1、监理工作文档管理实施细则1 总则1.1 本细则适用于甘州区石庙水电站监理部进行工程监理的文档管理工作。1.2 本细则依据建设监理合同、工程施工承包合同、国家和上级现行有关文档管理规定等要求编制。1.3 文件传送必须通过负有文件管理职能的部门之间传递，一律采用书面方式，并经过有效签章后，依文件管理程序运行和归档。1.4 对有保密要求的文件，应按照保密法和业主的有关规定传递、存储、调用及销毁。1.5 对有保存价值的文件材料应加以整理后归档。1.6 文件归档采用计算机辅助管理，建立文档管理数据库。2 文件的分类及构成2.1 文件的分类监理部的文件以收文和发文来分类。(1) 收文以来文单位划分，各单位
2、来文再按统一规定的项目细分。(2) 发文为以监理部名义发出的文件和监理部转发的文件。2.2 文件的构成(1) 业主指示：指业主单位签发、下达、批转的与本监理合同、工程建设合同内容有关的规定、通知、通报、纪要、批复、批转以及与此有关的各种文件、函件等。(2) 设计文件：指经业主单位签发下达的施工图纸、设计说明、技术要求、技术标准及相应的变更通知，按合同规定可由监理工程师审查批准的设计文件及施工图纸，以及签署的修改通知等文件。(3) 施工文件：指承包单位根据工程承包合同规定和监理文件规定所必须报送业主单位和监理部的施工组织设计、施工技术措施、施工计划、材料供应计划、工程项目开工（开仓）申请、工程检
3、测试验报告、工程支付申请报表、工程问题请示报告、合同规定承包单位自行设计的图纸，以及与工程实施、竣工、维护等活动有关的各种文件、图纸、报告、图片和原始记录、报表、材料与资料。(4) 监理文件：指监理部在业主授权和工程施工监理合同范围内，进行监理工作所编制发布的文件，以及有关工程建设活动的规定，通知、通报、签证、批复等文件。(5) 行政文件：指监理部行政隶属系统、有关管理工作中的指示、规定、办法、条例、通知、通报、批复等文件。3 文件材料的处理及传递3.1 文件收发基本程序3.1.1发文程序(1) 凡以监理部名义发出的文件,由总监理工程师批准、签发。(2) 监理部对发文进行编号登记、安排打印，打
4、印后的文件由总监理工程师签字、监理部盖章后发送。3.1.2收文程序(1) 凡外来文件，由监理部专人进行统一编号收文登记，并填写文件处理单，将文件处理单连同文件一并交总监理工程师阅批。(2) 监理员根据总监理工程师批示意见，下发各施工单位。(3) 文件办理时限应按照合同、有关细则及总监理工程师批示的期限处理，处理完毕的文件交监理部检查后整理存档。3.2 业主指示及呈文的处理和传递3.2.1按照监理合同和工程承包合同的规定，业主单位关于工程施工的各种指示和意见都应以书面为准，并通过监理部向承包单位签发或转达。3.2.2承包单位关于工程施工及合同执行的各种文件都应以书面为准，并经监理部审核后向业主单
5、位呈报或传达。3.3 设计文件的处理和传递3.3.1 监理部收到业主发来的设计文件和图纸（图纸一式 8 份）后，应在规定的期限内完成审核工作，完成审核后将一份（图纸 6 份）加盖资料（审查）章签发承包单位，另一份存档用于监理中心查阅。凡未经监理部有效签章的设计文件为无效文件，其相应实施的工程项目，将拒绝支付签证。3.3.2 施工期间，监理部签发的设计修改通知与设计文件和图纸具有同等效力，承包单位不得拒绝执行，也不得以此为理由解除或改变其合同责任与义务。3.3.3 承包单位可根据施工需要自行复制所需数量的设计文件和图纸。也可通过监理部向业主申请有偿追加提供文件份数。3.3.4 由监理部签发的设计
6、文件，未经监理部许可，承包单位不得用于合同以外项目或转借第三方。3.4 监理文件的处理和传递3.4.1 凡监理部发出的监理文件，必须由总监理工程师签发，加盖公章后有效。3.4.2 凡有时限规定要求的监理文件，必须按时办理完毕。承包单位呈报的要求审查批复文件，必须在规定期限内批复。如超过合同规定时限未予批复，承包单位可依据合同执行。3.4.3 监理文件应文字准确，条理清晰。对批复意见应以“同意按此执行”、 “按修改意见执行” 、 “修改后重新递交” 、 “不予批准”等词语表达。3.5 施工文件的处理和传递3.5.1 承包单位应按合同规定的时限和数量向监理部报送施工文件，除非合同文件另有规定，承包
7、单位报业主单位的施工文件都必须经监理部审核后转达。3.5.2 对已报批的施工文件，若因施工条件或自然条件发生重大变化，必须对施工文件做实质性修改时，承包单位应及时重新提出书面文件，报监理部审批。3.5.3 施工文件的内容、格式及其它细节应符合业主单位和监理部的规定和要求。4 文件编号规则4.1 发文编码4.1.1 监理发文编码SMJL / / F / . 月份，2 位数码年份，2 位数码流水号，4 位数码发文标识，1 位字母（文类标识）施工单位 4 位字母工程及发文单位符号说明如下：（1） 工程及发文单位SMJL石庙水电站监理部。（2） 文类标识HX新签定合同、协议；KG开工申请批复函件；ZF
8、支付函件；LH来往函件；SP索赔函件；SG事故（质量、安全）函件；XZ行政性函件；QT其它函件。（3） 发文标识F发文标识。（4） 流水号由 4 位数组成，从 0001 起顺序编号，每一份发文为一个编号。（5） 年、月份年份为 2 位数码，从 01 起以自然数递增，如 01 为 2001 年；月份为 2 位数码，从 01 月份开始至 12 月份。4.1.2承包人发文编码只修改工程及发文单位，为：XGSSG小孤山水电站工程施工单位，即承包人。其余符号同监理发文编码。4.2 回文编码XGSJL / / H / . 月份，2 位数码年份，2 位数码流水号，4 位数码回文标识，1 位字母（文类标识）施
9、工单位 4 位字母工程及发文单位回文标识为：H，其余符号说明同发文编码。4.3 图纸编码4.3.1 永久工程图纸编码 / / Y / . 月份，2 位数码年份，2 位数码流水号，4 位数码永久工程图纸标识，1 位字母专业图纸标识，2 位字母原图纸编号专业图纸标识如下：TJ土建类图纸； DQ电气类图纸；GL公路类图纸； GC观测类图纸；FQ施工辅企类图纸； SB设备类图纸；JJ金结类图纸； QT其它图纸。SJ水机类图纸；4.4 临建工程图纸编码 / / L / . 月份，2 位数码年份，2 位数码流水号，4 位数码临建工程图纸标识，1 位字母专业图纸标识，2 位字母原图纸编号专业图纸标识同永久工
10、程图纸标识。4.5 会议纪要信息编码4.5.1 临建工程会议编码SMJL/H/.月份，2 位数码年份，2 位数码流水号，3 位数码（分标或专业）施工单位 （1）符号说明SMLJ工程及发文单位，此处为小孤山水电站监理；LJ工程类别，此处为临建工程；H会议发文标识。（2）分标或专业 SS砂石系统建设及运行管理标；GL公路标；CH场地平整及混凝土拌和系统标；SC水厂标；QT其它。（3）流水号由 3 位数组成，从 001 起顺序编号，每一份发文为一个编号。（4）年、月份年份：为 2 位数码，从 01 起以自然数递增，如 01 为 2001 年；月份：为 2 位数码，从 01 月份开始至 12 月份。4.5.2 主体工程会议编码主体工程类别为 ZT；分标或专业为：TJ代表土建专业，JD代表机电专业；其余与临建工程会议编码相同。5 文件归档5.1 文件材料应在工程竣工后或工程一个阶段完成后归档。对有保存价值的，并能作为凭证或依据的文件材料必须归档，其它可作为资料处理。5.2 每年年初做好上一年度文件的预立卷工作，先分类，后整理、再立卷。5.3 文件材料的归档按照业主的归档要求进行归档。
