1、第1章 EXCEL基础,1.1 EXECL简介 1.2 表格设计 1.3 图表制作 1.4 数据管理,1.1 EXECL简介,工作表结构 工作簿操作 工作表操作 窗口操作 系统选项 常见错误类型,工作表结构,工作簿即EXCEL文件，后缀名为.xls，存贮EXCEL文件自动生成。 工作表一个工作簿由若干张工作表组成。EXCEL具体数据由工作簿存储与管理。 单元格一张工作表由65536行、256列组成。列号与行号交叉即为单元格，如A1、D10等。所有数据均存贮于单元格中。,区域由若干个单元格构成。三种：连续区域：矩形区域的第1个单元格和最后1个单元格中间用“:”表示，如“B10:G25”。集合区域
2、：由互不相连的单元格或区域组成，中间用”,”连接。如：“B10:C15,C18,D20:E25”。交集区域：由两个区域的公共单元格组成，中间用“ ”连接，如“A1:B2 B1:C2”，包括B1、B2共2个单元。,工作簿操作,新建工作簿 保存工作簿 关闭工作簿 打开工作簿,工作表操作,切换工作表当前工作表（活动工作表）。窗口左下点击可切换工作表，或ctrl+pagedown/pageup前一张/后一张。 插入工作表默认工作表为3。二法：其一，右键单击工作表标签，“插入”，在当前工作表前插入新工作表。其二，菜单，“插入/工作表”，同上。,删除工作表二法。操作类同插入。 移动工作表改变工作表排列顺序
3、。二法：其一，左键点击目标工作表标签，拖动至目标位置即可；其二，右键点击目标工作表，选“复制或移动工作表”，在窗口下部选择移动位置，“确定”即可。该功能也可将工作表从一个工作簿移动至另一个工作簿，方法是窗口中上部改变工作簿。,复制工作表二法：其一，ctrl目标工作表，左键拖至目标位置即可获得副本。其二，右键点击目标工作表，选“复制或移动工作表”，从窗口中选“建立副本”，操作同移动工作表。 重合名工作表二法：其一，双击目标工作表，直接更名；其二，右键点击目标工作表，选“重命名”。,窗口操作,打开多个工作簿EXCEL环境下，可同时打开多个工作簿，但只有一个为活动工作簿。 多个窗口中同时打开一个工作
4、簿“窗口/新建工作簿”即可。 重排窗口（打开多工作簿情况下）平铺、水平并排、垂直并排、层叠四种。“窗口/重排”即可。 隐藏窗口/取消隐藏窗口“窗口/隐藏”，可将当前窗口隐藏。,拆分窗口（方便对照查看工作表不同部分）垂直拆分：点击某一列，“窗口/拆分”；水平拆分：点击某一行，“窗口/拆分”；垂直与水平拆分：点击某一单元格，“窗口/拆分”，产生四个拆分窗口。(名单演示） 冻结窗口（固定某几行或某几列浏览时不动）点击某一行或某一列，“窗口/冻结窗口”。,系统选项,“工具”/“选项”，设置各种选项。常用： 1、最近使用的文件列表 常规 2、新建工作簿的工作表数 常规 3、默认文件位置经 常规 4、按E
5、nter键后移动位置 编辑 5、是否显示网络线 视图 6、是否显示零值 视图 7、是否保存自动恢复信息 保存 8、密码设置 安全性 9、自定义序列 自定义序列,常见错误类型,1、DIV/0! 除数为0了 2、N/A 有些单元格没有数值，导致函数或公式出错 3、NUM！数值函数或公式中产生太大或太小的数字，单元格不能表示 4、VALUE！不能运算的参数或不能运算的对象 5、NULL！ 不正确的区域运算符或不正确的单位格引用 6、REF！ 单位格引用无效 7、NAME？ 名称有拼写错误、使用了不存在的名称、删除了公式中使用的名称 8、 输入到单元格的数值太长或公式计算结果太长，单元格不能容纳。,1
6、.2 表格设计,编辑表格 单元格引用 单元格、行、列操作 设置表格样式 绘图工具 插入对象 保护工作簿和工作表,编辑表格,1、输入数据 （1）输入基本数据 A、选择单元格，直接输入。数据同时在单元格与编辑栏显示。确认，回车，取消，ESC键。 B、输入文本型数值，“”括起来,右对齐。 C、输入日期型数据，按“年月日”。“格式”/“单元格”可改变日期显示格式。 D、输入时期型数据，按“时：分：秒”。改变显示格式同上。 E、对连续单元格输入数据，可选择区域，再输入，Enter后在区域内移动。,（2）输入公式 A、公式构成：常数、单元格、函数、运算符。如：A160%、SUM（B1：C20） B、公式前
7、需加“”，否则系统认为输入字符串。 C、输入函数，可者直接输入，或者“插入”/“函数”或者fx键。,（3）输入序列 A、数值序列等差序列。选择起始单元格（为某一数值），Ctrl+填充句柄，拖动至目标单元格，即可获得加1序列。若步长值不为1，“编辑”/“填充”/“序列”，修改步长值即可。步长值为负值，可获等减值序列。等比序列。同上，将等差修改为等比。 B、日期序列默认按日形成序列。可修改为按月、年形成日期序列。方法同上。 C、文本序列如一月至十二月；星期一至星期天等。操作方法同上。,2、选择区域对数据操作，往往先选择区域，再操作。 （1）选择一个单元格。直接点击。 （2）选择矩形区域。两法：其一
8、，确定起始单元格，左键拖动至最后一个单元格；其二，确定起始单元格，Shift+最末单元格。 （3）选择一行或一列。单击行、列标。 （4）选择连续多行、多列。对行列标操作，方法可（2）。 （5）选择不连续单元格、区域或行列。Ctrl键，其他同上。 （6）选择整张工作表。单击表中行列交叉处（空白处）。,3、删除数据 （1）删除单元格部分数据。双击单元格，在单元格内或编辑栏内，用Delete键、Backspace键操作。 （2）删除单元格或区域全部数据。几法：A、选中区域，Delete键；B、选中区域，快捷键清除内容；C、选中区域，“编辑”/“清除”，清除全部、清除内容、清除格式、清除批注；D、填充
9、句柄清除：选中区域，用填充句柄拖动，即清除；或用临近空白单元格句柄，拖动覆盖要删除区域。,4、移动与复制 （1）移动第一步：选择移动区域，Ctrl+X或右键选“剪切”或“编辑”/“剪切”或工具栏剪切按键；第二步：选择目标区域左上角单元格，Ctrl+V或右键选“粘贴”或“编辑”/“粘贴”或工具栏粘贴按键。 （2）复制将Ctrl+X改为Ctrl+C，其他同移动。,5、查找与替换（1）查找Ctrl+F或“编辑”/“查找”，在对话框中输入查找内容。（2）替换Ctrl+H或“编辑”/“替换”，在对话框中输入查找内容与替换内容。,单元格引用,1、单元格引用方式 （1）地址引用 A、相对引用。相对某一单元格
10、地址的引用。当公式复制或其他操作时，相对地址会随目标单元格变化而变化。如：A B10 100 2 20 200 A1A2 当将A3单元复制到B3时，B3公式为B1B2，这就是相对引用。 B、绝对引用。用于表示单元格在工作表中的确切位置，当公式复制时，绝对地址不会随目标单元格的变化而变化。如：A3=$A$1+$A$2，将A3复制到B3时，B3 =$A$1+$A$2。绝对引用又细分行绝对引用、列绝对引用，如A3A$1+A$2、$A1+$A2。,（2）名称引用可以给某一单元格或区域取名，引用时用名称即可。同一工作簿内不能取重名。A、选择要取名的单元格或区域；B、取名两法：其一，名称框(左上）中输入名
11、称；其二，“插入”/“名称”/“定义”，对话框中增加、删除已有名称。如定义：A1：A10名称为“流动资产”，A11=sum(流动资产)。,2、引用同一工作表单元格数据如A3=C1；A3=data1(某一单元格取名为data1);A3=sum(c1:c10,b1:b10)。 3、引用同一工作簿不同工作表数据如A3=sheet2!c1;A3=data2(data2为sheet3的A3);A3=sum(sheet2!c1:sheet2!c10) 4、引用不同工作簿的工作表数据如A3=c:mydatabook2.xlssheet2!c1,单元格、行、列操作,1、插入单元格“插入”/“单元格”，对话框选
12、择。 2、删除单元格或区域“编辑”/“删除”，对话框选择。 3、合并单元格选择要合并单元格，“格式”/“单元格”/“对齐”，选择合并单元格。注：合并单元格以左上单元格取名。 4、取消合并单元格操作同上。 5、设置行高列宽两法：其一，第N与第N+1行分隔线调整；其二，右键行标+行高，精确调整；或“格式”/“行”/“行高”调整。列同理。,5、插入与删除行、列右键行标+插入行，或者“插入”/“行”，当前行上方插入一行。删除及列操作同理。 6、隐藏和取消隐藏行、列右键行标或区域+隐藏，或“格式”/“行”/“隐藏”，隐藏选中行。取消隐藏行及列操作同理。,设置表格样式,表格样式：数值的显示格式、日期及时间
13、显示格式、字体、字号、字形、对齐方式、边框、颜色等。“格式”/ “单元格”进入。 1、数字 调整数值、货币、会计专用、日期等显示格式。 2、对齐 调整对齐方式、文本控制、从右到左等。 3、字体 调整字体、字形、字号、特殊效果等。 4、边框对选择单元格或区域的上、下、左、右边框线调整。,5、图案 调整单元格或区域的底纹、图案。 6、保护默认情况下，所有单元格都具保护属性，该属性只有选择“工具”/“保护”，保护属性才生效。但取消“保护”属性，设置工作表保护，也能修改。案例 7、条件格式如 A B 选中区域A1：A4 1 30 “格式”/“条件格式”，对话框中：小于 2 40 35，“格式”选择红色
14、，则A1、A4变 3 35 色。 4 20,如何进行工作表保护,当下发工作表时，只希望填表录入数据，不能修改格式，方法： 1、选定数据区（用户可修改），“工具”/“保护”/“允许用户编辑区域”（最好不要输入密码）,再在选项中“保护工作表”； 2、对工作表保护，同“工具”/“保护”/“保护工作表”。,绘图工具,“视图”/“工具栏”/“绘图”，窗口显示工具栏。如文本框、矩形、椭圆、直线、箭头等。 1、文本框单击文本框，可在工作表中放置。右键文本框边，可设置文本框格式。 2、改变对象的叠放次序多个对象框重叠时，右键+叠放次序。 3、组合对象选择：Shift+组合对象，再右键+组合，则移动某一组合对象
15、是地，其他组合对象一并移动。,插入对象,1、插入批注右键+插入批注，或“插入”/“批注”，单元格右上角显示线色三角形。右键+编辑批注，或“插入”/“编辑批注”。右键+删除批注，或“编辑”/“清除”/“批注”。 2、插入图片“插入”/“图片”/“来自文件”，选“打开”。 3、插入公式“插入”/“对象”/“Microsoft公式3.0”，可插入复杂公式。,保护工作簿和工作表,1、保护工作表(1)设置单元格锁定状态。“格式”/“单元格”/“保护”。不选“锁定”，则表被保护后，不选锁定的单元格能编辑，而锁定的单元格不能编辑。 (2)保护工作表。“工具”/“保护”/“保护工作表”，输入密码及确定密码。
16、2、允许用户编辑区域以上对未设置“保护”的单元格，所有用户都可修改，不安全。选择保护区域(全部)，“工具”/“保护”/“允许用户编辑区域”，选择“新建”，输入区域，“确定”后输入区域密码（密码可为空），再“保护工作表”，输入密码后，用户对未保护区域修改也需输入密码。 3、保护工作簿“工具”/“保护”/“保护工作簿”，则不能再插入、删除、更名工作表。,1.3 图表制作,以下资料讲述图表制作：,图表制作的一般方法,1、柱形图(1)选中区域数据(含行列标题)； (2)“插入”/“图表”/“柱形图”，向导式完成； (3)系列选择：以行为系列，则每组图形中反映行数，以列为系列，则每组图中反映列数。 (4
17、)图表存放：两种，本表插入，工作簿中新增工作表插入。,图表标题,X轴标题,Y轴标题,图例,同理，可制作折线图、圆形图等图形。,图表编辑,(1)移动图表：空白处+左键+拖动； (2)改变大小：8个小黑点+左键+拖动； (3)删除图表：选中+Delete键； (4)图表类型：右键图表+“图表类型”改变； (5)图表数据源：同上，选择“数据源”，重置数据源、系列、系列属性等； (6)图表选项：同上，选择“图表选项”，可重置图表标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志等。,1.4 数据管理,通过以下资料讲授EXCEL数据管理功能：,1、数据有效性(数据输入控制)(1)日期：对单元格数据输入的有效性进行控制
18、，并提示信息。“数据”/“有效性”，按提示设置。如日期必需在2007.1.10-1.28之间。(2)部门：选择部门档案表输入，可控制差错。方法：第一，在其他表中建立部门档案，并对档案区域取名；第二，在数据输入区，“数据”/“有效性”/“序列”，=取名，则数据只能从档案表选择输入。(3)商品：同部门。(4)单价：第一，在另一工作表中定义含商品的单价表，并给这一区域取名JMB；第二，数据输入区=vlookup(单元格，JMB，取JMB区域的第几列，false)。使单价自动获取。(5)销售量：合理控制，如=and(isnumber(e4),e40)，E4为数值，且不为0。,2、记录单 选择带项目（第
19、一行）的区域，“数据”/“记录单”，可逐条编辑或增加、删除记录。常用于：表格太宽，记录单方便。但该状态无法控制和校验。 3、排序 重排记录显示顺序。光标在数据表内，“数据”/“排序”，“商品+部门+日期”重排。 4、筛选 (1)自动筛选：“数据”/“筛选”/“自动筛选”，各列标题均出现下拉列表框，可筛选数据。注：各筛选条件为并且关系。取消则同上进入，选全部显示。 (2)高级筛选：第一，建立筛选条件(表“高级筛选条件”)；第二，选择筛选区域，“数据”/“高级筛选”，列表区域为要筛选区域，条件区域为设置条件。确定可获取。如：筛选销量大于150的彩电记录或冰箱大于100的销售记录。再如：筛选销量大于
20、100或销售额大于平均销售额的记录。,5、分类汇总 按部门分类汇总：“数据”/“分类汇总”，分类字段：部门；求和；汇总项：销售额。即可获得分类汇总表。 隐藏与展开明细记录。 取消分类汇总：再次进入分类汇总对话框，“删除全部”，可返回。,6、数据透视表和数据透视图 (1)对数据进行全方位、多角度汇总与对比分析。 (2)选择区域(含行列标题)，“数据”/“数据透视表和数据透视图”，向导建立。生成新的数据区或表，不同于筛选。 (3)字段选择：日期页字段；部门-行字段；商品-列字段；销售额-数据区域。可生成透视表。 (4)设置报表格式：“数据透视表工具栏”/“设置报表格式”，可按模板输出。 (5)改变透视表布局：“数据透视表工具栏”/“数据透视表向导”/“布局”，可重置各种字段(拖入与拖出)。 (6)删除数据透视表：“数据透视表工具栏”/“数据透视表”/“选定”/“整张表格”，再“编辑”/“清除”/“全部”。 (7)数据透视图：“数据透视表工具栏”/“图表向导”，即可。,
