1、贯彻国家档案局第8号令机关文件材料归档范围文书档案保管期限规定,青岛市档案局监督指导一处2013.5,主要内容,1.规定颁布的重要意义及市档案局对市级机关的要求；2.机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的含义；3.机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表。,一、规定颁布的重要意义及市档案局对市级机关的要求,（一）意义1.规定“以”令的形式发布，是一部部门行政规章，具有法规效力，是依法治档的重要依据。 2.规定的发布实施将有力促进机关档案基础业务建设。3.规定的发布实施将有力推动国家档案资源建设。,一、规定颁布的重要意义及市档案局对市级机关的要求,（二）规定与过去文件相比的变化1规定将1987
2、年颁发的两个业务文件合二为一，具有一表两用的功能。2改革了文书档案保管期限划分方法。3突出了立档单位的主体地位。4对一些档案的保管期限作了适当调整。5加大了档案行政管理力度，将 “备案制”改为“审批制” 。,一、规定颁布的重要意义及市档案局对市级机关的要求,6条款充实了一些新领域的文件材料 增补了“行政管理、执法活动中形成的文件材料”、“房产、土地所有权和使用权的文件材料”、“职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续”、“纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料”、“人事考核、职称评审工作文件材料”、“保卫部门的安全检查、调查记录”等多项条款。,一、规定颁布的重要意义及市档案局对市级机
3、关的要求,（三）市档案局的具体要求 市档案局制发了关于转发国家档案局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定的通知(青档字20071号)，提出贯彻意见。1.规定适用于青岛市各级党政机关、民主党派、人民团体及各级人民政府直属工作部门所属的独立承担行政管理职能的机构、文化事业单位（以下统称机关）。企业、事业单位根据各级档案行政管理部门统一部署执行。2.市直机关2006年度文书档案保管期限划分仍按原规定执行，2007年度文书档案整理全面执行新规定。,一、规定颁布的重要意义及市档案局对市级机关的要求,3.凡属机关归档范围的文件材料，必须按本机关文件材料归档范围的规定向档案部门移交，实行集中统一管理，
4、任何部门、个人不得据为己有或拒绝归档。4.按照新的规定，对各级机关向同级综合档案馆移交文书档案范围做出相应调整：各级机关向同级综合档案馆移交永久、30年保管期限的文书档案，10年保管期限的文书档案由各机关自行保管。5.与纸质永久、30年保管期限文书档案相对应的电子文件，依照青岛市电子文件归档与管理规范（试行）要求进行收集、整理，并按规定时间移交同级综合档案馆。,一、规定颁布的重要意义及市档案局对市级机关的要求,6.各机关文书档案收集、整理执行新规定后，现用“归档章”不再更换，保管期限30年的对应为长期，10年的对应为短期，档案编号方法为：依据归档文件的排列顺序，一个机关每一年度永久、30年、1
5、0年保管期限的归档文件分别从“1”编制流水件号，第二年重新从“1”另编。7.各机关形成的科技、照片、多媒体、实物、会计及其他专门档案的归档范围和档案保管期限，按有关规定执行。,一、规定颁布的重要意义及市档案局对市级机关的要求,8.机关应归档纸质文件材料中，有发文稿纸、领导批示意见的文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。9.各机关要根据规定，结合本机关职能和各部门工作实际，对本机关的文件材料归档范围进行修订，并重新编制文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。,二、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的含义,（一）机关文件材料的含义：1.机关文件材料：指机关在其工作活动过程
6、中形成的各种门类和载体的历史记录。2.从门类上，机关文件材料可以分为文书档案、照片档案、音像档案、实物档案、专门档案（含会计档案）3.从载体上，可分为纸质、磁性、电子等载体文件材料 。,二、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的含义,(二) 文件材料的归档范围和不归档范围1. 机关文件材料归档范围是：反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。,二
7、、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的含义,2.机关文件材料不归档范围是：上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； 本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；,二、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的含义,同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；下级机关的文件材料中
8、，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。,二、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的含义,3、确定本机关归档范围时应遵循的原则 第一，要使归档保存下来的文件材料，能够全面、准确地反映本机关的主要职能活动和基本历史面貌，维护党和国家历史的真实面貌。 第二，要使归档保存下来的文件材料，既完整，又精炼，减少庞杂臃肿现象，为档案工作打好基础。 第三，要使归档保存下来的文件材料，能够满足机关和各项工作查考利用的需要。,二、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的含义,4.过去归档工作中存在的问题： 归档内容不齐全。忽视了本机关没编文件字号和非“红头”文件等材料归档。“文书档案”与“人事档案
9、”概念混淆。国家公务员统计年报、国家公务员考核统计年报、机关事业单位工作人员工资统计年报、事业企业单位管理人员及专业技术人员基本情况统计年报、中国共产党党内统计年报，本机关党员、职工花名册等没有归档。室藏档案结构不够合理。文书档案较多，而专门档案偏少；从室藏档案载体形式看，普遍存在纸质的档案较多，而其他载体如数据库档案、音像档案偏少。,二、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的含义,强调： 凡属机关各处室工作活动中形成的文件材料，只要具有保存价值的，都应列入归档范围和文书档案保管期限表，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。,二、机关
10、文件材料归档范围和文书档案保管期限的含义,（三）文书档案保管期限的划分 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。永久保管的文书档案，在本机关保管20年后要向国家档案馆移交，从形成、整理要便于将来向档案馆移交，确保有永久保存价值的文书档案得到有效保存和保管，为国家积累历史财富和文化财富。定期保管的文书档案一般分为30年、10年,其中10年保管的档案主要由机关自己留存，备机关日常工作查考利用，到期经机关鉴定销毁即可。,二、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的含义,1.永久保管的文书档案主要包括：（1）本机关制定的法规政策性文件材料；（2）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
11、（3）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；（4）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；,二、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的含义,（5）本机关机构演变、人事任免等文件材料；（6）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；（7）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；（8）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。,二、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的含义,2.定期保管的文书档案主要包括：（1）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（2）本机关召开会议、举办活
12、动等形成的一般性文件材料；（3）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（4）本机关一般性事务管理文件材料；（5）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；,二、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的含义,（6）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；（7）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；（8）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；（9）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。,二、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的含义,强调： 在
13、编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，合理界定文件材料归档范围，科学鉴定档案保存价值，准确划分档案保管期限。,三、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表,1本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料1.1请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录；大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报 永久,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表,1.2重要的贺信、贺电，筹备工作、选
14、举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结 30年1.3讨论未通过的文件 10年,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表,2本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料2.1公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册 永久 2.2讨论未通过的文件 10年,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表,3本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录 永久4本机关召开工作会议、专题会议的文件材料4.1请示、批复、通知、名单、日程、报
15、告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久4.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表,5机关联合召开会议的文件材料5.1本机关为主办的5.1.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久 5.1.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表,5.2本机关协办的5.2.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本 30年 5.2.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本 10年,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表,6本机
16、关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料6.1请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计 永久 6.2代表发言材料、 交流材料、简报、新闻报道 30年6.3委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排 10年,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表,7党和国家领导人、上级机关、上级领导、人大代表、政协委员检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料7.1指示、讲话、题词，照片、录音、录像 永久7.2其它的 30年7.3本地区、本机关工作汇报材料 30年,机关文件材料归档范围和文
17、书档案保管期限表,8本机关业务文件材料8.1本机关制定的办法、条例、规范、规定、规程、制度等方针政策性、法规性、普发性业务文件，年度或年度以上的规划、纲要等文件材料 永久,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表,8.2本机关的请示与上级机关的批复、批示8.2.1内容包括本机关主管业务；职务任免、机构设置、人员编制；职能调整、开办业务；启用印信等 永久8.2.2其它的 30年8.2.3没有结果的 10年,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表,8.3同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料8.3.1内容包括任免职务、机构设置、人员编制；职能调整、开办业务；产权变更、区域变
18、化、征用土地；启用印信；列入市重点建设项目、重大活动、重大科学技术、技术改造项目、普查项目等 永久 8.3.2其它的 30年8.3.3没有结果的 10年,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表,8.4本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿 30年,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表,8.5机关联合行文的文件材料8.5.1本机关为主办的8.5.1.1办法、条例、规范、规定、规程、制度等法规性、政策性文件材料 永久8.5.1.2其它的 30年,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表,8.5.2本机关为协办的8.5.2.1办法、规范、规定、规程、制度等法规性、
19、政策性文件材料 30年8.5.2.2其它的 10年,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表,8.6本机关编辑、编写的文件材料8.6.1大事记、组织沿革、年鉴、志书和公开出版的出版物定稿、样本；本机关职工撰写的公开发表的专业论文 永久8.6.2简报、情况反映、工作信息；反映本机关（本行业）重要活动事件的新闻报道剪报材料 30年,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表,8.7行政管理、执法活动中形成的文件材料8.7.1行政管理工作制度、程序、规定等文件材料 永久8.7.2执法检查情况汇总、通报，整改通知等 永久,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表,8.7.3行政管理工作中形成的审批、审查
20、、核准等文件材料8.7.3.1固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料 永久 8.7.3.2不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料 永久8.7.3.3 20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 永久,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表,8.7.3.4 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 30年8.7.4行政管理工作中形成的备案文件材料 10年,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表,8.7.5行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料8.7.5.1涉及金额5万
21、元以上或对社会有较大影响的整套材料 永久8.7.5.2涉及金额5万元以下的整套材料 30年,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表,8.8计划、总结、统计、调研等方面的文件材料8.8.1本机关年度和年度以上的计划、总结、业务工作统计报及统计分析 永久8.8.2涉及本机关主管业务、重要职能活动的总结，重要专题的调研材料 永久 8.8.3本机关内部职能部门年度或年度以上的工作计划、总结 30年8.8.4本机关半年总结、一般活动的总结、一般问题的调研材料 10年,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表,8.9出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料8.9.1发表的公报，
22、签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等 永久8.9.2出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录 30年,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表,8.10市委、市政府督查件及办理结果 永久8.11主办或承办市级重大活动、重大工作形成的文件材料8.11.1领导讲话、工作方案、工作报告、总结 永久8.11.2协议、合同、日程安排、工作手册、各种票证、阶段性的总结、报告 30年,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表,9本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料9.1机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料 永久 9.2
23、人事工作制度、规定、办法等文件 30年9.3人事任免文件 永久,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表,9.4先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料9.4.1受县处级（含）以上表彰、奖励的通报、审批材料 永久9.4.2受县处级以下表彰、奖励的通报、审批材料 30年9.5对本机关有关人员的处分材料9.5.1受到警告（不含）以上处分的 永久 9.5.2受到警告处分的 30年,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表,9.6职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料 永久 9.7人事考核、职称评审工作文件材料 永久 9.8职工调动工作的行政、工资、党团组织关系
24、的介绍信及存根 永久9.9职工名册 永久9.10年度或年度以上的干部统计报表、国家公务员统计报表、离退休统计报表及统计分析材料 永久,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表,9.11党、团、工会工作活动中形成的文件材料9.11.1工作报告、总结，换届选举结果 永久 9.11.2重要专项活动的报告、总结等 永久9.11.3党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料 永久 9.11.4年度或年度以上的党内统计报表、团组织、团干部、工会统计报表及统计分析材料 永久,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表,9.11.5党员、干部理论学习，精神文明建设，思想教育工作形成的工作计划、工作安
25、排、实施方案 10年9.11.6情况反映、工作简报 10年9.11.7民主生活会议记录 永久,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表,9.12纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料9.12.1党风廉政建设、反腐败工作形成的总结、报告，查处违法乱纪的调查材料 永久 9.12.2其它的 30年9.13保卫部门的安全检查、调查记录 10年,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表,9.14本机关处理人民来信来访的文件材料9.14.1有省级以上（含青岛市市委书记、市长）领导重要批示和处理结果的 永久 9.14.2有其他领导批示和处理结果的 30年 9.14.3其它有处理结果的 10年,机关文件材
26、料归档范围和文书档案保管期限表,10本机关事务管理文件材料10.1房产、士地所有权和使用权的文件材料 永久 10.2与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料10.2.1内容包括区域划分；列入市、区（市）重点建设项目、重大科学技术研究和技术改造；金额超过100万元以上；有效期10年以上的 永久 10.2.2金额为100万元以下，有效期10年以下的 10年,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表,10.3接待工作的计划、方案10.3.1接待党和国家级领导人的 永久10.3.2接待上级机关、上级领导、人大代表、政协委员、国内外知名企业领导人、社会知名人士工作的 30年10.3.3其它的
27、10年 10.4机关财务决算、劳动工资统计报表 永久 10.5机关财务预算 30年,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表,10.6机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料 30年 10.7国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料10.7.1产权申请、变动、注销登记、统计、核查清算、交接 永久10.7.2国有资产管理年度检查形成的 10年,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表,10.8职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续 永久2.10.9职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况
28、统计、调查表、职工住房申请 30年 10.10本机关档案交接凭证、清册 永久10.11本机关内部管理的规章制度、工作条例、章程 10年,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表,11普查工作形成的材料11.1汇编资料、汇总数据 永久 11.2原始普查数据 30年12科技工作形成的文件材料12.1列入市级重点科技项目的方案、技术标准、印证、评审材料 永久 12.2其它的 30年13本单位审计工作中形成审计报告或审计意见材料，离任审计考核材料 永久,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表,14上级机关制发的文件材料14.1上级机关制发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的文件材料14.1.1办法、条
29、例、规范、规定、规程、制度等法规性、政策性文件，领导讲话、职能授权、业务开办等 永久14.1.2其它的 30年14.2上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表,14.3上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料 永久15同级机关和非隶属机关归档的文件材料15.1同级机关和非隶属机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年15.2同级机关和非隶属机关检查本机关工作形成的检查通报 10年,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表,16下级机关归档的文件材料及保管期限16.1重大问题、重大工作的专题报告 30年 16.2年度和年度以上的计划、规划、总结、统计报表、财务决算等文件 10年16.3下级机关报送的法规性备案文件 10年,课程结束,谢谢！,
