1、特变电工机关公文处理办法 2012年10月,第一章总则,为使特变电工公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国家党政机关公文处理工作条例（中办发201214号），结合公司机关实际情况，制订本办法。 一、公司公文的定义 是公司机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻公司决策、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流公务活动的重要工具。,第一章总则,二、公文处理要遵循的原则： 1、实事求是 2、精简、高效 3、做到及时、准确、安全,第一章总则,三、公文类别： （1）根据行文关系，分为： 1、上行文：下级机关向上级主管机关的行文，如：请示、报告、意见等；
2、2、平行文：不具有隶属关系关系的机关之间的往来行文，如函、意见等； 3、下行文：上级机关对本机关下属单位的行文，属自上而下的行文，具体文种有意见、决定、通知、通报、会议纪要、批复等。,第一章总则,三、公文类别： （2）根据公文制发机关的不同性质，分为：1、行政公文 公司行政机关的公文，是公司在行政管理、组织生产经营过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 2、党群公文 公司党群机关公文，是公司党委、纪委、工会、共青团等党的机关和群团组织依法进行传达贯彻上级精神，管理公司党群事务活动的重要工具。,第一章总则,三、公文类别： （3）根据公文的重要程度，分为
3、： 1、绝密公文：指涉及上市公司最核心机密内容的文件，一旦泄露会使公司安全和利益遭受最为严重的损害； 2、机密公文：指涉及上市公司比较重要机密内容的文件，一旦泄露会使公司安全和利益遭受比较严重的损害； 3、秘密公文：指涉及上市公司重要机密内容的文件，一旦泄露会使公司安全和利益遭受损害； 4、一般公文：指公司一般性文件。,第一章总则,三、公文类别： （4）根据公文送达和办理的时间要求，可分为： 1、特急公文：办理时间一般不得超过24小时； 2、紧急公文：办理时间一般不得超过3日； 3、一般公文：指公司一般性不得超过15日。,第一章总则,三、公文类别： （4）根据公文送达和办理的时间要求，可分为：
4、 1、特急公文：办理时间一般不得超过24小时； 2、紧急公文：办理时间一般不得超过3日； 3、一般公文：指公司一般性不得超过15日。 注：党政机关还有紧急电报,分为“特提”、“特急”、“加急”、“平级”四种。“特提”是要求一天之内办完的电报，“特急”是要求三天之内办完的电报，“加急”是要求五天之内办完的电报，“平急”是要求 十天之内办完的电报。,第一章总则,三、公文特点： 一是具有鲜明的政治性； 二是具有法定的权威性和约束功能； 三是有一定范围和实用功能； 四是有规范性的文体形式； 五是有准确庄重的文风。,第一章总则,四、公文的作用： 1、发布政令，传达决策； 2、指导工作，推动落实； 3、工
5、作依据，检查凭证； 4、沟通信息，联系公务； 5、宣传教育，统一思想。,公司机关各部门、各单位负责人要高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本单位公文处理工作的领导和监督。 公司总经办是公文处理的管理机构，主管股份公司机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。 本办法适用于本公司各产业集团、事业部以及其所属各分、子公司机关，控股公司机关，集团公司机关，公司各部室。公司机关各部室、各单位要明确专人负责公文处理工作。,第一章总则,第二章公文种类,公司机关的公文种类有： 决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。,第二章公文种类,（一）决议。
6、适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定。适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）命令（令）。适用于宣布施行重大强制性措施、嘉奖有关单位和人员。,第二章公文种类,（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。,第二章公文种类,（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文，任免人员。（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重
7、要情况。（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。,（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文，任免人员。（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。,第二章公文种类,（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。（十三）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（十四）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。,（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有
8、关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文，任免人员。（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。,第二章公文种类,一、公司行政类文件的种类、适用范围（一）特变电工股份有限公司文件，废除各种字头文件，统一为“特变电工发20号”和“特变电工请20号”两种。“特变电工发”主要用于发布公司重要决策和重要工作部署；公司重要会议通知；公司批转下属单位、部门呈报的涉及全公司或行业有指导意义的重要报告等。“特变电工请”主要适用于向地方政府关于重要事项的请示或报告。,第二章公文种类,（二）特变电工股份有限公司会议纪要仅“特
9、变电工纪字20号”一种，用于发布公司重大或专项会议纪要。 （三）特变电工股份有限公司仅“特变电工函20号”一种，主要用于向不相隶属关系的单位商洽、询问、答复、联系有关问题；对公司所属各单位、部门呈报请示的批复。 （四）特变电工股份有限公司总经理办公室文件仅“特变电工办发20号”一种，主要用于根据股份公司授权，传达或代公司发布对某一方面工作的部署；通报公司重点工作及落实进展情况；转发各单位、各部门对公司全局或某一专项工作有普遍指导意义的举措等。,第二章公文种类,（五）特变电工股份有限公司总经理办公室是“小红头（不带文号）”公文，主要用于根据股份公司授权，传达公司日常工作指示和一般性会议、活动的通
10、知，近期工作安排意见；有关办公室事务；同有关地方、部门商洽工作，询问和答复问题。 （六）公司输变电产业集团、各事业部文件参照公司文件执行。公司各部室不允许自行发文，如确需行文，根据内容由总经办确定以何文种行文，报公司领导签发。,第三章公文制发标准,公文用纸一般采用国际标准A4型（210毫米297毫米）。（一）公文用纸技术标准：一般为60克80克的胶版印刷纸或者复印纸。（二）公文版心规格：156毫米225毫米（不含页码）。 （三）公文页边：公文用纸上白边为：38毫米1毫米，下白边为33毫米1毫米；公文用纸左右白边为27毫米1毫米。 （四）排版规格：正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排27
11、字。文中小标题用3号小标宋体字或黑体字。未作特殊说明公文中图文为黑色。,第三章公文制发标准,公司公文各要素划分为公文眉首、公文主体、公文版记。 公文眉首标识规则：公文眉首为置于公文首页红色反线（宽度为版心规格156毫米）以上的各要素，按排列顺序依次为：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线等部分。,发文机关标识：由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成。联合行文，可以并用联署机关名称，但主办机关应当排列在前。联合行文单位较多时，应当保证在首页全部显示。,公文要素介绍,秘密等级：文件密级分为绝密、机密、秘密三个等级，标注在文件首页右上角，文件的密级越
12、高，传递、阅办、保管的要求也越严格。,公文要素介绍,份号：密级文件应当在左上角标注份号，份号标注使用7位阿拉伯数字，如“0000001”。,公文要素介绍,紧急程度：文件紧急程度分为“特急”“紧急”“一般”三种，标注在文件首页右上角且秘密等级之下。电报分为“特提”、“特急”、“加急”、“平急”四种，在电文首页稿头中注明。紧急公文应当随到随办，时限要求越高，办理的速度也要求越快。,公文要素介绍,发文字号：包括机关代字、年份、顺序号，置于发文机关标识之下，横线之上。如特变电工发20131号。括号用六角括号。联合行文时，一般只标明主办机关的发文字号。,公文要素介绍,签发人：上行文如请示、报告等需要标明
13、签发人和会签人姓名。标注的的方法是在横线右上位置先标注签发人并加冒号，再标注签发人姓名。标注签发人的公文，其发文字号置于横线左上位置，两者相互对称。联合行文时，主办机关领导为签发人，联署机关领导为会签人。下行文和平行文不用标注签发人。签发人姓名用三号楷体字,公文要素介绍,公文标题：一般由发文机关、公文主题和文种三部分构成。撰写公文标题，应当把握以下几点：一是准确简要地概括公文的主要内容；二是准确选定并标明文种；三是标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。标题过长或中间需要停顿的，可用空格或换行方式表述。但在转行时，不得把人名、地名、机关名称等专用名词及主词拆开排列。四是在转发和批
14、转公文时，标题应当避免出现介词和文种的重叠。如“关于”的“关于”，“通知”的“通知”等。,公文要素介绍,主送机关：主送机关应当采用全称或规范化简称。如沈变集团公司、新特能源股份公司等。属于普发性文件，应当使用规范化统称。如输变电产业集团、各事业部及其所属各单位，机关各部室等。规范化统称应当相对固定，不得随意变动。决定、意见、决议、会议纪要等没有主送机关的文件，主送机关标注在分送栏中位于抄送机关之上。,公文要素介绍,正文：正文是公文的核心，正文的内容必须符合法律法规和方针政策，做到情况确实，重点突出，观点鲜明，结构严谨，条理清楚，层次分明，文字精练，标点准确，篇幅力求简短。,公文要素介绍,公文要
15、素介绍,附件说明：公文如有附件，应在正文之下、文件落款之上标注附件顺序和名称。主件和附件应当装订在一起，否则，应在附件首页的左上角注明主件的发文字号及本附件的顺序号。,公文要素介绍,成文时间：成文时间是机关领导人的签发时间。联合行文时，以最后签发机关领导人的签发时间为准。电报以发出日期为准。成文日期之上，一般应署发文机关全称或规范化简称。,主题词：根据国家机关最新公文制发规定，取消主题词部分。有条件的可用条形码代替文件编号存档。,公文要素介绍,印章：印章位于成文时间的上侧，公文右下端落款处，上不压正文，下要骑年盖月。几个机关联合行文，应当将主办机关排列在前。用印时，机关名称上下排列的，主办机关
16、印章在上；左右排列的，主办机关印章在左。,公文要素介绍,附注：指公文中需要附加说明的事项。标注在印章之下空一行，另起一行空两格位置。根据公文密级和工作需要，有些公文要确定阅读传达范围，如“此件发至各单位中层” 。请示件和函件应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,公文要素介绍,版记应置于公文最后一页的双页码，排列顺序依次为：分栏线、抄送、制发机关和制发日期。分栏线上下1.25磅，中间线0.75磅，长度同版心尺寸。主送：文件抬头如无主送单位或主送单位过长，不能再第一页显示正文，应在版记中表明其余主送单位。抄送：一般抄送相应上级机关抄送可以是机关，也可以是个人 。主送、抄送、制发机关和日期均使用3号
17、仿宋字，左右各空一个字。日期用阿拉伯数字。,发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐用红色小标宋体字。字号小于22 mm15mm(高宽)。发文机关标识为发文机关加上“文件”两字，也可以不用“文件”两字，只标识发文机关名称。联合行文，发文机关标识有多个时，必须保证公文首页显示正文。,36,会议纪要,37,会议纪要是法定公文，但不盖印章，也没有落款。,第三章公文制发标准,页码：均使用4号半角白体阿拉伯数码，置于版心下边缘之下1行，数码左右各放4号一字线，一字线距版心下边缘7毫米。 公文中的表格：公文如有附表，表格长宽比例与
18、版心比例同，阿拉伯数字要对齐数位。 公文成品排版标准：公文中的横向距离的长度单位为“字”，指1个汉字所占空间；公文中的纵向距离的长度单位为“行”，指以3号字为高度加28磅的距离为一基准行。一般每页排22行，每行排27个字。其它部分按本标准第六、七、八、九、十条的规定排版。,第四章发文办理,发文办理指以股份公司及股份公司总经理办公室名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、印制、用印、登记、分发等程序。 严格控制逆行文。各部门代公司起草的文件，由起草部门领导审定后，送总经办秘书办审核走签发程序，不要直接送领导个人。联合发文，应由起草单位按程序经有关领导会签后送总经办文书按程序送审。,第四章
19、发文办理,公司机关行政工作文件审批流程：公文起草部门总经办秘书总经办分管副主任（主任）公司分管领导执行总经理（授权人）签发总经办文书下发（存档）。 公司机关党群工作文件审批流程：党工部起草党工部副部长（部长）公司分管领导公司党委书记（副书记）签发党工部下发（存档）。 公司事业部（产业集团）文件审批流程：公文起草部门部门负责人总经办分管副主任（主任）事业部（产业集团）分管领导事业部（产业集团）或授权人签发总经办文书下发（存档）。,第四章发文办理,拟制公文，对涉及公司机关其他部门职权范围内的事项，主办部门要主动与有关部门协商，取得一致意见并会签后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人要出面协调，
20、仍不能取得一致时，主办部门要列明各方理据，提出建议性意见并与有关部门会签后报请公司领导协调或裁定。 规范性文件要在送公司总经办审核前先送法律部会签，进行合法性审查。规范性文件是指不针对特定的人或者事，可以重复适用的文件。,第四章发文办理,公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，要使用阿拉伯数字。 公文印刷标准：印刷字面清晰，无段划；墨色纯正、浓淡适度均匀；套印准确、上下一致；白边保留符合规定要求，无脏、无皱、无破、无白页。公文装订标准：左侧装订，整齐牢固，不掉页；包本公文的封面与书芯不脱落，后背平正、不空；切口光洁
21、，符合标准，数量准确。,第四章发文办理,主办部门负责审核：文稿是否符合国家有关法律、法规，是否符合公司的有关政策和规定；是否完整、准确地体现了发文意图，所提措施、要求是否切实可行；涉及其他部门的事项是否经过协商；涉密文稿是否按规定确定密级和保密期限；引文、数字是否准确；文字表述是否准确、简练等。 公司总经办负责审核：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的要求，公文格式是否符合规定，语言文字是否符合语法逻辑。,第五章收文办理,收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。,第五章收文办理,公文的签收、登记 (一)行业内外的公文，一律由公
22、司总经办文秘统一签收、拆封、登记；特急件随到随处理。寄给公司领导的亲启件，一律呈送给本人或者指定秘书签收。 (二)收到公文后，公司总经办文秘加盖收文章，进行登记编号并粘贴特变电工总经办收文处理单，总经办主任提出初步处理意见后报公司分管领导签阅处理。未经收文处理的公文，机关各部门、各单位不得办理。 (三)公司机关其他部门、单位收到的公文或个人出差、开会带回的公文，要及时交总经办文秘办理登记手续。,第五章收文办理,公司总经办秘书办对主送地方党政机关的公文要进行审核。审核的重点是：是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及有关规定；文种使用、公文格式是否规范。经审核不符合本办法规定的公文，退回来
23、文单位并说明理由。 经审核，对符合本办法规定的公文，公司总经办负责人要及时提出拟办意见。行业外的公文，在收文的当日批注拟办意见并送有关领导或者部门。下级机关的请示、报告以及行业内的文件，要先批转有关部门提出处理意见后再呈送公司领导批示。紧急、重大、特殊事件的公文要直接报公司领导。需要机关两个以上部门办理的公文要明确主办部门。紧急公文，要明确办理时限。,第五章收文办理,审批公文时，对有具体请示事项的，主批人要明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。 承办部门收到交办的公文后要及时办理，不得延误、推诿。紧急公文要按时限要求办理，对因特殊情况不能在规定时
24、限内办结的，要签报承办部门分管领导同意后及时向来文单位说明延期原因。 送公司领导批示或者交承办部门办理的公文，总经办文秘要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，并每日更新台账。,第六章公文归档,公文办理完毕后，要根据中华人民共和国档案法及其他有关规定，及时整理、归档。公司机关各部门、各单位要将本部门当年形成的文件材料收集齐全，于次年3月底前连同文件目录清单一并交总经办档案室整理、归档。 个人不得保存要归档的公文。 归档范围内的公文要根据其相互联系、特征和保存价值等整理。归档的公文要齐全、完整，能全面反映公司机关的主要工作情况，便于保管和利用。 归档范围内的公文要确
25、定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。,第七章公文管理,公文由公司总经办文秘统一收发、审核、用印、归档和销毁。 公司机关各部室、各单位领导要严格审核公文信息公开属性，切实履行信息公开和保密的审批职责。 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。 传递涉密或行业敏感信息事项的公文，必须按照有关规定办理，确保安全。 不具备归档和存查价值及归档后多余的公文，经过鉴别并报公司总经办负责人批准，可以销毁。 销毁涉密公文要到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销，其中销毁绝密公文要进行登记。 工作人员调离工作岗位时，要将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。,
26、第八章电子公文管理,除内容涉及国家秘密、行业敏感信息事项的必须使用涉密计算机或者工作专用计算机进行处理外，其他内容的公文一律在机关办公自动化系统按照有关流程进行处理。 公司机关的电子公文，指公司机关在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式并通过计算机网络传输的电子文件，是公司进行公务活动的重要工具。 电子公文的显现格式和还原成纸质公文的格式，应当符合上述第一至第七章制发标准之规定。通过认定的电子公文处理系统生成、存储及传输的电子公文，与相同内容的纸质公文具有同等效力。,第八章电子公文管理,公司各部门、各单位负责人应当高度重视电子公文的处理工作，模范遵守本规定并加强对本部门、本单位电子公文的处理
27、。必须指定专人负责电子公文处理工作，及时接收、处理电子公文，保障电子公文处理系统正常运转。受文机关对一般公文应在12小时之内接收，对紧急公文应在2小时之内接收，对受文机关接收紧急公文，公司总经办文秘人员应当在2小时之内跟踪确认。,第九章公司文件行文基本原则,（一）严格控制升格发文。凡职能部门职责范围内的工作，一律由部门行文；需以公司名义安排部署的一些具体工作，可在请示公司领导同意后，在文中冠以“经公司同意”或“公司批准”的字样。涉及几个部门工作的，可由各部门联合行文；专业性、临时性工作由总经办行文。下级的工作报告、调查报告、经验材料等，如确有普遍指导意义，可用公司有关刊物摘发。一般情况下，不以
28、公司名义发文。（二）避免重复行文。已在会议或公司刊物上印发的讲话、报告、方案一般不再发文件；已通过其它形式布置的工作，不再发文件；为贯彻上级文件精神的一般性表态没有实质性内容的要求，不发文件；年年都抓的常规性工作，又没有新的政策性规定和原则性要求的，不发文件；上级已有比较明确和具体的规定，照抄照转的，不发文件。,第九章公司文件行文基本原则,（三）减少联合发文。必须联合行文的，应是公司党政工团关于重要决策、重大事件、重大行动的安排部署，且需公司周知或共同执行。凡属日常行政管理范围的工作，应由总经办行文。（四）杜绝非正常渠道行文。文件一般只发组织，不发个人；公司所属各单位总经办（行政部）、党工部为
29、公司文件的管理部门，应制定专人收发公司文件，具体办文流程按照特变电工股份有限公司机关公文处理办法（TBEA2012211）执行。,第九章公司文件行文基本原则,（五）严格发文范围权限。股份公司文件主送范围一般为输变电产业集团、各事业部所属各单位，进出口公司、国际工程公司，公司机关各部室；抄送公司各领导，新疆特变电工集团有限公司和新疆众和股份有限公司。公司党委文件主送范围一般为公司所属各单位党委（总支、支部）；抄送公司各党委委员，集团公司党委和众和股份公司党委。公司纪检委文件主送范围一般为公司所属各单位纪检委（组）；抄送公司党委，总经办，各纪委委员，集团公司纪委和众和股份公司纪委。公司工会文件主送范围一般为公司所属各单位工会；抄送公司党委，总经办，各工会委员，集团公司工会和众和股份公司工会。公司团委文件主送范围一般为公司所属各单位团委；抄送公司党委、工会，总经办，集团公司团委和众和股份公司团委。输变电产业集团、各事业部文件主送范围为各所属单位，抄送公司总经办，若需公司相关领导阅知应抄送。,第九章公司文件发文代字表,特变电工股份有限公司机关公文格式样本,谢谢大家！,
