1、附件四 普天太力 采购管理诊断报告 北京普天太力公司是一家针对终端通讯设备营销为主的服务性企业， 主要涉及的产品有手机、平板电脑、相关原厂配件等。 由于 公司专注于国际及国内知名品牌手机及相关产品的销售， 鉴于产 品的特殊性， 对于 资源的采购，我司 都是需要 与行业内的渠道商竞争 ， 属于资源获取类， 不适用于广泛招标的操作，或是大宗物品采购降低成本的操作。故此类产品主要是我司与厂家的资源争取。确定资源后，我司是 依托中国普天提供资金支持， 我司严格执行普天股份的合同管理办法和付款审核， 普天股份 在风险可控情况下， 根据我司需求 向厂家 采购， 我司的 主营业务 采购一直 通过普天股份的
2、平台 进行 。 以下分主营业务采购及其他采购 两 部分分析现有情况： 第 1 部分： 主营业务采购情况。 一、 采购管理制度与流程 公司上下充分重视采购管理工作，深刻认识到采购管理在企业经营管理中的重要性，拥有完善的采购管理制度与采购业务流程，现已形成贯穿于公司各相关部门、各业务环节的集中采购管理体系。 （一） 采购管理制度 公司为规范采购业务，保证采购信息的及时、准确、采购货物的安全、完整及采购资金的高效周转，制定了采购管理制度。 公司在实际采购业务中，要求各环节、各岗位严格执行采购管理制度。 随着业务的扩大与发展，根据实际业务的变化，公司不断完善和优化相关制度和流程。目前，公司执行的采购管
3、理制度包含：采购付款管理、采购入库管理、厂家折扣下返管理、合同管理办法、分子公司采购业务审批制度、促销品管理办法、招标采购管理办法等部分，贯穿于公司整个采购业务过程中。 （二） 采购管理流程 公司采购管理以支持业务发展、合理控制风险为中心，在采购管理流程中，积极配合业务发展的同时坚持原则、监控风险。主要采购流程为： 1、编制采购预算、制定采购计划：公司实行采购控制与预算管理，制定年度、月度采购计划，并实时监控完 成程度，每周开展财务分析、关注产品结构、控制库存成本。 2、落实采购预算、开展采购业务：在实际业务操作中，公司通过 ES、 ERP 系统实现对采购业务的实时监控与跟踪，包括采购合同的签
4、订、提交采购订单、验收采购入库、执行采购付款以及对采购折扣和采购退货的跟踪管理。另外，在系统外同时并行纸质审批流程，系统内外同时办理审批手续，加强风险防范。除此之外，财务部通过 EXECL 软件建立了采购业务手工跟踪系统，实现系统间数据核对、账账相符。 3、核算采购预算完成情况：根据业务的发展，及时关注实际采购业务中各环节预算完成情况， 控制成本费用，关注资金占用，加快资金周转，确保合理、有效使用资金。 4、提升采购管理内控能力：根据业务的发展变化，及时发现、解决问题，全面提升风险控制能力、资源配置能力，支持公司业务全面发展，完善、修订采购管理制度及采购管理流程。 （三） 采购制度执行与内控管
5、理 公司采用项目管理方式进行业务管理，通过对各项目立项、预算、执行核算过程的严格控制管理，实现公司整体经营目标。 公司实行统一的集中采购管理制度，采购权集中在太力总部，坚持集中采购、统一支付的原则。所属分子公司均无对外采购权，以达到保证业务开展的同时 避免经营风险，提高资金使用效率。 在实际业务执行过程中，公司明确与采购业务相关的部门和岗位的职责、权限，确保各岗位间既相互配合又相互制约和监督。具体采购业务是由业务部门提出采购申请，经公司领导审批，财务部对各项目采购业务进行全程跟踪及监控，确保实际业务操作与采购制度的相符性，检查、反馈执行过程中存在的问题。如遇特殊情况，通过履行相关审批流程，经公
6、司领导批准后，财务人员作为依据执行。公司形成了以业务发展为主导，各职能部门相互配合，财务部全程监控的采购内控管理。各岗位间权责明确，公司业务人员确保采购业务 真实合理，推动业务发展；法务人员根据中华人民共和国合同法和普天股份合同管理办法及有关法律、法规，规范公司经营活动，有效防范和减少合同经济纠纷；商务管理部人员严格监控物流、仓储，保证信息传递及时、有效，时时掌控库存变动；财务部人员坚持原则，依据采购管理制度，防范业务风险，遵循采购管理流程，以数据化的方式真实反映业务经营情况，通过数据分析确定经营成果，并对存在的问题提出解决方案及建议。 二、 运行机制 公司坚持从实际出发，努力构建规范的采购运
7、行机制，确保采购工作规范、高效、有序运行。建立并完善采 购业务运行和监管制度，规范和细化采购业务的具体操作。不断完善科学、规范、高效的采购运行机制。降低了公司运营成本、实现公司合理高效运用资金。 太力公司采购业务较为复杂，公司属于手机分销行业，专注于手机产品代理与分销，并且，公司通过分析市场环境、行业发展前景，结合公司实际情况，确立了功能性服务商的战略定位。公司与多家手机生产厂商签订合作协议，依据不同项目要求，以预算管理为前提，遵循公司采购制度，完成采购业务，充分实现了公司功能性服务商的战略定位。 公司对主营产品外的采购业务严格执行招标制度，成立了公司招标工作领导小组，创建信息公开机制，坚持公
8、开、公正、公平的原则，提高采购透明度，保证公司商业利益。 2004 年公司引入了 Oracle ERP 管理系统， 2009 年增加了 ES 管理系统，在采购业务流程中实现了电子化审批方式，时时反应业务进程，实现业务信息化管理。 三、供应商管理 公司主营业务是与多家手机生产厂商、代理商进行合作；非主营业务制定了供应商选择标准，通过招标方式选择供应商；分公司自主业务供应商由太力总部统一审核管理。对于所有采购业务供应商，在确立合同前，须向我 司提供其厂商资信材料（营业执照、税务登记证、组织机构代码证、开户银行许可证、一般纳税人证明、法人代表身份证及其他相关资料）公司审核通过后，方可与之开展采购业务
9、。公司建有供应商信息名录，在合同执行过程中，对于重点供应商定期进行走访与评估，建立良好合作关系。 四、 库存控制、盘点 为了保证经营活动的正常进行，存货总是处在不断流转的过程中，具有较强的流动性，是企业流动资产的重要组成部分。公司身为手机营销企业容易产生库存积压、导致跌价的风险。目前，公司从预算、采购、销售、物流等多方面对此进行管理，降低存货跌价风险。 目前 ，公司将物流仓储部分外包给了物流供应商。对于物流管理，公司建立了多项流程与制度。从实物盘点、结算、盒损拒收、丢失赔付、投诉等方面对物流业务进行全面的管理，对物流供应商定期进行考核与评估。在实际执行中，物流供应商能够按公司规定操作，从商品验
10、收入库、按指令发货、库存变动的数据传送等方面在约定时限内按公司流程办理。但是，由于物流供应商自身的业务水平，目前存在着：执行不到位、反馈不够及时等待改进的地方。对于待整改的问题，解决的措施是：细化控制流程、完善控制方法、加强对物流供应商的考核。 存货占用资金比重较大，存货周 转的快慢，对企业有很大影响。公司领导高度重视存货管理工作，我司存货种类、数量繁多，且流动性较大，公司每月进行存货盘点，定期对库存盘点数据进行分析，核对库存账龄、确保存货计价准确，确定是否需要计提存货跌价准备。存货内控是公司内部控制的重要环节，公司正在逐步完善和加强企业存货管理体系。 第 2 部分：主营业务外的采购 对于主营
11、业务外的采购，我司一直非常的重视，严格 根据 普天股份相关采购制度，根据 采购管理诊断以推进集中采购制度和机制建设为核心，切实降低大宗物料等物品的采购成本 的检查方案，现状如下： 一、 紧抓制度建设 我司 在 2006 年就制定了招标投标实施办法，确定了工作流程图，并在实际工作中严格执行。 在 2011 年根据公司实际情况，我司重新修订了 招标采购管理办法，扩大了招标范围，除了原有的 各业务部门对外采购的促销礼品，宣传物料以外， 增加了 公司信息化建设所需对外采购的软件、系统及设备；以及对外采购的办公类设备、办公用品及低值易耗品等都纳入了招标采购的范围。并 明确规定： 公司范围内的招标采购活动
12、必须坚持公开、公正和公平竞争的原则，任何部门、个人不得以任何理由提前指定中标供应商，干预招标投标活动的正常进行。 二、 人员队伍建设 公司的招标工 作，实行一把手工程。首先设立 招标领导小组作为招标采购活动的领导机构。 公司一把手任 组长， 主管领导任 副组长，组员 由其他公司领导组成的领导小组 。 明确 招标领导小组主要职责是：审议通过公司招标采购管理办法；确定统一招标采购的范围； 3、审定工作小组认为有必要报领导小组核定的其他事项。 具体工作由 工作小组 负责 ， 由主管领导任 组长，组员 由采购经理、预算经理 、 法务经理 及监督小组组成 。 明确 招标工作小组主要职责是：贯彻执行招标采
13、购活动的有关规定和要求；负责权限范围内的招标采购管理工作；审查采购招标工作表及投标申请书、招标文件和投标 供应商的资质； 对投标供应商进行评议，并决定中标供应商。对于重大、复杂的招标项目，采购需求部门的公司主管领导可作为招标工作小组临时成员参加招标工作。 第 3 部分： 采购管理问题存在的问题及下一步改进措施 经过对采购管理的专项诊断，发现 在 公司 招标环节 存在的一些问题和薄弱环节，主要包括以下方面： 一、 公司现有信息化水平不能充分满足业务发展需求 。 随着公司业务不断扩张，业务形式的多样化，公司现行管理系统不能充分满足业务要求。公司需要提高自身信息化水平，寻找更适合公司业务模式，更能充
14、分满足公司发展需求的信息化管理系统。公司今 年已经启动了针对 IT 系统的咨询服务项目，随着公司 IT 系统的不断优化和提升，公司采购管理水平将得到进一步的提升。 二、 提升物流供应商服务水平，加强对物流供应商的选择与管理 。 一流的物流供应商不仅能够提供全面的运输服务、管理多式联运与地理上分散的仓储或物流中心，还需要具备符合要求的信息系统，提供及时的数据分析和报告。在未来的 B2B业务中，物流在许多电子商务业务的盈亏间将产生重要的区别。需加强对物流供应商的考核，督促其提高物流服务水平。 三、 对主营业务外供应商做好全面年度招标工作。 在 2011 年前，公司对电池类产品的需求 最高，而其他的
15、需求比较广泛、而且需求金额也不高，因此，招标工作小组年度招标时重点对电池类供应商进行，一共入围有 5 家，平时的电池类招标需求给此 5 家中进行邀标。而在 2011 年到 2012 年，业务部门对电池类需求减少，对存储卡的需求大幅提升。此部分年度招标需要加强。拟定对 2011-2012 年度招标需求超百万的物品对供应商年度招标。 四、 增加供应商的筛选库，完善供应商考核体系。 采购工作小组建立供应商开发、评估与管理，特别是做好 供应商整体评估管理，包括供应商的价格变动、供货不及时、服务是否到位、是否出现产品较大问题、售后 是否及时解决等 。 采购管理 工作 是经营活动中关键环节 ，普天太力公司将不断加强 采购管理 的 制度 建设工作， 加强内控管理、精细化管理 ，建立 采购管理 体系， 严格按照公司的采购管理制度，切实降低大宗物料等物品的采购成本， 分析查找在采购管理中存在的问题。我司将提升采购内控水平，把科学、合理的采购内控渗透到采购业务的各个环节中，切实发挥采购管理得积极作用，使其成为提升企业核心竞争力的重要措施之一。 北京普天太力通信科技有限公司 二零一二年九月十 七 日
