1、生效日期：2008-11-11文件和资料控制程序文件编号: QP-01 版本：A 版次:01 制(修)订日期:2008-11-11 生效日期:2008-11-11 文件总页数: 5 页修订记录:版本/号 修订原因 修订日期 修订页次 修订人A/00 初稿 2008-01-29 / 李好 A/01 修订 6.2.1 相关内容 2008-11-11 第二页 李好编写: 审核: 批准:文件和资料控制程序1 of 5 生效日期：2008-11-11文件编号: QP-01版本：A 版次:01页 次: 共 5 页1. 应用范围：1.1 本程序应用于与质量管理体系有关的文件和资料的控制（包括外部提供的有关文
2、件和资料）。2. 参考文件：无3. 定义：QM 质量管理手册QP 质量管理程序MI 工作指引FC 流程图WI 作业指导书QR 质量记录OC 组织架构图4. 职责：4.1 文控中心：- 负责文件和资料的发放、回收、销毁和原稿的保存及作好相关记录。4.2 管理者代表：- 负责审批文件和数据的发放范围。- 确认及审批质量管理手册、质量管理程序、工作指引。- 组织对现有体系文件进行定期评审。4.3 各部门：- 负责相关文件的编制、确认以及使用保管。5. 资历及培训：不适用6. 程序：6.1 文件和资料的分类6.1.1 质量管理手册、质量管理程序和相关的工作指引、工艺文件；6.1.2 产品文件（包括作业
3、指导书 WI、生产流程图等） ；6.1.3 外来文件（包括国家/国际标准，法律法规，客户质量要求 QR 等） ；6.1.4 其它类（包括组织架构图、管理方案等） 。文件和资料控制程序2 of 5 生效日期：2008-11-11文件编号: QP-01版本：A 版次:01页 次: 共 5 页6.2 文件和数据的编号6.2.1 文件和资料的编号由文控中心制定，其具体编号如下：文件种类 文件编号(1) 管理手册 ED/QM-01(2) 管理程序 QP-*表示从 01 开始的流水号表示质量管理程序(3) 工作指引 MI-*-*表示从 01 开始的流水号表示部门代号，如 DCC=文控中心表示工作指引(4)
4、 作业指导书 1) 生产指导书WI-产品型号- *表示从 001 开始的流水号2) 检验指导书WI-QA- *表示从 001 开始的流水号 3) 其它作业指导书WI-部门代号-0(或 1 或 2)*表示从 001 开始的流水号“0” 为设备操作说明(如:WI-QA-0001)“1” 为做线指导书(如:WI-R 质量管理程序的相关质量记录的更改, 其版本号亦需相应更新, 但不需与质量管理程序的版本版次保持一致, 可独立更改，相关质量记录的发行版次状态反映在质量记录总目录上。6.5.3 在文件更改过程中, 其文件编号不变。6.5.4 文件的更改由该文件所属部门执行, (除特别指定外) 其它部门无权
5、更改。6.5.5 经审批后的更改文件，交回文控中心，由文控中心对照文件总目录按照 6.4.1 进行发放，同时收回相应的作废文件。文件和资料控制程序4 of 5 生效日期：2008-11-11文件编号: QP-01版本：A 版次:01页 次: 共 5 页6.6 文件和资料的领用和复印6.6.1 文件由于丢失或损坏或其它情况（如提供给客户、供方或认证机构等） 需申请领用时, 所需部门应填写文件申请单 ，经部门负责人审校签名及管理者代表批准后方可领用。文控中心按照 6.4.1 进行发放，同时收回相应的作废文件并销毁。6.6.2 根据实际情况（包括因工作需要提供给公司以外的供货商、认证机构、政府部门或
6、有关单位的文件和数据） ，受控文件需要复印时，由所需部门填写文件申请单 ，注明复印原因及用途，经部门负责人审校签名及管理者代表批准后方可复印；文控中心按文件申请单要求，用原稿进行复印，并在复印件上盖上红色“参考文件”章，记录在文件收发记录表登记本上，由所需部门相关人员签收。6.7 文件和资料的保存、作废和销毁6.7.1 所有文件和资料的原稿由文控中心统一长期保存，各部门负责保存相关的带有受控标识的文件，其中质量手册程序文件的修改状况还应登记在文件修订履历表中；外来文件在分发给相关部门后，由文控中心盖上红色“受控文件”印章长期保存，文件应有序的加以保存以便存取和查阅。6.7.2 文控中心收回的所
7、有作废文件，在签收登记本上找回当时的文件发放记录，用红笔注销后销毁；在作废文件的原稿上盖上红色“作废”章，由文控中心保存。6.7.3 文 控 中 心 负 责 编 制 并 及 时 更 新 文 件 总 目 录 ， 以 反 映 版 本 的 最 新 状 况 。6.7.4 其余的作废的副本文件和资料由文控中心收回后作废并销毁。6.8 文件和资料的借阅6.8.1 文件借阅只能在文控中心查看，不可外借 (除特别指定外)。 6.8.2 如需外借, 须填写文件申请单 ，由部门负责人签名后交文控中心, 文控中心在文件借阅记录表上登记，交借用人签收并使用；所有外借的文件和资料，应使用后尽快归还文控中心，并作归还记录
8、。6.9 文件和资料的管理6.9.1 任何人不得在受控文件上乱涂乱画，不准私自外借；确保文件的清晰、整洁和完好。6.9.2 公司内部运作及外部法律、法规及标准变更时，应及时更改相应的体系文件。6.9.3 每年的 12 月份由管理者代表组织对现有体系文件进行定期评审，必要时予以修订并再次审批；审查完成后文控中心出 年度质量管理体系文件审查状况表 。6.10 印章的管制6.10.1 受控文件之发行印章为红色“文控中心”字样, 一般盖在文件右上角, 每张受控文文件和资料控制程序5 of 5 生效日期：2008-11-11文件编号: QP-01版本：A 版次:01页 次: 共 5 页件都须盖印。6.1
9、0.2 作废文件盖上红色的“作废”章。6.10.3 参考文件盖上红色“参考文件”章。6.10.4 非受控文件盖上红色“非受控文件”章。6.10.5 文件发出时盖印不可遮住文件的内容，尽量盖往文件空白处。6.10.6 文控中心应将印章妥善保管，不可借予他人使用。7. 相关文件：电子文档管制办法WI-40101项目编号管理办法WI-401028. 相关记录受控文件清单 QR-DCC-01；文件修订履历表 QR-40101； 文件更改申请表 QR-40103；受控文件/资料分发/回收登记表 QR-40104； 文件借阅表 QR-40105；外来文件目录 QR-40106；文件申请单 QR-40107；外来文件收发记录 QR-40108；_年度质量体系文件审查状况表QR-40109；作业指导书清单 QR-40114；9. 相关印章：（部分更改的印章从该管理程序修订的生效日期开始使用及生效，此修订以前所使用的印章仍旧有效）
