1、文件名称 文件与资料管制程序斯默菲石东包装(东莞)有限公司Smurfit-Stone Packaging (Dongguan) Co., Ltd. 文件编号 SS-QPM-01 版本/版次 B/0质量体系二阶文件（QPM） 生效日期 2008-3-1 页次/页数 1/5文件管理印章此公司运作书的控制部门是【品保部】.【品保部】负责制订、发出及控制此运作书.对于任何形式及/或内容上更改,必需由总经理确认及审批,此乃一份受控制的文件,在修定后将会立即更新.除认可之副本外,不可随意复制副本。只有已被签批及加盖有红色“受控文件”图章和各部门红色图章之副本方可作为有效及可依据之工作文件。更 新 日 期
2、更 改 内 容 简 述 页 次 版 本 /版 次如控制图章并非红色,此乃非正式控制文件.所有工作程序的进行只可参考有效的控制文件.文件控制部门必须确保此控制文件传阅至有关人员,并在有需要时提供此文件作为参考。分发编号 核 准 审 核 制 定文件名称 文件与资料管制程序斯默菲石东包装(东莞)有限公司Smurfit-Stone Packaging (Dongguan) Co., Ltd. 文件编号 SS-QPM-01 版本/版次 B/0质量体系二阶文件（QPM） 生效日期 2008-3-1 页次/页数 2/5文件管理印章1.目的：确保品质管理系统所使用的文件正确流通应用及管制。 2.范围：本公司所
3、生产的产品自工程资料、原/辅助物料采购生产检验测试包装、储运至出货及日常管理等各阶段作业，不论是公司内部或客户/供应商提供的相关资料的制作及管理均包括。3.定义: 无。4.权责：各类文件制作、审查、核准权责区分表:文件类别 制 作 审查 核准品质手册 品保部门责任人员 管理者代表 总经理程序文件 相关部门责任人员 部门经理 管理者代表工作指导书 部门主管指定责任人员 部门经理 管理者代表记录、档案 部门主管指定责任人员 部门经理 管理者代表注：本公司文件类别区分：1.一级文件(手册)：品质手册； 2.二级文件(程序文件)：管理责任、合约审查、内部审核等，如手册内所订定各项程序；3.三级文件(工
4、作指导书)：作业标准、使用手册、技术文件、检验标准、图面资料等；4.四级文件(表单)：校验记录纠正记录测试报告保养记录训练记录等；5.外来文件：客户图面资料标准等，以及本公司文件所依据引用标准（含国家、国际标准）等；6.记录性文件:管理评审记录,持续改善的决策记录,内审,外审文件记录等；7.本公司程序文件或工作指导书均以影印发行的书面资料作管制。5.内容：5.1文件管制作业流程：(如附件一)5.2文件书写格式：为控制文件、资料格式统一，避免疏忽造成失误，应以规定的格式编写：各级文件等必须有以下格式：抬头,文件名称，文件编号，页次/页数,版本/版次,生效日期，文件架构(作业性指导文件除外)；必须
5、（或根据实际情况需要）含有以下内容：目的,范围,定义,权责,作业内容,参考资料,附件，流程图等,且顺序不能颠倒；字体：一般情况下均用小四宋体字，特殊情况下依据实际页面情况另行处理。5.3文件制订修订废止作业：5.3.1制订：视需要由适当部门指定专人完成，通知文控中心填写【文件分发回收记录表】,并按本程序各类文件制作、审查、核准权责办理；5.3.2修订：各类文件若有不符合现状须修改或增订，必须由发现部门或拟案部门填写【文件修订废止申请表】,提出修订原因交原制订部门研议修改，修订完成后的文件，其审查核准颁布发行等作业程序同 5.3.1项条文规定；5.3.3废止：文件废止的申请核准等作业同 5.3.
6、2项条文，但文件废止后，原文件编号的版本版次不可再重复使用；文件名称 文件与资料管制程序斯默菲石东包装(东莞)有限公司Smurfit-Stone Packaging (Dongguan) Co., Ltd. 文件编号 SS-QPM-01 版本/版次 B/0质量体系二阶文件（QPM） 生效日期 2008-3-1 页次/页数 3/5文件管理印章5.3.4文件修订内容记录由文控中心修订摘要，并转载于封面或末页履历页内。5.4文件统编：各类文件的修订/制定均需由文控中心依文件编码规定编号管理:5.4.1编码系统:S S - Q -1 2 表示流水号:(从 001开始)表示文件类别：详见 5.4.2规定
7、表示公司名称 5.4.2文件类别区分:品质手册 QAM；程序文件 QPM；作业指导书:QOP；表单编号:公司名称 SS；表单代码 QR；流水号：自 001起，依照顺序编号应用；5.4.3流水号：各部门均从阿拉伯数字自 001起,依照顺序编号应用。5.4.4外来文件编号依客户原始编号为准,不再另行编号,以利于查询追溯。5.5版本版次：5.5.1 第一次制订的原版以 A/0表示, 版第一次修订以 A/1表示，依此类推；5.5.2为避免版次修订次数太多，影响文件的真实内容，凡版次经 5次修订后，原制订部门得变更版本，发行第版第版.等； 5.5.3 外来文件的版本版次的更新由文控中心每年向原制订发行部
8、门，或代理发行部门协调核对，适时取得新版.并以【文件一览表】更新记录。5.6文件分发回收：5.6.1 经核准的文件原稿，由文控中心保管并以【文件一览表】列帐管理，影印适当份数于封面加盖发行章发行,并请收文部门责任人员签收；5.6.2 修订及废止时，文件控制中心依原分发部门回收所有旧版文件，回收时须注意数量及内容的完整性，并记录于【文件分发回收记录表】上；5.6.3文件的修订及废止，经核准后，旧版失效文件应于新文件发行的同时，收回销毁；5.6.4 外来文件分发：客户提供的图面,软件,规格或技术资料由相关部门审查核准后，由相应部门建档保管。5.7文件保存销毁作业： 5.7.1 文件保存：5.7.1
9、.1各文件类别的保管：A经颁布发行的手册程序文件工作指导书文件及各式表单原稿，均由文件控制中心列帐保管；B. 外来文件由文件控制中心保管；另公司规定客户提供的样板、图纸等文件由各责任部门按照相关管理要求进行自主管制； 5.7.1.2 文件保存：A. 各类文件（一二三级文件）的保存，由部门主管或指定专人负责；各项记录则按照【记录管理程序】规定保存；文件名称 文件与资料管制程序斯默菲石东包装(东莞)有限公司Smurfit-Stone Packaging (Dongguan) Co., Ltd. 文件编号 SS-QPM-01 版本/版次 B/0质量体系二阶文件（QPM） 生效日期 2008-3-1
10、页次/页数 4/5文件管理印章B旧版及废止的文件回收时，文件控制中心须注记回收情形，于【文件分发回收记录表】的回收栏上记录；任何部门均不得保有旧版的正式文件（加盖受控文件发行章者），但文件控制中心则须对历次版本制订及修订的原案（未加盖发行章）盖作废章后予以保存，并与有效文件分开保存。5.7.2文件销毁：5.7.2.1各部门回收的所有旧版及废止文件，须由文件控制中心销毁或依据相关规定自行销毁处理；5.7.2.2已逾保存期限的记录、资料等,由其保管部门按照规定自行销毁。5.8文件档案管理：5.8.1 除文件控制中心得依规定影印适当份数发行外，使用部门不得影印任何正式文件；5.8.2 现场使用的文件
11、必须置于作业场所，非现场使用的文件，则由各使用部门主管或指派专人自行集中管理，另任何人均不得于正式文件上加注标记或书写任何文字符号等，以确保文件的正确性；5.8.3 文件管制中心均须设有专人管理，且其文件的管理必须纳入内部稽核项目中，以确保文件资料的正确使用；5.8.4 文件的借/调阅规定：非使用单位欲借（调）阅正式文件，须先填写【文件借/调阅申请单】呈部门主管/经理核准后，再向文件管制中心借（调）阅，并须在限期内归还文件控制中心。5.9暂行文件的发行：5.9.1 发行时机：A.客户暂定的要求；B.因急需而暂时更动作业标准；C.量产前样品试作。5.9.2 发行程序:依一般文件的制订及发行程序处
12、理，但须于文件上标示“暂行”字样及日期，有效期间（不得超过一个月）逾期则自动失效，各受文部门自行按规定销毁，文件管制中心不予回收处理。6.文件管制与变更相关记录依【记录管理程序】办理。7.相关文件：7.1记录管理程序 8.使用表单：8.1文件一览表 8.2文件分发回收记录表 8.3文件修订废止申请表 8.4文件借/调阅申请单 8.5附件一：文件管制作业流程:文件名称 文件与资料管制程序斯默菲石东包装(东莞)有限公司Smurfit-Stone Packaging (Dongguan) Co., Ltd. 文件编号 SS-QPM-01 版本/版次 B/0质量体系二阶文件（QPM） 生效日期 2008-3-1 页次/页数 5/5文件管理印章附件一：文件管制作业流程：文件制定/修订/废止NG 审查NG 核准编号作废颁布制定/修订分发 回收旧版制定/修订记录、管制 销毁
