1、- 1 -物品申购、询价、验收及出入库管理办法为规范酒店财务管理，实现严格、有序、规范的财务管理，现制定本办法。一、物品申购管理办法1、库存常规物资（计划内常用物资） ，由仓管部根据库存物资的最高储备量和最低储备量的情况填写“物品申购单” ，及时向采购部提出请购。采购单审批程序：仓管员财务总监总经理董事长审批采购部购买XX 发 20146 号- 2 -2、非库存常规物资（计划外物资） ，由使用部门根据实际需要，提出购买物品的名称、规格、型号、数量。填写“物品申购单” ，部门经理签名，交仓管部审核仓库有无存货，报批同意后交采购部采购。审批程序：使用部门仓管财务总监总经理董事长审批采购3、 物品申
2、购单审批后，使用部门等如需变更物资规格必须及时通知仓管部变更物品申购单 。4、各部门需要申购的任何物品都应首先填写物品申购单 ，按照程序报批， 物品申购单一式三联，部门留一联存根，采购员一联，计划财务部库管员一联。5、申购单签批程序结束后，采购员根据采购明细进行采购或与相应供货商联系送货，采购人员应做到无申购单不采购，应急物品除外（应急物品包括：董事长、总经理临时安排采购的物品；酒店设施设备偶发的部件损坏问题急需的维修物品等） ，应急物品采购后需在第一时间由使用部门补签物品申购单 。6、酒店各部门所需物品、食材等均由采购员负责采购，使用部门无权自行采购，无权与供货商联系。二、物品询价管理办法（
3、一）厨房原材料询价1、厨房原材料（蔬菜、禽类、肉类、蛋类、食用油、干货调料等）价格浮动较为频繁的物品，需要每周进行一次询价。成立询价小组，小组成员包括厨房人员 1 名（行政总厨可不定期参加） 、财务成本会计、餐饮部经理等。董事长、总经理可自行安排参与市场询价。- 3 -2、成本会计根据采购物品打印询价表 ，每周根据实际情况进行增减、调整。3、询价可分为当地市场现场询价、同行业采购询价、网络询价等多种途径。4、询价结束后，成本会计对酒店正常采购物品价格进行对比，差价幅度较大的要以书面形式报财务总监，财务总监、行政总厨与采购人员对接，了解价格差距原因。5、市场询价后要将酒店现有物品采购价格与询问价
4、格形成对比表，一式 6 份（董事长、总经理、财务总监、采购员、行政总厨各 1份，公开张贴 1 份） 。（二）其他物品询价1、每季度咨询客房一次性用品、维修材料价格，编制价目表，做到货比三家，优质优价，建立供应商家联系网。2、采购部收到“物品申购单”要在当天对采购物品进行询价，询价比较后进行采购。三、物品验收及出入库管理办法1、采购物品到酒店时，须由仓库管理员凭借“物品申购单”进行验货，厨房原材料和部分必要物品须由使用部门责任人协助对质量、数量、价格进行把关验收。验收不合格的，仓管人员要及时通知采购部并填写“不合格物资登记表”送交采购部，进行退换。 2、厨房原材料及工程部应急物品可在仓库管理员监
5、督下直接调入使用部门。对直拨物资，根据使用部门填写的“物品申购单” ，按- 4 -品种、质量、数量、价格进行认真验收合格后由仓库管理员员填写或打印“直拨单”交使用部门，使用部门清点物资后，在直拨单上签收确认。3、部门需要的零星物品采购回酒店后须第一时间交到仓库，由仓库管理员通知使用部门负责人协助验收，进行物品入库。对入库物资，验收根据“物品申购单”上标明的物资名称、规格、数量等，认真验收货物，合格后填写“验收入库单”入仓库。对特殊配件要在技术人员的指导下抽货试用验收。大宗物资按 10%的比例抽货验收，并填写“物资抽查验收记录” 。4、厨房高档原材料，在打印出入库单的同时还需要建立物品档案，计划
6、财务部每周对使用情况进行核对（如海参、鲍鱼、大虾等高档原材料,仓管员每周根据原始备货量与行政总厨对接近期使用情况，进行数量监控） 。5、申购物品属于固定资产的，仓管员应及时登记归档，将物品统一归入酒店固定资产档案，在定期盘点过程中进行盘点。对设施设备使用说明书进行分类存档，以备维修保养使用。固定资产包括：机器机械及其他可长期使用的设备、器具；交通运输设备；电子通信办公自动化设备；仪器仪表、家电、家具等。6、物品领用：部门领取物品时，可先询问仓库管理员仓库是否有备货，数量是否足够，在有库存的情况下填写物品领料单 ，经使用人、部门经理、总经理签字审批后，统一到仓库领取。仓库没有备货的物品，- 5
7、-因工作确实需要的，由部门填写物品申购单 ，按程序审批。常用物品原则上每周一下午以部门为单位统一申领。特殊（急需）物品按特事特办的原则办理，但必须经过审批。物品领取后仓库管理员对该物品办理出库手续。每周对各部门出入库单交相关部门负责人确认签字。对耗材物品、工具等能以旧换新的物品采用以旧换新的领用制度。仓管员要对在质保期内即将过期的物资，及时通知使用部门进行领取使用，避免浪费。使用部门在领取物品时需对质量进行把关，物品领出后在使用过程中发现存在质量问题的，由部门自行承担责任。二一四年五月四日主题：物品申购、询价、验收及出入库管理办法抄报：董事长、总经理- 6 -抄送：酒店各部门行政办公室印发：11 份（发 10 份，存档 1 份）
