置”按钮，打开“页面设置”对话框并选择“版式”标签，如图5.39所示。选择“奇偶页不同”或“首页不同”复选框，然后单击“确定”按钮。,图5.39 在首页和奇偶页上创建不同的页眉和页脚,（2）单击“页眉和页脚”工具栏中的“显示前一项”或者“显示下一项”按钮，移到文档的首页页眉或页脚中，创建要显示在首页上的页眉或页脚。如果不想在首页上显示页眉或页脚，可以清空页眉区或页脚区。单击“页眉和页脚”工具栏中的“显示
31、下一项”按钮或者“在页眉和页脚间切换”按钮，移到页眉区或页脚区，然后创建要在文档或节的奇偶页上显示的页眉和页脚，单击“页眉页脚”工具栏中的“关闭”按钮。,4Word中节的作用 如果整篇文档采用统一的格式，则不需要进行分节；如果想在文档的某一部分中间采用不用的格式设置，就必须创建一个节。节可小至一个段落，大至整篇文档。节用分节符标识，在普通视图中，分节符是两条横向平行的虚线。Word将当前节的文本边距、纸型、方向以及该节所有的格式化信息存储于分节符中。 当要改变部分文档中的某些元素时，就可以创建一新节。如： 垂直对齐文本的方式。 页码的格式和位置。 报版样式的栏数。 页眉与页脚的文本、位置和格式
32、。 页边距、纸型、页面方向。 背景、主题等。 插入分节符步骤如下： （1）光标移到需要插入分节符的位置。 （2）选择【插入】|【分隔符】命令。 （3）单击【分节符类型】下的分节符类型的单选项按钮，如图5.40所示。,分节后，可以根据需要，为只应用于该节的页面进行设置。由于在没有分节前，Word自动将整篇文档视为一节，故文档中的节的页面设置与在整篇文档中的页面设置相同。只是注意要将“应用于”后面的列表框中选择为“本节”即可，如图5.41所示。,图5.41 word 页面设置和节的使用,分节后的文档可以为该节设置不同的页码格式，还可以为该节的页码重新编号。分节后可以为该节设置新的页眉或者页脚，而不
33、影响文档中其他部分的页眉和页脚。,5.2.3 操作技巧,1高级输入功能在Word应用程序中编辑文档时，Word应用程序提供了一些文档输入高级功能，比如对错误的词组、符号给出错误提示，提供修改意见；对输入过程中的习惯性错误自动进行更正；设置自动图文集进行快速录入，提高工作效率。1）错误处理Word可以识别的常规性错误主要分为两类：拼写错误与语法错误。在使用Word的过程中，输入相应的文字，有时发现一些词组或符号的下面出现红色或是绿色的波浪线。这正是Word自动为用户检测到的拼写错误（红色波浪线）或语法错误（绿色波浪线）。在出现错误的对象上单击鼠标右键，会弹出快捷菜单，并提示更改建议。单击快捷菜单
34、中正确的建议即可替换错误的内容，如图5.42所示。 对于不需要更正的对象（比如说没有被Word收录的新名词），不希望Word提示错误，单击“忽略”菜单即可。,图5.42 校对识别的错误 图5.43“自动更正”功能扩展应用,2）自动更正以使用“自动更正”为一些固定的长词或长句，设置缩写输入。具体操作步骤如下： （1）启动Word（任意一个文档窗口均可）。 （2）选择【工具】|【自动更正】命令，弹出相应对话框。 （3）在“自动更正”对话框中的“自动更正”选项卡内，单击“替换”框，在其中键入要替换的缩写内容如“gzjxk”；在“替换为”框中键入替换后的内容“高职教学科”。见图5.43所示。（4） 单
35、击“添加”按钮，再单击“确定”按钮就可以完成缩写设置（在这里将“高职教学课”设置成了缩写“gzjxk”）。如果需要删除已经设置的缩写，可以参照上述步骤（1）、（2），然后在列表中选中要删除的缩写，单击对话框中的“删除”按钮。,2自动翻页当在Word中阅读一篇较长的文章时，可以让Word自动翻页。在Word中打开要阅读的文章，选择【工具】|【宏】|【宏】命令。在弹出的对话框中，在“宏的位置”下拉框中选择“Word命令”，然后在“宏名”的列表框中选择“AutoScroll”并单击“运行”按钮，如图5.44所示。,图5.44 设置宏,现在，鼠标指针会自动跳到右边的滚运条上，指针在滚动条的上半部，则向
36、上翻页，在下半部则向下翻页，放在中部则暂停翻页，要关闭自动翻页功能，只要随便点一下鼠标即可。如果经常使用此功能，可将它添加到工具栏中，选择【工具】|【自定义】命令，选择“命令”选项卡，在“类别”中选择“所有命令”，然后从“命令”框中将“AutoScroll”拖到工具栏上，此时工具栏上就出现了“自动滚动（A）”，单击它则可启动自动滚动功能如图5.45所示。,图5.45 宏命令添加到工具栏,3定制统一格式按钮 1）选择【工具】|【宏(M)】|【录制新宏】命令，在“录制宏”对话框中，给将要录制的宏取一个名字，如“Macro7”,如图5.46所示。,2）单击图5.46中的“工具(T)”按钮，在弹出的对
37、话框中选择“命令”选项卡。 3）在“命令”选项卡中，“类别”栏选择“宏”，“命令”栏选择要录制的宏命令并将它拖动到工具栏的合适位置，图5.47所示。,图5.46 “录制宏”对话框,图5.47 “宏自定义”对话框,4）单击工具栏上的“Normal.NewMacros. Macro7”，在图5.48中选择“更新所选内容”，列表框，并将“命名”后面框中的“Normal.NewMacros.Macro1”改名为“统一格式”作为工具按钮的名称。,图5.48 修改宏名,5）单击“关闭”按钮，完成宏按钮的建立。,建好按钮后，Word会自动弹出录制宏工具图标，进入录制宏状态，如图5.49所示。,图5.49 进
38、行宏录制的word窗口,接着可做以下几步操作： （1）删除段首空格按“Ctrl+Home”键，将光标移到段首，按回车键在段首插入一个段落标记。单击【编辑】|【替换】，打开“替换”对话框，设定“查找内容”为“p ”（“p”为段落标记，后面跟一个中文空格），“替换为”设为“p”，“搜索范围”为“全部”，然后单击“全部替换”按钮。替换结束后，再次单击此按钮，这样可删除段首的连续两个中文空格。将“查找内容”改为“p ”（“p”后跟一个英文空格），“替换为”和“搜索范围”不变，然后单击四次“全部替换”按钮，这样可删除段首的连续四个英文空格。替换结束后单击“关闭”按钮退出对话框。 （2）设置首行缩进两字符
39、，行距调整为单倍行距按“Ctrl+A”选定全文。选择【格式】|【段落】，在弹出的对话框中设定“首行缩进”两字符，行距为“单倍行距”，然后单击“确定”退出对话框。 （3）设置字体选择【格式】|【字体】命令，在弹出的字体对话框中设置宋体、小四号，再单击“确定”退出对话框。按“Ctrl+Home”键将光标移到段首，再按“Delete”键删除段首的一个空行。 单击【格式】|【段落】命令，在弹出的对话框中设定“首行缩进”为“无”，“对齐方式”为“居中”，然后单击“确定”退出对话框。按“Shift+End”键选中第一行，然后选择【格式】|【字体】命令，在弹出的字体对话框中设置黑体、三号，再单击“确定”按钮
40、退出对话框。按“Home”键取消选定。 （4）设置页面选择【文件】|【页面设置】命令，在“页面设置”对话框中设定纸张大小为“19.527厘米”（即16开纸），上下左右边界分别设为“2.5”、“2.5”、“3”、“2”厘米，然后单击“确定”按钮关闭对话框。在完成以上操作后，单击“停止录制宏”按钮结束宏的录制，这样全部工作就完成了。现在，随便打开一个文档，然后单击工具栏的“统一格式”按钮，格式不一的文档会自动转为预设的格式。,4双面打印设置 1）手动双面打印 选择【文件】|【打印】命令，显示“打印”对话框，如图5.50所示。,图 5.50 “打印”对话框,选中“手动双面打印”，其他设置保持默认值。
41、当开始打印时，打印机会在打印完一面后提示换纸，将纸张背面放入打印机即可打印出背面内容。每张纸都需要手动放入打印机才能打印背面。手动双面打印的方法比较麻烦，适合打印纸张很少的情况。,2）分别打印奇数页和偶数页如果先打印所有的奇数页，再在所有奇数页的背面打印偶数页，就能比较快速地完成双面打印。选择【文件】|【打印】命令，显示“打印”对话框，如图5.51所示。,图 5.51 “打印”中选择“奇数页”,在“打印（R）”中选择“奇数页”，并单击“确定”按钮开始打印。打印完毕，会得到按1，3，5顺序排列的所有奇数页。将这些奇数页重新放入纸匣，一般应将背面未打印的部分朝向正面。注意如果开始打印，第1张送入打
42、印机的纸不是第1页，而是页码最大的纸。还需要注意纸张方向，不要使背面在打印出来后文字颠倒。此外，打印背面时会从奇数页的最后一页开始逆页序打印，需要注意Word文档中最后一页的页号。如果最后一页的页号为偶数，直接将所有的奇数页放入纸匣；如果最后一页的页号为奇数，应取出已打印好的最后一页纸，并将余下的奇数页放入纸匣，否则将会出现偶数页打印错位。在“打印”对话框的“打印”下拉列表中选择“偶数页”，然后单击“选项”按钮，打开如图5.52所示对话框。,图 5.52 “打印选项”中的“逆页序打印”,选中“打印选项”中的“逆页序打印”复选框，将会从最后一页开始逆序打印。分别打印奇数页和偶数页效率较高，但如果
43、出现卡纸等问题，就需要重新打印出现问题的奇数页和偶数页。,5用稿纸写作可以利用Word的模板向导，创建稿纸，这样不但可以快速设置稿纸的页眉和页脚，还可以设置稿纸的规格和大小。在启动Word后，选择【文件】|【新建】命令，在“新建文档”任务窗格中单击“本机上模板”打开如图5.53所示的对话框。,图5.53 “新建模版”向导在“摸板”对话框中，单击“报告”选项卡，选择“稿纸向导”图标，然后单击“确定”按钮。打开如图5.54所示的稿纸向导对话框。,图5.54 “稿纸向导”对话框,在该对话框中，单击“下一步”按钮，选择稿纸的大小及方向，可以选择A4或B5纸，如图5.55所示。再单击“下一步”按钮，这一
44、步要求选择稿纸网格格式，选择“20字20行”，如图5.56所示。,图5.55选择稿纸大小与方向 图5.66 选择稿纸网格格式,再单击“下一步”按钮。可以选择网格线的种类，这里选择“网格”项，如图5.57所示。然后单击“下一步”按钮，选择页号位置，可以按习惯设置页号在纸面的右上角或右下角，也可以不设页号，在“附注”文本框内输入“北京交通职业技术学院”如图5.58所示。再单击“下一步”按钮。,图5.57选择网格线的种类 图5.58选择页号位置结束设定，如果想重新设定稿纸的形式，可再单击“上一步”按钮，否则单击“完成”按钮，如图5.59所示。,如果还想修改稿纸格式，可以选择【工具】|【稿纸设置】命令
45、，就可以重新设定稿纸的形式了。 如果每次写作时都用稿纸来写，可以将建好的稿纸文档存为模板形式。方法如下：选择【文件】|【另存为】命令，打开“另存为”对话框，在“保存类型”下拉列表中，选择“文档模板（*.dot）”，然后输入文件名为“A4稿纸”，单击“保存”按钮即可。当下一次想使用这个稿纸模板时，可以在新文档中，选择【文件】|【新建】命令，在打开的对话框中，单击“常用”选项卡，选择“A4稿纸”图标，单击“确定”按钮即可。在稿纸中输入文字时注意，稿纸中的文字最好应用“正文”样式进行输入，一个汉字会自动占一个格；如果输入英文，要将输入法切换到中文的全角状态，这样才能对齐稿纸的格线。 如果将已有现成的
46、Word文档转换稿纸格式，可以将其文本进行复制，然后在空白稿纸文档中进行粘贴。如果原文档中应用了样式，在粘贴完后，可按下CTRL+A键，将全部文字选中，然后单击“格式”工具栏上的“样式”下拉列表框，从中选择“正文”，就得到了稿纸文档的效果。一篇好的论文不仅表现在内容上，形式同样是非常重要的。只有掌握好Word这些排版技巧，才可能在书写论文中达到事半功倍的效果。,图5.69稿纸样板,5.2.4 举一反三,毕业设计说明书排版标准，具体要求如下。 页面设置 纸型：16开复印纸； 页边距：上、下、右边距均为2.5cm，左边距为2.9cm. 纵向排版、单面打印、左侧装订。其他要求参见图5.72所示。,图
47、5.70 论文页面设置要求,其他格式要求： 一级标题：摘要、目录、每章标题、结束语、参考文献、及其中文翻译的题目均属一级标题，格式：黑体、小三、居中、段前段后0.5行 二级标题：每一节的标题，格式：黑体、四号、居中、段前段后0.5行。 正 文：宋体、小四、字间距0.4磅、行间距固定值22磅。 页脚：页码（底部中间）。 每章新起一页。 说明书的正文要分章、节编写，具体层次如下： 第一章 第一节 一、 （一） 1论文的8大组成部分中的每一部分以及正文中的每一章均要新起一页，具体要求见图5.71所示,图5.71论文格式样图,5.3 综合实战案例二：毕业实习报告,本案例介绍毕业实习报告幻灯片的制作。
48、5.3.1 案例分析报告时间一般1015分钟。作好PowerPoint幻灯片是答辩好坏的重要环节。一般有下列要点：(1) 每页810行字或一幅图。只列出要点，关键技术。(2) 毕业实习报告要突出自己的实际工作能力。篇幅可以大致分配为：目录1页；背景12页；提出问题和分析问题3页；解决问题510页；小结（主要成果，效益等等）1页。(3) 演讲者大约一分钟讲1页。听众一分钟可以看完23页。(4) 充分利用图形，可以在较短时间内传递较多信息。(5) 特别重要的内容，讲解时可以添加动画或特效。,5.3.2 操作重点与难点,1模板的设计在用PowerPoint做一组幻灯片时，通常这一组幻灯片的背景都是由
49、同一个模板的图案所决定的。如果改变其中一张幻灯片的模板，这一组幻灯片的模板也就随之改变了。有时为了得到良好的演示效果，需要在演示过程中使用几种不同的模板，那么就可以通过以下两种方法来解决：1）利用背景的变换首先利用Windows中的“画图”程序或者其他图形编辑软件，将所需的模板存为图形文件。然后进入PowerPoint，选择【格式】|【背景】命令，运用“填充效果”在“图片”中选择相应的图形文件，返回到“背景”对话框后，选中“忽略母板的背景图形”复选框，最后单击“应用”按钮即可。这样就为当前这张幻灯片改变了模板。重复以上步骤可以为相应的幻灯片更换不同的模板。2）运用“超级链接”将整组幻灯片按照播
50、放次序并且将使用同一个模板的幻灯片依次存为一组文件，每个文件中可以只有一张幻灯片，也可以有多张幻灯片，但同一文件中的幻灯片具有相同的模板，相邻文件中的幻灯片具有不同的模板，然后利用PowerPoint菜单“插入”中的“超级链接”将一个个的文件链接起来。具体方法是：（1）选择放映时的第一个文件。（2）找到这个文件中的最后一张幻灯片，在这张幻灯片上画一个比幻灯片略大的矩形，将这个矩形选择为“无填充色”，并且把它置于幻灯片的底层。（3）选中这个矩形，然后在“插入”中选择“超级链接”，在“链接到文件或URL”下的空栏中键入下一个文件名，或者利用“浏览”选择下一个文件名，最后单击“确定”按钮。（4）选择下一个文件，重复第（2）步和第（3）步，但最后一个文件就不需要链接了。,
