1、天利名城制度汇编二一一年五月第一章 总则第一节 公司简介1、公司概况天利地产集团有限公司是一家集房地产开发经营、项目投资、商业运营、物业管理于一体，具有土地、写字楼、住宅、高尔夫、旅游、广告等大型的综合性项目开发与经营实力的房地产公司。天利明投资发展有限公司为天利地产旗下专业从事物业租赁及商业运营管理的公司，注册资本金 1000 万元，目前正在运作的项目为南山区天利名城购物中心以及天利中央商务广场、福田中心商务大厦的写字楼租赁工作。此外，还承担天利地产集团旗下商业物业的招商经营管理工作（如海南、东莞、常德天利名城购物中心等），以及天津 50 万 m2超大型购物中心筹备工作。2、发展历程2009
2、 年 2 月 1 日 公司注册成立成立2010 年 9 月 28 日 公司天利名城开业第二节 公司管理理念企业文化理念：以人文本，体现人生价值企业精神：创新发展，超越自我团队精神：诚信、务实、高效、创新第三节 公司发展目标追求卓越管理，创建高端品牌第二章 机构设置第一节 组织框架1、公司组织架构图物业集团董事长物业集团财务管理中心物业集团总裁办公室总经理助理副总经理总经理招商部企划部营运部防损部行政人事部财务部2、公司岗位结构图招商部 企划部 行政人事部总监财务部营运部经理防损部总经理助理经理主管主任 主管经理人事专员机要专员采购专员秘书司机网络专员招商经理客服助理文案美工活动执行消防专员会计
3、出纳收银领班收银员楼层主管租赁专员营运文员清洁主管工程管理防损员总经理副总经理防损领班第二节 部门职责二、财务部1、贯彻落实国家财经政策，遵守有关法律法规，执行财务会计制度。2、按照财务会计制度要求，结合本公司实际情况，制订执行公司内部各项财务、会计、出纳、税务及预算管理制度和办法，确实发挥各项制度与办法的功能。3、建立健全内部会计核算体系，及时准确进行会计核算，按时编制报送财务报表，满足各方面的需要。4、负责现金、票据、契约等的出纳、保管及转移，会计凭证的编制、审核与保管，会计帐簿的登记、处理与保管以及其他会计资料的处理与保管。5、按照公司年、季、月度经营计划，提出同期财务计划。6、按照年、
4、季、月度财务计划，编制同期财务预算，送呈领导审定、评估、参照，并控制、考核预算实施结果，发挥预算在管理上的控制作用。7、参与公司重大经济项目的可行性分析、事中监控与事后评估考核，加强对项目的财务管理，确保资金安全高效运行。8、定期开展财务分析与预测，提交财务分析与预测报告，及时向领导提出合理化建议，发挥参谋作用。9、负责核对、确认公司内部管理支出费用分摊子目。10、参与有关经济合同的拟定、审查、监控、考核与评估，维护公司经济利益。11、负责公司税务的核算、申报及其它有关事宜。12、负责及时与营运部及写字楼租赁部核对租金收缴情况，并督促相关部门保证租金按时收取，完成公司下达的租金收缴率任务。13
5、、负责公司收银日常运作与管理。十二、积极稳妥地处理与税务、银行、工商、财政、统计、外汇、往来、投资方等部门单位和公司内部其它部门的关系。14、加强资产管理与风险防范，确保资产的安全完整与公司的安全有序运行。15、负责组织商品、物资、原材料库的盘点工作，协助行政人事部进行固定资产盘点，并确认盘点结果。 16、负责装订、保管会计凭证、帐簿、报表等与财务有关的档案资料。 三、招商部1、负责公司招商运作，建立招商管理制度、管理流程及奖励办法。2、参与公司新项目商业部分定位调研分析、制定品牌落位，确定初步业态规划，从招商角度对设计及工程提出意见和建议，避免后期重复改造。3、进行市场调研、搜集市场信息，定
6、期组织进行市场调研，分析购物中心及百货行业的行业发展动态及趋势，及时了解同行业其他企业的经营管理状况，撰写行业分析报告。4、围绕公司下达的招商目标拟定具体招商方针和策略计划，包括招商计划、租金和扣点预算、动线规划、商场活动洽谈组织、进度控制等，并组织实施，5、负责招商客户的开发、搜集并整理客户资料，并负责客户考核、管理、淘汰和选择，建立客户档案。6、负责与商户谈判，确保招商条款能达到预算要求，同时管理招商进度，确保商场出租率及品牌组合达到预期目标。7、负责商场开业后租户调整更新。8、建立完善的档案管理制度，确保意向书、合同、通知、公告等管理文件完整无缺。写字楼租赁职责范围1、负责董事会主席、董
7、事长及天利地产名下所有物业的出租管理。2、收集齐全所有上述物业资料，进行表格管理，加强出租工作，减少写字楼空置，为公司取得最大经济效益。3、进行同类写字楼租金价格市场调查，提出所管理写字楼租赁价格建议，报地产集团相关领导审批后执行。4、负责与租户洽谈具体租赁条款，签署租赁合同，确保租赁条件在公司审批范围之内。如有超出审批范围之内的条款，需另文报地产集团审批。5、办理租赁合同的审批、签署、备案等工作。6、负责客户资料登记，建立优质客户档案。7、负责写字楼部分租金收取工作，按公司要求完成收租率。8、负责对欠租客户进行催缴工作，对恶意欠租客户与法律部门联合采取必要手段，保护公司利益。9、负责写字楼租
8、户服务工作，经常与租户沟通，了解其需求及意见，对存在问题及时与有关部门沟通解决。五、营运部、（一）现场管理1、商场环境/形象/安全监管：营运部负责商场的日场巡视工作，掌握现场的一切情况，包括设施设备运行情况、商户的商品陈列、员工服务、环境卫生、劳动纪律、保安安全等与商场有关的事件，如遇相关问题则通过电话、电邮系统、工作联络单等方式通知相关部门，并协助和监督处理。2、开闭店管理：营运部负责每天进行开店前的环境卫生、商品陈列、员工仪容等检查，按时开门迎接第一批顾客，进入正常营业服务。每天组织好闭店前的送宾服务，确认闭店后的清场工作、电源/设备/灯关闭检查、安全隐患检查等是否完成。3、晨会组织：营运
9、部负责每天开店前主持晨会，进行上班时间检查、员工心态培训、销售分析、问题分析，以及传达公司各种文件内容、通知内容。4、商品与服务监督管理：营运部负责监督租户为消费者提供高质量的商品和服务，并监督租户按规定提供退换货保修等售后服务。5、商品陈列及标识管理：营运部负责监督检查商品陈列是否充足、美观、新颖、醒目，商品价签标识是否符合有关规定。6、商品/物品出入管理：营运部与物业公司共同负责对商品/物品出入购物中心进行审批和监督管理。（二）租户管理1、租户入场监督及管理：招商部完成租赁合同签署工作后，与营运部工程部、物业公司等相关部门进行工作交接。营运部负责办理单元移交手续，向租户交代入场等诸项事宜，
10、对租户的入场进行监督及管理。2、租户装修监管及验收：营运部负责配合物业公司对租户装修施工过程进行监管及验收。3、租户开业检查与批准：营运部负责审批租户开业申请，并监督检查租户按照开业时间进行铺货和开业。4、租户撤场监督及管理：营运部负责对租户进行撤场的审核及跟进有关事宜。5、商场文件送达租户并反馈：营运部负责将商场有关文件送达租户，并负责收集租户意见反馈相关部门。6、租户营业员管理：营运部负责对租户的营业员进行管理和培训，提高营业员服务意识和服务水平。7、催缴租金及其它款项：营运部负责协同财务部配合催缴租金及其它款项。8、处理租户问题：营运部负责处理有关租户的问题，维系与租户的良好关系。（四）
11、顾客服务1、服务台管理：营运部负责顾客服务台的管理工作，处理顾客咨询、顾客投诉、店内播音、VIP会员服务、购物卡咨询、促销活动赠品或奖券的管理及发放工作、顾客建议及意见收集等工作。2、顾客投诉处理：营运部负责受理投诉，协调相关部门进行处理，跟踪事件始末，并做好记录。3、市场调研：营运部负责店内情报资料之收集工作，进行顾客、租户的市场调查工作，定期向商场和总部提供市场信息与经营建议，并配合总部完成对顾客、租户的市场调查和服务评估工作。（五）推广及促销活动协助与执行1、配合企划部与租户沟通活动：营运部负责配合企划部，向租户传达活动信息，了解租户的积极参与度。2、配合企划部执行活动并监管：营运部负责
12、配合企划部落实活动的执行并进行监督，包括活动现场布置与管理，POP展架是否影响商户展示和进出，各种宣传品是否放置于商户明显位置并做到摆放美观、大方。（六）报告与制度1、工作计划与报告：营运部需按公司要求完成工作周报 、PCG/ACG报表等营运工作范畴的工作报告。2、部门管理制度制定：营运部负责根据公司提供的SCP项目管理体系文件（模板） 制定或更新本项目涉及营运工作范畴的工作流程、管理制度等文件，并向指定管理部门备案。六、防损部1、防止耗材浪费。2、防止偷窃。3、防止设备及工具的非正常损失。4、防止设备违章操作。5、防止员工及顾客意外受伤。6、防止商品的不合理码放。7、防止公司财产损失。3.0
13、 招商、租赁、广告位租赁合同审批流程3.1 招商合同由招商部门负责签订。租赁合同由租赁部负责签订。广告位租赁合同由企划部负责签订。3.2 由上述责任部门制定价格表，报地产集团审批同意后执行。3.3 由相应部门起草格式合同，报集团律师审核后执行。3.4 招商合同审批流程：由招商专员起草，填写招商合同评审表 ，由部门经理、分管领导、工程部门、财务部、行政副总经理审核，总经理审批。3.5 租赁合同审批流程：由租赁专员起草，填写租赁合同评审表 ，由部门经理、分管领导、财务部、行政副总经理审核，总经理审批。3.6 广告位租赁合同审批流程：由企划部起草，填写广告位租赁合同评审表 ，由部门经理、分管领导、营
14、运部、财务部、行政副总经理审核，总经理审批。3.7 以上三类合同如对格式合同条款有补充或修改，原则上格式合同不变，补充或修改条款另行用补充规定予以说明，并需报律师审核通过。3.8 以上三类合同如租金水平低于报批价格，需先进行价格报批方可进行合同审批流程。3.9 各职能部门审批内容为：3.9.1 招商部经理、分管领导：确认招商合同业态是否符合商场规划，品牌形象是否符合商场要求、价格是否体现市场价格、租期是否符合市场一般规律、有无同时签订 POS 机租赁协议、合同主要条款是否保护或为公司争取最大利益等。3.9.2 租赁部经理、分管领导：审核承租单位是否符合公司要求，租金确定是否为公司争取利益最大化
15、。 3.9.3 企划部经理、分管领导：审核该广告位是否适合该租户使用，对商场整个形象的提升是否有促进作用。3.9.4 工程部经理：审核承租单位业态要求是否可以得到满足。3.9.5 营运部经理、分管领导： 审核广告位租赁承租单位选择是否合理，是否对商户及对整个商场宣传推广均有利。3.9.6 财务部：审核合同数据是否正确，合同价格是否符合报批价格。3.9.7 行政副总经理：审核相关合同是否采用经批准的格式合同，合同关键条款有无疏漏等。3.9.8 总经理：全面审批。3.10 以上审批时限原则上需当天签批，当天不能签批的则需于 2 个工作日内完成签批，有不同意见的需注明，最终按总经理签批意见执行。3.
16、11 所有招商合同及租赁合同原件正本除交回对方、报租赁所备案外，尚需另备三份，一份交地产集团存档，一份交合同管理员存档，一份交财务部备案。招商部、营运部及租赁部留复印件执行。3.12 广告位租赁合同原件一式四份，两份交商户，一份交合同管理员存档，一份交财务部备案。企划部留复印件执行。4.0 商户或写字楼租户进场装修审批程序4.1 商场商户完成合同签订，并交付完毕相关款项后，填写商户装修图纸评审表向营运部提供装修效果图，经营运部、招商部、企划部及各自分管领导审核后，总经理审批。营运部将审批过的效果图移交物业公司，并发工作联系单通知物业公司办理相关装修审批手续。4.2 写字楼租户完成合同签订，并交
17、付完毕相关款项后，由租赁部发工作联系单通知物业公司办理相关装修审批手续。4.3 商户、租户装修完毕后，物业公司签署意见反馈给营运部、租赁部等相关部门。5.0 商户撤柜审批程序由商户填写撤柜审批表 ，分别由招商部、营运部及各自分管领导、财务部审核后报总经理审批。6.0 商户广告上画审批程序由商户填写广告画面审批表报营运部、企划部及各自分管领导审核后，总经理审批，交回营运部知会物业公司协助执行。7.0 场内活动申请程序7.1 商户申请活动由商户向营运部提出申请，填写场内活动审批表 ，营运部审核同意后交企划部进行形象核准，报总经理审批后交回营运部执行，企划部检查执行中形象是否符合要求。7.2 营运部
18、申请活动由营运部提出基本方案，填写场内活动申请单 ，交企划部进行形象审核，出最终方案报总经理审批后交回营运部执行，如果涉及物品采购，则交采购部门按上述流程进行采购或招投标工作，活动过程中企划部检查执行形象是否符合要求。7.3 企划部策划活动7.3.1 节日（包括元旦、春节、五一、中秋、国庆、圣诞等）大型活动及包装布置7.3.1.1 由企划部提交年度预算分别报总经理、集团财务中心、物业集团总裁及地产集团审批后执行。7.3.1.2 具体活动策划方案审批流程：由企划部与相关公司（广告公司）讨论三至五个方案初稿，企划部牵头进行方案审核，确定方案。参与人员有：企划部、营运部及各自分管领导、总经理，采购小
19、组成员列席，了解方案需求，以便下步采购工作。与会人员对活动方案内容、预算情况达成共同意见后，由企划部具体形成文字纪要，交与会人员签字确认，再提交正式项目申请单 。7.3.2 平时小型活动：由企划部提项目申请，附详细方案报分管领导、总经理审批同意后执行，如有物品采购则走采购或招投标流程。7.3.3 活动执行流程：企划部或营运部申请活动获审批后，由企划部填写项目执行审批单 ，注明各部门需要协助内容，附相关审批文件，经部门经理、分管领导、行政副总经理审核后交各部门执行。其中部门经理及分管领导审核内容为活动时间、内容、所需各部门配合事项与原申请一致，行政副总经理审核所需人员加班签批情况。8.0 采购或
20、项目活动验收程序凡需按合同支付款项的，需先进行验收程序。由经办部门经办人、部门经理、采购小组派员进行验收，提出验收意见，填写项目执行验收单报分管领导、行政副总经理审核、总经理审批。9.0 企划部日常喷绘制作及支付程序9.1 商场内日常小型喷绘制作，按签单月结形式处理。9.2 由采购小组牵头，召集企划部、财务部按货比三家原则，确定两至三家服务好、价格优惠的喷绘制作商作为合作商，确定各规格、要求的制作费用，每半年评审确定一次合作商及合作协议内容。9.3 由需求部门填写月结物料申请单 ，列明数量、要求、目的等，部门经理、分管领导签批后报总经理签批，企划部据此发单制作。9.4 制作完成后，需求部门汇同
21、企划部门共同签署验收意见，作为支付凭据之一。9.5 每月由企划部提供月结物料申请单 、 项目验收单及正式发票进行支付。10.0 附则10.1 本规定的解释权、修改权归公司行政人事部。10.2 本规定自发文之日起执行，如有与以往相关规定相抵触的，以本规定为准。11.0 相关附件11.1 采购申请单11.2 项目申请单11.3 月结物料申请单11.4 开标记录表11.5 议价记录表11.6 定标请示报告11.7 采购/项目合同评审表11.8 招商合同评审表11.9 租赁合同评审表11.10 广告位租赁合同评审表11.11 商户装修图纸评审表11.12 工作联系单11.13 撤柜审批表11.14 广
22、告画面审批表11.15 场内活动审批表11.16 项目执行审批单11.17 项目验收单11.18 广告物料（日常）制作执行审批单11.19 付款审批表采购申请单序号 物品摘要 规格 数量 单价 金额 前次单价 选取供应商 收货单号12345合计总金额：采购原因： 附件名称： 部门经理 分管领导意见 财务部 总经理订购日期 需要日期 采购编号082付款方式挂账 货到付款 预付款 合同付款 现金自贴申请部门及申请人： 申 请 日 期： 项项 目目 申申 请请 单单经办部门 经办人项目名称 申请日期项目描述总金额预计附件经办部门意见分管领导意见行政人事部意见 财务部意见行政副总经理意见总经理意见集团
23、财务中心意见（1万元至 10万元项目）集团总裁办公会议意见（10 万元以上项目）月结物料申请单月结物料申请单经办部门 经办人项目名称 申请日期物料需求描述附件经办部门意见分管领导意见总经理意见月结物料申请单月结物料申请单经办部门 经办人项目名称 申请日期物料需求描述附件经办部门意见分管领导意见总经理意见开标记录表项目名称 时间： 年 月 日 地点： 序号 投标单位 密封情况 标书情况（技术、经济） 投标总 报价 投标工期 备注123456开标初步结论或建议需求部门 行政人事部 财务部公司领导 物业集团 其他人员参加人员签署意见*注：1、本表“标书情况”一栏中，需填写投标标书中技术标、经济商务标
24、等正、副本数量、有无电子光盘及内容完整程度、技术标是否符合公司要求等。2、本表“开标初步结论或建议”一栏为开标后与会人员的讨论意见或建议，为全体人员或大部分人员倾向性意见，有不同意见者可在签名处注明。3、参加开标人员为：经办部门经办人、部门经理、采购小组成员及负责人、财务部经理、相关部门人员（如有形象或工程要求需企划或工程人员参加） 、集团财务总监（金额在 1 万元以上） 、集团总裁委托人（金额在 10 万元以上） ，如因故不能参加，可委托他人参加，并出具或补办书面委托书，被委托人的意见视同委托人意思的真实表达。深圳市天利明投资发展有限公司采购招标小组议 价 记 录 表约谈事项约谈时间 年 月
25、 日 约谈地点约谈单位 约谈单位代表参加人员约 谈 内 容 及 结 果商务内容技术内容其他除以上谈话内容外，其他均参照招标文件。约谈单位优惠价 ￥ 元约谈单位代表签署（须为法人或授权委托人）注：填写上栏内容前请仔细阅读注意事项。出席人员签字栏注意事项：1、约谈单位代表必须为法人或授权委托人。2、约谈内容及结果须由约谈单位代表签名确认。3、本约谈内容严格保密，我司与会人员及约谈单位代表均须对约谈的内容或结论性意见（包含价格信息）保密，不得向任何其他部门或其他单位以及其他无关人员透露相关的会谈内容和结果。4、为确保约谈的严肃性、公正性和公平性，建议约谈单位在经过充分考虑或征求领导意见后填写“最终优
26、惠价”栏。该栏填写完毕并经约谈单位代表签署后，优惠价即为约谈单位的最终报价。在约谈结束后，约谈单位不得向我司工作人员询问与约谈事项有关的任何问题，且我司不接受约谈单位以电话、传真、邮件或其他任何方式的再次报价。关于 XXXXXXX 项目（工程）定标 的请示缓急程度： 特急 急件 普通部门/单位 批 示 意 见使用部门 分管领导行政人事部财务 部行政副总经理总经 理物 业集团财务中心 物业集团总裁办公会议地 产集团相关部门呈报地 产集团总裁共 页其中正文 页，附件 页附件 考察记录表 考察报告 资格预审表 开标记录表 约谈记录表 其他 拟稿部门拟稿人 审核人拟稿日期 年 月 日关于 XXXXXX
27、X 项目（工程）定 标的请示公司领导：项目（工程）招标工作已完成，我部门于 年 月 日分别向 等 家专业公司发出 （招标方案/询价）邀请，截止 月 日上述 家公司均经过商务会谈回复报价，报价情况如下：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.。以上建议妥否，请领导批示。深圳市天利明投资发展有限公司XXXX 年 XX 月 XX 日采购采购 /项目合同评审表项目合同评审表 对方单位名称 联系人及电话合同名称 经
28、办人合同内容摘要合同附件合同金额（人民币）经办部门分管领导律师（10 万以上合同）行政人事部财务部行政副总经理总经理物业集团财务中心意见（1 万-10 万元）物业集团总裁办公会议意见（10 万元以上）招商合同评审表编号：商铺位置 建筑面积 M2 实用面积 M2商家名称 联 系 人联系电话 传真号码 招商代表经营类别 经营品牌合作条件1、月租金单价： 元/M 2；月租金： 元。2、月管理费单价： 元/M 2；月管理费： 元。3、租期： 年，从 年 月 日到 年 月 日止。4、免租期： 个月，从 年 月 日到 年 月 日止。 其中：装修期： 。5、递增： 6、已签意向书 已交定金 元；7、其它：履
29、约保证金备注：招商部： 招商总监： 工程部：财务部： 行政副总经理： 总经理：租赁合同评审表编号：出租楼层 出租单元 建筑面积租户名称 联系人 联系电话租赁代表 合同期限起租日期 20 年 月 日 租期至 20 年 月 日租金 ￥ 租金递增率 第 年起每年递增 %免租期 个月（ 天） 交房日期 20 年 月 日履约保证金 ￥ 首月租金 ￥备注：租赁代表： 租赁部经理： 财务部：行政副总经理： 总经理：广告位租赁合同评审表编号：广告位置 编号 面积 M2商家名称 联 系 人联系电话 传真号码 招商代表经营类别 经营品牌广告位租赁条件1、月租金单价： 元/M 2；月租金： 元。2、月电费单价： 元
30、/M 2；月电费： 元。3、租期： 年，从 年 月 日到 年 月 日止。4、免租期： 个月，从 年 月 日到 年 月 日止。 5、递增： 6、其它： 备注：企划部： 营运部： 分管领导：财务部： 行政副总经理： 总经理：商户装修图纸审批表商户名称 项目 品牌 商铺位置 层 号商户负责人 联系电话 建筑面积 平方米商户（提出申请、出具装修各类图纸） 营运部企划部分管领导招商部分管领导总经理工 作 联 系 单联系部门 发单时间联系事宜 回单时间内容：发单联系人 拟单时间部门负责人 公司领导工 作 联 系 单 回 执深圳市天利明投资发展有限公司：贵司关于 事宜的工作联系单已收悉，我处将于 日内予以回
31、复办理。特此回执！收单部门： 收单人： 收单时间： 年 月 日天利名城购物中心撤柜审批单商户名称 经营品牌 经营类别联系人 位置 联系电话 经办人合同期限 年 月 日至 年 月 日商户采购中心（一个工作日）撤柜原因( 商户填写并盖章 )：是否需用电梯( 是 否) 使用时间：招商部经理/总监：最后营业期限： 年 月 日 时顶替品牌： 进场时间：营运营营运部经理： 分管领导：工程部经理： 防损部经理：物业财务部经理：水电、管理费已结清。财务财务结算填写：截止日期： 年 月 日至 年 月 日租金： 保证金： 其它： 广告位： 合计： 大写： 经办人：财务经理意见：实际结算金额（人民币，小写）： 大写： 总经理：备注：撤柜审批表审批后，请商户盖章确认，并在一周内来办理撤柜手续。天利名城购物中心广告画面审批表商户名称 经营品牌 经营类别联系人 位置 联系电话 经办人广告位置招商采购中心（一个工作日） 招商部经理： 招商总监：营运营营运部经理：企划企划部经理：分管领导：总经理：备注：此表经审批后，交营运部知会商户及物业公司。
