1、 正大集团 ( 饲料厂管理制度 ) ：采购管理制度 =一. 采购管理制度1. 采购委员会制度采购管理是任何一个企业都视之为经营是否能步入轨道的重要基础之一。特别在原材料成本占据销售成本 75 85左右的行业，原材料采购成本和储存成本的合理性，会对经营利润产生很大的影响。因此，有效的采购委员会制度可以让我们得以：(1). 奠定稳定的采购管理工作基础；(2). 提高采购管理水平；(3). 降低采购成本和储存费用，合理使用资金。1.1. 采购工作基本原则1.1.1. 采购委员会是公司在原材料采购过程中的最高决策机构。 1.1.2. 公司的总经理是采购委员会会议决议的最高执行者。1.1.3. 公司的财
2、会部门必须对采购业务与采购委员会会议决议是否相符，予以充分的反映和监督。1.1.4. 品管部门必须对购入原材料的质量予以全过程的监控。1.1.5. 采购部门必须根据采购委员会的会议精神，以最低之价格；最少之损耗；最低之资金成本作为购入原材料之准则。正大饲料厂管理制度 : 原材料采购管理制度=1.1.6. 采购委员会会议须定期与不定期的交叉召开。例如，根据年、季、月的生产，销售目标应定期举行；根据原材料的采购特点及资金调度情况应不定期的举行。1.1.7. 采购部门必须定期作出市场、供货、存货、采购等分析，并及时提交采购委员会。采购部应对供货市场；供应商情况；需购原材料质量、价格、数量、运输、气象
3、资料、原材料库存、原材料耗用情况等作出定期分析。 1.1.8. 原材料采购须遵循 “钱货两讫”的原则，严格控制原料预付货款。必要的原材料预付货款应遵循以下几点：(1). 必须是信用良好的固定供应商。对贸易公司性质的供应商不得采用预付货款的结算形式。 (2). 信用良好的第三方为供应商提供担保，是采购工作者必须努力的工作任务之一。(3). 必须事先派专人，如派采购，品管人员一起去实地调查供应商的实物供应，质量保证情况，和目前的经济状态等情况，并将正大集团 ( 饲料厂管理制度 ) ：采购管理制度 =调查报告提交 采购委员会。(4). 必须有完整的正式合同，并经国家认可的公证机关予以公证。在合同中必
4、须有明确的交货地点，交货期限，质量标准，和在需方所在地的 人民法院管辖范围内履约。(5). 预付款的额度控制，须由采购委员会会议决定。对每一项预付款都应在会议上专题研究，予以额度上的限制，以及作出既要保证生产的需要，又要保证货款安全的相应对策。(6). 原材料预付货款支付以后，采购部和财会部必须同时派出专人负责该项原材料和货款的追踪记录，并根据实际情况按天，或周，或旬将记录提交给采购委员会，直至该合同履行完毕。1.1.9. 经批准购入的新品种原材料，须遵循试产，试销原则。为降低产品成本，在征得集团配方部门的同意后，所购入的新品种原料，在试产、试销过程中，应派专业技术人员进行技术追踪，并将分析结
5、果提交采购委员会；采购部应进一步收集该原料的供货正大饲料厂管理制度 : 原材料采购管理制度=渠道、供货量及供货趋势、品质情况、保管要求、价格变动趋势等资料，提交采购委员会以供作出进一步的决策。1.1.10. 采购部和财会部应于每月末，与供应商核对供货数量，应付货款等往来资料。1.1.11. 采购委员会应定期对采购人员进行业务考核，以提高采购人员的业务能力和思想品德。 1.2. 采购委员会的基本组成 ( 详见图表 1-A )采购 委员会是由以下人员组成 :1.2.1. 总经理；1.2.2. 财务长；1.2.3. 采购负责人； 1.2.4. 品管负责人；1.2.5. 生产负责人； 1.2.6. 其
6、他与采购业务有关人员 (列席人员) ；1.2.7. 采购委员会秘书 (兼任) 。采购委员会秘书，由委员会指定专人兼任，无表决权。1.3. 采购委员会组织的运行 ( 详见图表 1-B )正大集团 ( 饲料厂管理制度 ) ：采购管理制度 =1.3.1. 定期召开采购委员会会议采购委员会会议是日常采购管理工作之一，由会议讨论决定采购委员会召开会议的固定时间，并相应的要求有关部门定期提供分析资料，以供会议讨论和决策。1.3.2. 不定期召开采购委员会会议对采购管理过程中的特殊事项，或经采购委员会成员的提议，应临时召开采购委员会会议。1.3.3. 采购委员会的决议须由半数以上人员表决通过，方可执行。出席
7、采购委员会会议的列席人员和会议 秘书无表决权。1.3.4. 采购委员会召开会议时，采购委员会成员若无法参会，应授权代理人员参会。 1.3.5. 采购委员会各成员须有独立的权责，其中财务长与采购部负责人不得互相兼任。 1.3.6. 采购委员会秘书必须将有关部门所送的分析资料，以及会议文件资料分类整理后存档。 1.4. 采购委员会制度控制要点正大饲料厂管理制度 : 原材料采购管理制度=1.4.1. 对采购过程中发生的重大采购事项，必须由采购委员会讨论决定。1.4.2. 原材料价格应在同地区，同行业中保持较低的水平。1.4.3. 原材料质量必须在同地区，同行业中保持较高的水准。1.4.4. 根据产销
8、实际情况，确定每月原材料的最低和最高库存量。1.4.5. 对有预付货款的采购，必须事先提交采购委员会讨论通过。1.4.6. 采购部必须有完整的采购结算档案，并建立有效的采购分析挡案。对一年以上的各类档案应交公司档案室保存。 正大集团 ( 饲料厂管理制度 ) ：采购管理制度 =2. 采购批准权限2.1. 采购批准权限制定目的和实施条件2.1.1. 有利于采购管理工作的顺利进行。2.1.2. 明确采购权责关系。2.1.3. 采购委员会的会议决议和经批准的采购计划，采购申请是行使采购权的前提。2.1.4. 采购批准权限由采购委员会按照集团规定的制定原则，由各公司董事会制定，并报集团备案。2.2. 采
9、购批准权限制定原则2.2.1. 采购批准额度权限采购批准额度权限的制定，须分采购委员会批准额度、总经理批准额度、采购负责人批准额度。2.2.2. 采购批准额度行使权受每一品种原材料最高库存量的限制。即当某一品种原材料库存量已达最高库存，或原库存量加申请购买量超过最高库存时，该品种原材料的采购批准额度权限随之失效。若因客观实际情况需要购买，须提交采购委员会讨论决定。 正大饲料厂管理制度 : 原材料采购管理制度=2.2.3. 原材料仓库每一品种原材料的最高和最低库存量，由采购委员会每月根据生产和销售的实际情况予以核定，对积压原材料应另行处理，不包括在内。 2.3. 采购批准权限表2.3.1. 采购
10、批准权限的范围(1). 大宗原料的采购批准权限；(2). 超级混合料的采购批准权限；(3). 包装物的采购批准权限；(4). 零星原材料的采购批准权限；(5). 备品备件的采购批准权限。2.3.2. 原材料采购批准权限表采购批准权限表由采购委员会讨论编制后，提交公司董事会决定。原材料采购批准权限表一式六联，第一联送集团主管部门；第二联送总经理；第三联送财会部；第四联送采购部；第五联送品管部；第六联作董事会文件存档。( 详见图表 1-C )正大集团 ( 饲料厂管理制度 ) ：采购管理制度 =3. 原材料市场分析与采购决策3.1. 原材料市场分析制度3.1.1. 原材料市场分析制度实施的意义(1)
11、. 实施该制度，可以保证企业有长期的市场供应信息资料来源，为分析市场供应变动状况提供充分的依据。(2). 坚持长期实行供货市场分析制度，努力做好供货市场分析工作，是现代采购管理工作的基本要求。(3). 实施该制度可以提高采购业务人员的工作水平，是降低采购成本的根本途径。 3.1.2. 建立、取得原材料市场的分析资料原材料供应市场的资料收集主要包括以下内容：(1). 有交易供应商的供货资料；(2). 无交易供应商的供货资料；(3). 国际市场的价格水平资料和近期价格变动预测资料；(4). 国内异地市场的价格水平资料和近期价格变动预测资料；(5). 本地市场的价格水平资料和近期价格变动预测资料；(
12、6). 原料质量结构对比资料；正大饲料厂管理制度 : 原材料采购管理制度=由于同一品种原料因供货渠道不同，其原料的品质亦有所不同，从而引起价格水平的不一。在保证到货原料质量的前提下，应以成本最低为准则，选购最合适的原料。(7). 本公司与同行业的原材料存货资料；(8). 付款方式变动分析资料和资金需求量、资金需求时间变动分析资料。(9). 供应商的信用分析资料；(10). 供应商及公司的运输损耗资料；(11). 历年来的气象资料，以及近期的气象预测资料，包括原材料采购地点和运输路线地区，原材料库存地点的历史气象资料和气象预测资料；(12). 与兄弟公司、同行业公司在采购管理水平、采购数量、质量
13、、价格、存货上的比较分析资料。3.1.3. 原材料市场分析报告的完成与通过(1). 原材料采购市场分析是以采购部为主，财会部、品管部为辅的，对生产原料、超级混合料、燃料、包装物等的目前供应状态，以及变正大集团 ( 饲料厂管理制度 ) ：采购管理制度 =动趋势情况的分析和预测，它是公司领导人制定采购决策的主要依据之一。(2). 原材料市场分析报告的主要内容分为五个部分，第一部分是公司原材料 ( 原料、超级混合料等 ) 的库存数量及金额；第二部分是当前可供货情况和当前市场价格的资料搜集对比情况；第三部分是市场价格、供货量、需求量的变动预测，主要依据于所搜集的市场动态信息分析填制；第四部分是气象变化
14、预测和运输状况的预测，主要依据于历年的经验和所取得的气象分析资料、运输单位实际运输变动状况而填制；第五部分为订购点的初步确定，它根据以上分析结果填制，并供采购委员会会议分析和讨论，以作最后的确定。(3). 原材料市场分析报告一式五联，由采购部负责编制，交采购委员会会议秘书；由采购委员会会议秘书编号后，分送以下人员：(a). 第一联地区副总裁； (b). 第二联总经理； (c). 第三联财务长 ；正大饲料厂管理制度 : 原材料采购管理制度=(d). 第四联品管部负责人； (e). 第五联采购部。(4). 采购委员会成员收到原材料市场分析报告后，应对其内容进行核实和作出分析意见，并在定期召开的采购
15、委员会会议上发表意见进行讨论，以确定原材料的订购点及各项采购决策，或者视情况紧急而召开临时采购委员会会议，以及时作出供货过程中的各项决策。3.2. 采购决策采购决策是采购委员会在定期和不定期召开的会议上，在统一认识了目前的供货状态、供货形势后，所制定的各项采购策略；及针对供货过程所发生的各种问题所决定的将采取的各种措施。( 详见图表 1-D )3.2.1.实施采购委员会制度后采购决策的意义(1). 通过集体决策，可以保持采购管理水平的稳定性。(2). 采购决策的实际效应，体现在采购成本的合理性和保持在较低水平上，以增加公司产品的竞争能力。(3). 锻练和提高了公司中上层管理人员的素质和工作责任
16、。3.2.2. 采购决策的主要依据 (1). 原材料市场分析报告正大集团 ( 饲料厂管理制度 ) ：采购管理制度 =(2). 原材料库存日报表(3). 原材料安全库存分析表(4). 原材料采购计划(5). 原材料采购资金分析(6). 其他各种采购资料3.2.3. 采购委员会会议内容和决议的执行(1). 会议内容(a). 当期采购决策。(b). 上期采购委员会会议决议的 执行检查上期会议决议的执行检查，主要是针对采购过程的组织工作、费用控制、损耗控制情况的检查。(c). 趋势分析和相应对策主要是对下一阶段的原材料供应量、价格、供应商等变化情况的预策分析及对策。(2). 当期采购决策与会议决议的执
17、行(a). 对目前供货市场作进一步的讨论分析，以确定各品种原料的需求量及储存量，并结合价格变动趋势预测供货变动情况。(b). 分析因季节性变动所需变动的原料品种或数量，并测算因此而产生产品成本结构变动所带来的影响。正大饲料厂管理制度 : 原材料采购管理制度=(c). 根据原材料库存和安全库存分析及产销实际情况，调整修改采购计划。(d). 对采购成本进行测算，并分析资金占用情况和计入资金占用利息.(e). 分析采购成本变动对销售价格的影响。(f). 分析公司资金的流入、流出情况，确定资金实际需求量。(g). 依据各供应商的情况，如价格、数量、品质、质量、运输、信用、结算方式、交货地点等，分析并确
18、定供应商选择范围和作出选择方案。(h). 对会议讨论、修改的采购计划和各项措施进行讨论通过。(i). 根据会议决议授权采购部签定采购合同。3.3. 原材料市场分析制度控制要点3.3.1. 定期提供 撛 牧鲜谐治霰鏀。3.3.2. 每项采购业务须有财会部的会签意见。3.3.3. 原材料采购档案建立的完整性与应用水平的提高。3.3.4. 定期评估采购工作。正大集团 ( 饲料厂管理制度 ) ：采购管理制度 =4. 采购业务的管理与控制 ( 详见图表 1-E, 1-F, 1-G )4.1.采购业务的确定采购业务首先依据与产销状况而予以确定，因此年度、季度、月度的生产计划 ( 包括内部调拨量和库存量 )
19、 ，销售计划，是编制年、季、月采购计划的基础。 4.1.1. 原材料需用量计划和原材料需用款计划(1). 原材料需用量报告。(a). 品管部根据月度生产量计划，并与销售计划、内部调拨用量计划、产成品库存量计划核对后，编制“原材料需用量测算表”。(b).“原材料需用量测算表” 是根据各品种产品的数量， 按配方计算成各品种原料、超级混合料的报表，该表由品管部自用。(c). 品管部根据“原材料需用量测算表” 编制“原材料需用量报告”，并在报告中提出有关采购原料的分析意见和建议，该报告一式四联，第一联交总经理；第二联交财会部；第三联交采购部；第四联由品管部留存。(2). 原材料采购资金分析周报(a).
20、 财会部每周应编制“原材料采购资金分析周报” ，并作为采购委员会会议制定采购决策的分析依据。正大饲料厂管理制度 : 原材料采购管理制度=(b).“原材料采购资金分析周报” 也是财会部安排付款的依据之一，它包括有已订购、在途、已人库原材料的付款状况。(c).“原材料采购资金分析周报” ，一式二联，第一联交总经理，第二联由财务长留存。 4.1.2. 年度、季度、月度采购计划(1). 原材料采购年度计划(a). 采购部依据年度目标生产量和原材料安全库存编制原材料采购年度计划。(b). 原材料采购年度计划一式三联，由采购部编制后，将第一联交总经理，第二联交财务长，第三联由采购部留存。(2). 原材料采
21、购季度计划(a). 采购部根据调整后的季度目标生产量，和原材料安全库存，修改原材料采购年度计划中的本季度采购计划。(b). 该表一式三联，第一联交总经理，第二联交财务长，第三联由采购部留存。(3). 月度原材料采购计划(a). 采购部根据调整后的本月目标生产量，和品管部提供的“原材料需用量报告”，确定本月计划采购量。(b). 采购部根据当前原料市场实际价格测算出资金需用量。正大集团 ( 饲料厂管理制度 ) ：采购管理制度 =(c). 原材料采购计划一式三联，第一联交总经理，第二联交财务长，第三联留存采购部。(d). 采购委员会会议上，根据会议决议修改原材料采购计划，并作为采购业务发生的依据。
22、4.2. 采购申请4.2.1. 采购申请依据采购业务每次发生时，包括向供应商采购原料、包装物；向集团内兄弟公司采购的超级混合料，都必须填写“原材料采购申请”采购申请应依据采购委员会会议确定的供应商或供应商选择范围，以及采购计划进行编制。4.2.2. 采购申请的填制及采购部门领导核准(1). 采购部根据供应商提供的原材料样品品质情况和品管部的化验结果填列在采购申请上。(2). 采购申请根据本月批准的采购计划填列所需购买的原材料品种和数量；在采购申请中分供应商情况和采购部申请意见两大部份，正大饲料厂管理制度 : 原材料采购管理制度=应根据实际情况和具体分析填列。(3). 采购部负责人根据采购申请的
23、内容核对有关资料后，签字核准。并将原材料样品化验资料存档备查。4.2.3. 样品化验及品管部、财会部的会签(1). 品管部将样品分析结果和分析建议意见会签在采购申请单上，供采购部参考。对提货形式的原材料采购，品管部必须派专人前往供应商仓库进行100%的实地抽样检查。(2). 财务长检查采购申请是否符合采购委员会的决议，以及检查最高库存情况。( 详见图表 2-A , 4-A )4.2.4. 总经理核准后的建档追踪与合同的签定(1). 总经理根据采购申请的内容，进行修改与核定，并建立追踪档案，以保证按期完成采购任务。(2). 采购部根据总经理核准的采购申请，与供应商签定合同，并经总经理、财务长审核
24、无误后，盖章生效。(3). 采购申请一式四联，经总经理批准后，第一联留于总经理，第二联交财务长，第三联交品管部，第四联留存采购部。(4). 采购合同的正本一式四联。其中，第一联供应商，第二联财会部，第三联总经理，第四联采购部。(5). 采购合同控制要点正大集团 ( 饲料厂管理制度 ) ：采购管理制度 =(a). 在合同签发之前，财会部必须审核合同是否与批准后的采购申请一致。(b). 应采用经集团总部认可的本公司的采购合同。(c). 在合同中必须注明合同的履约地在公司所属地，即由公司所属的人民法院管辖处理。(d). 必须有供应商单位的法定代表人签字；若供应商单位法定代表人授权代理人在合同上签字，
25、采购部必须向供应商索取授权书，经审核后交公司档案室存档。 ( 详见图表 2-B , 4-B ) (e). 采购合同生效后，采购申请单才相应生效。原材料收货时的收货报告的开立，须以生效后的采购申请单作为原材料收货报告开立的依据。 4.3. 原材料交货地点的确定与控制4.3.1. 控制原则(1). 损耗最小原则即应采用送货制，并以公司计量设备计量为准 (过公司地磅)。(2). 运输成本最低原则原材料在提货制的情况下，应尽量了解各种运输方案以降低运输成本，如利用回程车降低运输成本。正大饲料厂管理制度 : 原材料采购管理制度=(3). 风险最低原则大宗原料的异地采购应以送货制为宜，因其价值大，路程 远
26、，运输情况复杂，虽有保险可降低其风险，但若发生供货时间的贻误、成本的增加等情况，对生产和销售都会带来很大影响。(4). 综合分析原则除考虑以上三项原则外，还须考虑结算方式、运输条件、包装情况、装卸情况、采购数量、品种等诸多因素而定。4.3.2. 运输方式的确定(1). 按承运对象分类(a). 公司自运 (提货)(b). 供应商自运 (送货)(c). 供应商委托代运 (送货)(d). 公司委托代运 (提货)(2). 按运输工具不同分类(a). 铁路运输(b). 公路运输(c). 海运(d). 水运 (内河)正大集团 ( 饲料厂管理制度 ) ：采购管理制度 =(e). 空运 (特殊情况下的贵重超级
27、混合料)(3). 运输保险原材料采购在提货制的情况下发生的运输保险办理一般有两种情况：(a). 由公司向保险公司办理运输保险 (b). 供应商代为办理运输保险 为了加强货物运输投保管理工作，降低货物运输的风险，若无特殊情况必须由本公司向保险公司办理运输保险。4.3.3. 财会部会签控制要点(1). 应要求采购部主管在“采购申请” 表上对交货地点的确定理由，作出分析说明。(2). 财务长在会签时应对交货地点的选择与确定提出分析意见，供总经理和采购委员会会议讨论参考。(3). 原材料运输保险须由本公司向保险公司办理。 4.4. 安全库存的控制4.4.1. 安全库存管理包括安全库存量和安全存放期的管
28、理与控制。4.4.2. 安全库存量的设定应由采购部会同生产部、品管部研究提出，并在正大饲料厂管理制度 : 原材料采购管理制度=采购委员会会议上讨论通过，作为采购决策的依据。 4.4.3. 安全库存应随产品销售结构变动和季节性变动予以调整。4.4.4. 每日比较安全库存和实际库存差异。4.4.5. 对比原材料的有效存放期和实际存放期。4.5. 采购费用的控制4.5.1. 采购费用预算目标设定4.5.2. 实际费用与预算相比较4.5.3. 单位数量费用的分析与比较4.5.4. 采购损耗的对比分析4.6. 采购资金成本控制4.6.1. 采购原材料专项贷款的利息支出合理性控制(1). 为采购原材料而向
29、银行举借的货款，必须在作出采购决策前做出分析，供采购委员会讨论。(2). 对仓库原材料最低库存量的品种结构作出分析，并在采购委员会议上提出修改，以保证 原材料库存不出现积压的情况。4.6.2. 销售现金流入和采购现金流出的时间性控制(1). 销售信用政策是建立在稳定的销售现金流入的基础上进行的，即资金的回笼量应随着赊销而增加。资金的回笼期应控制在一定的时间范围内，而不应扩大。正大集团 ( 饲料厂管理制度 ) ：采购管理制度 =(2). 采购现金流出和时间控制。(a). 分析原料供应量的间断点，以求避开间断点出现之前购买，和间断点结束之前购买。(b). 分析运输状况和气候变化，以求避开运输高峰和
30、运输不畅的情况下购买。(c). 分析同行业公司的购买动向，根据以上两点作出正确的购买决策。4.7. 原材料采购资料的建立与管理4.7.1. 采购部资料的建立与管理(1). 采购申请档案详见4.2采购申请一节。(2). 采购合同档案详见4.2采购申请一节。(3). 供应商基本情况表档案(a). 供应商基本情况表应根据交易记录随机登记。(b). 供应商基本情况表一式三联，应每月定期将第一联交总经理，第二联交财会部，第三联留存采购部。(4). 访问供应商情况登记表档案(a). 采购业务员与供应商接洽时，必须将供应商的有关情况记录正大饲料厂管理制度 : 原材料采购管理制度=在访问供应商情况登记表上，以
31、供采购部或采购委员会分析之用。(b).访问供应商情况登记表一式二联，第一联交财会部，第二联留存采购部。(5). 原材料市场分析报告档案详见3.1.3. 原材料市场分析报告的完成与通过。(6). 原材料采购计划档案详见4.1.2.年度、季度、月度采购计划。(7). 原材料安全库存分析表档案(a).原材料安全库存分析表的特点是由采购、生产、品管、财会部都可在采购委员会会议上发表自己的分析意见，以保证生产的正常进行，避免原材料的积压。(b).原材料安全库存分析表一式五联，采购部编制后留存第五联，分送第一联给总经理，第二联财务长，第三联品管部，第四联生产部。(8). 原材料采购损耗档案(a). 异地采
32、购损耗分析详见6.4. 异地原材料采购分析。(b). 收购损耗分析详见6.5. 收购原料损耗分析。正大集团 ( 饲料厂管理制度 ) ：采购管理制度 =(c). 原材料采购损耗分析表详见6.6.原材料采购损耗分析.(9). 异地采购异地提货的资料档案详见5.1. 原材料异地采购异地提货。(10). 本地采购或异地送货或送货收购的资料档案详见5.3. 原材料本地采购 / 异地送货 / 送货收购的收货过程。(11). 本地上门收购资料档案详见5.4. 本地原材料上门收购过程。(12). 原材料采购付款申请档案(a). 由采购部采购业务员根据合同付款期限而预先填写的凭证 ，在结算和付款后存档备查。(b
33、). 财会部门根据采购合同，并结合实际供货情况予以核批。(c). 根据采购批准权限分别由采购部、总经理或采购委员会核准后，交出纳按规定的付款方式支付货款。(d).付款申请一式二联，第一联交财会部，第二联申请人留存。(e).付款申请亦可作为日常报销付款之凭证。4.7.2. 关联资料的建立与管理(1). 生产产量计划表档案详见生产管理制度 2.7.1. 产量计划的编制。(2). 销售量计划表档案正大饲料厂管理制度 : 原材料采购管理制度=详见销售管理制度。(3). 每月原材料需用量报告档案详见 4.1.1. 原材料需用量计划的原材料需用款计划。(4). 品质分析报告档案(a). 采购部应按产地分类
34、存档(b).品质分析报告由品管部编制后留存第二联，并将第一联交采购部。(c). 该品质分析报告亦可作为产成品的品质分析报告，填制完成后留存第二联，将第一联交生产部。(5). 原材料到货复检报告(a). 异地提货后到货，由品管人员对原材料再次进行检验的记录。(b). 若运输出险，在通知和委托本地保险公司勘查时，进行复检。(c). 本表一式三联，由品管部编制后留存第三联，第二联交采购部，第一联交财会部。(6). 原材料库存日报表档案详见生产管理制度 1.2.1. (2). 原材料库存日报表的编制。(7). 原料过磅单档案(a). 原料过磅单应设计在原料收货报告中。(b). 原料收货报告详见 5.2
35、.14。正大集团 ( 饲料厂管理制度 ) ：采购管理制度 =4.7.3. 历史资料的应用与管理应根据实际需要利用过去资料作出对比和变动分析，以供决策之用，主要的分析有以下几种：(1). 对各部供应商的信用和经营状况进行对比分析。(2). 对原材料供应地点和数量作出对比分析。(3). 对公司采购品种结构的数量变动情况作出对比分析。(4). 对采购结算方式作出对比分析。(5). 对运输状况作出对比分析。正大饲料厂管理制度 : 原材料采购管理制度=5. 原材料采购收货过程控制 5.1. 原材料异地采购异地提货过程 ( 详见图表 2-C-1 - 2-C-4 )5.1.1. 原材料异地提货的一般程序(1
36、). 品管部派专人在异地提货地点对原材料进行100的抽样，并将抽样检查结果通知公司。(2).经检验合格公司同意购买签定合同和落实运输工具后， 采购部派采购业务员在异地对交货地的计量设备进行检验。公司如有自检经验可以自行检验，否则应请国家认可的计量单位进行检验。(3). 采购部办理原材料运输保险。(4). 在异地提货时，如采用钱货两讫的交货付款形式，采购部根据合同和异地原材料检验的数量办理付款申请 (钱货两讫的情况，是指在提货地点提货后付款的形式)。为保证货款的安全，公司须事先在提货地点的银行办理银行存款专户，并约定未经公司财务长的同意，提货地点银行不得付款。(5). 提货开始后，在提货地的港/
37、站地磅过磅前，由品管人员对货车装运的原料作30抽样检查 ，对不合格的原料作退回处理。(6). 在异地交货点对供应商所运送的原料进行过磅称重，并在过磅单(公司外过磅单)上登记。正大集团 ( 饲料厂管理制度 ) ：采购管理制度 =(7). 原料在卸下装船或装火车车皮前，由品管人员作100的抽样检查，对不合格原料作退货处理，并将检验结果登记在品质分析报告上。(8). 抽检合格后，在原料装船或装火车车皮时由采购业务员按车登记原材料装车 / 船情况记录。(9). 供应商送货车辆卸完货后，在交货点地磅作空车计重，公司过磅人员在过磅单上登记后，将过磅单第三联交司机带给供应商作为结算的依据。经100检验不合格
38、予以退货的原料，须过磅计重，并作为货款结算的扣减项目。 (10). 装船或装车完毕后，根据原材料装车 / 船情况记录和地磅单装运数量，及应扣减项目结算后，予以支付货款。(11). 火车或货船启程时，为保证按时到达公司和做好运输环节的协调工作，应派公司押运人员照看公司所运原料，并做好押运记录。5.1.2. 异地提货原材料的品质保证(1). 品管部必须派经验丰富的品管技术人员前往提货地点对供应商的原材料库存进行100抽检。正大饲料厂管理制度 : 原材料采购管理制度=(2). 在提货时须对原料进行过磅前的30抽样检查和装船或装车皮前的100抽样检查。(3). 公司应重视异地提货原材料的品质，并保证抽
39、样检验的可靠性。(4). 由品管部将异地供应商库存原材料的品质分析报告，与来样品质分析作对比分析。 (5). 在异地提货时，采购人员应根据品管人员对装运原料的抽检结果，将不合格原料作退回处理。5.1.3. 异地计量设备的检查在异地提货时对原料的计量必须是正确的，因此应按以下两种情况对提货点的地磅予以检测和校正：(1). 计量设备自检情况记录(a). 将校正前的地磅数据，记录在计量设备自检情况记录上。(b). 自检过程应选定标准称重物a. 标准法码b. 标准载重物品。在标准法码无法借到的情况下所采用的方法。(c). 过磅检查a. 作两次过磅记录，检查其差异。b. 不同地磅的复磅检查，并与异地提货点地磅的过磅数据进行
