1、实用写作与口才2013年春,第一讲 行政公文概述教学目的与要求 1.掌握行政公文的概念、作用和特点 2.领会并掌握行政公文的行文规则 3.掌握行政公文的种类及其书写格式,一、公文的概念“公务文书”的简称狭义的公文：党的各级领导机关在实施领导和行政管理过程中所形成具有法定效力和规范体式的公务文书，通常称为行政公文。广义的公文：泛指党政机关、社会团体、企事业单位用于处理公务又具有一定惯用体式的文字材料。,行政公文的概念 国务院2000年8月24日发布的国家行政机关公文处理办法对行政公文的概念有明确规定： 行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书
2、，是依法行政和进行公务活动的重要工具。,二、公文的作用,1、法规作用2、指挥作用3、沟通商洽作用4、宣传教育作用5、凭证依据作用,三、公文的特点1、有很强的思想性、政策性和针对性。2、有法定的权威性和行政约束力。3、有特定的程式性和严格的实用范围。4、有很强的时效性。5、有特定的作者和读者。,四、公文的种类 国家行政机关公文处理办法将行政公文明确规定为13种：命令（令） 决定 公告 通告 请示 通知 通报 议案 报告 批复 意见 函 会议纪要,附录 中国共产党机关公文处理条例中规定的14种公文有：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公告、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。上述两类法定
3、公文中不同的使用文种有9种，国家行政机关的有命令、公告、通告、议案，党的领导机关有决议、指示、公报、条例、规定，除此之外属于相同的文种。,五、公文的行文规则 1根据隶属关系和职权范围确定行文关系，准确行文 办法第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。,我国机关间的工作关系主要有四种类型：（1）隶属关系：同一系统中的上下级机关间的领导与被领导的关系。（2）指导与被指导的关系：同一系统中的上级业务主管部门与下级业务主管部门间的关系。（3）平行关系：同一系统中的同级机关间的关系。（4）不相隶属关系：不同系统的机关之间的关系。,2选择合适的行文方式，一般不得越级行文 行文
4、方式是指机关间公文传递的层次与形式。一般有逐级行文、多级行文、越级行文和平行行文四种方式。,越级行文的几种情况 （1）发生了特别紧急而重大的情况；逐级上报会延误时机，造成重大损失。 （2）存在必须解决而经过多次请示直接上级机关仍然得不到解决的问题。 （3）遇到了因为与直接上级有争议而无法解决的问题。 （4）有上级机关交办的并指定越级直接上报的事项。 （5）直接上级机关或直接上级机关领导人有违纪违法行为，必须检举、揭发。,3精简公文、注重效用办法第二十一条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。,六、行政公文的格式 行政公文格式是
5、指法定行政公文各组成要素在载体上排列的规定及行政公文的外观形式。 其要素包括行政公文通用的纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。 国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999）及办法对公文格式作了严格规定。,公文中各要素标识规则 办法第十条规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成”。格式将这些要素划分为文头、主体、文尾三部分。,1、文头（眉首） 置于公文首页红色反线以上的各要素（含红色反线）统称眉首。眉首又称文件头，即文头部分，位于
6、公文首页上部，约占首页1/3至2/5，套红印刷。眉首包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线等要素 。 （1）公文份数序号：简称“份号”，它是将同一公文印制若干份时每份公文的顺序编号，“绝密”、“机密”级公文应当标明份号。标识方法：用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。份号可以编虚位，,一般根据公文的份数来决定编几位，但至少应不少于两位，即“1”可编为“01”。 （2）秘密等级和保密期限：秘密等级简称“密级”，涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明，国家保密局国家秘密保密期限的规定第三条规定：“国家秘
7、密的保密期限，除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在1年及1年以上的，以年计；保密期限在1年以内的，以月计”。,如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。如果公文制发单位能够确定具体的保密期限，需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。如：秘密6个月、机密1年、绝密长期。只标秘密等级，不标保密期限时，保密期限按国家秘密保密期限的规定中规定的上限执行。,（3）紧急程度：紧急程度是对公文送达和办理的时间要求。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“
8、特急”、“急件”，其中电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。,（4）发文机关标识：俗称“文件名称”、“公文名称”、“红头”。发文机关标识一般由发文机关、全称或规范化简称后加“文件”组成；一些特定的公文其发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加文种组成，如国务院就有“国务院任免通知”红头形式，但只限于特定的公文。一般来说，行政机关的重要公文特别是上报的公文均应加“文件”二字。 在文件式格式中，发文机关
9、标识的位置有两种。第一种适用于平行文和下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm（距上页边62mm1 mm），,见图2-2。第二种适用于上行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm（距上页边117mm1 mm），即要留出80 mm-25 mm=55 mm的空白供上级机关批示文件用，见图2-3。 发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。 联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。如联合行文机关过多，可以缩小发文机关字号、行间距，保证公文首页显示正文。,（5）发文字号：发文字号是发文机关对其所制发的公文依次编排的顺序代号，发文字号由发文机关代字、
10、年份和序号组成 。 年份用阿拉伯数码标识，应标全称，如“2004”，不能简化为 “04”，也不能在后面加“年”。年份用六角括号“”括入。 序号是发文的流水号。序号不编虚位，如“3号”不能编为“003号”；序号前不加“第”字，以求简明。 在文件式格式中，发文字号标识位置有两种。第一种是在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布，用于平行文和下行文；第二种是居左空1字，右边用来标签发人姓名，用于上报的公文。,（6）签发人：签发人是指代表发文机关核准、签发公文的负责人。上行文应当在首页注明签发人姓名。标签发人目的是让上级单位了解下级单位由谁对上报事项负责，督促各级领导履行职责，并为直接联系工作
11、、迅速查询问题提供方便。 签发人姓名平行排列于发文字号右侧，右空1字。“签发人”三字用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。 联合行文则有多个签发人，标识时主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人,姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，并使红色反线与之距离为4mm。 （7）红色反线：又称“间隔横线”，是一条较粗的红色直线，印在发文字号之下4mm处，主要用于将文头部分和中间部分隔开。,2主体 置于红色反线以下至主题词之上的各要素统称主体。主体即行文部分，包括标题、主送机关、正文、附件说明、发
12、文时间、印章、附注等要素。 （1）标题：公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关全称或规范化简称、事由和文种三要素组成，如国务院关于开展春季灭鼠活动的通知。有时可以省略发文机关或事由。非特殊情况，发文机关和事由不宜同时省略。联合行文时应将主办机关排列在前。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。,（2）主送机关：主送机关是行文的主要对象，是负责主办或答复的主要受理机关。主送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。上行文一般只写一个主送机关。下行文主送机关较少时，可将主送机关名称全部写上；主送机关较多的下行普发性公文可采用同类型机关的统称，按惯例排列，如“各省、自治区、
13、直辖市人民政府”、“各地区行政公署，各市、县(市)人民政府，省人民政府各部门”。采用通过广播、电视播出或登报、张贴等形式向社会、群众公布的公文，如公告等，一般不写主送机关；在附注处标明发送范围的公文不写主送机关。,主送机关在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。性质或级别相同的机关之间用顿号，性质或级别不同的机关之间用逗号。 （3）正文：正文是公文的核心部分，表达发文机关的行文目的、意图、意见和要求等。正文应做到观点正确，材料真实，层次清晰，字词规范，标点正确；使用规范的结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第
14、四层“（1）”；,正文中的人名、地名、数字、引文应准确；引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明中文含义；日期应当写明具体的年、月、日；应当使用国家法定计量单位；文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称；使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名；公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。,正文在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。在正常一面满排公文正文的情况下，应按照
15、这一规定执行。但如果遇到末页可能出现无正文时，则需要调整前面页面的行数和字数，以保证公文末页有正文内容。 （4）附件与附件说明：附件是附属于正件的其他文字或图表材料，是公文的重要组成部分。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。,附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1.”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件(或带序号)。值得注意的是，随文发布、印发、转发、
16、批转、报送的文件，形式上是附件，实际上是公文的主要内容，主件只起批准、确认、上报或下发等作用，加上公文标题对这些文件已有提示，因此，这些文件不作为附件处理，无附件标识。,（5）发文时间：是公文生效的时间。发文时间以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准；会议讨论通过的公文，以通过日期为准；电报以发出的日期为准；法规性文件以批准日期为准。 发文时间用小写汉字将年、月、日标全，“零”写为“”。除法规、规章及决定、会议纪要等会议通过的公文成文时间常加括号标注于标题下方外，成文时间一般标注于正文右下方，文后标识位置有三种，随加盖印章情况而定。,（6）公文生效标识：印章和签署人
17、姓名是公文生效标识，是证明公文法定效力的表现形式,是鉴定公文真伪的最重要的标志。 （7）附注：一般是对公文的发送范围、相关事项等加以说明，不是对公文内容、名词术语作出解释或注释。如“此件发至县团级”、“此件可见报”、“此件可翻印”等。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。,3文尾（版记） 置于主题词以下的各要素（含主题词）统称为版记。版记即文尾部分，位于公文末页下部，包括主题词、抄送机关、印发机关、印发时间等要素。 版记中各要素之下均加一条与版心同宽的黑色反线，其目的一是为了显示各要素之间的区别，二是为了设计美观。
18、（1）主题词：主题词由揭示公文主要内容、表明公文文种的规范化的词或词组构成,其作用是便于计算机检索、查询和管理公文。,主题词的标引顺序是先标类别词，再标反映公文内容的类属词，最后标文种。如省卫生厅关于等同志职务任免的通知，先标类别词“人事”，再标类属词“任免”，最后标文种“通知” ，其主题词为“人事 任免 通知”。除类别词外，最多不超过5个。 主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。 （2）抄送机关：抄送机关指除主送机关外需要执行、协助办理或知晓公文的其他机关。抄送机关应根据工作需要和抄送规则严格控制，不能过多、过滥。,行政公文如有抄送，在主题词下
19、1行，左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号。无论抄送机关是上级、下级，还是平级或不相隶属机关，均标“抄送”字样，不可分别标“抄报”、“抄送”、“抄发”或“报”、“送”、“发”。抄送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。行文方向不同的抄送机关，按上行、平行、下行顺序排列；行文方向相同的抄送机关，按规定、惯例或按与该项工作的相关程度排列。若只有一个层次，各抄送机关间用逗号隔开；若有两个层次，则性质或级别相同的机关之间用顿号隔开，性质或级别不同的机关之间用逗号隔开。回行时与冒号后的抄送机关对齐；最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。,（3）印发机关和印发
20、时间：印发机关指公文印制的主管部门，不是指公文的发文机关。印发机关一般是机关的办公厅(室)或文秘部门；有的机关没有专门的办公厅(室)或文秘部门，也可标识发文机关。 印发时间是公文的生成时间，但不是生效时间，成文时间才是公文的生效时间。印发时间以公文付印的日期为准。 印发机关和印发时间位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置，印发机关左空1字，印发时间右空1字，用3号仿宋体字和阿拉伯数码标识。,娴熟运用公文语体（一）使用规范的语言文字 公文写作要以规范的书面语言为基础，一般不用口语、方言、俗语俚词。概念要明确，概括性强，词义准确，理解划一，不刻意追求辞藻华丽、声调节律，少用或不用描绘
21、性、比喻性语词。,（二）使用公文惯用语公文惯用语表开头词：根据、据查、据反映、遵照、按照、依照；为了、对于、关于、由于；现接、兹因引述词：近接、前接、现接、欣悉、近悉、敬悉、惊悉；业经、现经称谓词：我部、本厂；你校、贵处；该单位、该同志期请词：请、希、望（上对下）；请、恳请、特请、敬请，请批示、请核对、请回复、请指示（下对上）；请、希（平行）,过渡词：为此、对此、因此、据此、有鉴于此；综上所述、答复如下、通报如下、会议认为询问词：当否、可否、是否可行、是否同意；如无不妥、意见如何表态词：责成、同意、不同意，可行、不可行；照办、迅速办理、业已颁发、现予转发、准予备案结束语：此令（命令、指令）；希
22、即执行、遵照执行（决定）；请认真贯彻执行（决议）；特此通告、此告、专此通告（通告）,希遵照办理、希参照办理、希研究执行、希贯彻执行、希准时出席（通知）；以上报告，请审查；特此报告、专此报告（呈报性报告），以上报告如无不妥，请批转各地执行（呈转性报告）；当否，请审批；妥否，请核批（请示）；此复、特此批复、专此批复（批复）；特此函达、请复函、特此函复（函）。,（三）精通公文语句 1. 除国家法律、法规规定者外，任何单位不得以任何方式要求私营企业提供财力、物力、人力。 2. 为了坚决刹住破坏山林的歪风，根据国家有关政策、法令，特通告如下： 3. 现将国家教委关于减轻中小学课外作业负担的通知转发给你们，请遵照执行。 4. 现转发给你们国家教委关于减轻中小学课外作业负担的通知，请遵照执行。,预习作业,课后预习通知的写作，根据下列材料草拟一则通知。2年月日，武汉市第一商学院学院即将举行2年春季运动会，请以武汉市第一商学院的名义起草一则通知，内容自拟，要求格式正确，结构完整，逻辑清楚。,
