1、机关文件归档与文书档案整理,杨向新内蒙古档案教育与研究中心 4813815 ,档案的定义,1、过去和现在的国家机关、社会团体以及个人从事政治、经济、军事科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（档案法第一条）2、机关团体、社会组织和个人在社会活动中产生的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像及其他各种载体的历史记录。（教科书）,档案的本质属性是“原始记录性”,档案是人们在社会活动中直接形成的原始性信息记录。“原始记录性”是档案的本质特性，是档案区别于图书、情报等其他信息资源的独一无二的本质规定性。 档案是社会生活中最真实
2、、最可靠的原始记录，这是档案之所以重要、之所以被人们重视并保存的根本原因。,3,档案的本质属性从根本上决定着档案管理方法的取向，即：档案管理的方法不管怎样简便有效，均不能以伤害档案的本质属性为代价，只能以确保档案作为以往历史事实的原始记录为前提。 即使档案确有不真实、不可靠之处，也不能对其加以修正，对确实是伪造的档案也不能付之一炬,档案的价值与作用,档案的基本价值之一：凭证价值 档案是历史的真凭实据，是确凿的原始材料和历史记录，它可以成为查考、研究和处理问题的依据，认定法律权利、义务与责任的证据，以及政治斗争、外交斗争、和教育人民的工具。,5,档案的价值与作用,档案的基本价值之二：情报价值 档
3、案的现实（现行）价值和长远价值,6,7,鉴定意义,南非档案工作者认为：“档案人员从事的工作纯粹是在构建未来的文化遗产，我们决定哪些社会生活将传递给后代”。,加拿大档案学者认为：“我们在真正地形成档案，我们在决定什么被记忆什么被忘却，谁能够在社会上声名远播谁将无声无迹。档案工作绝不是被动的、无所作为的”。,鉴定是档案工作者承担的一项重大的社会责任，也被视为档案职业的核心价值。,8,便于保管和利用,用数字、字母等代码把顺序固定下来,本单位分类方案,依据：本单位的归档范围和保管期限不,归档流程,9,从根本上说，所谓“归档”就是把“值得保存”的文件（有价值的）用档案的角度（原始记录性）留存起来。从逻辑
4、关系上，归档可分为两阶段： 归档前文件的整理解决文件的“去留”并使留存文件成为一个逻辑结构清晰的有机整体。 归档后档案的整理每一个归档的单独的个体（件、卷）在整体的次序固定下来，并且获得一个唯一的“身份证号”，作为今后保管利用的依据。,归档的流程,机关文件归档依据,归档文件整理规则 DA/T 22-国家档案局8号令 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定,归档文件： 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种文件材料,归档文件整理原则 （1）遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 （2）归档文件齐全完整，保管期限划分准确 （3）符
5、合文档一体化管理的要求,国家档案局8号令,颁布时间：2006年12月意义： （1）编制好文件材料归档范围和档案保管期限表是做好机关档案工作的前提条件，是推动档案室基础业务建设的基本保证。 （2）加强国家档案资源建设。机关档案是国家档案资源的重要来源。如果各机关归档文件质量不高，今后进馆，就要导致档案馆馆藏质量的下降，不能完整反映某一段历史时期国民经济和社会发展的面貌。,机关文件材料,是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。 释义：从门类上，可分为文书、人事、基建、会计等文件材料；从载体上，可分为纸质、磁性、电子等载体文件材料。规定适用于机关各种门类和载体的文件材料的归档工作，
6、而不是仅仅针对机关文书材料的归档工作。,15,（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；,文件材料归档范围,（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； （四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。,17,机关文件不归档范围 （一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；,（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件
7、，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料，不需办理的抄送文件材料；,（三）同级机关的文件材料中，不需要贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。,20,常多归档的文件材料： 党政机关的非法规性的一般文件，上级、同级、不相隶属的机关不需办理的文件、抄件，本单位一般文件的草稿，内部抄送的文件材料，这些不属归档范围，不应归档。,常漏掉的文件材料： （一）机关内部
8、及直属单位的专门文件材料，如统计部门的普查材料、科委机关的成果材料、纪检监察部门的纪检监察文件材料，审计部门的审计文件材料，财务部门的会计材料，劳动部门的劳动保险文件材料，专利部门的专利文件材料、技术监督部门的标准文件材料，工商部门的企业登记、商标文件材料，税务部门的税收征管文件材料，民政部门的社团登记、地名、复退军人、优抚、救灾文件材料，编辑部门的书稿材料、职称评聘的文件材料等专门（业务）文件材料。,22,（二）白头文件材料：合同、协议、简报、刊物、情况报告、历史沿革、大事记、剪报、重要文件的修改稿、党组（党委）或行政会议记录等。 （三）会议文件材料，如本机关召开的专业会议，到外单位参加的有
9、关本机关主管业务的会议文件材料。,文书档案保管期限,永久保存的定期：30年定期：10年,凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。（第五条）30号令：将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的，对有关责任人员，给予警告处分；情节较重的，给予记过或者记大过处分；情节严重的，给予降级或者撤职处分。（第三条）,25,归档文件的整理的步骤：一、收集：需要明确归档文件材料与不归档文件材料具体范围，即对文件材料的归档价值进行鉴定。二、整理：以件为单位对归档文件进行整理，使之有序化的
10、过程。需要归档人员熟悉本单位的工作职能与主要业务。对档案的具体保管期限进行准确鉴定。 纸质归档文件依次为修整、组件、装订、编页、分类、排列、编号、编目、装盒、排架及制作数字化副本等程序。 电子文件组件、分类、排列、编号、编目、封装、存储等环节。,26,整理方式：分散整理，即由文书处理和业务部门分别整理各自形成的归档文件。这样做的优点是：能发挥文书和业务部门熟悉本职工作及文件材料办理过程的长处；文书和业务人员易在整理归档文件过程中找到散失的文件材料。 整理时间：最好采用随办随归方式，能够将年终集中整理归档文件的时间，分散到平时每一份文件形成的过程中，将一份文件的整理、归档作为文件形成或承办的一部
11、分。,件,件：归档文件的整理单位。 归档文件按件装订，一般每份文件为一件。具体： 正文、附文为一件； 正本与定稿为一件； 原件与复制件为一件； 转发文与被转发文为一件；,28,报表、名册、图册等一册（本）为一件； 简报、周报等一期为一件； 会议记录一次为一件，一年一本的，一本为一件； 有发文稿纸或文件处理单的，发文稿纸或文件处理单与相关文件为一件,来文与复文为一件。其实与批复；报告与批示；来函与复函请示与批复为一件。当请示（包括本单位的请示、外单位的请示）没有复文时，视其是否有处理结果，如有处理结果，在发文用纸或收文纸上注明，将请示作为一件。如没有处理结果，不必存档。,30,1、组件、装订 装
12、订的前处理工作：（1） 按保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订制品。（短期保存的归档文件不必去掉金属物，因气候干燥，在具备较好库房条件的情况下，对不需要移交进馆的归档文件可不拆除金属。已装订成册不便拆除金属物的出版物不必拆除金属物）（2） 修裱破损文件。,整理方法及步骤,31,（3）复制褪变文件。复制的对象是发生字迹模糊、字迹易扩散或褪变的重要归档文件。如热敏纸传真件上的文字，用铅笔、彩色笔书写或修改的文字。 （4）折叠超幅面纸张，折叠后应尽量将文件的首页标题露出，折痕应尽量在文字及图表之外，折叠后的纸张应容易打开，如采用手风琴式折叠方式。,32,装订时，正本在前，定稿在后；正文在前
13、，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；文件处理单在前，正文在后I。,装订时文件排序：,33,装订的要求,装订牢固、安全、简便，做到文件不倒页、不损页、不压字， 装订后文件平整，有利于文件的保护和管理。尽量减少装订对文件本身的影响，原装订符合要求的，尽量不变。用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。 永久保存的归档文件，宜采用线装法装订，不使用不锈钢夹或封套。,编页,以件为单位编制页码页码在页面下方的空白位置特殊情况可以不编页码,36,归档文件的分类是对全宗内的归档文件进行分类。 全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成
14、的具有有机联系的档案整体。设立全宗的主要资格是立档单位具有独立法人资格。当机构发生变化时，就应考虑重新划分全宗全宗名称用机构全称或规范化的简称。,2、分类,37,年度机构保管期限分类法。这种方法适用于单位较大、内设机构较稳定、归档文件数量较多的立档单位。优点是按这种分类方法排列档案时，档案柜架不必留空位，避免库房的倒架。一般单位可采用此方法。 年度问题-保管期限分类法。适用于单位较小、内设机构不稳定、分工不明确、没有内设机构或内设机构少、同一机构归档文件少的立档单位。优点是档案柜架不必留空位，避免库房的倒架。不适用机构分类法的单位，一般可采用此方法,分类方法：,38,年度保管期限分类法。这种分
15、类方法适用于内设机构少、归档文件数量少的小单位或基层单位。优点是操作方便，便于档案的管理，缺点是不能集中同一机构或问题的归档文件。,39,3、排列,归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。,40,事由可以是一件具体的事、一个具体的问题、一项具体的活动、一次会议、一项工程、一个事件、一个案件等。 事由原则的含义：同一事由的归档文件应当集中，即先将同一事由的归档文件集中，在同一事由内再按时间排列；,41,档号：归档文件在整理过程中，体现归档文件类别、排列顺序的一组数字、字符的集合档号的结构：
16、 全宗号档案门类代码年度保管期限机构（问题）代码件号子件号 例：z109ws 2012y（D30, D10）BGS001 01,4、编制档号,42,档号章 1645mm,下图中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置,首页右上端,44,在编号时不应考虑分盒问题，即装盒后最低一级类目中各盒内的文件编号是连续的，如第一盒从1-20号，第2盒从21号开始编起。,5、编目,归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目,归档文件目录,增加档号,增加密级,档号,文号,
17、页数,备注,47,责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。发文机关名称太长，可填写规范化的简称。当文件责任者为个人时，应填写与该文件相应的职务，并在其职务外加（）；多个责任联合发文时，应选填三个以内的重要责任者。重要责任者一般是本单位或本系统的责任者。,48,文号：文件的发文字号。无文号的不填。文件字号的发文代字、年度、顺序号的各部分都不能省略。会议文件、内部刊物、图纸等的编号，不能作为文号填写。 题名：文件标题。有的文件除正题名外，还有并列题名、副题名、说明题名的文字的，视正题名是否能反映文件内容，如可反映文件内容，只填写正题名即可，反之，应写全正副题名；,49,归档文件目录
18、封皮式样：,50,6、装盒 1、将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。 2、档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项。 其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文的件号，中间用“”号连接；盒号即档盒的排列顺序号。 3、档案盒应采用无酸纸制作。,51,7、填写备考表,备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。,52,整理人：负责整理归档文件的人员姓名。检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。日期：归档文件整理完毕的日期。,8、排架,排架方法应与分类方案一致年度机构保管期限保管期限年度机构：不同保管期限分别上架,54,案盒脊式样,55,备考表,盒内文件情况说明：文件收集的齐全完整程度，文件本身的状况，整理工作完毕后档案的变动情况，如补充、移出、销毁等,56,
