1、第三章 会务礼仪规范,目 录,一、洽谈会礼仪 二、发布会礼仪 三、展览会礼仪 四、赞助会礼仪 五、茶话会礼仪,前言,会议，又称集会或聚会。在现代社会里，它是人们从事各类有组织的活动的一种重要方式。在一般情况下，会议是指有领导、有组织地使人们聚集在一起，对某些议题进行商议或讨论的集会。 行政型会议 业务型会议 群体型会议 社交型会议,一、洽谈会礼仪,洽谈会又叫磋商会、谈判会，是指有关各方代表充分阐述己方的各种设想，听取他方的不同意见，并通过详细陈述己方的理由，反复同对方交换看法或作出某种让步，消除相互间的距离，最后各方取得一致，达成协议。,（一）洽谈的筹划,在现实生活中，洽谈的具体形式可谓多种多
2、样。不论商界人士所面对的是何种形式的洽谈，都有必要为此而充分做好准备，以求有备无患。 商界人士在为进行洽谈而着手准备时，重点要在技术性准备和礼仪性准备两方面精益求精。,1、人员配备 洽谈班子中要有精通业务，有经济、法律头脑，能拍板成交的主谈人员，也要有懂业务、懂技术的人员和有洽谈经验的翻译人员，一般以私人为宜。一个精干的，具备T型知识结构而又注重仪表、谈吐自如、举止得体的洽谈班子，不仅会给洽谈创造有利条件，同时也是对对方的尊重。 2、信息准备 要作好市场调研，了解对方的业务情况，对对方参与洽谈人员的基本情况，每个人的谈判风格、对己方的态度等要了如指掌，以便指定相应的策略。 3、议程准备 洽谈议
3、程是决定洽谈效率高低的重要一环，每次洽谈，谈什么，何时谈，何地谈，如何谈，达到什么目的，事前都要有周密安排，以免在礼仪上有不周之处。,（二）洽谈的方针,礼敬对手 依法办事 平等协商 求同存异 互利互惠 人事分开,商务洽谈的基本程序,1.迎接 2.入座 3.寒暄 4.会谈 5.送客,二、发布会礼仪,新闻发布会，简称发布会，有时亦称记者招待会。它是一种主动传播各类有关的信息，谋求新闻界对某一社会组织或某一活动、事件进行客观而公正的报道的有效的沟通方式。,新闻发布会就是以发布新闻为主要内容的会议。 发布会礼仪，一般指的就是有关举行新闻发布会的礼仪规范。对商界而言，发布会礼仪至少应当包括会议的筹备、媒
4、体的邀请、现场的应酬、善后的事宜四方面的内容。,（一）会议的筹备,筹备新闻发布会，所要做的准备工作甚多。其中最重要的，是要做好主题确定、时空的选择、人员的安排、材料的准备等项具体工作。,新闻发布会礼仪须知,主题先行 时间选择 地点选择 人员选择 材料准备,国务院新闻办例行新闻发布会,（二）媒体的邀请,新闻发布会上，主办单位的交往对象自然以新闻界人士为主。在事先考虑邀请新闻界人士时，必须有所选择、有所侧重。 应否邀请新闻界人士参加 邀请哪些方面的新闻界人士参加 如何协调主办单位与新闻界人士的相互关系,信息发布会的礼仪要求,1.信息发布会的时机与时间的确定 （1）新闻发布会的时间选择 （2）被邀请
5、人员的及时到会 2.媒体和来宾的邀请 3.主持人与发言人的注意事项 （1）思维敏捷 （2）配合默契 （3）用词准确,（三）现场的应酬,外表的修饰 相互的配合 讲话的分寸,信息发布会的基本程序,1.签到 2.分发会议资料 3.宣布会议开始 4.发言人讲话 5.回答记者提问 6.接受重点采访,（四）善后的事宜,新闻发布会举行完毕之后，主办单位需在一定的时间之内对其进行一次认真的评估善后工作。一般而言，需要认真处理的事情一共有如下三项： 了解新闻界的反应 整理保存会议资料 酌情采取补救措施,三、展览会礼仪,所谓展览会，对商界而言，特指有关方面为了介绍本单位的业绩，展示本单位的成果，推销本单位的产品、
6、技术或专利，而以集中陈列实物、模型、文字、图表、影像资料供人参观了解的形式，所组织的宣传性聚会。 有时，人们也将其简称为展览，或称之为展示、推广。,展览会的特点,1）形象的传播方式展览会是一种非常直观、形象、生动的传播方式。展览会通常以只能出的事物为主，并进行现场示范表演，如在产品展览会上，有专人讲解和师范产品的使用方法。2）极好的沟通机会3）多种传媒的运用,（一）展览会的分类,站在不同的角度上来看待展览会，往往可以对其进行不同标准的划分。按照商界目前所通行的会务礼仪规范，划分展览会不同类型的主要标准。 展览会的目的 展览品的种类 展览会的规模 参展者的区域 展览会的场地 展览会的时间,（二）
7、展览会的组织,根据惯例，展览会的组织者需要重点进行的具体工作，主要包括参展单位的确定、展览内容的宣传、展示位置的分配、安全保卫的事项、辅助服务的项目，等等。,展览会的基本程序,1.确定展览会的主题 2.选择参展单位 3.分配展台位置 4.准备展览会的宣传材料、辅助设备及相关服务,5.培训工作人员 6.成立专门的新闻发布机构 7.做好安全保卫工作 8.精心准备纪念礼品,（三）展览会的参加,1.维护整体形象 （1）展品的形象 （2）工作人员的形象 2.注意待人礼节 3.讲究解说技巧,四、赞助会礼仪,赞助是指组织对某一社会事业、事件无偿地给予捐赠和资助，从而扩大组织的知名度与美誉度，树立美好形象的活
8、动。赞助会是某项赞助举行时采用的具体形式。,（一）赞助的意义 1、提高组织知名度 2、提高组织的美誉度 3、履行组织的社会责任 （二）赞助的类型 1、赞助体育事业 2、赞助文化活动 3、赞助教育事业 4、赞助社会福利事业,（一）赞助的类型,助的类型，在此指的是赞助的具体形式。赞助的类型选择得当与否，大都对赞助的效果直接产生着影响。 根据不同的标准，赞助的类型可有各种不同的划分。其中最为常见的赞助类型有如下两种： 依据赞助的项目所划分的赞助类型 依据赞助物所划分的赞助类型,（二）操作的步骤,赞助操作的步骤，指的是赞助活动运作过程之中的各个主要环节。任何一家商界单位意欲进行赞助活动时，均须按部就班
9、地依照相应的步骤来进行认真的运作。 前期性研究 赞助的计划 项目的审核 承诺的兑现,（三）会务的安排,在赞助活动正式实施之际，往往需要正式举行一次聚会，将有关的事宜公告于社会。这种以赞助为主题的聚会，在赞助活动中，尤其是大型的赞助中大都必不可少。有时，人们亦称之为赞助仪式。 它主要是为了向全社会公告赞助活动正式启动，是赞助活动中作用巨大的一项重要环节。,1）场地的布置2）人员的选择3）会议的议程A.宣布会议开始。B.奏国歌。C.赞助单位正式实施赞助。D.双方代表分别发言。E.来宾代表发言,（四）活动的评估,对赞助活动所进行的评估，实际上主要是指在对赞助活动进行综合分析和系统总结之后，对其社会效
10、果所进行的科学评价与分析。 进行赞助活动的评估工作，一般应由赞助单位的公关部牵头负责。有时，亦可由专司此事的班子主持此事。,五、茶话会礼仪,所谓茶话会，在商界主要是指意在联络老朋友、结交新朋友的，具有对外联络和进行招待性质的社交性集会。 茶话会礼仪，在商务礼仪之中特指有关商界单位召开茶话会时所应遵守的礼仪规范。其具体内容主要涉及会议的主题、来宾的确定、时空的选择、座次的安排、茶点的准备、会议的议程、现场的发言等几个方面。,茶话会的主题，特指茶话会的中心议题。在一般情况下，商界所召开的茶话会，其主题大致可分为如下三类： （）以联谊为主题 （）以娱乐为主题 （）以专题为主题,（二）来宾的确定,话会
11、的与会者，除主办单位的会务人员之外，即为来宾。邀请哪些方面的人士参加茶话会，往往与其主题存在着直接的因果关系。 本单位的人士 本单位的顾问 社会上的贤达 合作中的伙伴 各方面的人士,（三）时空的选择,一次茶话会要取得成功，其时间、空间的具体选择，都是主办单位必须认真对待的事情。 举办的时间 举办的空间,（四）座次的安排,同其他正式的工作会、报告会、纪念会、庆祝会、表彰会、代表会相比，茶话会的座次安排具有自身的鲜明特点。从总体上来讲，在安排茶话会与会者的具体座次时，必须使之与茶话会的主题相适应，而绝对不应当令二者相互抵触。,根据约定俗成的惯例，目前在安排茶话会与会者的具体座次时，主要采取以下四种
12、办法： 环绕式 散座式 圆桌式 主席式,（五）茶点的准备,商务礼仪规定：在茶话会上为与会者所提供的茶点，应当被定位为配角。 1、茶叶的种类 绿茶，红茶，乌龙茶，白茶，黑茶。 2、饮茶的礼仪 共分十个步骤： （1）嗅茶，主要向客人介绍茶叶品种、特点、风味、客人传递嗅赏。（2）装茶，用茶匙装，切勿用手抓。（3）润茶。（4）冲泡。（5）浇壶。（6）温杯。（7）运茶，茶泡好后，将茶壶提起在茶船边巡行数周，以免壶底水珠滴入茶盅变味。（8）倒茶，将茶盅一字排开，来回冲注，以免浓淡不均。（9）敬茶。（10）品茶。,（六）会议的议程,主持人宣布茶话会正式开始 主办单位的主要负责人讲话 与会者自由发言 主持人略
13、作总结,（七）现场的发言,根据会务礼仪的规范，茶话会的现场发言要想真正取得成功，重点在于主持、人的引导得法和与会者的发言得体。 在茶话会上，主持人所起的作用往往不止于掌握、主持会议，更重要的，是要求他能够在现场审时度势地引导与会者的发言，并且有力地控制会议的全局。 与会者在茶话会上发言时，表现必须得体。,思考题,商务会议在商务交往中主要发挥哪些方面的作用？（p149） 准备商务洽谈时应遵守哪几项基本原则？（p151） 什么是洽谈过程的“七部曲”？（p150） 在举行双边洽谈会时，座次应当如何排列？（p153-154） 什么是商务洽谈的基本方针？（p154-158） 发布会通常应当以何为主题？（p158） 举办发布会时，一般应当准备哪些方面的主要材料？（p158-160） 目前新闻媒体主要分为几种？其主要优缺点各有哪些？（p161）,如何协调商界与新闻单位的相互关系？（p161-162） 怎样对展览会进行宣传？（p168） 合理分配展览会的展位一共有哪几种常规做法？（p167） 举办展览会时应注意哪些方面的安全保卫事项？（p170） 商界所积极赞助的项目大致有哪些？（p178） 审核赞助项目时，有哪些主要问题应予以重视？（p180） 茶话会适宜在什么地点举行？（p183） 茶话会的座次应如何进行安排？（p184）,
