1、xx 集团有限公司采购管理制度及流程（试行）目录1 目的 .22 适用范围 .23 采购的管理 .23.1 采购的责任范围 23.2 申请部门责任范围 23.3 采购的管控规则 33.4 采购流程控制 43.5 采购申请 OA 流程 53.6 采购审批 OA 流程 54 采购流程操作指引 54.1 采购项目开发 54.2 确定项目进度时间 .64.3 采购项目管理 64.4 确定潜在供应商 .64.5 比价或招投标 64.6 确定采购标的规格及技术指标 .74.7 采购订单/合同 84.8 验收和付款 84.9 供应商产品质量追踪 .85 文件管控 106 附件 .107 附则 .11降成本
2、保质量 建体系 提效益1 目的为 了 提 高 公 司 采 购 效 率 、 明 确 岗 位 职 责 、 有 效 降 低 采 购 成 本 ， 确 保 及 提 高 产 品 质 量 ，满 足 公 司 对 优 质 资 源 的 需 求 ， 进 一 步 规 范 物 资 采 购 流 程 ， 加 强 与 各 部 门 间 的 配 合 ， 特 制订 本 制 度 。2 适用范围公司所有的采购项目（物品或服务）。3 采购管理3.1 采购员的 责任范围- 根据本公司申请部门的需求，制定采购计划及策略；- 根据本公司及集团采购管理制度负责对本公司所有采购事项的执行，包括但不限于对供应商的选用、资质审核、比价议价、招投标组织
3、、订单的跟进等；- 控制采购成本，保证产品质量，确保产品质量可追踪；- 根据采购交易方式，负责申请采购项目中的所有费用，包括但不限于预算内、预算外、提前垫付、预付款、尾款及全款报销等；- 建立及维护本公司供应商数据库，开发关键及后备供应商，对供应商进行定期的评估和管理，促进供应商的优胜劣汰；- 每季度出具本公司的采购分析报告，在每季度的第 1 周内完成上季度的采购分析，并提报给分管总监及、总裁及集团企管部。3.2 申请部门 责任范围- 制定需求计划，包括项目名称、产品及服务基本要求、预计需求时间及费用，并将预计费用归口到采购员进行采购费用预算编制，报集团进行费用预算审批；- 提出采购申请，项目
4、需求应明确，采购申请需要预留采购周期；- 协同采购员参与采购事项办理：评选供应商，关注产品及服务是否可以满足需求；- 对申请采购的物资和服务负责进行验收及反馈；- 对产品质量、交期及售后服务提出反馈意见。3.3 采购的管控规则公司所有的采购事项均需通过“先申请及审批，后执行”的流程进行管控，具体规则如下：1）采购申请流程各部门对有需求的采购项目均需提报采购申请流程，采购申请流程必须经过分管总监及总裁审批同意后，方可转至运营部采购员负责采购。注：a、行政办公类类物品由行政部统一收集各部门的需求，并发起采购申请流程。b、向已签有年度合作协议的供应商重复采购特定产品的采购项目无需提报采购申请流程，可
5、直接发起采购审批（订单）审批流程c、涉及需进行招标的采购项目，采购申请流程除经过分管总监及总裁审批同意后，还需知会集团企管部的相关岗位同事，并与集团企管部相关同事进行协同办理。2）采购审批流程由运营部采购员负责发起采购审批流程，如有需要，可要求需求部门负责人进行采购协同：- 单次采购金额小于 KKKK 元的采购项目（含 KKKK 元），无须提报采购审批流程，接到各部门发起的经总裁批准同意的采购申请流程后，即可采购，无需签定采购合同，通过付款流程或费用报销方式进行结算。- 单次采购金额大于 KKKK 元但小于 20 万的采购项目，则须提报采购审批流程，签定采购合同，经公司及集团各级领导（采购审批
6、流程及采购合同盖章审批流程可合并发起，并参照集团财务权限规定设置各级领导的审批节点）审批同意后，方可进行采购。- 年度采购金额大于 100 万、且需重复性采购的特定采购项目，则须签定年度采购合同，并经集团企管部相关岗位同事协同办理，XX 及集团各级领导（参照集团财务权限执行）审批同意后（采购审批流程及采购合同盖章审批流程可合并发起，并参照集团财务权限规定设置各级领导的审批节点），方可进行进行采购。备注：特定采购项目为指：1）具有唯一性的物品采购（如：享有国内独家经销权的酒品采购、供应商享有专利的物品采购等）；2）虽非唯一性，但有较高技术或质量要求的物品采购（如：需先打样并经验收或需第三合作方共
7、同验收合格后才能进入采购环节的物品等）；3）提供长期服务的第三方服务采购；- 已签有年度采购合同的特定采购项目，后续只需提报采购订单，并经公司及集团各级领导（采购审批流程及采购订单盖章审批流程可合并发起，并参照集团财务权限规定设置各级领导的审批节点）审批同意后，方可进行采购。- 单次采购金额大于 20 万元的采购项目原则上需通过招投标进行采购（向签有年度采购合同的特定产品采购除外），或依集团招投标采购制度要求需通过招投标方式进行采购的采购项目，采购审批流程需经集团企管部相关岗位同事协同办理，XX及集团各级领导（参照集团财务权限执行）审批同意后，方可进行采购合同盖章审批，即，采购审批及采购合同盖
8、章审批需分开申请。采购类型 类别或范围是否需要采购申请是否需要采购审批是否需集团企管部协同单次采购金额KKKK 元小额、常规采购项目 是 否 否KKKK 元单次采购金额 20 万元所有采购项目 是 是 否年度采购合同年度预计采购金额100 万的特定物品或服务采购项目 否 是 是采购订单 特定物品或服务 否 是 否招投标项目单次采购金额在 20 万元以上的采购项目（签有年度采购合同的特定产品除外）；或依集团招投标采购制度要求的招投标采购项目是 是 是3.4 采购流程控制图流程控制 申请部门 运营部采购员备注说明明否是2 制定采购计划3（说明 2）确定潜在供应商4(说明 3) 产品信息确认5（说明
9、 4）比价议价流程7 确定供应商8 签合同/ 下订单/付预付款1 采购申请（说明 1）说明 2:1、优先选用合格供应商2、新供应商需调查及提交资料说明 3：1、样品确认2、包装方式、标识3、交期和质量标准说明 1：1、参考采购申请 OA 流程2、附件：采购申请表、产品参数说明 4：1、常规采购项目比价原则：三千至两万元（含两万）至少两家供应商比价；两万至万二十万元至少三家供应商比价；二十万元以上至少三家供应商比价或招标2、特定采购项目年度比价原则：具有唯一性的采购项目：通过参照物的横向性价比对比，关注性价比评估非唯一性的采购项目：提前寻找及确定 2 家以上（含）的质量或技术合格的供应商，并进行
10、性价比对比采购申请采购审批采购审批产品订购跟单6（说明 5）相关部门和领导审批3.5 采购申请 OA 流程：a)非招投标申请人部门负责人分管总监总裁采购员3.6 采购审批 OA 流程a、非招投标的常规采购项目审批及合同审批 OA 流程（含在已签有特定采购项目年度合同前提下的重复性采购订单）采购员 集团法务总监（KK）、财务总监（KK ）、运营总监（ KK）【并发，协同】总裁（KK）【审批】集团总裁（ KK）【审批】 集团董事长（KK）、集团财务副总裁（KK）、集团财务总监（ KK）、集团副总裁（ KK）【并发，知会】KK（广州章）/ KK（南京章）、采购员【并发，知会】否是否9（说明 6） 跟
11、单10 通知到货说明 6：接到申请部门下单通知且确定需求后一个工作日内下单11 验收货物15（说明 7）付尾款/数据整理归档14 收货12 是否有异常情况说明 5：1、参考采购审批 OA 流程2、附件：供应商选用表、报价单、合同/订单、供应商及产品相关资料说明 7：1、 采购申请、审批 OA2、 采购合同/订单、验收凭证3、 供应商资料是13 是否解决验收及付款b、特定采购项目的年度采购审批及合同审批的流程采购员 集团法务总监（KK）、财务总监（KK ）、运营总监（KK）、集团企管部采购员、集团企管部经理（KK）、集团企管部总监（KK ）【并发，协同】总裁（KK ）【审批】集团总裁（ KK）【
12、审批】集团董事长（ KK）、集团财务副总裁（KK ）、集团财务总监（KK ）、集团副总裁（KK）【并发，知会】KK（广州章）/ KK（南京章）、采购员【 并发，知会】c、招投标的采购审批 OA 流程采购员 财务总监（KK）、运营总监（KK ）、集团企管部采购员、集团企管部经理（KK ）、集团企管部总监（KK ）【并发，协同】 总裁（KK）【审批】集团总裁（KK ）【审批】采购员c、招投标的合同审批 OA 流程采购员 集团法务总监（KK）、财务总监（KK）、运营总监（KK）、集团企管部采购员、集团企管部经理（KK）、集团企管部总监（KK ）【并发，协同】总裁（KK）【审批】集团总裁（KK）【审批
13、】集团董事长（KK ）、集团财务副总裁（KK）、集团财务总监（KK）、集团副总裁（ KK）【并发，知会 】KK（广州章）/ KK（南京章）、采购员【并发，知会】注：说明：a)具体需加签的集团领导要求请参照附件XX 集团财务审批权限表。b)只有涉及到需集团高管审批、且为广告或媒体资源的采购业务，才需加签集团副总裁（KK ）。c)单次采购金额 KKKK 元及以下的采购项目无须提报以上采购审批流程。d)在进行 OA 的采购审批流程前，采购员需把采购项目相关信息发给申请部门确认，在进行采购审批 OA 流程时，要把采购申请 OA 流程和审批相关资料（合同、比价报价等）作为附件添加。4 采购流程操作指引4
14、.1 采购项目开发a) 运营部采购员根据申请部门提供的采购需求或计划立项方案描述进行采购跟进；b) 开发产品或服务方案可优先从现有的供应商数据库（含集团提供的供应商数据库）中选择，也可根据采购需求的类别和方案描述，邀请相关供应商参与开发设计方案；c) 项目方案的开发，应结合需求部门的意见，并充分考虑后续生产的合法性，合理性以及品质保证能力；d) 提交具体项目方案，并与申请部门一起确定最终产品及方案。4.2 确定项目进度时间a) 确定产品及方案后，必须与申请部门确认该项目的具体时间。b) 项目时间进度确认应该包括并不限于：1) 项目最终上市时间及上市方式;2) 项目最早及最晚交付时间；3) 订单
15、最晚确认时间；4) 最终包装，标识及运输方法的最晚确认时间（如适用）；5) 最少生产保障时间；c) 采购岗应根据该项目的实际发展状况，及时跟进项目进度。4.3 采购项目管理a) 为确保采购项目按时保质的完成，采购员应该制定详细的项目管理计划，跟踪项目执行情况，并定时向上级领导汇报进度；b) 项目执行中，涉及到有可能影响项目产品及服务的情况，如：交付时间，数量，价格，产品设计变更，品质标准或服务要求等，采购岗需及时与申请部门协调处理，必要时汇报到运营总监进行协调处理。4.4 确定潜在供应商1) 新供应商的选择由采购员申请，经分管总监及总裁审批同意使用，原则上应首先考虑供应商数据库内的合格供应商。
16、2) 非唯一性的，且年采购额超 100 万元人民币的采购项目应至少有一家以上的经验收合格的后备供应商；3) 所有供货供应商均应填报附件 2: 潜在供应商调查表，并提供营业执照及税务登记证复件，根据上述标准初步筛选；4.5 比价或招投标a 比价原则采购单笔采购项目单笔购买金额 比价方式人民币 KKKK 元及以下 直接采购不需要比价人民币 KKKK 元以上 X0,000 元以下(含 2 万元)至少选择 2 家供应商进行比价人民币 X0,000 元以上、 X,000,00 元及以下至少选择 3 家供应商进行比价 人民币 X,000,00 元以上 至少选择 3 家或以上供应商进行比价或招标特定采购项目
17、的年度重复性采购性质 比价方式唯一性的采购项目 采用参照物进行性价比对比非唯一性的采购项目 至少选择 2 家经验收合格后的供应商进行比价b 优先在现有的合格供应商（含集团提供的合格供应商数据库）中挑选业务范围匹配的供应商，重复采购的项目应每一年进行价格审核或成本分析；c 涉及生产供应安全或重大活动保障等特殊情况的项目，应该考虑使用 2 家或以上合格供应商供应同一产品或服务；d 需要进行招标的项目，应与集团企管部相关同事及领导协同开展，向 3 家或以上经审核具有资质的供应商发出统一的招标书；e 标书或询价单应根据需要包括但不限于如下内容：- 招标内容和要求；- 招投标时间表；- 投标文件格式及（
18、或）报价模板；- 签订合同的主要条款，如：交货地点，交货时间，运输方式，转包限制，风险转移，安装，验收，付款条件，保修，更改条款，提供服务人员的要求，违约责任，保密协议等；- 废标条件，例如：截标时间后收到的标书、技术参数不符合要求等，废标应得到总裁的批准；f 标书应密封或通过电子招标系统上传至总裁，同时开标；若标书以邮寄方式送达，应请第 3 方部门见证开标；要有开标记录，记录价格，文件情况，需要开标参与人签名，招标文件由运营总监保管；g 供应商评估结果必须由总裁批准。h 其他招标行为依集团后续补充的招投标相关制度的规定执行；4.6 确定采购标的规格及技术指标；a. 采购员应在批准发出采购订单
19、前确认产品或服务的主要采购标的及技术指标；b. 项目技术指标的制定应该参考相应的国际，国家，行业或者企业标准，并结合申请部门在采购申请单上注明的基本规格，指标或需求，与供应商确定具体的技术要求内容；c. 技术具体的指标及细节，采购员应与申请部门和验收部门沟通确定；d. 需进行招投标的项目，招投标之前应与集团企管部相关同事共同成立专项招标小组，由招标小组统一制定各种技术标准以及招标书要求，采购产品或服务的主要规格及技术指标或其范围，以便供应商根据统一的要求报价；e. 产品规格及技术指标必须反映在订单/ 合同或其附件中。4.7 采购订单 /合同；a. 申请部门的采购申请需符合公司相关的要求，需填写
20、采购申请单，格式详见附件3：采购申请单模板；b. 采购订单由采购员提交，经公司及集团各级领导（参照集团财务权限规定）审批同意批准并盖章后，才能发出采购订单,订单格式详见附件 4：采购订单模版；c. 采购项目在生产或执行过程中需要用到的工具，器械设备，如：生产模具等；应当在采购订单或合同中清晰的表明该工具或设备的权属关系和处理条款；d. 订单签署后，采购员应在生产期间定期与供应商确认生产进度，确保准时交货。4.8 验收和付款；验收工作由采购员和采购需求部门共同执行，并以需求部门的验收为准。a) 产品交付前，采购员应该与供应商沟通，制定详细的交付计划并通知相关部门收货；b) 采购员应及时跟进相关部
21、门的验收状况，若出现因品质问题而导致的拒绝收货，应协调供应商、申请部门、品质部门等相关方面，对问题作全面分析，研究解决或改善方案；c) 需要供应商返工改善品质的情况，应该及时和申请或使用部门沟通，确定需要的时间和影响；d) 产品/服务验收合格入库或项目完成后，根据合同标的，采购员需准备相关的财务单据及审批文件，按财务程序交相关领导签名后上交财务部；e) 财务部审验有关采购的单据及文件（包括但不限于合同或采购订单、发票、收货凭证、OA 审批单等）无误后根据付款条件付款。4.9 供应商产品质量追踪a) 申请部门在采购申请时要明确注明所需产品的质量要求，以便采购员在潜在供应商选择时能够找到符合需求的
22、供应商和产品，并把质量要求写进采购订单或者合同；b) 供应商质量问题由申请部门提出后，并由采购员及产品使用部门再次确认；c) 采购员将与需求部门及供应商一起对产品质量作出原因分析，并提供解决方案；f) 供应商质量问题将记录在案并影响供应商年度评估分数，不合格供应商将暂停供货资格，待整改后重新评估；g) 严重不合格产品的供应商一经认定，暂停供货资格，待整改后重新评估；d) 采购员定期向申请部门了解产品使用情况。说明：本流程中的“产业公司内部流程”，须在各子公司的制度流程中规范。5 文件管控采购员负责保存所有采购项目相关的所有资料，文档正常情况下保存五年，保存期限过后，由采购员提出申请，经分管总监
23、及总裁同意后，方可销毁资料。6 附件- 附件 1：潜在供应商调查表- 附件 2：采购申请单模版- 附件 3：采购订单模版- 附件 4：供应商选用表7 附则- 本制度未尽事宜，按国家有关法律、法规和公司章程的规定执行。- 本制度由 XX 集团总经办负责解释和修订。- 本制度自公布之日起实施。附件1： 潜在供应商调查表附件 2：采购申请单模版附件 3：采购订单模版供 应 商 : 订 单 号 ：地 址 联 系 电 话 ：联 系 人 ：一 、 货 物 名 称 、 规 格 、 数 量 、 金 额 、 供 货 时 间 二 、 送 货 时 附 送 货 单 及 检 测 报 告 ， 送 货 单 上 所 开 的
24、货 物 名 称 必 须 与 采 购 方 订 单 上 的 物 料 名 称 一 致 。三 、 交 货 地 点 ： 按 需 方 要 求 发 货 地 址 交 货 。 货 物 运 费 ， 由 供 应 商 承 担 。四 、 送 货 要 求 ：1、 送 货 时 需 在 送 货 单 上 注 明 我 司 下 单 的 货 物 名 称 、 送 货 数 量 ， 送 货 日 期 。 2、 实 际 交 货 数 量 必 须 符 合 合 同 订 单 ， 超 出 此 范 围 的 任 何 情 况 下 多 送 的 视 为 赠 送 。五 、 验 收 标 准 、 方 法 及 提 出 异 议 期 限 ： 以 双 方 确 认 的 样 板
25、为 准 。六 、 结 算 方 式 及 期 限 ： 货 到 验 收 合 格 。供 方 ： 需 方 ：公 司 名 称 （ 章 ） 公 司 名 称 ：公 司 地 址 ： 公 司 地 址 ：法 定 代 表 人 ： 法 定 代 理 人 ：委 托 代 理 人 ： 采 购 订 单 委 托 代 理 人 ：电 话 ： 电 话 ：传 真 ： 传 真 ：注 ： 收 到 订 单 后 须 于 1天 内 确 认 回 传 ， 否 则 默 认 为 同 意 我 方 交 期 及 单 价 等 信 息 ！编 码 物 料 名 称 材 质 规 格 单 位 单 价 数 量 总 价 交 期 备 注订 单 总 金 额12345 0. 附件 4：供应商选用表交 交 交 交 :交 交 交 交 交交 交 交 交 交 交 :交 交 交 交 交 交 交 交 交 交交 交交 交 交 交交 交 交供 应 商 选 用 表选 用 建 议 ：交 交 交 交
