1、第4章 中文版Excel 2003,2018/11/16,引言,Excel 2003是美国微软公司开发的电子表格处理软件，是Office 2003的组件之一。Excel的取名来自于微软公司认为其开发的电子表格处理软件是一个优秀的（Excellent）软件 本章主要介绍中文版Excel 2003的基本操作，使读者能够掌握其基本功能，并能在实际工作中很好地应用它,2018/11/16,本章目录,4.1 Excel 2003简介 4.2 工作簿的基本操作 4.3 工作表的编辑 4.4 工作表的格式设置 4.5 工作表的页面设置 4.6 公式和函数的使用 4.7 数据分析 4.8 图表的使用,4.1
2、Excel 2003简介,2018/11/16,4.1.1 Excel 2003的基本功能,提供了多种数据格式，可以进行复杂的数据计算和数据分析 可以非常方便地与其它Office 2003组件（例如Word 2003）交换数据 增强了工作表的保护功能，以保证工作表中的数据和公式等不被更改 提供的工作环境，功能强大、使用方便,2018/11/16,4.1.2 Excel 2003的启动与关闭,启动Excel 2003的基本操作方法是：选择“开始”“所有程序”“Microsoft Office”“Microsoft Office Excel 2003”命令 另外，也可通过双击桌面上的Excel 2
3、003快捷方式、在资源管理器（或我的电脑）中打开相应的Excel 文件来启动Excel 2003 Excel 2003启动后的的工作界面如下：,2018/11/16,采用以下操作都可关闭Excel 2003 单击工作界面的关闭按扭 选择“文件”“退出”命令 双击窗口标题栏上的控制按扭,2018/11/16,4.1.3 中文版 Excel 2003的工作界面,标题栏： 标题栏位于窗口的上方，用于显示当前打开的工作薄的名称 菜单栏： 菜单栏有9个水平菜单项 工具栏： 默认情况下，“常用”工具栏和“格式”工具栏会直接显示在菜单栏下面 编辑栏： 显示光标所在单元格的内容 工作表区： 是用于编辑、查看数
4、据的区域，工作表中的所有信息都显示在工作表区中,2018/11/16,列标、行号： 一个工作表由许多列和行组成，最大可达到256列、65536行。使用列标和行号来表示工作表中的一个单元格。如第2列第3行这个单元格的名称为B3 工作表标签： 一个工作薄可包含多达256个工作表。在默认情况下，一个工作薄中有3个工作表，分别用标签 Sheet1、Sheet2、Sheet3表示。单击所需的工作表标签，可以快速激活相应的工作表,2018/11/16,任务窗格： 它将多种命令集成在一个统一的窗格中，使用户可以更容易地了解各种命令的操作，从而简化工作方式，提高工作效率 状态栏： 它位于中文版Excel 20
5、03窗口的底部，用来显示当前工作区的状态,4.2 工作簿的基本操作,2018/11/16,引子,在中文版Excel 2003中，工作簿是用来存储数据并对数据做相关运算的文件，每个工作簿都包含多个工作表 工作表用于对数据进行组织和分析，它由许多单元格组成 工作表的名称显示在工作簿窗口底部的工作表标签上，通过单击工作表标签，可在多个工作表之间进行切换,2018/11/16,4.2.1 创建工作簿,应用中文版Excel 2003进行数据处理，首先要做的就是建立一个用来储存数据和计算数据的工作簿，然后利用工作簿组织各种类型的数据 在启动中文版Excel 2003时会自动生成一个空的工作簿，如图4-1所
6、示 也可以单击”文件”新建”命令，创建一个新的工作簿 在学习创建工作簿之前，首先来了解一下有关工作簿和工作表的基本概念，以利于后面的学习,2018/11/16,1. 与工作簿有关的几个概念,工作簿：在Excel中，数据和图表都以工作表的形式存储在工作簿文件中。工作簿窗口由多个工作表组成 工作表： 是单元格的组合，通常称作电子表格。工作表是通过工作表标签来标识 单元格： 单元格是工作表中的小方格，用户可以向单元格中输入文字、数据和公式，也可以对单元格进行各种格式设置 单元格区域：是一组被选中的相邻或分离的单元格,2018/11/16,2. 创建工作簿,建立一个工作簿主要有两种方法：一是创建新的空
7、白工作簿，二是基于模板创建工作簿 方法1： 创建新的空白工作簿 在中文版Excel 2003中，创建新的空白工作簿的方法通常有两种：一是单击“文件”“新建”命令。另一种是单击“常用”工具栏中的“新建”按钮单击“文件”“新建”命令，会弹出如图4-2所示的含“新建工作簿”任务窗格的工作界面，在该窗格的“新建”选项区中单击“空白工作簿”超链接，即可新建一个空白工作簿,2018/11/16,方法2： 基于模板创建工作簿在“新建工作簿”任务窗格中的“模板”选项区中单击“本机上的模板”超链接，在之后弹出的“模板”对话框中，单击“电子方案表格”选项卡，在列表框中选择一个模板，然后单击“确定”按钮，即可创建一
8、个基于模板的工作簿（文件）,2018/11/16,4.2.2 保存工作簿,第一次保存工作簿 单击“文件”“保存”命令，或 单击“常用”工具栏上的“保存”按扭，在弹出的“另存为”对话框中完成操作 另存工作簿 单击“文件”“另存为”命令，在弹出的“另存为”对话框中完成操作。使用“另存为”命令，可以将文件以不同的名称进行保存 自动保存工作簿 单击“工具”“选项”命令，在弹出的“选项”对话框的“保存”选项卡中进行设置,2018/11/16,4.2.3 关闭工作簿,方法一 单击“文件”“关闭”命令方法二 单击工作簿右上角的“关闭”按 钮（位于菜单栏最右端）如果希望一次关闭所有打开的工作簿文件，可以按住
9、Shift 键，然后单击“文件”“全部关闭”命令,2018/11/16,4.2.4 打开工作簿,如果要对已存在的工作簿进行编辑，就必须先打开该工作簿，将其从磁盘调入内存，并在中文版Excel2003窗口中显示出来 打开已有工作簿的常用方法主要有以下两种：一是单击“文件”“打开 ”命令；二是单击“常用”工具栏中的“打开”按钮。不论用以上的哪种方法，均会弹出如图4-5所示的“打开”对话框,4.3 工作表的编辑,2018/11/16,4.3.1 输入数据,可以在工作表中输入两类数据：一类是常量，即可以直接输入并显示到单元格中的数据，它可以是数字值(包括日期、时间、货币、百分比、分数等)，也可以是文本
10、（或称文字）。这类数据若未被修改，单元格中的常量是不会改变的 另外一类是公式，公式总是以=(等号)开头，当工作表中其他的值改变时，由公式生成的值也相应改变,2018/11/16,1 输入文本,只要选定单元格，即可开始输入文本 当用户向活动单元格中输入文本时，输入的内容同时显示在编辑栏中 若希望将纯数字当作文本处理，可在输入数字前加上英文单引号 默认状态下，单元格中的文本为左对齐。默认的单元格宽度是8个字符,2018/11/16,2 输入数值,在Excel 2003中，单元格能接受的数值包括整数、小数、分数和特殊字符(+、-、$、￥、#、)等 输入数值的方法与输入文本的方法相同 整数和小数可直接
11、输入 输入分数时，需要在输入分数之前先输入一个0（即数字零）和一个空格，以免Excel将分数当作日期 默认状态下，单元格中的数字为右对齐,2018/11/16,3 输入日期和时间,单元格中的日期输入采用“年月日”的顺序，中间用“/”或“-”分隔 若要输入当前系统的日期，可按组合键Ctrl + ；（分号） 输入时间时，小时与分秒之间用冒号（：）分隔 要输入系统当前时间，可按组合键Ctrl + Shift + ；（分号）,2018/11/16,4 数据输入的自动填充,文本填充： 在某一开始单元格内输入内容，并选中它，拖动填充柄，则拖过的区域均为该文本 序列填充 ： 先在序列的第1个单元格内输入序列
12、的第1个值，在序列的第2个单元格内输入序列的第2个值，将这2个单元格都选定，沿序列方向拖动第2个单元格的填充柄，则拖过的区域产生等差序列 等值填充： 产生相同数值的方法同文本填充 预设序列填充： Excel预设了一些序列，用文本填充方法可以填充该序列,2018/11/16,4.3.2 选定单元格,选定单个单元格: 用鼠标单击待选单元格 选定一个或多个单元格区域(1) 选定一个单元格区域要选定一个单元格区域，有如下两种方法：一种是将鼠标指针移至需要选定的单元格区域左上角的单元格中，按住鼠标左键并拖动鼠标指针到单元格区域右下角的单元格，然后释放鼠标即可，如图4-8所示另一种是将鼠标指针移至需要选定
13、的单元格区域左上角的单元格中，单击鼠标左键，然后按住 Shift 键，单击单元格区域右下角的单元格即可,2018/11/16,(2) 选定不相邻的单元格区域选定不相邻的单元格区域的具体操作步骤如下： 选定第一个单元格区域 按住 Ctrl 键的同时选定其他的单元格区域 选中所需的单元格区域后，释放Ctrl键即可,2018/11/16,选定单行单列或多行多列 （1）选定单行： 用鼠标单击需要选定行的行号，即可选定该行 (2) 选定多行： 将鼠标定位到需要选定的那些行的起始行行号，按住鼠标左键向下（或向上）拖动到终止行的行号处，之后释放鼠标，即可选定连续的多行 （3）选定单列： 用鼠标单击需要选定列
14、的列标，即可选定该列,2018/11/16,选定单行单列或多行多列(4) 选定多列： 将鼠标定位到需要选定的那些列的起始列列标，按住鼠标左键向右（或向左）拖动到终止列的列标处，之后释放鼠标，即可选定连续的多列 全部选定： 单击工作表（格）区左上角的行号和列标交叉处的单元格，可以选定当前工作表中的所有数据,2018/11/16,4.3.3 插入行、列与单元格,Excel 2003允许用户在已创建的工作表中插入行、列和单元格，以便在工作表的适当位置增加新的内容 插入行 选定任意单元格，单击“插入”“行”命令 插入列 选定任意单元格，单击“插入”“列 ”命令 插入单元格 (1) 在要插入单元格的位置
15、选定单元格（区域）(2) 单击“插入”“单元格”命令，在弹出的 “插入”对话框中作某一选定,2018/11/16,4.3.4 删除行、列和单元格,当工作表的某些数据及其位置不再需要时，可以将它们删除。删除的行、列或单元格，其内容和单元格将一起从工作表中消失，空的位置由周围的单元格补充 删除行 先单击要删除的行号，选中一整行。再单击“编辑”“删除”命令 删除列 先单击要删除的列标，选中一整列。再单击“编辑”“删除”命令 删除单元格 (1) 选定一个单元格(2) 单击“编辑”“删除”命令，在弹出的“删除”对话框中作某一选定,2018/11/16,4.3.5 复制与移动单元格中的数据,复制单元格数据
16、(1) 选定工作表中需要被复制数据的单元格或单元格区域 (2) 单击“编辑”“复制”命令，或直接单击“常用”工具栏上的“复制”按钮(3) 选定工作表中的粘贴区域（的起始单元格），然后单击“编辑”“粘贴”命令，或直接单击“常用”工具栏上的“粘贴”按钮,2018/11/16,4.3.5 复制与移动单元格中的数据,移动单元格数据(1) 选定工作表中需要移动数据的单元格或单元格区域 (2) 单击“编辑”“剪切”命令，或直接单击“常用”工具栏上的“剪切”按钮(3) 选定工作表中的粘贴区域（的起始单元格），然后单击“编辑”“粘贴”命令，或直接单击“常用”工具栏上的“粘贴”按钮,2018/11/16,4.3
17、.6 修改与清除单元格中的数据,修改单元格的数据有两种情况：一种是重新输入，另一种是对已有的数据进行编辑（即部分修改）（1） 若要重新输入某单元格的数据，只需单击该单元格，然后输入新的数据，输完后按回车键 （2） 若要编辑某单元格中的数据，可双击该单元格，直接在该单元格中修改数据，修改完成后，按回车键或单击编辑栏的“”按钮,2018/11/16,4.3.6 修改与清除单元格中的数据,清除某单元格或单元格区域的数据方法1： 先选择要清除数据的区域，再按 Delete 键方法2： 先选择要清除数据的区域，再在选中的区域右击鼠标，在弹出的快捷菜单中单击“清除内容”命令方法3： 在选择了清除数据的区域
18、之后，单击“编辑”“清除”“内容”命令说明： 清除单元格数据操作只是将选中单元格或单元格区域中的数据清除，并没有删除所选单元格或单元格区域,4.4 工作表的格式设置,2018/11/16,引子,工作表经编辑之后，下一步的工作便是对其进行格式设置，例如设置工作表中的字体格式、数据对齐方式等,2018/11/16,4.4.1 设置字体格式,在建立工作表的时候，Excel 2003自动定义表中数据的字体为宋体，字号为12号，字形为常规形 若要设置成自己所希望的字体格式，可先选择好操作对象，然后单击“格式”“单元格”命令，通过弹出的“单元格格式”对话框中的“字体”选项卡（其界面见下页所示）来进行设置,
19、2018/11/16,“单元格格式”对话框的“字体”选项卡界面,2018/11/16,4.4.2 设置数据格式,Excel 2003的主要功能之一就是对数据进行处理，因此，正确设置数据的格式是非常重要的。Excel 2003提供了多种数据格式，如常规、数值、货币、日期等 若要设置成自己所希望的数据格式（或称数字格式），可先选择好操作对象，然后单击“格式”“单元格”菜单命令，通过之后弹出的“单元格格式”对话框中的“数字”选项卡来进行设置,2018/11/16,右图为“单元格格式”对话框的“数字”选项卡界面 从该选项卡界面可以看到，对于数值型数据，默认的小数位数为2，你可以通过微调按扭来改变它,2
20、018/11/16,4.4.3 设置数据对齐,在创建工作表时可以看到，文本型数据自动靠左对齐，数值型数据自动靠右对齐 要改变这种自动的对齐方式，可使用“格式” “单元格”命令，通过弹出的“单元格格式”对话框的“对齐”选项卡，来进行数据的对齐格式设置,2018/11/16,右图为“单元格格式”对话框中的“对齐”选项卡界面 也可以直接使用“格式”工具栏上的对齐按扭来设置数据的对齐方式,2018/11/16,4.4.4 设置边框和底纹,1.设置边框在默认状态下，工作表中的表格线是灰色的，而灰色的表格线是不能打印出来的 如果想打印出表格线或者想美化表格，就需要为表格设置边框线,2018/11/16,设
21、置边框线的具体操作步骤如下：（1） 选定要添加边框线的单元格区域；（2） 单击“格式”工具栏中的“边框”下拉按扭，弹出“边框”选项板。如下页图所示。该图中显示的“边框”选项板是经拖动之后而成的浮动选项板。（3） 在该选项板中选择所需的边框样式，即可给选定的单元格区域添加边框线表格添加了边框线之后的效果：见下页图所示,2018/11/16,注： 在选定了要添加边框线的单元格区域之后，使用“格式” “单元格”命令，通过弹出的“单元格格式”对话框中的“边框”选项卡，也可以完成设置边框的操作,2018/11/16,2.设置底纹使用底纹，可以使工作表中的数据显得更为醒目、突出和美观 设置底纹的具体操作步
22、骤如下：（1） 选定要设置底纹的单元格区域（2） 单击“格式”工具栏中的“填充颜色”下拉按钮（它位于“边框”下拉按扭的右侧），弹出“填充颜色”选项板（3） 在该选项板中选择其中的一种颜色即可,2018/11/16,4.4.5 设置列宽、行高,在开始建立工作表的时候，工作表格区中每列的宽度都是一样的 在建表的过程中，应根据实际需要设置每列的宽度，可以一次设置一列的列宽，也可以一次设置若干列的列宽 设置一列列宽的方法是：移动鼠标指针到要设置列宽的那一列的列标右边框处（即相邻两列列标的中间），此时，鼠标指针呈水平双向箭头形状，向左或向右拖动鼠标，则列宽将随之改变。在拖动鼠标的过程中，你同时也能看到列
23、宽的当前宽度值,2018/11/16,如果希望一次设置若干列的列宽，只要在刚才的操作之前，先通过拖动鼠标选定好要改变列宽的那些列即可 同列宽一样，在开始建立一个新表时，每行的行高也都是一样的。设置行高的方法和设置列宽的方法基本相同，只是移动鼠标指针到所要设置行高的那一行的行号下边框处（即相邻两行行号的中间），此时，鼠标指针呈垂直双向箭头形状 同样地，可以一次设置一行的行高，也可以一次设置若干行的行高,2018/11/16,如果要设置行高列宽的“精确”值，可在选定单元格区域之后，分别使用“格式”“行”“行高”命令和“格式”“列”“列宽”命令 如果要设置最合适的行高列宽，可分别双击行号下边框处和列
24、标右边框处；或者分别使用“格式”“行”“最适合的行高”命令和“格式”“列”“最适合的列宽”命令,4.5 工作表的页面设置,2018/11/16,引子,通过页面设置，可以设置欲打印输出的工作表要使用的纸张大小、页边距等，使工作表获得比较理想的打印输出效果,2018/11/16,4.5.1 设置纸张大小,目前，常用的打印纸型号有A4、B5等。在打印输出工作表时，应根据工作表的大小选择合适的打印纸 单击“文件”“页面设置”命令，在弹出的“页面设置”对话框的“页面”选项卡中可选择合适的打印纸型号。“页面”选项卡界面见下页所示,2018/11/16,“页面设置”对话框的“页面”选项卡界面,2018/11
25、/16,4.5.2 设置页边距,在打印输出工作表时，打印纸的上、下、左、右都留有一定的空白，这就是页边距。Excel 2003自动设置了页边距，确定了工作表在打印纸上的位置 要改变默认的页边距，可单击“文件” “页面设置”命令，在弹出的“页面设置”对话框的“页边距”选项卡中进行设置。 “页边距”选项卡界面见下页所示,2018/11/16,“页面设置”对话框的“页边距”选项卡界面,2018/11/16,4.5.3 设置页眉和页脚,在工作表的页边距设置过程中，已经包含了页眉和页脚的设置，见上页图所示。若要改变默认的页眉和页脚的位置，可调整上页图中“页眉”或“页脚”数字框中的内容 Excel 200
26、3提供了一些常用的页眉、页脚格式，用户可以从中选择，也可以根据需要创建自己的页眉和页脚。可使用 “页面设置”对话框的“页眉/页脚”选项卡设置页眉和页脚 “页眉/页脚”选项卡界面见下页所示,2018/11/16,“页眉/页脚”选项卡界面,2018/11/16,4.5.4 隐藏数据,在打印工作表之前，有时需要把一些数据（例如一些不需要输出的行和列等）隐藏起来，使其不出现在打印输出的工作表中 实现数据隐藏的一个简单方法是：先选择要隐藏数据的行或列，然后在选择的区域上右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“隐藏”命令 若要重现被隐藏的（那些）行或列，可先选择包含了被隐藏行或列的一些行区域或列区域，然后在选择
27、的区域上右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“取消隐藏”命令,2018/11/16,4.5.5 工作表的打印预览和打印,工作表在正式交付打印之前，一般要先进行打印预览，观察打印纸的选择、页边距的设置和页眉页脚的定义等是否正确，以确保打印输出满意的工件表，并避免浪费纸张 要进行打印预览操作，可直接单击“常用”工具栏上的“打印预览”按扭。另外，也可使用“文件”菜单中的“打印预览”命令来完成打印预览操作,2018/11/16,常用的工作表打印输出方法有两个，如果只打印一份当前工件表，可直接单击“常用”工具栏上的“打印”按扭 如果要打印多份工作表，或者只打印工作表中的某几页，则应使用“文件”菜单中的“打印
28、”命令，在弹出的“打印内容”对话框（见下页图所示）中做相关的设置,2018/11/16,“打印内容”对话框界面,4.6 公式和函数的使用,2018/11/16,引子,在日常生活中，除了在工作表中输入数据外，通常还需要对数据进行统计计算，如求和、求平均值等。中文版 Excel 2003提供了强大的数据计算功能，用户可以使用公式和函数，以实现数据处理的自动化，从而提高工作效率,2018/11/16,4.6.1 公式的建立、删除与修改,公式是在工作表中对数据进行分析的等式，它可以对工作表中的数据进行加法、减法、乘法和除法等运算 在工作表中，如果某一个单元格的数据需由其他单元格的值计算而来，那么，在这
29、个单元格中就可以输入公式，必要时还可以在公式中插入函数,2018/11/16,1. 建立公式,建立公式的方法比较简单，只需在要放置计算结果的单元格中直接输入公式内容即可 公式的内容是以（等号）开头，后跟公式的表达式。表达式由运算符、常量、单元格引用、函数以及括号等组成 公式输入完毕后，单击编辑栏中的“输入”按钮（即“”按钮），或按 Enter 键，计算也随之完成，计算结果会显示在单元格中,2018/11/16,建立公式实例,例如，在E4单元格中求“王一友”的成绩总分，其具体操作步骤如下：（1） 选中要输入公式的E4单元格 （2） 在编辑栏中输入公式“B4C4D4”，如图4-21所示 （3） 单
30、击编辑栏中的“输入”按钮（即“”按钮），或按 Enter 键，即可得到计算结果，即“王一友”的成绩总分，如图4-22所示,2018/11/16,2. 删除、修改公式,删除公式要删除公式，首先选中含有公式的单元格，然后在编辑栏中选中要删除的部分，再用 Delete 键来删除修改公式要修改公式，也应首先选中含有公式的单元格，然后在编辑栏中选中要修改的部分，再进行修改,2018/11/16,4.6.2 在公式中引用单元格,对于公式中引用了单元格的情况，如果对公式所涉及到的单元格内的数据进行了修改，则公式所在单元格中的内容（即计算结果）也会相应地改变 在公式中引用单元格时，有相对引用、绝对引用以及混和
31、引用之分,2018/11/16,单元格的相对引用,相对引用是指引用相对于公式所在单元格的位置的单元格。当对公式进行复制时，相对引用的单元格会发生变化 例如，对于图4-21的示例，在E4单元格中已输入了公式“B4C4D4”，若将此公式复制到G6单元格中，公式将变成“D6E6F6”，即公式从一个单元格复制到另一个单元格时，它的行、列坐标变化了多少，则公式中被引用的单元格的相对坐标也相应地变化多少,2018/11/16,单元格的绝对引用,在单元格的列标及行号前都加上“”符号，表示公式对单元格绝对引用。它是指引用工作表中固定的单元格，它从一个单元格复制到另一个单元格时，公式内容不会发生变化 例如，对于
32、图4-22的示例，若在A1单元格中输入课程的数目3，则如果要求“王一友”的“平均分”，可以在F4单元格输入公式“=E4/$A$1” ，公式输入完毕后的结果如图4-23所示。在该公式中，对A1单元格的引用便是绝对引用。若将该公式复制到G9单元格，则公式将变成“=F9/$A$1”,2018/11/16,单元格的混和引用,混和引用是指对被引用的某单元格来说，或者行是绝对的，或者列是绝对的 例如：混和引用“$B4”表示绝对的是B列，行是相对的；而“B$4”则说明行是绝对的，列是相对的,2018/11/16,4.6.3 公式的复制与查看,对于图4-23的示例，我们已经求出了“王一友”的总分及平均分，若希
33、望求出其他学生的总分及平均分，当然可以通过重复使用计算“王一友”的总分及平均分的方法来实现，但这种方法稍显繁琐，尤其是对于学生人数多的情况 从“学生成绩单”中可以看出，每个学生的总分及平均分的计算方法都是一样的，所不同的是数据源的位置和放置计算结果的位置不同。根据这一特点，可通过拖动填充柄的方法，对公式进行复制,2018/11/16,通过公式的复制求其他学生的总分及平均分的具体操作步骤如下：（1） 拖动鼠标选择E4：F4区域（2） 拖动该区域的填充柄至E11：F11区域，公式复制完成，计算结果也随之显示出来。如图4-24所示,2018/11/16,对于图4-24的界面，单击E5单元格，可看到公
34、式为“=B5+C5+D5” ， 单击F5单元格，可看到公式为“=E5/$A$1” ；单击E11单元格，可看到公式为“=B11+C11+D11” ， 单击F11单元格，可看到公式为“=E11/$A$1” 比较以上单元格的公式可以看出，在复制公式的过程中，对单元格的相对引用，随着放置计算结果单元格的变化，公式中引用的单元格也自动发生变化；而对A1单元格的绝对引用，公式内容“$A$1”没有发生变化,2018/11/16,在输入公式以后，含有公式的单元格中显示的是公式计算结果，而不是公式本身 若要查看工作表中的公式，可按组合键Ctrl + 。要注意的是，这里的 键位于键盘左边 Tab 键的上面。再按组
35、合键Ctrl + ，工作表又将转为显示数值状态,2018/11/16,4.6.4 在公式中使用函数,对于一些常用的公式，如连续求和、求平均值、求最大值等，Excel 2003已将它们转换成了函数，使公式输入量减少到最少，从而降低了输入的错误概率 建立函数通常有两种方法：一是直接建立函数，如同输入公式一样，可以直接在单元格或编辑栏中输入函数的名字和参数。其不足处在于必须记住函数的名字；另一种方法是使用“函数向导” 建立函数,2018/11/16,使用“函数向导” 建立函数，完成有关计算的操作步骤如下： （1）选中要插入函数的单元格 （2）单击编辑栏中的“插入函数”按扭，或者单击“插入”“函数”命
36、令，弹出如图4-25所示的“插入函数”对话框 （3）根据需要，在“或选择类别”下拉列表框中选择函数类别，然后在“选择函数”列表框中选择一个具体的函数，单击“确定”按扭，弹出如图4-26所示的“函数参数”对话框 （4）在“函数参数”对话框中，根据提示，通过直接输入或拖动鼠标在工作表中选择区域来“输入”相关参数。最后单击“确定”按扭即可,4.7 数据分析,2018/11/16,引子,中文版Excel 2003中的数据表格就是一个简单的数据库，所以，可以将表格中的每项数据信息视为记录，并按照数据库的结构形式进行管理，如进行数据排序、数据筛选等,2018/11/16,4.7.1 数据排序,工作表中的数
37、据输入完毕以后，表中数据的顺序是按输入数据的先后排列的 若要使数据按照某一特定顺序排列，就要对数据进行排序，这样可以为数据的进一步处理做好准备 Excel 2003提供了多种方法对工作表中的数据进行排序，既可以按升序、降序的方式，也可以按用户自定义的方式,2018/11/16,排序操作实例,下面以图4-27所示的“学生成绩表”为例，对其中的数据按“总分”的降序进行排序，具体操作步骤如下：（1）选择要排序的单元格区域，如图4-28所示。或在要排序的单元格区域内选中任一单元格（2）单击“数据”“排序”命令，弹出“排序”对话框，如图4-29所示（3）在“主要关键字”下拉列表框中选择“总分”选项，并选
38、中其右侧的“降序”单选按钮，在“我的数据区域”选项区中选中“有标题行” 单选按钮 （4）单击“确定”按钮，完成操作。排序后的效果如图4-30所示,2018/11/16,对“排序”对话框的补充说明,利用“排序”对话框不但可以对工作表中的某一项数据进行排序，而且还可以对工作表中的几项数据进行多重排序。例如，用户可以按“总分”递减而“姓名”递增的顺序进行排序（其中“姓名”这一列中的文本以拼音字母为顺序排列）。其操作步骤与上相同，只是在弹出的“排序”对话框中，添加下面的操作：在“次要关键字”下拉列表框中选择“姓名”选项，并选中其右侧的“升序”单选按扭即可。其实，“升序”是默认值,2018/11/16,
39、4.7.2 数据筛选,所谓数据筛选，是指从工作表中筛选出满足条件的记录，这是查找数据时常用的一种方法 中文版Excel 2003提供了两种筛选命令：自动筛选和高级筛选。前者适用于条件比较简单的情况，而后者适用于条件比较复杂的情况,2018/11/16,1. 自动筛选,下面以图4-27所示的“学生成绩表”为例，筛选出 “计算机基础”的成绩85分的所有记录。通过自动筛选完成此任务的具体操作步骤如下： （1）拖动鼠标选择列标题，即A3：F3区域 （2）单击“数据”“筛选”“自动筛选”命令，此时在工作表中的每个字段旁边出现一个下拉按钮，如图4-31所示 （3）单击“计算机基础”字段旁边的下拉按钮，在弹
40、出的下拉菜单中选择“（自定义）”选项，弹出“自定义自动筛选方式”对话框，在“计算机基础”选项区的第一个下拉列表框中选择“大于或等于”选项，然后在其右侧的下拉列表框中输入“85” ，如图4-32所示。单击“确定”按钮，即可筛选出“计算机基础”成绩85分的学生信息,2018/11/16,2. 高级筛选,如果数据清单中的字段比较多，筛选的条件也比较多，自动筛选就显行十分麻烦。对于筛选条件较多的情况，可以使用高级筛选功能来处理 例如，要筛选出同时满足“大学英语”成绩80、“高等数学”成绩85、“计算机基础”成绩90的所有学生信息，如果使用“自动筛选”命令，则需要分别进行三次筛选才可以得到最终的结果，而
41、使用“高级筛选”命令，则可以快捷地筛选出结果,2018/11/16,使用高级筛选功能，必须先建立一个条件区域，用来指定筛选的数据所需满足的条件。在条件区域的首行中包含的字段名必须与工作表中的字段名完全一样，但条件区域内不必包含数据清单中所有的字段名 下面仍以图4-27所示的“学生成绩表”为例，筛选出 “计算机基础”的成绩85分，并且“大学英语”成绩80分的所有学生记录。通过高级筛选完成此任务的具体操作步骤如下：,2018/11/16,（1）在D15：E15单元格区域中分别输入“大学英语”和“计算机基础” ，然后在D16：E16单元格区域中依次输入相应的条件，如图4-33所示 （2）选中数据清单
42、所在区域，参见图4-33的反向显示部分 （3）单击“数据”“筛选”“高级筛选”命令，弹出“高级筛选”对话框。参见图4-33中的右侧显示部分。在“方式”选项区中选中“在原有区域显示筛选结果”单选按钮，在“列表区域”文本框中输入$A$3：$F$11，或单击其右侧的折叠按钮，用鼠标在工作表中选择A3：F11单元格区域，再在“条件区域”文本框中输入$D$15：$E$16, 或单击其右侧的折叠按钮，用鼠标在工作表中选择D15：E16单元格区域 （4）单击“确定”按钮，完成操作。经高级筛选后的效果如图4-34所示,2018/11/16,4.7.3 分类汇总,分类汇总是数据处理中最常用的一种方法，它是指对工
43、作表中的某一项数据进行分类，并对每类数据进行统计计算。例如在学生成绩表中，若要比较男、女学生的成绩，可按性别对数据进行分类，对于已分类的数据，可进行求和、求平均值、计数等运算 在进行分类汇总之前，首先应对工作表中的数据进行排序，否则得不到正确的结果,2018/11/16,若在图4-27所示的成绩表中添加“性别”列，变成图4-35所示的学生成绩表，则下面就结合分别统计男、女学生的“高等数学”总分、“计算机基础”总分这一问题，介绍如何进行分类汇总 其具体操作步骤如下：,2018/11/16,（1） 拖动鼠标选择参与分类汇总的数据区域，即A3：G11，然后单击“数据”“排序”菜单命令，弹出如图4-2
44、9所示的“排序”对话框，在“主要关键字”下拉列表框中选择“性别”选项，并选中其右侧的“升序”单选按钮，在“我的数据区域”选项区中选中“有标题行” 单选按钮，然后单击“确定”按钮，完成对学生成绩表按性别排序的操作,2018/11/16,（2） 再次拖动鼠标选择参与分类汇总的A3：G11区域，然后单击“数据”“分类汇总”命令，弹出“分类汇总”对话框。在“分类字段”下拉列表框中选择“性别”选项（此处选择的分类字段应与步骤（1）进行排序的列相同），在“汇总方式”下拉列表框中选择“求和”选项，在“选定汇总项”列表框中选中“高等数学”复选框以及“计算机基础”复选框，然后选中“替换当前分类汇总”和“汇总结果
45、显示在数据下方”复选框，如图4-36所示 （3） 单击“确定”按钮，结果如图4-37所示,2018/11/16,“分类汇总”之后，如果不再需要当前的分类汇总，可以单击“编辑” “撤销分类汇总”命令 如果用户已经进行了其他操作，可以单击“数据”“分类汇总”命令，在弹出的“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮来撤销分类汇总 从图4-37中可以看出，在对数据清单进行汇总后，行标题的左侧出现了分级显示符号，可用于显示或隐藏某些明细数据,4.8 图表的使用,2018/11/16,引子,利用工件表中的数据制作图表，可以更加清楚、直观地表现数据 图表和工件表中的数据是互相链接的，当工作表中的数据发生变化时
46、，图表会自动随之改变 中文版Excel 2003提供了柱形图、直线图等多种图表类型，用户可以根据需要进行选择。本节主要介绍如何创建、修改图表等,2018/11/16,4.8.1 创建图表,Excel 2003为用户提供了两种创建图表的方法；一种是使用快捷按钮创建图表，另一种是使用“图表向导”创建图表 下面仍以图4-27所示学生成绩表中的部分数据为例，以使用“图表向导”的方法介绍怎样创建图表 使用“图表向导”创建图表的具体操作步骤如下：,2018/11/16,（1） 在工作表中选中要创建图表的数据区域，本例选中A3：D7单元格区域 （2） 单击“插入”“图表”命令，或单击“常用”工具栏中的“图表
47、向导”按钮，弹出“图表向导4步骤之1图表类型”对话框，单击“标准类型”选项卡，在“图表类型”列表框中选择“柱形图”选项，在“子图表类型”选项区中选择第一种，即“簇状柱形图”选项，如图4-38所示,2018/11/16,（3） 单击“下一步”按钮，弹出“图表向导4步骤之2图表源数据”对话框，在“数据区域”文本框输入制作图表的数据源区域，或者单击右侧的折叠按钮，拖动鼠标在工作表中选中数据区域，如图4-39所示。其实，本例无需输入数据源区域，在“数据区域”文本框中显示的，正好是第（1）步中所选的数据区域。选择序列产生在“列”。,2018/11/16,（4）单击“下一步”按钮，弹出“图表向导4步骤之3
48、图表选项”对话框，该对话框中有6个选项卡，分别用于设置标题、坐标轴、网终线、图例、数据标志和数据表等内容，用户可根据需要设置相应的选项，如图4-40所示。本例输入的图表标题为“部分学生的成绩表”,2018/11/16,（5） 单击“下一步”按钮，弹出“图表向导4步骤之4图表位置”对话框，该对话框用于确定图表是作为图表工作表放在新的工作表中，还是作为嵌入式图表插入到当前工作表中。这里选中“作为其中的对象嵌入”单选按钮，如图4-41所示 （6） 单击“完成”按钮，完成创建图表的操作，效果如图4-42所示,2018/11/16,4.8.2 编辑图表,图表在创建完成之后，用户还可以根据自已的需要对其进
49、行编辑修改，如调整图表大小、向图表中添加数据、添加图表标题等1调整图表当创建图表后，新生成的图表总是被放置在表格的前面，挡住了数据，为了能够清晰地看到数据表格和图表，必须调整表的位置和大小，使整个工作表布置合理,2018/11/16,（1）移动图表移动图表的具体操作步骤如下： 单击图表将其选中，这时在图表的四周出现8个控制点，参见图4-42所示。 在图表上按住鼠标左键，拖动鼠标，将其移置到合适的位置后，释放鼠标即可。在拖移的过程中，图表的周围会出现虚线,2018/11/16,（2）调整图表大小调整图表大小的具体操作步骤如下： 选中图表，将鼠标指针移动到图表的角控制点上，这时鼠标指针变成双向箭头形状 按住鼠标左键并拖动鼠标，调整图表至合适大小后释放鼠标即可,2018/11/16,2. 向图表添加数据 在Excel 2003中，无论以何种方式创建的图表，都会自动链接到工作表中的源数据。如果改变与图表有关的单元格数据，Excel就会自动更新图表 用户也可以通过向工作表中加入更多的数据系列或数据来更新图表。举例如下：,
