1、1,高績效時間管理,1個小時的時間來領悟它，但也許您將獲得10年時間的回報！,也許您將花費,2,有人曾粗略地統計過一個活到72歲的美國人對時間是怎麽花的： 睡覺：21年 工作：14年 個人衛生：7年 吃飯：6年 旅行：6年 排隊：6年 學習：4年 開會：3年 打電話：2年 找東西：1年 其他：3年,3,每個星期有168小時，其中56小時在睡眠中度過，21個小時在吃飯和休息中度過，剩下的91小時則由你來決定做什麼每天13個小時。如何充分利用每天的13個小時將是我們今日共同探討的課題。,4,課程要點：,一、時間管理的概念二、缺乏時間管理意識的征兆三、時間管理的方法和技巧,（一）分析使用時間的方式和
2、狀況 （二）做好工作計劃 （三）縮短別人干擾的時間 （四）時間管理的小秘訣,5,一、時間管理的定義：,時間供給毫無彈性；時間無法蓄積；時間無法取代；時間無法失而復得。時間管理所探索的是如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標。,6,二、缺乏时间管理意识的征兆,每天忙于杂事、琐事，而真正重要的工作没有时间去做每天被工作追赶，没有余裕的时间每件事情都想依预定时间进行，但每次都无法准时开始、准时完成，陷于恶性循环中常常把事情延到最后，使自己在时间上没有变通的弹性从不认为经由时间管理能增加自己的时间常常因为沟通不良、情报错误而使工作重新再做接下许多工作，才发现根本没有足够时间依时进行接到指令后，才知道
3、要做什么，很少能预计要做什么而先行准备,7,二、缺乏时间管理意识的征兆,心里的声音常常对您说：“今天不做没关系，反正明天也能做！”经常花很多时间等待前手完成工作后，再进行工作经常过了规定的期限，使工作无法进行或要花更多的代价才能完成非要完成一件事后才做另一件事，无法同时进行多项工作每天到了公司才开始想要做什么没有月份及年度的工作计划,8,三、時間管理的方法與技巧,（一）分析使用時間的方式和狀況 （二）做好工作計劃 （三）縮短別人干擾的時間 （四）時間管理的小秘訣,9,（一）分析自己使用時間的方式和狀況,練習：我如何浪費我的時間？未來有何算途徑可預防或減低時間的浪費？ 我如何浪費別人的時間？我浪
4、費了誰的時間？我應如何預防不使其發生？ 哪些活動我現在可以減少、不予考慮或交給別人做？ 別人如何浪費我的時間？未來有沒有方法減少或排除其發生？如果有的話，是什麽方法？ 我做的哪些事既重要又緊急？ 我做的哪些事對我的目標很重要？ 我是否花費時間追求那些對我很重要的事？如果沒有，原因何在？如果有，是哪些事？,10,（一）分析自己使用時間的方式和狀況,記錄：最好連續記錄24個星期；自我評價時要客觀，不要自欺欺人，自我原諒。,時間管理表格每日工作記錄表,11,（一）分析自己使用時間的方式和狀況,分析：時間利用率是多少？工作內容與工作目標是否相符？有多少項目與目標不相符？管理性工作（例行性、作業性）工作
5、占多少比例？一周可支配的自由時間有多長？在什麼時候？不可支配的時間有多長，在什麼時候？被干擾的時間有多長？干擾的來源是什麼？哪些干擾最大的影響到你？應采取什麼行動減少或控制干擾？,12,（一）分析自己使用時間的方式和狀況,改進減少與工作目標不相關的工作采取授權等方式減少例行性工作占用的時間解決干擾問題,時間管理表格日/周時間分配情況,13,三、時間管理的方法與技巧,（一）分析使用時間的方式和狀況 （二）做好工作計劃 （三）縮短別人干擾的時間 （四）時間管理的小秘訣,14,（二）做好工作計劃,5W2H原則 ：Why: 爲什麽要做這項任務，對工作目標是否有支援 What： 任務的內容和達成的目標
6、When： 在什麽時間段進行 Where： 任務發生的地點 Who： 哪些人員參加此任務，由誰負責 How to： 用什麽方法進行 How much：需要多少成本,15,制定工作計劃的6個步驟,（二）做好工作計劃,確立目标（SMART）具體的（specific） 可衡量的（measurable） 可達到的（attainable） 相關的（relevant） 基於時間的（time-based）,16,按照重要性排出目标的次序并非所有的目标都是同等重要的，给定你的时间限制，你要确保给最重要的目标以最高的优先级。列出实现你的目标所必须进行的活动分析实现你的目标存在哪些障碍，应采取什么样的行动？,（二
7、）做好工作計劃,17,对于每一个目标，给实现目标所需进行的各种活动分派优先级，按照您分派的优先级安排活动的日程。,（二）做好工作計劃,80/20原則四象限原則區分事情重要性的三個標准,18,80/20原理（ Pretto定律）介紹,80%的銷售額是源自20%的顧客； 80%的電話是來自20%的朋友； 80%的總產量來自20%的産品； 80%的財富集中在20%的人手中；總結果的80%是由總消耗時間中的20%所形成的,19,80/20原理（ Pretto定律）應用,花80%的时间、精力和资金学习20%的最基本的观念和方法花80%的时间、精力和资金为20%的优质客户提供超出他们期望值的满意服务花80
8、%的时间、精力和资金做20%的最有价值的事情。花80%的时间、精力和资金建立和不断维护20%的最优质的人际关系,20,四象限原則,21,區分事情重要性的三個標准,目標,直接為目標服務,為實現目標創造條件,預防危機,22,制定月/周/日工作计划。,（二）做好工作計劃,如：每天早晨或是前一天下班前，列出6件您认为是最重要的必须在当日做的事情；按重要性和紧急性确定列出的各项活动的优先次序。,時間管理表格任務待辦單,23,（二）做好工作計劃,定期監察計劃的執行情況：,設置控制點階段性的里程碑（milestone）； 對計劃的執行情況進行總結，發現和糾正各種偏差，同時對計劃進行調整和滾動；對前期的工作時
9、間分配進行分析，不斷改進時間管理。,24,（二）做好工作計劃,帕金森定律：工作会自动地膨胀占满所有可用的空间。如果您给自己安排了充裕或過多的时间从事一项活动，您会放慢您的节奏以便用掉所有分配的时间。,25,三、時間管理的方法與技巧,（一）分析使用時間的方式和狀況 （二）做好工作計劃 （三）縮短別人干擾的時間 （四）時間管理的小秘訣,26,（三）縮短別人干擾的時間,打電話的藝術： 事先的約定與準備 保持簡短而明確的開場白： 假如你正在將電話打給某人， “你好，我是XXX，我給你打電話是因爲”或“你好，我是XXX，有這樣一件事需要”等等；如果是某人打電話給你，你可以說“接到你的電話真高興，有什麽事
10、需要幫忙嗎？”或“你打電話來我真高興，能爲你做點什麽嗎？”或“好久沒有收到你的消息了，請問有什麽事需要幫忙嗎？”等等。,27,（三）縮短別人干擾的時間,打電話的藝術： 控制通話時間、保持通話主題：“你現在需要我們解決的問題是什麽呢？”、“你的重點是什麽？”、“你看我們今天的溝通/討論是不是這到這裏呢？” 過濾電話 ：首先解釋你現在不能接電話的原因，如馬上要出門了、要去開會了、正在與主管或其他同事商宜工作了等等，但是在拒絕的時候一定要注意有禮貌，並約定回電或是對方再次來電的時間，在保證自己時間的前提下，同時不要給物件留下不良印象。,28,（三）縮短別人干擾的時間,會議的技巧：,會議有多種功能，但
11、也是最容易浪費時間的地方；會議的主要目的是傳遞信息、匯集情感、交流思想；會議容易出現的問題是會議跑題和參會人員遲到；會議在下列情況有必要召開：涉及多個部門、多個人員的決策，需要整合各種不同的意見，涉及各個部門、多個人員的工作安排,29,（三）縮短別人干擾的時間,當你被打斷時： 來自上司的打斷,有一位職員，每當他應召支見上司時，他手上總是帶著一件仍待完成的工作：編寫一份報告、檢查報告草案、或者閱讀必要的資料等，一來可以利用在一旁等待上司打電話或是其他事務處理的時間，二來可以提醒上司自己的工作也是很忙的，希望可以儘快結束對話或事情的安排，三來還可以讓主管對他的工作態度留下深刻的印象。,30,（三）
12、縮短別人干擾的時間,當你被打斷時： 來自下屬的打斷,你是否曾經訓練你的助理，將他人可能的打擾含集中起來，然後每天或每星期一次地向你彙報？ 你是不是盡可能地把集體例會列爲每日/周工作的一部分？ 你是不是每天都會保留一段固定的時間，供下屬向你提出問題，同時在一旦發覺某些工作日程發生改變時，會告訴對方何時見面較合適？ 你是不是曾經鼓勵下屬以便條/郵件方式提出問題，而不必親自上門打擾你的工作？ 你是不是立即向下屬回話，使他們不至於認爲他們必須經常打擾你，才能立刻獲得回應？,31,（三）縮短別人干擾的時間,當你被打斷時： 來自同事的打擾,雙方應事先達成共識。你應該力求對他們的要求保持熱心、同情以及隨時願
13、意加以協助的態度，但你更應該讓他們知道這麽做往往會影響到你的工作效率。 不要隨意打擾對方。你可以從容地、預先地與同事聯繫你的要求、時間等，只有如此，你才有可能獲得相同的回報。 想想爲什麽你的中斷情形無法受控：你不喜歡得罪他人？你喜歡參與每一件事？別人經常來詢問你的意見，使你覺得自己很重要？你不善於結束他人的來訪？你讓別人習慣於經常諮詢你的意見？你就是喜歡不斷地和他人交談？,32,（三）縮短別人干擾的時間,省時之道：,等待的時候：帶本書看；寫點東西；修改報告；檢查語音郵件；打電話；用答錄機口述信件等。逆勢操作：在辦公室裏，逆勢操作者會在中午大多數職員外出午餐時，使用傳真或影印機。,33,三、時間
14、管理的方法與技巧,（一）分析使用時間的方式和狀況 （二）做好工作計劃 （三）縮短別人干擾的時間 （四）時間管理的小秘訣,34,（四）時間管理小秘訣善用省時工具,該做的事列表易忘的事及構想Memo條交辦事便紙條辦公桌空間安排雜物盒省去記憶的精力常用電話分類卡存留現場訊息隨身筆記本勾出要點紅藍綠黑四色筆記錄操作問題工作日記本派工精確印好表格不離開辦公室公桌開會小圓椅群例行溝通報告的數字小面板其它：電話、手機、傳真、電腦、email等,35,（四）時間管理小秘訣配合身心體能的時間管理,注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时段做最有价值的事；注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决问题
15、；该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的时间，就多增加了1小时。,36,重新組合 重新組合你所有的活動，如果那些活動對你的生活或事業有所幫助則保留，如果沒有幫助就盡可能剔除掉不要太忙 不要把自己的每一分鐘排得滿滿的，一個工作接著另一個工作，這樣會使你充滿緊張，降低自己的工作效率。不慌不忙 不要急著把事情趕完，隨時問自己“為什么要這么趕呢？如果沒有這么趕，我會怎樣？”了解“必要急”和“沒耐性”的差異。隨時調整 當加入一個新活動時，就刪掉一個舊活動,（四）時間管理小秘訣其他,37,時間管理要點之回顧篇,按照20/80原理，應該先做哪些最重要，回報最高的事情；按照四象限定律，應該先做“最重要且最迫切的事情”；事情的重要性是針對目標而言的，沒有目標，也就沒有重要性可言；事情的重要性主要有三個標准：是否直接有助於實現目標，是否為實現目標創造條件，是否為預防危機服務；處理不重要的事情方式有：授權、降低標准和放棄,38,Thank You!,
