1、岗位说明书编写指导,人力资源部 2013/5/13,岗位描述（岗位分析）,管理职能表,岗位说明书,岗位分析：岗位分析或称职位分析，是一种通过系统地收集与岗位有关信息的过程，包括任职条件、工作职责、工作环境、工作强度以及工作的其他特征，以便确认岗位整体概况，对其做出正确、详尽的描述。,岗位说明书：整理岗位分析结果，进行工作描述得出的书面文件。,基本术语解释,岗位描述（岗位分析）,管理职能表,岗位说明书,基本术语解释,岗位描述（岗位分析）,管理职能表,岗位说明书,岗位分析基本原则（1）对“岗”不对“人”针对“岗位”，而非针对“人” ，根据战略任务分解到岗位；（2）认“理”不认“现”着重“理应做之事
2、”，而非“现实做之事”；（3）析“责”不析“事”通过合并事务的同类项来归纳分析岗位职责，而非具体分析岗位事务的明细。,基本术语解释,岗位说明书模板,岗位说明书模板,岗位说明书中的基本概念,岗位说明书中的基本概念,岗位说明书编写格式规范统一使用岗位说明书模版格式进行填空编写，正文字体10号字，中文使用宋体。,岗位说明书编写格式规范,岗位目的1用简练而准确的语言来清晰表达本岗位在什么条件下，要做什么，以及岗位为什么目的而存在。（1）岗位目的分析要点这个岗位实现了公司及部门的哪些目的和作用？该岗位对组织的独一无二的贡献是什么？组织为什么需要这个岗位？如果该岗位不存在，则对公司或部门造成哪些影响？（2
3、）岗位目的表达形式格式：“为”“在”“做”组织贡献（目标）约束条件（限制）主要活动（存在理由）一般只有一句话。在组织中仅有少数岗位的目的超过一句话，也就是那些有“多种角色”的岗位。（3）以何为目标市场？业绩？利润？效率？生产率？质量？服务？期限？安全？环保？持续性？（4）有何限制法律？价值观？原则？政策？策略？方针？模型？方法技术？体系？作法？习惯？程序？条件？模式、规定？常规？指示规则？准则？,岗位说明书岗位目的,岗位目的2,（5）举例,岗位说明书岗位目的,岗位职责及权限1,为实现岗位目的，该岗位任职者需要在哪些主要领域通过哪些主要活动获得什么样的最终结果。岗位主要职责回答的问题是：应该做什
4、么？ 职责是对每项职能执行过程的具体描述，需体现职能中重要的、常规的职责，同时要对每项职责进行权限界定，对于一些具体的、零散的活动，应以概括性的语言进行总结式的描述。任务是完成某项工作职责时，所进行的各项任务，每一项工作职责都是由若干任务组成的。描述职责时可按照业务流程的顺序进行描述，对于业务流程关系不强的职能项也可以按照关键的重要程度来进行具体职责的描述，而且也要遵循“穷举、互斥”的原则。,岗位说明书岗位职责及权限,岗位职责及权限2,详细描述职位应承担的所有职责，按照程度轻重、范围大小进行排序，遵循“行动目标”的原则组织语言，语言描述简明扼要，切忌拖泥带水，含混不清。一般采用 “参与，推动”
5、以及“协助，实现”的语言形式。逻辑思想：工作内容+工作成果描述格式：“动词+名词宾语（动词实施的对象）+结果”。例如：“制定本部门阶段性/年度工作计划，报总经理审批后组织实施”。其中，动词“制定”表明这项职责是怎样完成的，宾语“本部门阶段性/年度工作计划”表明了动词实施的对象。部分职责需要增加“报审批后组织实施”的内容，它表明了该项职责的报送关系与权责关系。描述职责时可按照业务流程的顺序进行描述，对于业务流程关系不强的职能项也可以按照关键的重要程度来进行具体职责的描述，而且也要遵循“穷举、互斥”的原则。,岗位说明书岗位职责及权限,岗位职责及权限3,动词选择：由于编写职位说明书要遵循“准确清楚”
6、的原则，因此应当避免采用模糊性动词进行职责描述。最基本的关键动词主要有：领导、控制、执行、协调、参与、提供建议和/或帮助等。其中“领导”是指任职者指引方向、提供方法，动员别人去制定计划并完成任务，有监督、评价别人的权力；“控制”是指任职者制定计划并推动别人按计划去完成任务，也有监督和评价别人的权力；“执行”是任职者按照既定计划自己去完成任务，完全对任务负责，但不能领导或控制别人；“协调”是指任职者请求别人配合自己工作，一起完成任务，但也没有监督和考核别人的权力；“参与”是指任职者参与配合别人一起工作，完成某项工作任务；“提供建议和/或帮助” 是指任职者根据某项工作任务需要，给别人提供咨询服务或
7、援助服务。其他一般可选动词列表如表所示：,岗位说明书岗位职责及权限,岗位职责及权限4,岗位说明书岗位职责及权限,岗位职责及权限5,（1）岗位职责分析要点分析着重于该岗位所产出的最终目的或结果；分析着重于达到最终结果所采取的主要活动；岗位主要应负职责分析回答了这个问题：为实现职位的目的，该职位的任职者需要在哪些领域获得什么样的最终结果？（2）职责描述句式规范一份好的岗位说明书包含了准确描述“需要做什么”的以动词开头的语句，如：可用“起草”、“审核”、“执行”、“指导”等具体动词的，尽量避免用“负责”等笼统的词。例如：每季度起草报告向；倾听客户的买卖指令；比较部门实际费用与预算费用的差别 。用动词
8、描述岗位的具体职责时，对每一项职责尽可能提供具体的例子来描述，避免只使用“管理”、“监控”等字眼，而是描述出管理监督的具体事项。职责描述语句通常包含的内容：1）动词；2）宾语；3）目的描述。如表所示：,岗位说明书岗位职责及权限,岗位职责及权限6,描述职位职责时的注意事项：（1）避免采用模糊性数量词和冷僻术语，如确实需要采用冷僻俗语，须在岗位描述的附件中予以解释。（2）所有职位说明书的职责均可包括“其他项”，即“领导交办的其他任务”，以保证临时性工作顺利开展。,岗位说明书岗位职责及权限,工作维度,在工作维度栏目可描述对工作具有代表性重大影响的具体可计量的项目及其数值，这些项目的数值是通过工作直接
9、或间接产生影响的，可以不必用货币的形式表示，一般按年确定。维度内容一般可以从以下几个方面抽取：管理的事件（对管理的事件以日、周、月年进行罗列，如每周主持召开例会，每月负责审阅下属工作报告等）；技术：生产技术过程的复杂性；产品：工作数量、产品数量、产品复杂性等；客户：客户数量的多少（包括企业内外部客户）、客户类型的多样性、客户文化差异等；员工：直属员工的数量和教育背景等；资金：预算投入、营业收入、销售额等；标准：建立和维护各类管理体系、标准等；例如CEO的工作维度主要包括：营业额￥*亿元/年、带材产品*吨/年、型材产品*吨/年、投资预算￥*亿元/年、研发预算￥*亿元/年、直接下属*人、总领员工*
10、人等。,岗位说明书工作维度,任职资格1,只需要描述能满足岗位职责基本要求的资格条件即可。（1）教育背景教育学历：完成岗位基本职责所必须具备的学历，不能要求过高或过低，也不是条件越多越好。明确任职者必须具备的最低学历。学习专业：明确任职者的专业范畴和方向。资格证书：明确任职者必须拥有的与专业工作相关的资格证书。如：人力资源管理员/助理人力资源管理师/人力资源管理师/高级人力资源管理师/会计从业资格证/助理会计师/会计师/助理物流员/物流师/驾驶证/电工证/电工上岗证/安全工程师证/报关员证/内审员证/特种设备作业证,岗位说明书任职资格,（2）岗位知识指胜任本岗位工作应具有的知识结构和知识水平。可
11、以包括公司知识（如表7所示）、政策法规知识、业务流程知识、产品知识、管理知识、专业知识等等。知识深度可以采用精通（透彻理解并能熟练运用）、熟悉（熟知并能运用）、掌握（清楚地知道）、了解（知道）的4级表示法来进行评定。公司知识专业知识：是指本专业特定的基本理论、基本公式、发展状况以及解决问题的思想、方法和工具手段等知识，例如：财务经理。,任职资格2,岗位说明书任职资格,任职资格3,（3） 工作经验行业工作经验：明确任职者必须具备的行业工作年限。岗位工作经验：明确任职者必须具备的同岗位工作年限。企业类别经验：指特定的类别企业的从业经验，例如：外资企业2年工作经验。项目运作经验：指有过相应项目的主导
12、或参与经验，例如：至少2个以上大型IT项目管理经验。最高职位经历：为了胜任职位需求，限定任职者必须具备与职位相关的最高职位经历。,岗位说明书任职资格,任职资格4,（4）技能与态度基本技能：此岗位因工作执行上的需要而需具备的基本技术能力，主要包括计算机、外语等，如表9、表10所示。计算机应用能力,岗位说明书任职资格,外语：主要指英语应用能力专业技能：指适应特定职位序列的专属技能，如：市场信息捕捉与反馈、业务谈判等技能属于市场营销职位序列的专项技能。其它特殊能力：公司目前已拥有67种能力清单手册（见附件），有些职位对能力素质要求很明显，可以抽取其中最需要的5-8种左右的能力。例如：人际关系能力。,
13、任职资格5,岗位说明书任职资格,任职资格6,（5）生理要求身体：说明对任职者身体条件的限制。例如：身高 165cm以上、裸眼视力0.8以上、无色盲、标准体重范围、听力正常、声音清朗以及身体健康状况等。性别：说明性别要求。如只适用男性工作就填写“男”；如只适用女性工作就填写“女”；如男性最好，女性亦可，就填写“男女”；如女性最好，男性亦可就填写“男女”；如无性别要求就填写“男=女”。年龄：说明年龄要求。例如：25-45岁。形象：说明对任职者的形象气质要求。例如：容貌秀丽，大方得体。,岗位说明书任职资格,关键绩效指标,是指检查岗位职责完成情况的关键指标。,岗位说明书关键绩效指标,所在的组织位置,用office办公软件组织结构图功能与VISIO软件绘制组织结构图，在图中反映本部门内本岗位上下级和同级关系。本岗位线框统一设定为09号。,岗位说明书所在的组织位置,签名,由岗位在职人员及其上级领导共同签字确认。,岗位说明书签名,THANK YOU!,
