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李革增 高级行政文秘职业化训练课程1.ppt

上传人:无敌 文档编号:1441293 上传时间:2018-07-17 格式:PPT 页数:215 大小:3.82MB
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资源描述

1、高级文秘职业化训练,主讲:李革增,众人行管理咨询中国企管网 鼎韵科技,秘书的天空有多高,1、目前全国秘书从业人员3000多万人,80没有经过正式的培训 。2、中国秘书距离国际标准还有很多,高级秘书在大多数国家是企业的二把手。3、社会的发展,竞争加剧导致企业扁平化,秘书越来越重要。4、在国外是越老越值钱,国内却还以年轻取人,调查表明:,1、7的被调查者认为“做文秘就是打杂,跑腿,没有什么前途”;2、10 文秘就是一个过度性的职业,没有专业可言,是女性结婚前的最好职业;3、13的人觉得文秘在国外是越老越值钱,国内却还以年轻取人;4、22的公众赞成 经济越发展,好的文秘越缺乏;5、48的公众都认为,

2、文秘是一个可以积累经验的职业,是走向管理岗位的一个阶梯;,取决于你的心态,20世纪最伟大的发现之一:只要改变你的心态,就能改变你的命运。,如果态度改变、行为就会改变 如果行为改变、习惯就会改变 如果习惯改变、性格就会改变 如果性格改变、命运就会改变,培养良好的心态,目 录,一、企业行政文秘工作内容与素质要求 二、行政文秘的角色定位与必备素质;三、行政文秘的沟通技巧;四、行政文秘的时间管理技巧;五、行政文秘的会议管理;六、行政文秘的文档管理;七、行政文秘公文写作;八 、行政文秘的商务礼仪与职业形象 ;,行政文秘的工作内容是什么?,请写出你目前主要的工作内容:1、时间:5分钟;2、用最快的速度写下

3、来,不用思考;3、至少要写下10个;,1、企业行政文秘的工作内容(1),企业行政文秘的工作内容(2),企业行政文秘的工作内容(3),企业行政文秘的工作内容(4),初级秘书:协助上司的工作,主要工作如下: 接听电话、上传下达; 使用办公软件:打字、制表、作幻灯; 使用各类办公用具(传真、复印、电脑); 使用互联网; 管理档案、文件等; 接待; 其它事务性的简单工作;,2、文秘的职业发展规划,中级秘书:分担上司的工作,主要工作如下: 起草公文、文件及其它需要的文字工作; 沟通协调各种关系; 管理上司工作日程; 组织、召集相关的会议; 收集相关信息资料等 ; 公司内、外的简单事务的处理; 语言要求,

4、高级秘书:管理、参谋、支持上司工作,主要工作如下: 安排、管理上司的工作时间; 主持大型商务、文化活动; 信息的处理与分析; 对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持; 语言支持,思考:想一想 你现在处在哪个阶段?,一、企业行政文秘工作内容与素质要求 二、行政文秘的角色定位与必备素质;三、行政文秘的沟通技巧;四、行政文秘的时间管理技巧;五、行政文秘的会议管理;六、行政文秘的文档管理;七、行政文秘公文写作;八 、行政文秘的商务礼仪与职业形象 ;,二、行政文秘的角色定位与必备素质;,1、秘书的定义 l广义的概念;“秘书是领导人的事务与信息助手。”这里的广义,包括了公务秘书、私人秘书,又包括了各行

5、业、层次、工种;领导人既含单数,又含复数-领导集体;2狭义的概念。“秘书是一种职务名称,正在成为一种社会职业,指处于领导近身,直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务的工作助手。”这里着重排除了私人秘书。我们定义为“秘书是领导工作的参谋和助手” 行政文秘侧重于商业环境中的公务活动(商务秘书),2、秘书的角色定位,领导者 替身,决策支持,事务执行者,服务人员,协调人,参 谋,领导,2、常见的角色错位,1、主观态度上的问题服从和服务意识淡薄没有敬业精神,工作态度不佳保密意识差,导致泄密事件向上错位,擅作主张2、客观能力上的问题专业技能水平差各类知识较浅薄概念、判断、概括能力差,3、行政文秘必备的职业

6、素质,正 直-坚持既定政策和原则 实事求是 热 情对人、对事积极、乐观 敬 业-以工作为荣,设定高的工作水准 守 信-不失约、不违约、不食言、不泄密 忠 诚忠于上级 忠于事业 有 序-利落,有条不斋 高 效-追求效率和效益 可 靠-按约定完成工作,保质、保量、及时 细 心-尽可能的考虑事情周到、细心 悟 性领悟上级或领导的真实想法 自 信积极 向上 勤 奋不断学习 提高能力 承受压力,综合素养能力构成,文秘专业技术修养,相关行业知识修养,秘书人员,素质,思想素质,心理素质,文化素质,身体素质,修养,理论修养,知识修养,其他社会常识修养,品质修养,性格修养,艺术修养,文秘技术能力,逻辑思维能力,

7、执行能力,能力,口头表达能力,交际能力,办公自动化,互联网,办事能力,公文写作,文档管理,口头文字,学习能力,一、企业行政文秘工作内容与素质要求 二、行政文秘的角色定位与必备素质;三、行政文秘的沟通技巧;四、行政文秘的时间管理技巧;五、行政文秘的会议管理;六、行政文秘的档案管理;七、行政文秘公文写作;八 、行政文秘的商务礼仪与职业形象 ;,小故事,有效沟通的基本原则,一、沟通的重要性,美国著名学府普林斯顿大学对一万份人事档案进行分析,结果发现:“智慧”、“专业技术”和“经验”只占成功因素的25,其余75决定于良好的人际沟通。哈佛大学就业指导小组1995年调查结果显示,在500名被解职的男女中,

8、因人际沟通不良而导致工作不称职者占82。秘书是领导的助手 没有良好的沟通技巧就没有良好的工作结果,二、什么是沟通 ?,为了设定的目标,把信息,思想和情感在个人或群体间传递,并达成共同认识的过程。 实质 : 如何理解别人 让别人理解你的过程 注意:沟通不是直来直去 明明白白 效果比有道理重要,三、沟通的特性,1、目的性2、方向性(见人说人话 见鬼说鬼话 人鬼不在说胡话)3、互动性,四、沟通的种类及形式,(1)几种沟通形式的优劣分析,(2)注意:口头与书面的差异,世界上没有一种语言能完全表达意志与思想 孔子在易经.系传有两句话“书不尽言,言不尽意” 意思是语言不能表达全部想要表达的思想。(语意学)

9、曾国藩的奏折 屡败屡战,一次完整信息的传递=?,调查表明,一次完整信息的传递= 7% 直接来源于我们所说的话38% 得益于我们讲话的方式 音调、语音、音量55% 来源于非语言的指引 手式、姿势、面部表情、目光,(3)解读身体语言的含义,理解身体语言应注意的问题,1、同样的身体语言在不同性格的人身上意义可能不同 2、同样的身体语言在不同情境中意义也可能不同 3、要站在对方的角度来考虑 4、要培养自己的观察能力5、不要简单地下结论6、要结合整体行为来分析,注意:一定要综合考虑 人的言行举止是整体行为模式,不能片面的分析。,六、沟通的方法,怎么听,1、听a、 有兴趣 理解的态度 (人只想听自己想听的

10、话、走神 )b、会记录 (确认对方的要求)c、回应 (肯定 引导)D、用心听(听到没说的话是最高境界 )沟通从心开始自然赋予我们人类一张嘴, 两只耳朵.也就是让我们多听少说 -苏格拉底,学会看,a、学会观察他人 (衣着、举止、使用工具、年龄、气质等判断其特性)b、看他怎么说(观察身体语言) 如何看到真实的,你看到了什么?,怎么说,真 实 适当 时机 完 整,不在于我们说了多少,而在于对方明白、理解了多少,行政文秘人员不能说的话:,1、你找谁2、有预约吗3、我没空4、我不知道5、这事不归我管讨论:文秘人员应该说哪些话,七、了解对方的沟通风格,支配型,和蔼型,表现型,分析型,理性、纪律、任务倾向内

11、向,被动合作、缓慢、跟从非命令、避免风险,主动竞争、迅速、敢冒险、命令,外向感性、散漫、人际倾向友善、开放、不拘礼节,不同风格的优缺点,自我调整原则,分析型,表现型,和蔼型,支配型,当机立断,大胆出击,学习尊重他人避免专断跋扈,克制自己有头有尾,工作方式 .,严肃认真有条不紊有计划有步骤合乎逻辑完美主义倾向寡言的缄默的,面部表情少喜欢个人单干语言准确,注意细节语调单一遵守时间理性 不冲动,果断, 独立, 有能力, 热情,精力旺盛 , 表情少,不外露.以事为中心 有时过于直率,而显得咄咄逼人 目光接触, 目的性强, 说话快且有说服力, 语言直接, 计划性强,强调效率.,工作方式 .,工作方式 .

12、,合作友好赞同耐心轻松,面部表情和蔼可亲频繁的目光接触说话慢条斯理声音轻柔,抑扬顿挫办公室里有家人照片,工作方式 .,外向, 直率友好热情的令人信服的合群的活泼的,情绪波动大有说服力的语言面部表情丰富,动作多,快速的动作和手势节奏快 幅度大喜好与人打交道并愿意与人合作 热情感染 富有情趣,表 现 型,八、 沟通的方向,1、如何与上司沟通,八、 沟通的方向,向上沟通的原则:,a、服从、尊重上级是基础 b、迎合上级是方法(你的心里有没有上司) c、理解、领会上级意图是出发点 d、及时汇报(回报) e 、把握时机和方式,八、 沟通的方向,与上司沟通的方法:,1、事前听明白、看清楚上级意图(个性、领导

13、风格) 2、事中要时时汇报 3、事后及时总结与上司沟通的态度: 1、尊重但不能吹棒 2、请示但不能依赖 3、主动但不能越权 (时间允许、时间紧急、时间不允许),八、 沟通的方向,八、 沟通的方向,2、与同级人员的沟通 a、平时要注意建立信任关系 b、站在对方的立场 c、把握时机和方式,八、 沟通的方向,3、与下级人员的沟通 a、把握秘书的管理角色(传达、协调 、缓冲、帮助) b、平时注意多沟通,尽可能及时了解各项业务的进展情况,并将信息及时整理反馈给上级 c、掌握原则性与灵活性,九、沟通的途径,1、直接沟通2、迂回沟通方法:(看具体情况来决定)1、交浅不言深 2、关系够深厚 3、紧急或机密的事

14、情 4、敏感事宜,十、常见的办公室沟通障碍,1、定式思维2、过早的评价3、偏见4、角色错位5、千人一面6、时间 地点,沟通的要诀,1、良好沟通的前提 是真诚2、你怎样对待别人,别人就怎样对待你 3、用别人喜欢的方式去对待他们,十一、电话沟通的技巧,接电话的流程拨打电话的流程电话沟通的技巧处理,接电话的流程:,接听电话,主动报出自己名称、姓名、职务,询问对方公司名称、姓名、职务及事情,详细记录通话内容,复述通话内容,以便得到确认,整理记录提出拟办意见,呈送上司批阅,直接转上司接听,根据具体情况判断是否直接转上司接听,1、接电话的流程:, 接听电话原则一:在铃响两声到三声时,拿起电话! 原则二:你

15、的态度代表上司和公司的态度(微笑) 主动报出自己的姓名和职务公司部门个人,(3)询问对方公司的名称、姓名、职务及事情、判断是否转由上司接听, 详细记录通话内容,时间对方公司名称对方姓名对方职务通话内容记录人备注, 复述通话内容,以便得到确认,以下的信息尤其要注意复述:对方的电话号码对方约定的时间、地点对方谈妥的产品数量、种类对方的解决方案双方认同的地方,以及仍然存在分歧的地方其他重要的事项, 整理记录提出拟办意见,5W1H: Who (是谁)What (什么事)When (什么时候)Where(什么地方)Why (为什么)How (怎么样),电话记录单(来电)第 号 记录人,电话记录单(去电)

16、,下面是一份电话记录的范例:, 呈送上司,将电话记录单呈送上司请求上司批阅理解并接受上司意见后执行,拨打电话前提前想好谈话要点,列出提纲,我的电话要打给谁? 我打电话的目的是什么? 我要说明几件事情?它们之间的联系怎样? 我应该选择怎样的表达方式?(注意:准备好电话中需要的、笔、纸、文件等辅助用品),3、 电话沟通的应对技巧,一、企业行政文秘工作内容与素质要求 二、行政文秘的角色定位与必备素质;三、行政文秘的沟通技巧;四、行政文秘的时间管理技巧;五、行政文秘的会议管理;六、行政文秘的文档管理;七、行政文秘公文写作;八 、行政文秘的商务礼仪与职业形象 ;,一、常见的时间管理误区,事务性、重复性工

17、作太多打扰(电话或没有预约客人)没有目标、次序和计划缺乏自律资料不完整或有所延误文书工作不能一次到位 文件越积越厚工作没有效率,二、时间管理的目标:,加强工作效果(抓住重要的)提高工作效率,三、时间管理的三原则,第一原则: 目标管理原则 第二原则: 抓住重点原则 “80、20”法则运用第三原则: 工作优先级综合分析,第一原则:目标管理原则 目标不明确工作的目标是什么?你自己的人生目标是什么?目标确定 根据目标确定工作计划,三、时间管理的原则,1953年耶鲁大学曾对毕业生做过的一次调研。耶鲁大学就目标对人生的影响进行过一项长达25年的跟踪研究,研究对象在智力、学历等其他条件上都差不多。研究结果如

18、下:,三、时间管理的原则,第二原则:重点原则 “80、20”法则,帕雷托定律:是一个意大利的经济学家帕雷托提出的,他在年观察世纪英国社会财富和人的关系时,发现国家的财富是聚集在的人的手里。80的结果来自20的原因。80%的利润来自20%的客户 80%的销售来自20%的销售人员 80%的时间用在了20%的日常事情上80%的事情在20%的高效率的时间内被完成 80%的效率提升可以来自20%的环节改进,第三原则:工作优先级综合分析 四象限坐标图,重要度,紧迫性,A 重要而且紧迫, 紧迫但不重要,D 不重要不紧迫,重要但不紧迫,请运用四象限方法排列你的工作:,第一招:时间计划表,1、结合工作目标作好时

19、间计划表注意:60有计划的工作20没有预期的行事20突发的行事,四、时间管理的策略(18招),第二招:帮助上级跳出时间陷阱,过多的电话不必要的会议不速之客无意义的文件方法; 过滤,第三招:区分掌控的时间,二分法:区分可控和不可控时间,第四招:每日工作计划表,一日之计在于昨天明天必须要做的六件重要事情,写下来。相关工作一并完成。不作预定表以外的工作。,第五招:保持自己的韵律并与他人协调,“打扰是第一时间大盗” 日本专业的统计数据指出:“人们一般每8分钟会受到1次打扰,每小时大约7次,或者说每天5060次。平均每次打扰大约是5分钟,总共每天大约4小时,也就是约50%。其中80%(约3小时)的打扰是

20、没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾原来的思路平均需要3分钟,总共每天大约就是2.5小时。”根据以上的统计数据,可以发现,每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时,按8小时工作制算,这占了工作时间的68.7%。 要多用打扰性不强的沟通方式(如e-mail),适当的与上司沟通减少来自上司地打扰等; 是要与别人的韵律相协调,如:不要唐突拜访对方,了解对方的行为习惯等。,第六招:今日事、今日毕,工作计划表正在进行的计划,尚未完成的事情。每日行事历规定的事项一定完成(明天有明天的工作)。凡事一次完成 ,“再一次”就会浪费了很多的时间。今日不做,明天就后悔拖延容易变的更困难。,第七招:找出上级的

21、最佳工作时间,了解上级是夜猫子还是早起的鸟儿安排重要的事情的在最好的时间保证1-2个小时的免打扰时间,第八招:养成良好的工作(生活)习惯,平时作事情 注意养成节省时间的好习惯袜子/长裤(先穿袜子再穿长裤,可节省5秒)用品放在一个固定的地方(Key ?)工作用品的放置,第九招:同时做两、三件事情,同时做两件事情刷牙、洗脸、洗澡/听新闻等车或塞车时/看报开车听演讲或者有声音的录音带同时做三件事情走路健身、听mp3学英语、上班。人脑一次能处理7件事情,第十招:决不轻易“迟到”,时间没有准时 只有提前工作时间(提前10分钟)业务洽谈约会上课,第11招:没定期限就不叫工作,设定期限(双方共同协议)交办事

22、项、定下期限,按时追踪指使、要求、命令书面化按时追踪承办事项、自定期限、限期前提报主动提出进度报告。力有未逮时,马上说出来。,第12招:整理工作环境,桌面清除不必要的东西相片、饰品等。有用物品定位、编号。抽屉立即处理的公文、正在实施的计划,分类、分组。保留的公文,参考资料分别放置。周围环境一天三分之一以上的时间。清爽舒适、工作效率。,工作环境“”管理,整理:区别要与不要的东西,只保留有用的东西, 撤除不需要的东西;整顿:把要用的东西,按规定位置摆放整齐,并做好标识进行管理;清扫:将不需要的东西清除掉,创造良好的工作环境。清洁:维持以上整理、整顿、清扫后的局面,使工作觉得整洁、修养:通过进行上述

23、4S的活动,让每个都自觉遵守各项规章制度,养成良好的工作习惯。 5S的倡导者相信,保持工作环境的干净整洁,物品摆放有条不紊,一目了然,能最大程度地提高工作效率。,用5s来整理你的工作环境 (1)基本工具; (2)复印机; (3)传真机; (4)电脑; (5)文档 自己检查你的办公桌、文件柜、电脑、文件夹、档案夹、电脑磁盘、还有更多的其他东西,是否符合5s管理,是否方便你的工作。,第13招:各种文件只看一次,阅读技巧30花在阅读上阅读前选择阅读材料(1分钟200页)阅读改进阅读速度(1分钟500字)阅读后用色笔来标记文件处理只看一次今天决定不了的明天也一样。,第14招:没有淘汰就不叫档案管理,五

24、分钟内找不到文件 就不是好的档案管理如果不见了会发生什么样的麻烦事?如果不确定该不该“淘汰”?往垃圾箱丢吧。定期整理、 “淘汰”掉不用的文件。,第15招:学会使用外脑,专家或朋友好朋友(可交心的朋友)专家顾问资源图书馆。Internet。,第16招:集合零碎时间做大事,化零为整25分钟读书法25分/20页/天600页/月24本书/年每天固定时间沉思片刻/回顾与总结(思考周)常规性工作放在零散的时间处理,第17招:勇敢说“不”,您有拒绝的理由,不必每次都要有理由。拒绝太慢反而会造成抱怨太多。轻诺寡信一生中的麻烦有一半是由于太快说“是”,太慢说“不”造成的 比林定律 :美国幽默作家比林,第18招:

25、休息是为了走更远的路,适当的睡眠8,6,4爱迪生 4小时拿破仑 3小时长颈鹿20分钟午睡30分钟闭目养神 -小休片刻会更好适当的休闲,请看下面的行事次序,看看你自己平时喜好用哪种方式? 1、先做喜欢做的事,然后再做不喜欢做的事。 2、先做熟悉的事,然后再做不熟悉的事。 3、先做容易的做,然后再做难做的事。 4、先做只需花费少量时间即可做好的事,然后再做需要花费大量时 间才能做好的事。 5、先处理资料齐全的事,然后再处理资料不全的事。 6、先做已排定时间的事,然后再做未经排定时间的事。 7、先做经过筹划的事,然后再做未经筹划的事。 8、先做别人的事,然后再做自己的事。 9、先做紧迫的事,然后再做

26、不紧要的事。 10、先做有趣的事,再做枯燥的事。 11、先做易于完成的整件事或易于告一段落的事,然后再做难以完成的整件事或难以告一段落的事。 12、先做自己所尊敬的人或与自己关系密切的利害关系的人所拜托的事,然后再其他人所拜托的事。 13、先做已发生的事,后做未发生的事。,五、管理上司的时间,固定日程管理(如会议、出差、接待、大型活动等)突发性日程 (临时性、突发性事件)1、总体原则: 了解上司的日常工作、近期业务重点、作息习惯、身体状况,优化工作方法,细心观察上司的工作习惯与做事风格,主动适应其工作节拍; -了解公司业务发展情况,特别是上司最近的业务进展情况,留意近期的工作兴奋点;对计划内事

27、情预先写入日程;及时整理日程表,以免安排冲突;明确事情的优先级,在处理事务时注意理顺和排序,分清轻重缓急,酌情安排处理;定期与上司沟通,将双方的要求、需求和可能会遇到情况的处理原则达成共识,以利工作开展;注意日程安排的时间松紧,安排全部时间的60;,3、出差日程安排,出差前: 确定出差目的地和日期;确认上司出差陪同人与出差地人员沟通,确定日程(如早午晚餐安排、所到地地址、路程时间、接待人等信息)。确定行程,预定机票(选择航空公司、机型及班次)、酒店(选择上司习惯的酒店、酒店的电话、传真等)、接/送机人员(明确接送机人的联系方式);完善细致周到的日程表(时间、地点、对方参会人、议程等)(见范例)

28、。根据上司的习惯,准备出差用物品。拟写授权书并于上司出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件。出差中: 在第一时间掌握上司到达后的联系方式,必要时通知授权人及其它相关人员。根据上司日程安排,随时通报公司及的业务进展情况;配合上司授权人的工作,及时掌握公司及业务相关信息。根据情况及时与相关人员及上司沟通,及时调整日程安排;出差后: 及时向上司汇报出差期间公司内部事务及业务进展;出差资料整理(包括资料、名片、会谈备忘),根据需要转发相关人员或存档;向上司认为有必要的合作方致感谢函。各种差旅费用报销;跟进业务后续事宜;,出差日程范例 刘总经理出差深圳日程安排(4月25-27日),-安排接机,

29、一、企业行政文秘工作内容与素质要求 二、行政文秘的角色定位与必备素质;三、行政文秘的沟通技巧;四、行政文秘的时间管理技巧;五、行政文秘的会议管理;六、行政文秘的文档管理;七、行政文秘公文写作;八 、行政文秘的商务礼仪与职业形象 ;,一、会议的重要性,大多数企业在会议中决定其基本走向90%以上的重大决策是通过会议制定的企业花在开会上的时间越来越多开会的频率越来越高,二、会议的组织与管理,会前的准备工作会间的组织服务会后的跟踪处理,1、会前准备工作,1、安排议题、议程2、 拟订与会人员名单3、申请会议所需资金4、会场选择与布置(设备、用具等准备)5、安排食宿和茶水6、 发出会议通知并确认注意: 考

30、虑是否需要在会场录音或拍照,并提前准备; 日程安排要注意弹性,议程的开头为会议的日期、时间和地点,每项均有一个起始时间,下次会议细节写在议程的末尾,会场布置,选择会场 a.场地大小 b.附属设施齐全 c.适当的开会设备 d.会场氛围 e.场地不受外界干扰 布置会场 a.附属设施 (预演) b.准备会议文件,讨论:各种会场的利与弊,面对面就座 当你在讨论问题或试图作出决定时,安排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边,主席坐在团队成员之间,显示等级 如果你希望显示等级,让主席坐在长方桌子的顶端,其他与会者座位按资历递降顺序就坐,主席坐在长桌的顶端,资历最浅者坐在离主席最远处,自由讨论 如果坦诚

31、的讨论比与会者的地位更值得关注,在会议中用一张圆桌,主席可坐在任何一个位置上,2、会间的组织服务,1、 签到 2、 安排就座 3、 会议记录、录音、录像 4、 会场服务(注意细节如:送茶时间、灯光) 5、 突发事件的处理注意:提前30分钟开始,调试设备,摆放材料,迎接与会者,注意对待与会者谦和有礼的态度;,3、会议的善后处理,1、会场清理2、印发会议记录 会务安排表 3、会议的总结跟踪工作,印发会议记录: 完善会议记录 起草会议纪要 确定印发范围 接收者确认 签发会议执行文件,三、如何担任会议主持人,1 、会议主持人负责控制整个会议进程。2、会议主持人在会议开始前,应该清点参会人员名单 ; 向

32、与会人员通报此次会议的会议目的; 会议的具体议程; 明确说明此次会议的注意事项和会议纪律;3、会议主持人在会议过程中,应该控制讨论的方向和时间,促成会议目标的实现;,一、企业行政文秘工作内容与素质要求 二、行政文秘的角色定位与必备素质;三、行政文秘的沟通技巧;四、行政文秘的时间管理技巧;五、行政文秘的会议管理;六、行政文秘的文档管理;七、行政文秘公文写作;八、行政文秘的商务礼仪与职业形象 ;,1、什么是档案管理,档案:是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教、等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。文档管理

33、:文档管理是以管理规范为主,对文档进行有效管理的解决手段。它主要提供对文档的分类、整理、存储、更新及使用的统一解决和管理办法。,如何管理你的文档,1、分类原则:方便使用;操作简单;设置合理方法:按工作的主要内容分,例如:申请、报告、合约、产品开发、通知等,类别下面再划分次类别。按事件的完成时间分,如今天要完成的、明天要完成的、以后再办的按事件的处理状态分,如:已完成文档、未完成文档、办理中文档按公司部门分,例如:人事部、财务部、生产部等,类别下面再划分次类别。,合 同 文 件,档 号:1998 -CP1521-1档案馆号:缩 微 号:,案卷题名 归档单位 本卷共 1 件 82 页起止日期 19

34、98 年 1 月 12 日至 1998 年 5月 8 日 保管期限 长 期 密 级 _主 题 词 _,1996-CP1515-2,档案卷封皮标签式样,档案卷背脊式样,三、信息、情报管理,1、信息的概念及其特征概念信息是客观事物的特征和变化的最新反映, 包括自然信息和社会信息2信息在企业工作中的作用 科学决策 正常管理必须依靠信息 业务工作更离不开信息3、企业信息的分类(技术、生产、市场),4行政文秘信息、情报工作的原则和基本要求 工作原则追踪原则、超前原则、选优原则行政文秘信息工作的基本要求准确、及时、全面、适用5信息资料的收集和处理 采集、交换、索取、购买 信息的处理 整理加工、储存、传递,

35、信息情报的收集来源,(1)相关行业的报纸、杂志、图书(2)图书馆、互联网(3)从相关部门、企业购买(4)通过同行业索要、交换 (5)从广播、电影、电视中获取 (6)通过专利机构咨询(7)通过工商主管机构了解(8)通过咨询公司了解 (9)通过知名学者、专家、科研人员及其它专业人员(10)向有关国家和部门了解,6、建立信息情报收集的规章制度7信息情报整料的贮存和使用 信息情报资料的科学贮存分类、建立贮存检索系统、保存 信息情报资料的使用决策支持 分级使用保密及时更新,一、企业行政文秘工作内容与素质要求 二、行政文秘的角色定位与必备素质;三、行政文秘的沟通技巧;四、行政文秘的时间管理技巧;五、行政文

36、秘的会议管理;六、行政文秘的档案管理;七、行政文秘公文写作;八、行政文秘的商务礼仪与职业形象 ;,什么是公文,公文一般指行政机关:是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。 -国家行政机关公文处理办法什么是商务公文?,商务公文写作,一、主要的商务公文形式 二、商务公文的写作方法和技巧三、商务公文写作的注意事项四、商务公文签发流程五、商务公文范本,一、主要的商务公文,决议:用于经会议讨论通过的重要决策事项。 决定:用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤消下属机构不适当的决定事项。 通知:用于批转下属机构的公文,转

37、发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下属机构办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项,任免人员。 通报:用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。 报告:用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关询问。 请示:用于向上级机关请求指示、批准。 批复:用于答复下属机构的请示事项。 意见:用于对重要问题提出见解和处理办法。 函:用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题,向有关主管部门请求和答复审批事项。 会议纪要:用于记载、传达会议情况和议定事项。命令、公告、通告、议案、工作总结、意向书、合同书、简介、说明书、请柬、各种法律文书等,二、公文的写作方法与技巧,1、写作规则2、写作的四条

38、原则3、写作的用词特点4、写作程序5、写作内容,1、写作规则,1.在行文时,上行文(对总部、政府以及有关部门)、下行文(对地市分公司)、平行文(对公司其他部门或公司外没有隶属关系的单位)的行文关系,要根据隶属关系和职权范围确定。一般情况下,对上级机关不能越级请示和报告。如果因特殊情况必须越级行文时,应当同时抄送上级单位。2.上行文时,属于公司总部主管部门职权范围内的具体问题,应当直接报送主管部门处理。3.在行文时,公司内部之间对有关问题未经协商一致,不能各自向下行文,如果擅自行文,上级单位要责令纠正或撤消。4.“请示”应当一事一议,并只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不

39、能同时抄送下级机关。“报告”中不能夹带请示事项。5.上行文时,不能以公司名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。只有上级机关负责人直接交办的事项,才能直接向上级机关负责人报送。,2、写作的四条原则,第一条是逻辑紧密,。就是文章内容的内在相互联系,构成了文章的逻辑性。逻辑紧密是说文章内容的内在联系要环环相扣,不脱节,不错乱,给人一种“针插不进、水泼不进”的感觉第二条是结构清晰。一是文章内容的排列要有层次,通篇要分列成多个大的层次,每一个大的层次中要有若干小的层次,通过层次的排列,使结构清晰;二是层次的排列要有先后顺序,不能排错,必须按照内容的内在联系排列。第三条是内容表述正确,不能

40、出现观点错误,如果把观点表述错了,那是严重的失职行为,也是领导不能允许的。所以,必须保证内容表述的正确性。一方面是所写的事实必须真实,不能有假;另一方面是按照内容的客观要求表达观点,企业公文中所表达的观点,并不是作者个人的观点,而是内容本身就存在的,因此必须依据内容的客观要求表达观点。第四条是语言表达准确,一是要选择好语言表述形式,企业公文有书面语言、口语语言、程式化语言三种表述形式,应当根据需要选用相应的表述形式;二是谴词造句要准确,必须根据所要表达的内容需要,选用恰当的词句表述内容;三是必须慎重使用形容词,企业公文不是文学作品,不能为了追求文章“生动”就大量的使用形容词,只有在确实需要的时

41、候,才能使用形容词。,3、用词特点,a. 简明 是指用词简单准确,不会造成误解b. 准确 是指用词含义准确,不会造成误解c. 朴实 是指用词通俗自然,恰如其分d. 庄重 是指用词严肃端庄,不带感情色彩e. 规范 是指用词符合语法与逻辑要求,4、写作程序,自我提问:、写什么?、要达到什么目的?、采用什么文本?、给谁看?、要求对方做什么?,明确文书写作主旨,4、写作程序,自我提问:a.需要哪些资料信息?b.有哪些收集渠道?c.怎样收集?d.达到什么目的?,收集资料信息,5、 写作内容,A、 有事而发,言之有物B、 目的明确,为了解决某件事C、 内容真实,不能虚拟D、内容实在,主要内容有:a. 标题

42、b. 题注c. 收件单位或个人d. 正文、导语、主体e. 结束语a. 附件或说明b. 落款、日期,三、商务公文写作注意事项,1、名称通稿统一 、排列有序、使用简称2、数字规范 采用阿拉伯数字 、成文时间 、结构层次序列 3、计量单位的规范(不要混用)4、注意加盖印章时,要求印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法。印章应距正文2-4mm,以防止添加文字。5、一般在“请示”公文中要有附注,应当加圆括号标注即: (联系人:* 联系电话*)6、主题词的使用:必须按照主题词表标注,不是从标题中挑几个关键词,而是要从整个文章的宗旨去确定主题词。,计量单位的规范,质量(重量)单位 长度单位 功率单位 功、热单位 体积单位 电量单位 土地面积单位,四、商务公文签发流程,五、商务公文范本,1、公文格式(示范)2、通知(示范),通知*(发文机关名称)关于召开*的通知 资讯部员工: 鉴于资讯部员工目前对业务还不熟练,决定星期六进行培训。详情请见下表:其他事项:提供午餐 与会过程中不得大声喧哗,不得无故迟到早退, 需做好笔记 特此通知! *公司资讯部(公章) 2005年3月3日,指示性通知,通 知 经董事会决定,王某某在其任职期间内,贪污公款,情节严重,从2004年3月7日始,罢免其总经理职务。 *公司董事会(签章) 2005年3月7日,

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