1、浅 谈 教 学 秘书 在 高 校 教学 管 理 中 的素 质 要求以陕 西 国 际 商贸 学 院 为 例 魏娜 陕 西 国际 商 贸学 院 摘 要： 一直以来, 人们都不太注意大学校园里还有教学秘书这一职位, 甚至有些人还 对这一职位存在误解和偏见, 以为教学秘书不过是给学校的相关领导打打电话, 帮助整理下档案文件什么的。 认为教学秘书不需要什么能力, 只是一个普 通的小 文员而已。 甚至有些人认为只有那些胜任不了教师的低学历的人, 才会被安排去 当教学秘书。 可事实并非如此, 作为一个大学的教学秘书也是需要具备极高的素 质的。 关键词 ： 高校教学; 教学秘书; 素质要求; 作 者简 介：
2、魏娜 (1984.1-) , 女, 陕西咸阳, 本科, 陕西国际商贸学院, 教学 与管理方向。 1 高校教学秘书中流 砥柱的作用表现 1.1 协调 人事关 系的 桥梁 作用 教学秘书受到来自院系领导和教务处的双方面的领导, 在学校里需要和学生、 老 师、教务处和院系领导四个方面的人打交道2。而一般情况下, 院系领导是不 会和教务处直接打交道的, 所以当教务处的一些工作必须要经过院系领导的时 候, 就会委托教学秘书来代为处理。 在这个时候, 教学秘书的身上就担负了一份 来自教务处的委托, 他必须认真的权衡各方面的利弊得失, 用一种最为恰当的 方式让院系领导能够接受教务处的一些决定, 反之也是一样
3、的。 所以在这个过程 中, 作为一个教学秘书不仅要能够扛得住来自各方面的人事压力, 另外还要有 很强的沟通谈判能力。 此外, 教学秘书还需要处理好老师和学生之间的关系, 平 时要注意多于学生沟通, 进行情感和学习方面的交流, 以便能够及时的把学生 的意见整合反馈给各位老师。 在这个过程中不仅对教学秘书的亲和力有较高的要 求, 并且还要求他们要拥有很好的表达能力, 怎么样才能够把学生的意思表达 的准确且让老师欣然的去接受。 1.2 协助 师生进 行教 学管 理 教学秘书除了要协调好学校内部各方面的人事关系之外, 还要做好学生的一些 档案信息的整理工作, 以及及时的向学生传达一些来自院系的重要消息
4、3。 在现代化社会的高校里, 要想做好学生的信息管理工作, 首先要能够熟练的应 用电脑上的一些办公软件, 另外对于学校的数据库、 教务系统的相关维护等网上 办公软件也要能够熟练的掌握。 这就要求作一个高校秘书也要拥有较强的学习能 力。 每当毕业季来临, 面对学生那堆积如山的档案, 教学秘书要对每一份档案进行 认真的审核, 补充完整后再存档入库, 最后再送回原籍。 在这个过程中需要每一 位教学秘书拥有一个严谨的态度 和很强的责任心, 此时教学秘书必须想尽各种 办法通知到每一位学生, 若是遇到外出实习的学生, 还要千方百计的通过别的 同学或学生家长联系到这些同学。 然后再以班级或专业为单位对档案进
5、行统一的 归类和整理, 待得档案完善之后再以专业班级为单位进行存档。 当学生毕业之后, 再以户籍所在地为单位进行分发, 并且要确保每一份档案都安全到达。 在这个过 程中不仅需要大量的体力劳动, 而且还要有很强的执行力和管理能力。 2 高校教学秘书的素 质要求 2.1 较高 的知识 水平 作为学校各方面人事关系的桥梁和纽带, 不仅要求教学秘书的行政能 力, 并且 对其专业知识水平也是有很高的要求的。 作为一个专业的教学秘书, 总免不了经 常的和专业课老师以及学生接触, 而一些工作又必须要很好的考虑到专业的性 质才能够很好的开展, 所以作为高校的一名教学秘书必须要对他所任职的专业 知识有一个全面的
6、了解才行。 否则一些工作方面的安排容易不能够很好的和专业 性相融合, 而给工作的开展造成极大的阻碍。 2.2 良好 的思想 素质 修养 作为一个教学秘书, 不仅工作繁重, 需要很强的责任心, 并且还不可避免的会 遭到外界的非议。 所以做好一个教学秘书不仅需要很强的行政工作能力和良好的 专业 知识水平外, 还要有一颗坚韧的心, 拥有良好的心理素质修养才行。 在关键 的时候能够扛得住压力, 任劳任怨, 服务好老师和同学, 让学校的各项工作都 能够良好的运行。 结束语 教学秘书一职, 一直以来都会遭到外界的非议, 但事实上他们的责任重大, 在 学校里起着至关重要的作用。 不仅要求他们拥有各项技能和专业知识, 同时还要有很强的学习能力和行政能力。 和专业课老师相比, 他们只是处的位置不同, 但 是他们对于学校来说, 都同样不可或缺。 参考文献 1 黄柑莲.教学秘书在 高校教学管理中的素质要求分析J.佳木斯职业学院学 报, 2017 (1) . 2 徐东.教学秘书在高 校教学管理中的作用及素质要求J.高等财经教育研究, 2005, 8 (3) :58-60.
